國際化背景下人事檔案中國外履歷材料歸檔研究

郭萍　曹蓉

摘 要：海外學習和工作經(jīng)歷是個人履歷的重要組成部分。人事檔案管理中，對國內(nèi)學習和工作經(jīng)歷應歸檔的材料已有較為詳細的制度與規(guī)范，能較全面地反映在國內(nèi)的學習和工作情況，但未對國外訪學和工作經(jīng)歷應歸檔材料作出明確規(guī)定，導致有海外經(jīng)歷人員的人事檔案不能全面反映其個人經(jīng)歷和能力。通過對人事檔案中缺失海外履歷材料的影響進行分析，并提出完善人事檔案中國外履歷材料的對策。

關鍵詞：人事檔案 國外履歷材料 歸檔 國際化

中圖分類號 G272 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-05-22

★作者簡介：郭萍，合肥工業(yè)大學人事處工程師，博士研究生，研究方向為人事檔案管理;曹蓉，合肥工業(yè)大學人事處助理研究員，碩士研究生，研究方向為人事檔案管理。

Abstract Overseas study and work experience is an important part of one's personal history. In personnel archives management， detailed systems and regulations have been established for the filing of archives with domestic study and work experience， which can reflect ones study and work situation in China comprehensively. However， there is no clear stipulation on the filing materials of overseas study and work experience. As a result， the personnel archives of people with overseas experience can not fully reflect their personal experience and ability. This paper analyzes the impact of missing overseas resume materials in personnel archives and puts forward the countermeasures of perfecting foreign resume materials in personnel archives.

Keyword personnel archives; foreign resume materials; filing; internationalization

一、研究背景

在經(jīng)濟全球化和國際化大背景下，越來越多的人選擇去國外學習深造或工作。高校等企事業(yè)單位也積極支持教師和員工出國訪學或深造。有調(diào)查報告顯示，以2017年為例，有31.4%的海歸擁有海外工作經(jīng)驗[1]，我國公派訪問學者、博士后等共計3.25萬人[2]。隨著有國外學習和工作經(jīng)歷的人越來越多，高校等企事業(yè)單位在引進人才時也越來越注重人才的國際經(jīng)歷，而這些歸國人員的人事檔案卻普遍存在著國外履歷材料缺失的情況。人事檔案是個人學習經(jīng)歷和工作經(jīng)歷的重要記錄，人事檔案材料歸檔管理工作已然跟不上國際化的發(fā)展趨勢。

2018年11月，中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》指出，干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理干部、監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎，是黨的重要執(zhí)政資源[3]。因此，人事檔案中國外履歷材料的缺失極大地影響了人事檔案作為單位和國家評鑒人才依據(jù)的重要作用。

對于人事檔案中國外履歷材料的歸檔，目前國內(nèi)研究較為缺乏，未獲得足夠的關注，僅有楊曉燕在討論人事檔案管理中存在的主要問題時提到因私出國人員檔案中缺少國外經(jīng)歷記錄相關內(nèi)容[4]9-11，啜春雷研究了留學回國人員留學材料的收集歸檔問題[5]62-64。目前的研究僅探討了留學材料的歸檔問題，未能深層次分析國外訪學和工作經(jīng)歷材料歸檔問題，并提出解決的對策。因此，期望通過本文的研究能夠?qū)θ耸聶n案中國外履歷材料歸檔有初步的探索。

二、人事檔案中國外履歷材料缺失的影響

1.人事檔案的完整性受到破壞。人事檔案在考核、提拔、辦理退休等各項工作中都具有重要的作用，是社會信用體系的重要組成部分。人事檔案的完整與否直接影響著相關工作的開展，既是個人權(quán)益的基本保障，又是組織提拔和培養(yǎng)干部的重要依據(jù)。而國外履歷材料是客觀反映個人的學習工作經(jīng)歷的歷史記錄材料，是非常重要的人事檔案材料，因此它的缺失會導致人事檔案未能完整體現(xiàn)個人情況，影響對個人客觀全面的評價，這違背了人事檔案工作的真實準確、完整規(guī)范原則。人事檔案材料齊全完整，檔案內(nèi)容真實準確是正確開展人事檔案管理和檔案信息資源開發(fā)利用工作的基本前提。隨著國際化的發(fā)展，越來越多的國外經(jīng)歷在人事檔案中未能及時體現(xiàn)，這一矛盾越來越突出，亟需引起高度重視。

2.增加檔案審核工作的難度。新修訂的《干部人事檔案工作條例》新增了檔案審核的內(nèi)容，強調(diào)要堅持干部人事檔案“凡提必審”“凡進必審”“凡轉(zhuǎn)必審”。要求在人才引進，檔案轉(zhuǎn)遞、接收，干部動議、考察、遴選、任職前公示、錄用、聘用、交流、選調(diào)等環(huán)節(jié)，嚴格按照相關標準和政策，及時做好干部人事檔案審核工作[3]。

在檔案審核工作中，重點是審核“三齡兩歷”等內(nèi)容，即年齡、工齡、黨齡，學習經(jīng)歷和工作經(jīng)歷。然而目前人事檔案中國外履歷是缺少支撐材料的，部分人事檔案中有國務院學位委員會、教育部授權(quán)單位出具的國外學歷學位認證材料，但反映國外訪學和工作經(jīng)歷的材料檔案中幾乎沒有，這增加了檔案審核工作的難度。人事檔案只有齊全完整，全面反映一個人的經(jīng)歷，才能有效地開展檔案審核工作，人事檔案材料的齊全完整是落實從嚴管理干部、充分發(fā)揮干部人事檔案在建設高素質(zhì)專業(yè)化干部隊伍中重要作用的基礎。

3.影響人事檔案信息資源的開發(fā)利用。信息化背景下，海量的人事檔案信息資源給檔案工作提出了更高的要求。新修訂的《干部人事檔案工作條例》指出，要按照國家標準和要求，加強對人事檔案信息資源的規(guī)劃、建設、開發(fā)和管理，提升人事檔案信息資源的采集、處理和利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系。要運用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，建立健全干部人事檔案科學利用機制，為組織人事管理工作規(guī)律研究、干部資源優(yōu)化配置、領導班子建設、干部隊伍的宏觀管理等提供精準高效的服務[3]。

人力資源開發(fā)的優(yōu)化配置都依靠人事檔案信息資源的開發(fā)利用。人事檔案記載了個人的各方面資料，較全面地反映了一個人的學習工作情況和個人能力水平。人事檔案中這些信息資源的開發(fā)利用，對于單位和國家挑選出專業(yè)性強、素質(zhì)高的人才能夠發(fā)揮極為重要的現(xiàn)實作用。例如，單位需要某一特定專業(yè)背景和相關海外工作經(jīng)歷的人才，此時真實、完整、有效的檔案資料提供的科學信息資源是人事檔案信息資源開發(fā)利用的基礎，然而目前人事檔案中國外履歷材料的缺失使得人事檔案未能完整全面地反映個人情況，這種現(xiàn)狀嚴重制約了人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度。

國外履歷材料的缺失給人事檔案管理工作帶來種種問題，因此，針對此問題提出解決的對策就顯得尤為重要。

三、完善人事檔案中國外履歷材料的對策

1.制定國外履歷材料收集歸檔制度。在人事檔案工作中，目前的情況是，在干部檔案審核中發(fā)現(xiàn)缺少國外履歷材料，檔案部門要求個人提供國外經(jīng)歷相關材料。但國外與中國不同，國外的大多數(shù)單位沒有入職文件或就業(yè)協(xié)議，也沒有考核表和工資表等證明工作經(jīng)歷的相關材料。這對于個人來說難以提供傳統(tǒng)意義上的工作材料，個人常常只能提供入職的電子郵件打印件和工作中的相關活動圖片等證明材料。一方面這些材料不屬于人事檔案的歸檔范圍;另外一方面對于人事檔案工作人員來說，對于這些材料真實性的鑒別具有一定難度。因此如何處理這一矛盾，國家和地方亟需根據(jù)實際情況制定歸檔制度，明確國外履歷材料的歸檔范圍和歸檔內(nèi)容，規(guī)范國外履歷檔案材料的形成、收集、鑒定和歸檔等各環(huán)節(jié)工作，確保國外履歷檔案材料的歸檔工作有章可循。

筆者根據(jù)人事檔案實際工作經(jīng)驗提出以下建議。例如，可要求國外工作人員在回國后及時提供國外單位或雇主的邀請信和聘用證明，并形成歸國人員入職的前提條件。由于回國人員來自各個不同的國家，包括不同語言和不同形式的工作材料，這些材料的鑒別工作對于基層檔案工作人員來說具有一定難度，因此可借鑒國務院學位委員會、教育部授權(quán)單位出具的國內(nèi)外學歷學位認證材料，相關職能部門對個人的海外經(jīng)歷資料進行鑒定并開具證明工作經(jīng)歷的證明材料，從而解決人事檔案中國外履歷材料缺失的問題。

2.建立國外履歷材料收集歸檔機制。在國際化背景下，隨著人事檔案管理工作的不斷改革深化，人事檔案工作必須構(gòu)建適應國際化信息化發(fā)展需求的人事檔案收集歸檔機制。加強各部門的協(xié)調(diào)組織，實現(xiàn)人事檔案中國外履歷材料收集歸檔的規(guī)范化。明確國外履歷檔案材料的管理，利用統(tǒng)一規(guī)范的管理制度為各單位各主體確立明確的工作內(nèi)容和責任。形成個人與材料形成部門自覺移交、檔案管理部門主動收集的良好工作機制，為檔案審核和檔案的開發(fā)利用工作奠定基礎。

首先要建立國外履歷材料收集責任制，將包含材料內(nèi)容、移交期限等內(nèi)容的責任清單發(fā)至各材料形成部門，確保各部門熟知國外履歷檔案材料的收集范圍、收集內(nèi)容和相關要求，并督促各部門及時移交。例如，在高校，出國訪學材料的主要形成和管理部門是師資部門，學校師資管理部門要及時收集整理教師出國訪學的相關批文，包括留學基金委的批復文件和訪問高校的證明材料。同時要加強對出國訪學人員的考核，并將批文等證明材料以及考核材料及時移交給人事檔案部門歸檔，做到出國訪學材料收集移交的常態(tài)化。

針對材料形成部門對國外履歷材料容易忽視的情況，除了建立材料形成部門的收集責任，人事檔案管理部門也要根據(jù)材料形成的時間規(guī)律對材料形成部門采取發(fā)函、打電話或登門索要等多種形式積極催要。在強化責任的同時，還要注重與考核相結(jié)合，將檔案材料的收集移交納入各部門的考核指標體系中，可以有效調(diào)動工作人員的積極性，改善國外履歷檔案材料不受重視的現(xiàn)象，有利于形成各部門主動移交和材料及時歸檔的良好工作機制。

3.加強各部門與個人的檔案意識。部分單位不重視人事檔案工作，缺乏主動移交材料的自覺性，尤其是對國外履歷材料的忽視，檔案意識的缺失嚴重影響了人事檔案的收集歸檔工作。為了更全面地了解歸國人員在海外學習和工作的情況，人事檔案管理部門在檔案調(diào)入時，應及時做好檔案審核工作，對于海外學習和工作材料的缺失要及時催交，并認真做好檔案材料的收集、整理和歸檔工作。

歸國人員對個人檔案也未引起足夠重視，檔案材料及時歸檔意識相對薄弱。在出國學習和工作期間，人事檔案通常是寄存在人才服務中心，處于托管狀態(tài)。出國人員在回國后應及時將國外學歷材料、訪學材料和工作材料交至人事檔案保管機構(gòu)，避免因時間拖延導致材料遺失。

人事檔案管理工作并不是一項獨立性的工作，而是與組織部、人事部、教育培訓部門、出國人員審批部門等各部門緊密聯(lián)系的工作，檔案材料的收集需要各部門的配合。在人事檔案管理工作中，要積極開展宣傳教育活動，提高各部門和個人的檔案歸檔意識。只有大家都有強烈的檔案意識，才能共同做好國外履歷人事檔案材料的收集歸檔工作。

綜上所述，為解決人事檔案中國外履歷材料缺失的問題，需要從制定管理制度規(guī)范國外履歷材料的歸檔管理，建立國外履歷材料收集歸檔機制，加強各部門與個人的檔案意識等方面入手，科學規(guī)范國外履歷材料收集歸檔管理，實現(xiàn)人事檔案管理工作的優(yōu)化。

參考文獻

[1]啟德教育研究院.2017海歸就業(yè)力調(diào)查報告[DB/OL].[2017-10-14].https：//www.eic.org.cn/special/eic_career_report/.

[2]國家留學網(wǎng).2017年國家留學基金資助出國留學人員選派簡章[EB/OL].[2016-12-12].https：//www.csc.edu.cn/chuguo/s/709.

[3]中共中央辦公廳.干部人事檔案工作條例[EB/OL].[2018-11-28]. http：//www.gov.cn/zhengce/2018-11/28/content_5344196.htm.

[4]楊曉燕.人事檔案工作存在的問題和對策[J].榆林學院學報，2015（1）：9-11.

[5]啜春雷，井怡.科研院所留學回國人員人事檔案管理[J].蘭臺世界，2018（6）：62-64.