提升政府文書檔案管理工作的對策

苗亞軍

摘要：政府部門的文書檔案是對政務(wù)工作的如實(shí)記錄和真實(shí)反映，不僅需要完整、安全的進(jìn)行保存，而且還具有重要的參考和借鑒價值。但是由于基礎(chǔ)設(shè)施不完善，檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊等因素的影響，文書檔案的管理并沒有完全達(dá)到工作標(biāo)準(zhǔn)，甚至出現(xiàn)了重要文書檔案丟失的情況，對政府工作開展也產(chǎn)生了負(fù)面影響。因此，必須要深入剖析當(dāng)前文書檔案管理存在的問題，進(jìn)而從引進(jìn)信息管理系統(tǒng)、完善管理制度、重視業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方面采取綜合措施，推動文書檔案管理工作的高質(zhì)量開展。

關(guān)鍵詞：文書檔案;信息化管理;利用價值;業(yè)務(wù)培訓(xùn)

一、政府文書檔案管理現(xiàn)狀

（1）文書檔案的管理信息化水平不高。在大力推動“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的背景下，文書檔案管理中也要充分運(yùn)用信息技術(shù)，在減輕工作壓力和提高文書檔案利用率上發(fā)揮作用。但是文書檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，不僅在前期需要投入較多的資金，后期還要做好信息管理系統(tǒng)的維護(hù)工作，一些基層政府由于財政資金比較緊張，在信息化建設(shè)上的投入不足，文書檔案管理的信息化水平不高。在具體開展工作時，無論是文書檔案的收錄，還是檢索、借閱等工作，都需要人工來完成，工作效率較低，不能滿足現(xiàn)階段文書檔案管理和使用的需求。

（2）文書檔案管理的制度不完善。政府部門的文書檔案種類較多，而且隨著年限的增加，數(shù)量也會不斷的上升。為了避免文書檔案丟失、破損，確保文書檔案工作能夠井然有序的開展，一套完善的管理制度不可或缺?，F(xiàn)階段政府文書檔案管理工作中，雖然也有相應(yīng)的制度，但是內(nèi)容比較落后，長期缺乏更新。而隨著“五型政府”的不斷建設(shè)，也對文書檔案管理提出了新的要求。由于配套的制度沒有及時更新，許多管理人員還是按照傳統(tǒng)的思維、方法開展工作，不能充分發(fā)揮文書檔案的潛在利用價值。

（3）文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊。從文件資料的收錄、歸檔，到文書檔案的分類、整理，都需要有一支高素質(zhì)的文書檔案管理隊伍。但是由于基層政府的檔案管理人員，參加培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會較少，個人的專業(yè)技能在很長一段時間內(nèi)沒有取得顯著的提升。特別是在政府信息化建設(shè)背景下，引進(jìn)了許多信息化設(shè)備。在沒有專項(xiàng)培訓(xùn)的前提下，管理人員不能熟練操作和使用這些設(shè)備完成文書檔案工作，也是現(xiàn)階段基層政府推進(jìn)文書檔案現(xiàn)代化管理中需要解決的問題。

（4）文書檔案的利用率有待提升。從文書檔案的來源上分析，政府部門日常工作中產(chǎn)生的一些文件資料，有價值的會被篩選出來，經(jīng)過整理后作為檔案保存起來。因此，這些文書檔案本身也具有珍貴的價值，只要加以利用，仍然能夠發(fā)揮價值。在實(shí)際工作中，基層政府的文書檔案數(shù)量越來越多，但是其中真正能夠重復(fù)利用的少之又少，多數(shù)檔案都被堆積在庫房內(nèi)，失去了利用價值。很多紙質(zhì)檔案甚至因?yàn)榉胖脮r間過長，加上基層政府的館藏條件較差，隨著時間的推移出現(xiàn)了破損、褪色等問題，嚴(yán)重影響了檔案的完整性和二次利用價值的發(fā)揮。

二、提升政府文書檔案管理工作的對策

（1）增加投入，完善文書檔案信息管理系統(tǒng)。從檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢來看，加快推進(jìn)文書檔案信息化管理已經(jīng)是大勢所趨。基層政府的領(lǐng)導(dǎo)人員，應(yīng)認(rèn)識到文書檔案管理對于本單位各項(xiàng)工作開展帶來的重要影響，進(jìn)而全力支持文書檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)。要從政府財政中拿出一部分專項(xiàng)資金，立足于本單位文書檔案管理的工作需要，合理確定信息管理系統(tǒng)的規(guī)模、投資，用較低的成本投入，確保檔案信息管理系統(tǒng)能夠滿足本單位工作開展需要。

（2）重視文書檔案管理制度的建設(shè)。嚴(yán)格按照管理制度開展文書檔案的收錄、整理、借閱等工作，可以確保工作的規(guī)范性，在發(fā)揮文書檔案利用價值的同時，保障檔案資料的完整性和安全性。在原來管理制度、工作規(guī)范的基礎(chǔ)上，要適應(yīng)新時期的工作開展需要，進(jìn)行針對性的補(bǔ)充完善。完善《檔案管理辦法》、《文件材料整理及歸檔辦法》，健全文書檔案移交制度、查借閱制度等，規(guī)范文件運(yùn)行記錄，明確文書檔案管理的具體職責(zé)、檔案收集、保管期限劃定、歸檔范圍、歸檔時間、檔案鑒定、銷毀的具體要求。

（3）定期開展文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。基層政府的檔案管理隊伍，存在人員較少、學(xué)歷較低、業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊等一系列問題。面對不斷增加的檔案工作壓力，為了更好地發(fā)揮文書檔案的服務(wù)價值，要求基層政府也要重點(diǎn)對檔案館人員制定培訓(xùn)計劃，使其能夠勝任新時期的崗位工作要求。另外，也要建立起常態(tài)化的培訓(xùn)機(jī)制，要堅持做到每個季度至少有一次培訓(xùn)機(jī)會;同時本單位在引進(jìn)新的信息設(shè)備后，也要進(jìn)行設(shè)備操作教學(xué)，從而更好地發(fā)揮信息設(shè)備在提升文書檔案管理效率方面的作用。

（4）深入挖掘文書檔案的利用價值。文書檔案管理只是一種手段，這一工作的根本目的，是要進(jìn)一步挖掘文書檔案的價值，隨時準(zhǔn)備為政府部門或其他機(jī)關(guān)單位工作開展提供支持。從這一方面來看，如何實(shí)現(xiàn)文書檔案潛在價值的利用，直接代表了檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的高低。作為一名檔案管理員，應(yīng)當(dāng)具備創(chuàng)新思維，善于借助于各種輔助工具，實(shí)現(xiàn)文書檔案的整合利用。例如利用信息管理系統(tǒng)，將各類文書檔案按照特定的指標(biāo)進(jìn)行分類，將繁雜的文書檔案，有條理的分別羅列。當(dāng)用戶需要查詢、借閱檔案時，可以根據(jù)需求精確定位目標(biāo)檔案，并提供同類檔案的簡要信息，為用戶使用檔案提供方便。

三、結(jié)語

政府信息化背景下，文書檔案的價值得到了進(jìn)一步凸顯，同時也對該項(xiàng)工作提出了更為嚴(yán)格的要求。每一名檔案管理員都要強(qiáng)化責(zé)任意識，提高履職能力，利用信息設(shè)備提高檔案管理效率，整合檔案資料，為使用者提供更加便捷的檔案查詢、借閱服務(wù)。

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