新形勢(shì)背景下檔案管理方面現(xiàn)代化的有效途徑

徐錚

摘 要：伴隨著國(guó)家的逐步強(qiáng)大，各行各業(yè)也在各個(gè)方面迅速地發(fā)展著。在這個(gè)快速發(fā)展的階段，使得企業(yè)對(duì)檔案管理方面有所革新?，F(xiàn)如今，我國(guó)信息化與科技的不斷發(fā)展，并且在技術(shù)方面不斷的完善，使得各行各業(yè)在檔案管理方面有了更加方便與快速的記錄方法。使得檔案管理方面變得逐步的科學(xué)化，對(duì)檔案的信息更加準(zhǔn)確化的現(xiàn)代化檔案管理。為了更好的使檔案管理方面在現(xiàn)代化方面逐步完善，本文對(duì)新形勢(shì)背景下檔案管理方面現(xiàn)代化的有效途徑進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);檔案管理;現(xiàn)代化;有效途徑

伴隨著我國(guó)綜合實(shí)力的不斷發(fā)展，我國(guó)各行各業(yè)也在進(jìn)行不斷的改革與創(chuàng)新，這也使得更多的人可以進(jìn)行工作。現(xiàn)階段，我國(guó)檔案逐步增多這也致使我國(guó)的檔案管理人員工作量劇增，致使我國(guó)檔案管理不能有效化的進(jìn)行。因此，檔案管理在伴隨著信息化與科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在新形勢(shì)下，逐步走向現(xiàn)代化檔案管理，更好的為檔案管理方面提供了有效的應(yīng)用，對(duì)我國(guó)檔案管理方面的革新提供了有力的幫助。

1 檔案管理的概念

檔案管理就是指對(duì)實(shí)體的檔案信息進(jìn)行收集并提供使用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)及工作的總稱。檔案管理的工作在行政部門處于一種較為重要的工作部門，這也就使得檔案管理方面對(duì)檔案收集的全面性。檔案管理具有相對(duì)嚴(yán)格的管理政策，具服務(wù)與政治于一體的檔案管理，對(duì)歷史管理與有用的信息等相對(duì)較為重要的信息進(jìn)行合理的管理。并且，檔案管理系統(tǒng)是我國(guó)文獻(xiàn)信息系統(tǒng)中有著重要的地位。因此，檔案管理被眾多的人稱為社會(huì)信息系統(tǒng)的基石，在整個(gè)社會(huì)科學(xué)能力中也同樣的占據(jù)了重要的地位。

2 檔案管理工作的意義

檔案管理工作在企業(yè)單位與事業(yè)單位中都有著至為重要的地位，在事業(yè)單位與企業(yè)單位在制定相應(yīng)的規(guī)章制度方面，檔案管理方面的工作人員都可以為其提供相應(yīng)的信息進(jìn)行參考，致使在制定規(guī)章制度方面可以更加完善。在企事業(yè)單位中，檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量，嚴(yán)重的影響著企事業(yè)單位的綜合水平。在企事業(yè)單位中，為了企事業(yè)單位的更好的發(fā)展，檔案管理的管理人員可以為企事業(yè)單位的高層提供近期的企事業(yè)整體的運(yùn)行狀況，致使企事業(yè)高層人員可以更好的對(duì)后續(xù)的工作進(jìn)行有效的安排。因此，可以看出檔案管理工作對(duì)企事業(yè)單位的重要性。為了更好的發(fā)展檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量，檔案管理的管理人員在依據(jù)現(xiàn)階段的信息化技術(shù)與科技，對(duì)檔案管理方面進(jìn)行有效的改革與創(chuàng)新。使其對(duì)企事業(yè)單位的發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用，同樣，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力方面也得到了有效的提升。

檔案管理工作在企事業(yè)單位主要有三大方面。

1）行政方面。通過(guò)檔案信息提供的對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)，可以使企事業(yè)單位在制定相應(yīng)的方案與決策方面更加的依靠數(shù)據(jù)化，提高決策方面的科學(xué)化，致使工作效率得到有效的提升。

2）項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)方面。檔案管理的管理人員記錄了整體的項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)的業(yè)務(wù)信息，因此，可以看出項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)方面與檔案管理方面是相互促進(jìn)相互幫助的關(guān)系。

3）法律方面。檔案在法律方面具有特殊的意義，檔案的真實(shí)性是國(guó)家認(rèn)可的。因此，在法律方面，因方案在原始記錄方面具有對(duì)事物具體的記錄，并且內(nèi)容真實(shí)可靠，能夠在各個(gè)方面起到法律作用，避免因糾紛無(wú)法律相關(guān)證據(jù)而造成的損失。

3 目前在我國(guó)檔案管理及現(xiàn)代化中體現(xiàn)出的不足之處

現(xiàn)階段，我國(guó)檔案管理方面正在逐步的走向現(xiàn)代化，但是，在我國(guó)檔案工作依舊處于邊緣，不被眾人所了解與有效的運(yùn)用。自改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)對(duì)檔案管理的制度也是在一改再改，但是，就現(xiàn)在的現(xiàn)狀還是存在三方面的問(wèn)題。

1）現(xiàn)行的條例過(guò)于落后。我國(guó)的檔案管理制度并不完善，這也就使得我國(guó)公民無(wú)法對(duì)一些檔案的閱讀有著極為嚴(yán)格的限制。在我國(guó)《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》中提到了對(duì)檔案信息的有關(guān)查詢的信息，我國(guó)公民在經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化這四大方面可以隨時(shí)查閱。除了這四大類，要想對(duì)其他歸為檔案信息進(jìn)行閱讀，三十年內(nèi)需要提前申請(qǐng)復(fù)核，這樣做極大的使我國(guó)公民在查閱部分資料方案的有著限制作用。根據(jù)檔案法的相關(guān)規(guī)定，不能對(duì)外開(kāi)放國(guó)家機(jī)密與個(gè)人信息的檔案給公眾進(jìn)行查。這也對(duì)我國(guó)國(guó)家機(jī)密與個(gè)人信息是一個(gè)重要的保障作用。但是，伴隨著我國(guó)國(guó)家的不斷強(qiáng)大，致使檔案信息工作程度加深，要求管理人員進(jìn)行更大的細(xì)分。但是，我國(guó)的管理制度不夠完善只是我國(guó)管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中無(wú)法正確的判斷檔案的加密性，從而造成工作效率下降。

2）管理工作的認(rèn)識(shí)不足。檔案管理工作不僅僅是對(duì)某件事進(jìn)行詳細(xì)的記錄與總過(guò)程的記錄。而是具有科學(xué)性與真實(shí)性的具體相應(yīng)的嚴(yán)格要求。在檔案形成后，對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的收集、分類與管理。但是，部分企業(yè)對(duì)管理工作的認(rèn)識(shí)不足，致使檔案管理工作方面缺乏嚴(yán)重的資金與技術(shù)的支持，從而無(wú)法對(duì)管理技術(shù)進(jìn)行有效的革新，也沒(méi)有正確的對(duì)設(shè)備進(jìn)行更新。致使現(xiàn)階段，檔案管理方面還是依照傳統(tǒng)記錄手法，導(dǎo)致工作效率無(wú)法提高。

3）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊。伴隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，致使檔案管理工作不再是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的記錄與分類工作，而是，相當(dāng)有科學(xué)性與技術(shù)性的管理工作。這對(duì)于正在邁向現(xiàn)代化的檔案管理工作的管理人員有著相當(dāng)嚴(yán)格的技術(shù)要求與素質(zhì)要求。但是，現(xiàn)階段遺留下來(lái)的企事業(yè)單位在檔案管理制度方面，較為落后，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，致使造成工作效率無(wú)法得到提升。

4 檔案管理方面現(xiàn)代化的有效方法

1）利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源共享?，F(xiàn)階段，我國(guó)信息化與科技不斷的發(fā)展，致使網(wǎng)絡(luò)在生活與工作方面都有著至為重要的作用。因此，在檔案管理方面，管理人員可以利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)不同單位的人進(jìn)行檔案登記，這樣減少了來(lái)回奔波的時(shí)間，極為有效的對(duì)工作效率的提升起到了有效的作用。在未來(lái)的發(fā)展中，信息平臺(tái)不斷的完善，公眾在平臺(tái)上可以查閱自己需要的檔案信息，極大的便利了檔案管理方面的工作。

2）利用先進(jìn)的檔案信息管理技術(shù)來(lái)促使部門之間的溝通?，F(xiàn)階段，我國(guó)企事業(yè)單位各部門因工作任務(wù)不同，因此，很少進(jìn)行有效的溝通。檔案管理部門可以利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)平臺(tái)檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理，并且通過(guò)平臺(tái)，可以使各部門進(jìn)行對(duì)不同信息的查閱與建檔，更好的存進(jìn)各部門之間的交流。更好的提高了企事業(yè)單位的工作效率，從而使檔案信息現(xiàn)代化得到有效性的提高。

3）電子信息自動(dòng)上傳管理?，F(xiàn)階段，更多的檔案信息管理不同于傳統(tǒng)的管理方法，現(xiàn)代化的檔案管理采用電子信息自動(dòng)上傳管理，是管理更加有效，提高了檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量。

5 結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作在企事業(yè)單位的工作地位較高，有效的對(duì)檔案管理工作方面進(jìn)行有效的工作效率的提升，可以更好的為企事業(yè)單位提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，致使企事業(yè)單位在決策方面可以根據(jù)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)化的決策，極大的對(duì)企事業(yè)單位正確的發(fā)展方向產(chǎn)生有益的影響。因此，企事業(yè)單位應(yīng)跟從于發(fā)展，從各個(gè)方面對(duì)檔案管理方面進(jìn)行革新，使檔案管理方面現(xiàn)代化，有效的提高企事業(yè)單位的工作效率與工作質(zhì)量，是企事業(yè)單位發(fā)展的必經(jīng)之路。

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