程秋實(shí)
摘 要:參謀助手是秘書工作的首要職責(zé),也是反映工作水平的重要標(biāo)志。隨著管理體制改革的不斷深化,必須順應(yīng)科學(xué)化、高效化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求,強(qiáng)化大局意識、責(zé)任意識,不斷提高自身管理效率和工作效率,充分發(fā)揮秘書參謀助手的作用。
關(guān)鍵詞:發(fā)揮;參謀助手作用;兩個著眼點(diǎn)
參謀助手是秘書工作的基本職能。不論是從事信息調(diào)研為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù),還是抓好督促檢查推動決策貫徹落實(shí),抑或是搞好綜合協(xié)調(diào)等,皆為秘書部門和秘書人員發(fā)揮參謀助手作用的重要體現(xiàn)。參謀助手作用的著眼點(diǎn)主要是輔助決策和推動落實(shí)。
1 對文秘人員的要求
1.1 素質(zhì)要求
不管是國有企業(yè)對文秘人員還是其他工作崗位都對工作人員的素質(zhì)要求極高,工作就要有責(zé)任心、上進(jìn)心,對待工作要認(rèn)真專注,不能投機(jī)取巧,更不能為了利益做手腳,再與其他工作人員合作時不能只顧自己,對自己犯的錯誤不負(fù)責(zé),沒有誠信,這樣的人是不會成功的,作為一名國有企業(yè)的文秘人員一定要有最基本的職業(yè)道德,如果人品道德不過關(guān),能力再好也不會得到認(rèn)可。
1.2 合作能力
一個大的企業(yè)一定是很多人一起合作完成工作的,與他人合作能力是必須具備的條件,尤其是作為國有企業(yè)的文秘人員,對工作協(xié)調(diào)能力的要求是非常高的,文秘人員工作協(xié)調(diào)能力主要是交流溝通的能力,文秘的工作是與客戶交流,交流溝通能力差的話會影響整個企業(yè)的工作,與客戶交流不來就會影響工作的進(jìn)度,所以一般文秘人員的招聘條件是有二到五年的工作經(jīng)驗條件,可見交流溝通能力的重要性。
1.3 學(xué)歷要求
文秘人員對學(xué)歷的要求也是很高的,基本上是大專以上,因為現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的學(xué)歷基本上都是非常高的,學(xué)歷太低掌握的一些專業(yè)知識不夠,影響工作效率和工作質(zhì)量,進(jìn)而影響整個企業(yè)工作的進(jìn)程,而且也會影響與領(lǐng)導(dǎo)的溝通,可能會不容易理解領(lǐng)導(dǎo)的意思,進(jìn)而也不會向客戶很好的傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意思,而且學(xué)歷也代表一部分自己的能力,如英語交流能力、學(xué)習(xí)能力以及一些辦公軟件操作能力等。
2 發(fā)揮參謀助手作用的兩個著眼點(diǎn)
2.1 著眼輔助決策,發(fā)揮參謀作用
參謀是秘書人員輔佐領(lǐng)導(dǎo)者決策及實(shí)施的運(yùn)籌謀劃活動。在日常工作實(shí)際中,秘書部門、秘書人員在做好辦文辦會辦事工作的同時,要著力突破自身所處的角度和思維方式等局限,提高參謀意識、參謀能力、參謀質(zhì)量,更好地彰顯秘書工作在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、輔助決策中的價值。1)提高洞察能力。任何事物都有自身產(chǎn)生、存在、發(fā)展的客觀規(guī)律。因此了解事物的過去和現(xiàn)在及其構(gòu)成要素,分析各個要素之間的相互影響和因果聯(lián)系,把握事物運(yùn)動發(fā)展的規(guī)律性和多變性,可以推知其未來走向趨勢。秘書要注重培養(yǎng)見微知著、由此及彼的能力,在為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策時,能夠針對工作中存在的實(shí)際問題,預(yù)測出可能出現(xiàn)的后果,把握事物發(fā)展的態(tài)勢,找出解決問題的辦法,為領(lǐng)導(dǎo)決策提出科學(xué)合理的意見建議。2)搞好調(diào)查研究。調(diào)查研究是秘書的看家本領(lǐng),更是做好參謀的基礎(chǔ)性、常態(tài)性工作。可以說,秘書部門和秘書人員掌握的情況越多,了解的程度越深,思考的問題越全面,提出的建議越符合實(shí)際,對領(lǐng)導(dǎo)就越有參考價值。對領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)關(guān)注的與重大決策密切相關(guān)的問題,秘書部門、秘書人員要盡早進(jìn)行調(diào)查研究,收集材料、掌握情況、綜合分析,做到心中有數(shù)。領(lǐng)導(dǎo)沒想到的,秘書要想到;領(lǐng)導(dǎo)想到了的,秘書要想得更周到,真正成為領(lǐng)導(dǎo)的“資料庫”和“智囊團(tuán)”。3)捕捉信息動態(tài)。新事物層出不窮,新矛盾錯綜復(fù)雜,新信息紛至沓來,常常大事要事交織、急事難事疊加,稍有不慎、稍有閃失,就可能產(chǎn)生難以估量的后果和無法挽回的影響。秘書部門必須把及時了解各種新事物、剖析各種新矛盾、捕捉各種新信息作為履職盡責(zé)的重點(diǎn),緊跟大局、緊追中心、緊盯問題、緊抓進(jìn)度。同時,對收集到的信息動態(tài)精準(zhǔn)選擇加工后反映給領(lǐng)導(dǎo),使領(lǐng)導(dǎo)能夠眼觀六路、耳聽八方,胸有全局、科學(xué)決策。4)找準(zhǔn)定位角度。領(lǐng)導(dǎo)與秘書在組織上是上級與下級的關(guān)系,在職責(zé)上是主體決策和輔助決策的關(guān)系,分屬兩個層次,但秘書要“身在兵位,胸為帥謀”。在為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策時,秘書要善于換位思考,思維上升到領(lǐng)導(dǎo)的層面,站領(lǐng)導(dǎo)的角度觀察問題、思考問題,想領(lǐng)導(dǎo)之所想,急領(lǐng)導(dǎo)之所急,努力達(dá)到與領(lǐng)導(dǎo)的視線、思維、目標(biāo)和價值評判同頻共振、同感共識。日常所說的從大處著眼、小處著手,講的就是這個意思,秘書應(yīng)當(dāng)擅長于此。
2.2 著眼推動落實(shí),發(fā)揮助手作用
秘書工作的輔助性、鋪墊性決定了秘書就是領(lǐng)導(dǎo)的助手這個角色定位。作為助手,秘書要輔助領(lǐng)導(dǎo)去實(shí)現(xiàn)其工作意圖和完成決策目標(biāo)。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種事務(wù),保證領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn),把領(lǐng)導(dǎo)從各種繁雜的事務(wù)中解脫出來,便于他們集中精力抓全局、抓決策、抓大事。1)行事有據(jù)。秘書工作要有原則、有指令、有依據(jù),不能想當(dāng)然、隨己意,要按章辦事、依文行事、奉命做事。因此,秘書要對黨委政府一段時期的重要工作部署了如指掌、準(zhǔn)確把握,及時將領(lǐng)導(dǎo)的決策、指示、要求傳達(dá)下去,最大程度降低傳遞的“失真度”。要跟蹤落實(shí)進(jìn)展和成效。很多文件的落實(shí)有個過程,要注重文件落實(shí)的階段性特點(diǎn)和長期性變化,發(fā)揚(yáng)釘釘子精神,咬住目標(biāo)不放松,手握鐵錘不落空,久久為功,抓細(xì)抓小,確保實(shí)效。2)敢于擔(dān)當(dāng)。因事及人,因人生威,這是一種客觀現(xiàn)象。秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)推動決策落實(shí),辦理各種各樣的事務(wù),是代表領(lǐng)導(dǎo)或受領(lǐng)導(dǎo)之托進(jìn)行的,具有一定的權(quán)威。秘書要正確地借“威”開路,大膽工作。對領(lǐng)導(dǎo)交辦十分清晰明確的事,必須堅決照辦,要勇于擔(dān)當(dāng)、敢于負(fù)責(zé)。對領(lǐng)導(dǎo)交辦可以相機(jī)而行的事,要開動腦筋、因時制宜,發(fā)揮自己的主觀能動性和聰明才智,積極主動、想方設(shè)法做好落實(shí)工作,以實(shí)績交卷。尤其是遇到難題和矛盾時,不能輕易把難題矛盾上交,動輒把領(lǐng)導(dǎo)抬出來、推出去,而要敢于辦理、妥善處理。只要在自己職責(zé)范圍內(nèi),只要對大局有利、對事業(yè)有利、對人民有利,就要放開手腳干好。3)重在協(xié)調(diào)。秘書部門連接上上下下,關(guān)聯(lián)方方面面,處于中樞位置,要把各個部門和基層單位組織起來,照應(yīng)各方關(guān)切、配置各方資源、調(diào)動各方力量,按照既定的工作決策和部署,統(tǒng)一行動、統(tǒng)一安排、統(tǒng)一推進(jìn),凝聚共識、形成合力、協(xié)同運(yùn)行,共同實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)。發(fā)揮統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用要著眼全盤、立足長遠(yuǎn),求同存異、消除分歧,主動聯(lián)絡(luò)通報、主動提出建議、主動爭取支持、主動讓步包容,減少推諉扯皮現(xiàn)象,防止矛盾問題擴(kuò)大。要注意及時發(fā)現(xiàn)工作職責(zé)不清、分工不明以至無人負(fù)責(zé)的現(xiàn)象,采取積極措施補(bǔ)短板強(qiáng)弱項填空白,及時反映訴求,緩壓力增動力添活力,確保工作運(yùn)轉(zhuǎn)流暢、運(yùn)行有效。4)狠抓落實(shí)。督查工作是決策落實(shí)必不可少的重要環(huán)節(jié),是確保政令暢通、令行禁止的有效方式,更是發(fā)揮助手作用的重要方法和集中體現(xiàn)。秘書要在這個方面大顯身手。要及時把領(lǐng)導(dǎo)決策分解定責(zé)到單位上、崗位上、人頭上,及時把落實(shí)過程中的各種情況和問題收集上來,針對落實(shí)中存在的問題,提出解決對策和完善政策的意見建議。督查工作必須“敢”字當(dāng)頭,敢于反映、敢于碰硬、敢于挑刺、敢于問責(zé),真正做到不督則已、督則必辦,不查則已、一查到底,確保集體決策和領(lǐng)導(dǎo)指令落在實(shí)處、落地生根。
總之,新時代秘書工作要有新?lián)?dāng)新作為,做好領(lǐng)導(dǎo)參謀助手是題中應(yīng)有之義。大力加強(qiáng)和充分發(fā)揮秘書部門、秘書人員的參謀助手作用,必定能為推動“三服務(wù)”事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展提供有力保障。
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