現(xiàn)階段工會檔案管理中的常見問題及解決策略研究

徐洪梅

摘 要：科學的工會檔案管理方式能夠有效推動醫(yī)院的持續(xù)健康發(fā)展。所以，筆者在對現(xiàn)階段工會檔案管理中的常見問題以及解決策略進行了一定的探討，希望能夠幫助相關工作人員更好地推動醫(yī)院的工會檔案管理向制度化、規(guī)范化以及信息化邁進。

關鍵詞：工會檔案管理;常見問題;解決策略

工會檔案作為一種在工會活動中直接形成的文件，記錄了大量經(jīng)手本醫(yī)院的院務公開、上級來文、現(xiàn)階段總結等重大事件，不僅對有關醫(yī)院的發(fā)展有著非常重大的意義，還對下一階段目標的制定有著不可忽視的參考價值。所以，醫(yī)院在開展日常工作的時候，必須要重視對工會檔案的進行管理。

1 現(xiàn)階段工會檔案管理中的常見問題

一般來講，各部門的工會組織都必須要接受本醫(yī)院黨政以及上級工會組織的領導。所以，管理工會檔案的檔案人員必須要對本醫(yī)院黨政以及上級工會組織發(fā)放的各類文件進行收集、登記、歸納整理，以更好地推動相關工作的開展。然而，在當前階段，由于在工會檔案管理的過程中出現(xiàn)了類似領導干部的重視程度不足、檔案管理工作不夠規(guī)范和完整、沒有充分發(fā)掘工會檔案的價值以及管理檔案的工作人員的管理水平不高等一系列問題。

2 解決現(xiàn)階段存在的常見問題的策略

2.1 提高對工會檔案的管理意識

為了有效推動工會檔案管理工作的開展，各個醫(yī)院的領導者必須要提高自身對工會檔案的管理意識[1]。也就是說，各醫(yī)院的院長不僅需要積極為工會檔案管理工作的開展提供類似檔案庫房、除濕機等不可或缺的硬件設施，還需要為工會檔案工作的開展培養(yǎng)高水平的管理人才隊伍，以更有效地提升工會檔案管理工作的工作效率。

當然，除了各個醫(yī)院的領導者需要提高自身對工會檔案的管理意識，作為直接管理工會檔案的管理人員也需要增強自身的檔案管理意識。首先，工會檔案管理人員需要增強自身的保密意識，將下發(fā)到自己手上的檔案文件按照保密等級進行分類，盡可能做好文件的保密工作，避免工會檔案出現(xiàn)信息泄露的問題，給患者以及本醫(yī)院造成巨大麻煩。隨后，工會檔案的管理人員需要增強自己的防范意識，嚴格按照規(guī)定對本部門接收到的各類文件進行處理，做好文件資料立卷歸檔、編制立卷類目以及排列文件次序等基礎工作，盡可能使自己接手的文件都能夠按照規(guī)定進行整理歸納。接下來，工會檔案的管理人員需要增強自身的開發(fā)意識，盡自己所能對工會記錄在案的檔案進行有效地開發(fā)利用，充分發(fā)揮這些檔案的作用，提升檔案的利用價值，為醫(yī)院開展救治工作以及管理工作提供借鑒。最后，工會檔案的管理人員需要增強自身的現(xiàn)代管理意識，對現(xiàn)代信息技術進行有效利用，借助現(xiàn)代信息技術的發(fā)展推動檔案管理工作的有效開展。

2.2 積極搜集相關工會文件資料

眾所周知，醫(yī)院的工會檔案的形式和種類是非常冗雜的。所以，這就要求工會檔案的管理人員在管理檔案的時候必須充分明確“自己要收集哪種材料”以及“將這些材料歸納到哪一部分”去這兩個問

題[2]。只有工會檔案的管理人員明確了這兩個問題，才能夠確保他們自己收集的工會檔案是有價值的、有意義的。所以，相關管理人員在管理工會檔案的時候就必須要提高自身對檔案資料搜集的重視程度，在結合自己所在部門的機構特點以及管理制度體系的基礎上，采取積極的手段去構建一個健全的工會檔案管理體制，盡可能使自己所在部門的工會檔案管理網(wǎng)絡是立體而又嚴密的。

另外，醫(yī)院還需要采取積極有效的措施調(diào)動各部門任職檔案信息員的工作人員的工作積極性，盡可能以科學的手段去幫助各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)合理配合，高效率地完成檔案之間的傳遞工作，有效提高檔案資料搜集的質(zhì)量。比如說，相關部門的領導者可以招聘一些兼職人員，讓他們在有著一定工作經(jīng)驗的專職檔案工作人員的指導下完成一些比較簡單的檔案管理工作。在減輕專職檔案人員工作壓力的同時，提升工會檔案管理的效率。除此之外，相關部門的領導者也可以抽取一部分有著充足檔案管理經(jīng)驗的專職人員組成一對專門對檔案進行分辨的小組，讓他們將能夠?qū)Σ块T未來發(fā)展起到積極作用的檔案文件進行搜集，對一些作用微小的檔案進行丟棄。這樣一來，有價值的檔案就會得到很好地保存，而沒有價值的文件也不至于會增加工作人員的壓力。這種將檔案管理人員的工作職能進行細致劃分的方法，能夠有效提升工會檔案管理的效率，以各個部門各司其職的形式推動本醫(yī)院工會檔案管理工作有序開展。

2.3 有效利用工會檔案信息資源

只有對工會檔案信息資源進行充分地開發(fā)和利用才能夠持續(xù)推動檔案事業(yè)的發(fā)展。而相關工作人員在對工會檔案的信息資源進行開發(fā)和利用時，也必須要加強自己所在部門的檔案工作系統(tǒng)與外部信息的聯(lián)系，積極從多種途徑去獲取來自全球的自己需要的醫(yī)療信息資源，充分挖掘自己所能掌握的醫(yī)療檔案的潛在價值。而這個時候，就需要相關部門的檔案管理人員奉獻自己，積極樹立主動服務的意識，采取必要的手段去拓寬信息資源的開發(fā)途徑，豐富編研活動的形式，對自己掌握的工會檔案信息進行更深層次的加工，使得檔案信息的使用更加簡單便捷。

比如說，檔案人員所在的醫(yī)院接收了一名出現(xiàn)了類似無力、肉跳、易疲勞病癥的可能患有肌萎縮側(cè)索硬化的病人，而檔案人員在對自身所在醫(yī)院的工會檔案信息資源進行比較透徹的了解后發(fā)現(xiàn)醫(yī)院對于這一病癥的研究比較缺乏，而病患家屬有沒有足夠的條件去更為專業(yè)的醫(yī)院進行治療時，就可以嘗試著利用互聯(lián)網(wǎng)搜索研究這個病癥的專家發(fā)表的一些研究成果，并將這些資料進行整理以供本醫(yī)院的醫(yī)生研究，通過多種途徑去確認該名患者當前所表現(xiàn)出來的病癥是否就是肌萎縮側(cè)索硬化的病癥。而隨后，如果患者確診患有肌萎縮側(cè)索硬化這一病癥后，就需要采取適當?shù)氖侄稳シ€(wěn)住患者的病情，在尊重患者家屬的意愿的同時，從一般療法、特殊療法以及呼吸療法等方法中選取適當?shù)闹委煼椒??？傊?，檔案人員需要不斷尋找科學的途徑去豐富工會檔案信息資源，并對這些資源進行有效利用。

2.4 積極提高檔案人員的專業(yè)水平

檔案人員作為工會檔案管理工作開展的主要推動者，能夠直接影響工會檔案管理工作的有序開展[3]。而在當前這個信息化的時代，要推動工會檔案管理工作的有序開展，就必須要培養(yǎng)一批能夠熟練掌握現(xiàn)代科學技術的工作人員。也就是說，部門領導者需要對檔案管理人員進行培訓，不斷提升他們的專業(yè)水平，使得他們擁有較高的洞察力以及分析能力，能夠?qū)n案進行科學管理以及能夠熟練地應用簡單地信息專業(yè)技術，進一步推動醫(yī)院工會檔案管理工作的開展。

比如說，部門領導者需要定期安排一些培訓工作，讓檔案人員學習一些針對不同類型檔案信息資源的方法，使得繁雜的檔案資源變得更為便于檢索，進而提高檔案資源的利用效率。再比如說，部門領導者可以為檔案管理人員提供一定的計算機培訓課程，讓他們能夠更熟練地使用計算機去整理一些數(shù)據(jù)資料，學會將文字資料整理成更為便利電子書，將不夠清晰的圖片資料根據(jù)需要轉(zhuǎn)變成文檔形式，將繁體字資料轉(zhuǎn)變?yōu)楹嗴w字……總之，提高檔案管理人員的專業(yè)水平對工會檔案管理工作的有序開展有著非常重大的意義。

3 結束語

綜上所述，對工會檔案進行有效管理能夠極大地推動相關部門的建設，能夠有效推動相關部門日常工作的進一步開展。所以，在新時期下，相關工作人員必須要采取科學的措施使得工會檔案管理盡可能充分適應本部門的發(fā)展要求，充分發(fā)揮工會檔案的作用，為本部門開展其它工作提供助力。

參考文獻

[1]楊麗.淺析機關文書檔案管理中的常見問題及解決策略[J].辦公室業(yè)務，2019（10）：104.

[2]陸若希.工會檔案管理工作中常見問題及解決對策[J].中國社區(qū)醫(yī)師，2018，34（22）：176-177.

[3]王惠穎.機關文書檔案管理中的常見問題及解決策略[J].農(nóng)村經(jīng)濟與科技，2018，29（14）：260.