醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制研究

李瑞華　郝義彬　壽紀(jì)霞

關(guān)鍵詞：合同管理? 內(nèi)部控制? 醫(yī)院內(nèi)部控制

為深入了解醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制存在的問(wèn)題，文章通過(guò)案例研究的方法，依托某醫(yī)院合同管理情況審查工作，以期發(fā)現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)行合同管理過(guò)程中存在的問(wèn)題。

一、合同內(nèi)部控制管理現(xiàn)狀

醫(yī)院為加強(qiáng)和規(guī)范合同、協(xié)議的管理工作，制定合同管理辦法，明確相關(guān)管理部門(mén)的職責(zé)和權(quán)限，防范相關(guān)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)。合同管理辦法主要包括以下內(nèi)容：

（1）凡以集團(tuán)或醫(yī)院名義對(duì)外發(fā)生的有管理責(zé)任和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的任何事物，均應(yīng)簽訂合同或協(xié)議。

（2）訂立合同或協(xié)議時(shí)，必須遵守國(guó)家的法律法規(guī)，貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償?shù)脑瓌t。

（3）合同或協(xié)議均應(yīng)采用書(shū)面形式。

（4）需要參與合同、協(xié)議簽訂的科室或部室在審核合同時(shí)，必須全面了解相關(guān)法律內(nèi)容，嚴(yán)格按照程序，必要時(shí)由集團(tuán)或醫(yī)院法律顧問(wèn)給予咨詢(xún)、指導(dǎo)、訂立、履行等工作。

（5）對(duì)外簽訂合同必須是集團(tuán)、醫(yī)院法定代表人，法定代表人可委托代理人對(duì)外簽訂合同，但須有法定代表人的授權(quán)委托書(shū)，委托代理人在授權(quán)范圍內(nèi)行使對(duì)外簽約權(quán)。

（6）任何職能部室、臨床科室或個(gè)人不得以集團(tuán)、醫(yī)院、科室或個(gè)人名義對(duì)外簽訂任何本管理辦法管理范疇內(nèi)的合同或協(xié)議，無(wú)權(quán)或越權(quán)行為人所訂立的合同由該行為人自行承擔(dān)一切責(zé)任，醫(yī)院工會(huì)合同的簽訂、履行、保管也需遵照本管理辦法執(zhí)行。

（7）在科研過(guò)程中發(fā)生有關(guān)服務(wù)、管理及經(jīng)濟(jì)行為，按照醫(yī)院科研管理的具體要求落實(shí)。凡以科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行采購(gòu)需納入管理的固定資產(chǎn)，需要根據(jù)采購(gòu)預(yù)算按照醫(yī)療集團(tuán)招采標(biāo)和采購(gòu)管理辦法的有關(guān)要求招標(biāo)采購(gòu)，合同的主體和采購(gòu)資產(chǎn)的所有權(quán)均為該項(xiàng)目課題負(fù)責(zé)人所在的單位。

（8）合同或協(xié)議原件醫(yī)院至少簽訂四份，項(xiàng)目責(zé)任部室、財(cái)務(wù)部、辦公室、審計(jì)辦公室必須保留原件。合同或協(xié)議有正副本之分的，要求至少簽訂2正4副合同或協(xié)議，正本分別由項(xiàng)目責(zé)任部室和辦公室保存，如有特殊情況無(wú)法簽訂四份的，需責(zé)任部門(mén)在合同蓋章前附主管院長(zhǎng)簽字的情況說(shuō)明，無(wú)法保存原件的部門(mén)應(yīng)留存復(fù)印件。

二、合同內(nèi)部控制管理存在問(wèn)題

醫(yī)院在合同管理方面通過(guò)制度約束及定期督導(dǎo)，在業(yè)務(wù)活動(dòng)管理方面已經(jīng)逐漸規(guī)范，但是通過(guò)本次審查工作，發(fā)現(xiàn)仍存在以下問(wèn)題：

（一）合同的簽訂環(huán)節(jié)

合同簽訂環(huán)節(jié)在合同內(nèi)容方面存在：合同基本要素不全、合同有效期表述不統(tǒng)一、部分合同中對(duì)有效期的表述存在歧義，既規(guī)定自簽字之日起生效又規(guī)定具體有效期、合同文本留存空白項(xiàng)、合同內(nèi)容存在手改現(xiàn)象并且修改處無(wú)蓋章的情況。

在合同簽訂程序方面根據(jù)醫(yī)院規(guī)定原則上不允許對(duì)義務(wù)已履行完畢的工作進(jìn)行合同倒簽，但在審查過(guò)程中仍存在合同倒簽現(xiàn)象;仍存在部室對(duì)外簽訂經(jīng)濟(jì)合同未見(jiàn)授權(quán)情況。

在合同簽訂權(quán)責(zé)劃分方面，在糾紛處理方面部分合同選擇仲裁作為救濟(jì)途徑，如技術(shù)服務(wù)合同規(guī)定雙方若發(fā)生爭(zhēng)議，在協(xié)商、調(diào)節(jié)不成的情況下，可提交仲裁委員會(huì)仲裁，但仲裁具有收費(fèi)高，一裁終局等缺點(diǎn)，可能無(wú)法有效解決糾紛。

（二）責(zé)任科室合同的保管

按照醫(yī)院管理規(guī)定：各項(xiàng)目責(zé)任科室按照合同管理分工與職責(zé)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)合同相關(guān)資料的分類(lèi)、整理、立卷、歸檔工作。在審查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)部分責(zé)任科室的合同由其所屬二級(jí)部門(mén)分別管理，所有合同信息未做到統(tǒng)一登記，不利于合同的統(tǒng)一管理。

按照醫(yī)院管理規(guī)定合同原件由辦公室、審計(jì)辦公室、財(cái)務(wù)部、項(xiàng)目責(zé)任科室分別備案，但發(fā)現(xiàn)部分合同未及時(shí)向相關(guān)科室備案。同時(shí)部分科室內(nèi)部因崗位輪換或是工作責(zé)任變動(dòng)，在交接工作中只接納其移交合同，沒(méi)有對(duì)實(shí)質(zhì)事項(xiàng)交接，后者對(duì)合同內(nèi)容毫無(wú)知曉，僅對(duì)合同進(jìn)行保管，但不熟悉醫(yī)院合同管理辦法內(nèi)容，導(dǎo)致合同管理不到位。

（三）合同的履行環(huán)節(jié)

在審查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)存在合同未按照約定進(jìn)行資金結(jié)算的情況，同時(shí)存在合同后續(xù)管理不當(dāng)?shù)那闆r，按照規(guī)定合同或協(xié)議到期前3個(gè)月，責(zé)任科室應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定合作是否開(kāi)展、項(xiàng)目是否需要續(xù)簽、是否需要重新招標(biāo)或重新審議，以確保合同的延續(xù)性和服務(wù)的連貫性，但實(shí)際工作中存在將要到期合同未提出審議意見(jiàn)、業(yè)務(wù)需要延續(xù)的項(xiàng)目無(wú)進(jìn)一步措施或續(xù)簽不及時(shí)、合同提前終止無(wú)協(xié)議、合同提前終止未走簽批流程等情況。

針對(duì)服務(wù)類(lèi)合同，合同方在履行合同義務(wù)時(shí)，責(zé)任科室未對(duì)執(zhí)行情況、執(zhí)行效果和監(jiān)督情況進(jìn)行登記，導(dǎo)致服務(wù)類(lèi)合同監(jiān)督記錄不到位;此外，存在收入類(lèi)合同未按照約定進(jìn)行執(zhí)行的情況。

在對(duì)設(shè)備采購(gòu)合同審查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)在驗(yàn)收環(huán)節(jié)存在中標(biāo)通知書(shū)未能顯示中標(biāo)設(shè)備型號(hào)，給后期工作帶來(lái)困擾;設(shè)備驗(yàn)收人員未在驗(yàn)收單填寫(xiě)“設(shè)備資料、附件等是否齊全”、“設(shè)備運(yùn)行情況是否正常”等相關(guān)信息，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告驗(yàn)收信息填寫(xiě)不全，不利于合同履行情況的追蹤審查。

（四）合同的歸檔環(huán)節(jié)

在合同歸檔方面存在檔案室合同登記信息不準(zhǔn)確，如檔案室匯總臺(tái)賬存在合同名稱(chēng)、歸屬科室、合同有效期等記錄要素登記有誤情況。

醫(yī)院合同管理辦法中未對(duì)科室留存合同給予明確規(guī)范，導(dǎo)致科室普遍反映對(duì)于執(zhí)行完畢合同的留存方式、留存期限、銷(xiāo)毀規(guī)定不明確，隨著合同數(shù)量的逐年增多，科室合同保管條件、方式將難以滿(mǎn)足合同保管需求。

三、強(qiáng)化合同內(nèi)部控制建議

（一）完善合同文本簽訂

合同簽訂時(shí)，確保合同要素完整、合規(guī);在合同有效期方面，應(yīng)準(zhǔn)確表述，避免合同有效期存在歧義，嚴(yán)禁合同存在雙有效期現(xiàn)象;留意“其他約定事項(xiàng)”等需要補(bǔ)充填寫(xiě)的欄目，如不存在其他約定事項(xiàng)時(shí)需注明“此處空白”或“無(wú)其他約定”，防止合同后續(xù)被篡改;合同簽訂后若仍需對(duì)合同條款進(jìn)行修改，應(yīng)當(dāng)另行簽訂補(bǔ)充協(xié)議;合同簽訂日期應(yīng)保持一致，避免簽字空檔期產(chǎn)生的潛在風(fēng)險(xiǎn);嚴(yán)格按照醫(yī)院合同管理辦法規(guī)定，避免倒簽合同現(xiàn)象的發(fā)生及非授權(quán)人員簽訂合同現(xiàn)象的發(fā)生;切實(shí)加強(qiáng)合同的管理，避免唯一設(shè)備重復(fù)簽訂采購(gòu)合同;嚴(yán)格按照科室工作范圍履行合同管理責(zé)任，科室應(yīng)避免超業(yè)務(wù)范圍對(duì)外簽訂合同;對(duì)于已簽的跨職能、跨專(zhuān)業(yè)采購(gòu)合同應(yīng)及時(shí)向相關(guān)職能部門(mén)移交和備案，便于后期管理;合同履行涉及多個(gè)部門(mén)時(shí)，應(yīng)由主管部門(mén)負(fù)責(zé)牽頭，協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)共同管理;在合同糾紛處理方面建議選擇訴訟程序;為進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目雙方的監(jiān)督管理和警示提醒，建議乙方（特別是涉及利益往來(lái)的工程的承包商或供應(yīng)商）在簽訂合同的同時(shí)簽訂廉潔從業(yè)承諾書(shū)。

（二）加強(qiáng)責(zé)任科室合同保管

責(zé)任科室應(yīng)加強(qiáng)合同管理，臺(tái)賬要素要全面、準(zhǔn)確，并做到專(zhuān)人存放、保管、登記、備案，以便于合同相關(guān)事項(xiàng)的跟蹤和追溯，從而維護(hù)醫(yī)院權(quán)益;針對(duì)跨科室合同移交遺留問(wèn)題，建議雙方責(zé)任科室進(jìn)一步溝通落實(shí);科室內(nèi)部合同交接，合同管理員應(yīng)重視交接前已簽合同的管理，并加強(qiáng)對(duì)合同管理相關(guān)制度的學(xué)習(xí)，以保證合同管理工作的合規(guī)性和連貫性。

（三）規(guī)范醫(yī)院合同履行

遵照合同約定，避免提前支付款項(xiàng);定期進(jìn)行回顧，對(duì)3個(gè)月內(nèi)將到期的需要延續(xù)業(yè)務(wù)的合同及時(shí)開(kāi)展對(duì)合同事項(xiàng)的評(píng)估，明確該合同的處理方案，及時(shí)向院領(lǐng)導(dǎo)提交處理意見(jiàn)，保證合同的延續(xù)性和服務(wù)的連貫性;針對(duì)未過(guò)期合同或協(xié)議，需要終止或需要更換合同方時(shí)，責(zé)任科室應(yīng)及時(shí)與原合同方簽訂解除協(xié)議，避免產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)糾紛，損害醫(yī)院利益，同時(shí)，終止協(xié)議要經(jīng)過(guò)醫(yī)院簽批流程;對(duì)形成醫(yī)院收入的合同，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)相關(guān)收入的催繳，維護(hù)醫(yī)院利益;針對(duì)維保類(lèi)合同，責(zé)任科室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)大型設(shè)備的維修、維保進(jìn)行跟蹤記錄;同時(shí)，針對(duì)維保協(xié)議建立設(shè)備定期維護(hù)提醒機(jī)制，避免對(duì)方減少設(shè)備維護(hù)次數(shù)，給醫(yī)院造成利益影響;規(guī)范設(shè)備驗(yàn)收程序，責(zé)任科室應(yīng)貫徹落實(shí)驗(yàn)收責(zé)任，據(jù)實(shí)、完整填寫(xiě)設(shè)備驗(yàn)收單;建議招標(biāo)公司優(yōu)化中標(biāo)通知書(shū)。

（四）優(yōu)化合同移交及歸檔

建議醫(yī)院制定統(tǒng)一的合同管理相關(guān)規(guī)定，明確科室合同留存方式、留存期限、銷(xiāo)毀程序;在充分調(diào)查的基礎(chǔ)上可考慮購(gòu)買(mǎi)合同管理系統(tǒng)，通過(guò)信息化管理方式，使相關(guān)科室能夠通過(guò)該系統(tǒng)快速、便捷地找到合同信息，同時(shí)避免留存大量合同，提高合同管理效率與準(zhǔn)確性。

參考文獻(xiàn)

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