工程建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的思考與實(shí)踐

付亞冰

【摘 要】隨著我國(guó)現(xiàn)代化腳步不斷加速帶來的工程建設(shè)的全面發(fā)展，在工程建設(shè)項(xiàng)目上需要進(jìn)行施工的細(xì)節(jié)化檔案質(zhì)量管理，對(duì)于設(shè)備和生產(chǎn)技術(shù)資料進(jìn)行匯總并在后期進(jìn)行嚴(yán)格的審查來提高工程質(zhì)量，本文主要先對(duì)目前形勢(shì)下我國(guó)工程建設(shè)常出現(xiàn)的非預(yù)期質(zhì)量管理問題進(jìn)行剖析，再針對(duì)問題從時(shí)間軸上提出一些檔案管理的有效方法。

【關(guān)鍵詞】工程建設(shè)項(xiàng)目;檔案管理質(zhì)量;思考探究

目前從我國(guó)工程領(lǐng)域建設(shè)發(fā)展趨勢(shì)來說建設(shè)資料和設(shè)備檔案正逐漸合并形成一體化管理方式，眾多工程領(lǐng)域需要在相關(guān)管理部門的共同努力下完成對(duì)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量監(jiān)管和檔案?jìng)鞒小?/p>

一、項(xiàng)目檔案進(jìn)行工程建設(shè)中的非預(yù)期質(zhì)量管理問題

（一）在工程建設(shè)中具體的檔案質(zhì)量管理不按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行

在工程建設(shè)過程中對(duì)項(xiàng)目檔案的管理需要嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)流程和規(guī)定進(jìn)行，一般來說在目前成熟的工程企業(yè)內(nèi)部都具有較完善的設(shè)備檔案建設(shè)體系和一定的規(guī)定要求，檔案管理執(zhí)行人員需要結(jié)合工程建設(shè)項(xiàng)目的具體特點(diǎn)貫徹執(zhí)行對(duì)工程文件的信息歸檔管理，在工程建設(shè)內(nèi)部常會(huì)在工程初期對(duì)項(xiàng)目檔案管理缺少一定的管理基礎(chǔ)，無論從人員的意識(shí)層次還是企業(yè)工程的資源投入等都阻滯了項(xiàng)目檔案的正常管理，相關(guān)人員不按管理規(guī)定或者缺少響應(yīng)的管理要求意識(shí)而造成非預(yù)期檔案管理問題[1]。

（二）在工程建設(shè)中具體的檔案質(zhì)量管理無法平衡內(nèi)部資料需求

在我國(guó)目前的工程建設(shè)領(lǐng)域里仍缺乏對(duì)工程項(xiàng)目的檔案質(zhì)量管理系統(tǒng)完善步驟，具體來說體現(xiàn)在工程建設(shè)過程中一個(gè)無法避免的矛盾，工程建設(shè)的施工資料在同一時(shí)間將面向眾多施工單位而產(chǎn)生內(nèi)部資料供需不平衡的矛盾，檔案管理與圖紙管理在具體的工程建設(shè)中存在很多不同點(diǎn)，圖紙管理分為施工和竣工兩個(gè)階段進(jìn)行時(shí)間把控，且設(shè)計(jì)圖紙和竣工圖紙分別為施工單位和建設(shè)單位單獨(dú)負(fù)責(zé)，而檔案管理則采取直線式管理模式，同一時(shí)間同一資料只為一個(gè)調(diào)取部門負(fù)責(zé)，在具體工程的安裝、調(diào)試、運(yùn)行三大步驟完成后就因立刻歸檔來為后續(xù)人員的使用做好準(zhǔn)備。

二、對(duì)工程建設(shè)過程中非預(yù)期質(zhì)量管理問題的項(xiàng)目檔案改進(jìn)方法

（一）對(duì)工程建設(shè)中具體的檔案質(zhì)量進(jìn)行資料的早期管理

1.對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行檔案管理體制流程上的完善

一般設(shè)備檔案管理在前期發(fā)展不成熟時(shí)主要依靠工程建設(shè)雙方的簽署合同進(jìn)行內(nèi)部資料和設(shè)備資源的供需平衡管理，這種方式形成早且負(fù)責(zé)范圍廣泛有著形成檔案管理體制的完好前提，在工程企業(yè)內(nèi)部建設(shè)的自我要求下需要進(jìn)行檔案質(zhì)量管理的體制流程建設(shè)來改善工程項(xiàng)目的早期運(yùn)行機(jī)制，在保障工程早期管理無誤的前提下要合理進(jìn)行內(nèi)部檔案管理的投資、設(shè)計(jì)和設(shè)備采購(gòu)等信息的匯總歸檔管理，明確雙方之間的合同內(nèi)容來完成制定的工程開展流程，要建立合理的檔案資料交接方式和明確無誤的歸檔程序[2]。

2.對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行檔案管理制度的合理管控

在現(xiàn)金的工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量管理過程中需要對(duì)工程建設(shè)的早期工程事件進(jìn)行早期控制來為進(jìn)一步深入管理打好基礎(chǔ)，早起管理需要工程內(nèi)部建設(shè)合理的檔案管理制度來確保企業(yè)自身的設(shè)備資料能與簽署合同內(nèi)容一致，要成分將歸檔責(zé)任和部門職能進(jìn)行責(zé)任和義務(wù)上的掛鉤來提高企業(yè)制度的運(yùn)行能力，制度上重點(diǎn)要培養(yǎng)相關(guān)工程人員的檔案歸檔意識(shí)，加強(qiáng)各部門之間的相互聯(lián)系和資料共享來提高工程內(nèi)部的檔案流通和儲(chǔ)存質(zhì)量，需要多部門共同聯(lián)合進(jìn)行設(shè)備檔案管理來形成管理上的合力。

（二）對(duì)工程建設(shè)中具體的檔案質(zhì)量進(jìn)行過程化管控

1.加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行檔案管理的資料開箱驗(yàn)收

工程內(nèi)部需要對(duì)設(shè)備資料的開箱驗(yàn)收環(huán)節(jié)格外重視來完善內(nèi)部資料檔案化管理流程，作為率先接觸到設(shè)備資料的有關(guān)部門要充分發(fā)揮自身的部門職能來充分反映到檔案資料管理的質(zhì)量至上，要對(duì)開箱的設(shè)備進(jìn)行名單上的確認(rèn)和細(xì)節(jié)上的記錄以便進(jìn)行名單目錄的整理和反饋，將反饋及時(shí)進(jìn)行歸檔處理來作為后期工程資料審查調(diào)取的依據(jù)，審核完成后要對(duì)設(shè)備進(jìn)行按類型和種類的統(tǒng)一化管理劃分，并自動(dòng)新建一個(gè)存儲(chǔ)空間來對(duì)設(shè)備資料進(jìn)行獨(dú)立管理形成企業(yè)檔案。

2.保證對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行安裝調(diào)試運(yùn)行的全過程檔案管理

在具體的工程建設(shè)過程中對(duì)設(shè)備資料進(jìn)行常規(guī)的安裝、調(diào)試和運(yùn)行具有很高的必要性，運(yùn)行測(cè)試的設(shè)備結(jié)果是企業(yè)內(nèi)部設(shè)備資料的強(qiáng)力佐證，在檔案管理環(huán)節(jié)上驗(yàn)證了設(shè)備資料初步開箱驗(yàn)收的質(zhì)量水準(zhǔn)同時(shí)也為后續(xù)的設(shè)備資料運(yùn)行進(jìn)行了一定的檔案資料積累，對(duì)于實(shí)地應(yīng)用的設(shè)備資料現(xiàn)實(shí)化管理是漸進(jìn)的分段過程，在每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要各部門發(fā)揮職能來充分進(jìn)行設(shè)備資料的整合處理。

3.強(qiáng)化對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行檔案管理的檔案交接環(huán)節(jié)

在工程建設(shè)環(huán)節(jié)進(jìn)行檔案的正常交接是對(duì)整個(gè)設(shè)備資料管理的延續(xù)和發(fā)展，充分發(fā)揮了資料檔案化管理的具體意義即為整個(gè)工程項(xiàng)目進(jìn)行理論背后的輔助，在施工單位完工后進(jìn)行建設(shè)工地轉(zhuǎn)移前要進(jìn)行設(shè)備檔案的完整交接，交接內(nèi)容需要完整和數(shù)據(jù)記錄需要完善來提高交接內(nèi)容的權(quán)威性和有效性，設(shè)備檔案資料要及時(shí)上交給上級(jí)部門來確保相關(guān)管理流程的不間斷，要定期且分時(shí)段的進(jìn)行設(shè)備資料的提交來化整為零地進(jìn)行檔案核算管理[3]。

（三）對(duì)工程建設(shè)中具體的檔案質(zhì)量進(jìn)行后期完善

1.加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行檔案管理的審核簽證確認(rèn)

工程建設(shè)項(xiàng)目需要對(duì)檔案的審核簽證完成度進(jìn)行反復(fù)確認(rèn)來確保檔案處理的有效性，在一般的工程建設(shè)內(nèi)部均以部門任務(wù)完成后進(jìn)行匯報(bào)完成度的方式進(jìn)行工程上的進(jìn)度依據(jù)，相關(guān)管理、施工、檢測(cè)部門需要嚴(yán)格貫徹自身部門的職能，在自我責(zé)任范圍內(nèi)進(jìn)行審核查算驗(yàn)收來確保簽收質(zhì)量，要進(jìn)行一定的設(shè)備資料完成質(zhì)量改進(jìn)來作為財(cái)務(wù)記錄上有效的數(shù)據(jù)資料依據(jù)，對(duì)于設(shè)備資料的管理需要各部門自覺承擔(dān)責(zé)任來有效解決環(huán)節(jié)的細(xì)微問題，對(duì)于檔案管理過程中的審核簽證環(huán)節(jié)要隨著工程進(jìn)度進(jìn)行不斷完善。

2.強(qiáng)化工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行檔案管理的案卷核查體系

介于在工程建設(shè)中應(yīng)用設(shè)備的檔案管理因設(shè)備和工程規(guī)模不同而形成檔案類型復(fù)雜、檔案管理要求眾多和管理設(shè)備內(nèi)容豐富等檔案管理阻礙，且隨著現(xiàn)代化不斷發(fā)展，對(duì)于設(shè)備資料的檔案化管理需要與時(shí)俱進(jìn)地不斷進(jìn)行細(xì)節(jié)上的更新，這些方面的不斷改善都需要建立在完整的案卷歸檔的基礎(chǔ)上，要進(jìn)行檔案核查體系的不斷完善來提高工程共享項(xiàng)目的檔案管理質(zhì)量，要做到在案卷統(tǒng)一化管理的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對(duì)多載體資料的檔案應(yīng)用[4]。

3.完善工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行檔案管理的驗(yàn)收流程

對(duì)于檔案管理的最終驗(yàn)收需要建立在真實(shí)性的操作基礎(chǔ)上，對(duì)于檔案的案卷控制要進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮怂銇泶_保檔案質(zhì)量，驗(yàn)收過程需要多方單位共同努力來提高驗(yàn)收質(zhì)量，需要各部門單位合理分工針對(duì)不同的檔案特點(diǎn)進(jìn)行人性化驗(yàn)收，一旦出現(xiàn)驗(yàn)收問題需要設(shè)備檔案資料來進(jìn)行責(zé)任追究。

三、結(jié)束語

就目前我國(guó)的工程建設(shè)來說仍缺少一定的設(shè)備檔案管理體制，再檔案統(tǒng)一化管理的效率上不能進(jìn)行有效的改善，從管理技術(shù)和人員素質(zhì)上得不到有效保證，隨著我國(guó)工程建設(shè)的不斷發(fā)展需要對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行制度和流程上的質(zhì)量管理來提高工程完成效率和質(zhì)量。

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