加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理工作的路徑分析

摘 要：高校教學(xué)檔案管理是高校管理的重要組成部分，為高校發(fā)展提供重要支持。目前高校教學(xué)檔案管理還存在不少問(wèn)題急需解決，可從提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力、完善檔案管理制度、明確檔案管理方式等方面加強(qiáng)。

關(guān)鍵詞：高校;教學(xué)檔案;檔案管理

高校教學(xué)檔案內(nèi)容繁多，既包含學(xué)生參與的與學(xué)習(xí)相關(guān)的各項(xiàng)活動(dòng)情況，又囊括教師教育教學(xué)活動(dòng)的過(guò)程記錄，是高校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)體現(xiàn)，也是高校重要的教學(xué)資源。對(duì)教學(xué)檔案的整理、歸檔是對(duì)高校當(dāng)下工作的總結(jié)，也給未來(lái)工作提供思路，因此教學(xué)檔案對(duì)高校工作有著舉足輕重的作用。因此，我們需要厘清思路，科學(xué)管理教學(xué)檔案，使其能更好地為高校工作服務(wù)。

1 高校教學(xué)檔案管理工作的不足之處

1.1 教學(xué)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力尚需提高

高校多存在人員不足的情況，行政崗位干事多從教學(xué)系部抽調(diào)，這就導(dǎo)致了從事教學(xué)檔案管理工作的人員非文秘等相關(guān)專業(yè)出身，對(duì)檔案的整理、歸檔和保存等業(yè)務(wù)不熟悉的現(xiàn)象出現(xiàn)。高校教學(xué)檔案種類繁多，幾乎涉及高校全部工作，業(yè)務(wù)不專的管理人員對(duì)待檔案工作隨意，對(duì)各種檔案的重要性、密級(jí)程度、保存方式等不甚了解，常常在向相關(guān)部門提供數(shù)據(jù)材料后就認(rèn)為工作結(jié)束，忽略了材料的歸檔工作。多數(shù)數(shù)據(jù)材料會(huì)重復(fù)使用，如不妥善存檔，對(duì)日后工作的開(kāi)展也會(huì)帶來(lái)不必要的困難。

1.2 教學(xué)檔案管理制度仍需完善

高校多重視日常教學(xué)活動(dòng)的開(kāi)展過(guò)程，忽略其中應(yīng)產(chǎn)生的用于存檔的文字材料。高校某些行政部門在開(kāi)展工作之初缺乏規(guī)劃，未考慮到在工作過(guò)程中對(duì)各教學(xué)系所提供的數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一性規(guī)范化處理，常常在系部提交各自的數(shù)據(jù)材料后才根據(jù)情況做統(tǒng)一要求，這就導(dǎo)致了工作時(shí)常出現(xiàn)不必要的返工現(xiàn)象。這也體現(xiàn)了高校對(duì)教學(xué)檔案管理工作的不重視，缺乏相應(yīng)制度的約束。制度的不完善，使得各項(xiàng)已開(kāi)展的工作出現(xiàn)文字材料數(shù)量少、格式不規(guī)范、內(nèi)容不詳實(shí)、保管不合理等情況[1]。

1.3 教學(xué)檔案管理方式還需明確

隨著信息化的發(fā)展，高校教學(xué)檔案工作多在計(jì)算機(jī)上完成，利用電子信息存檔為我們節(jié)省了空間資源，也增大了我們保存檔案資料的容量。信息化為檔案管理工作帶來(lái)方便的同時(shí)，也為檔案管理工作人員帶來(lái)挑戰(zhàn)。信息化加快了我們的工作速度，這就會(huì)給我們帶來(lái)更多的教學(xué)檔案資料，這些資料如何處理、以何種方式存檔也給我們帶來(lái)了難題。同時(shí)因?yàn)橐陨咸岬降慕虒W(xué)檔案管理人員業(yè)務(wù)不精的原因，部分人員無(wú)法厘清檔案材料日后的用途，因此忽略了紙質(zhì)化保存的傳統(tǒng)方式，認(rèn)為電腦存盤(pán)萬(wàn)無(wú)一失。教學(xué)檔案管理方式不明確尤其是對(duì)紙質(zhì)化保存的不重視導(dǎo)致檔案丟失、檔案版本過(guò)多等。

2 加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的路徑

2.1 提升教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

教學(xué)檔案的管理工作與高校教學(xué)活動(dòng)開(kāi)展息息相關(guān)，這也對(duì)高校教學(xué)檔案管理人員提出了要求。高校教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力決定了教學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量。高校在招聘教學(xué)檔案管理人員時(shí)，應(yīng)當(dāng)將檔案管理專業(yè)知識(shí)作為考核內(nèi)容之一，擇優(yōu)錄取。對(duì)于從事檔案管理工作的人員，高校應(yīng)加強(qiáng)指導(dǎo)，定期開(kāi)展培訓(xùn)工作，不僅組織其學(xué)習(xí)規(guī)章制度，也要給予到兄弟院校等外出學(xué)習(xí)交流的機(jī)會(huì)，亦或是邀請(qǐng)行業(yè)專家到校指導(dǎo)。此外，高校也應(yīng)對(duì)教學(xué)檔案管理人員進(jìn)行不定期的考核，促使檔案管理人員注重自身業(yè)務(wù)能力的提升。

2.2 完善高校教學(xué)檔案管理制度

制度的完善不僅是對(duì)檔案管理人員的約束，也是為了檔案管理工作更好的開(kāi)展，并促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化，為檔案管理工作指明方向。高校認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案管理工作的重要性，不能將教學(xué)檔案管理理解為只是檔案管理人員的工作，而應(yīng)加強(qiáng)引導(dǎo)，讓每一位教職員工充分意識(shí)到教學(xué)檔案與自身工作、個(gè)人發(fā)展密切相關(guān)，做好教學(xué)檔案相關(guān)工作。同時(shí)，高校不但要組織教學(xué)檔案管理人員學(xué)習(xí)國(guó)家相關(guān)教學(xué)檔案的法律法規(guī)并依據(jù)其開(kāi)展教學(xué)檔案管理工作，也要結(jié)合自身工作實(shí)際，將工作細(xì)化，建立適合本校特點(diǎn)的教學(xué)檔案管理制度，使工作更規(guī)范[2]。

2.3 豐富教學(xué)檔案管理工作的方式

信息化的出現(xiàn)不僅改變了我們的日常辦公也改變了我們檔案管理工作的方式，為我們的教學(xué)檔案保存提供了方便。我們的日常已經(jīng)離不開(kāi)電腦，教學(xué)檔案也多依賴于電腦存盤(pán)，但是由于電子文件保存方式不夠規(guī)范，同時(shí)教學(xué)檔案管理人員普遍認(rèn)為電腦存盤(pán)較紙質(zhì)化保存方式安全，忽視了電腦存盤(pán)實(shí)際上也存在風(fēng)險(xiǎn)，除了這種保存方式，還可以考慮利用網(wǎng)盤(pán)、QQ群等方式保存材料，不僅不用擔(dān)心電腦損壞檔案材料丟失的風(fēng)險(xiǎn)，還可以利用互聯(lián)網(wǎng)存盤(pán)實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地獲取資料。雖然信息化給我們檔案管理帶來(lái)了方便，但是我們也不能完全擯棄紙質(zhì)化存檔，要厘清信息化存檔和紙質(zhì)化存檔的區(qū)別，根據(jù)材料的性質(zhì)選擇適合的存檔方式。同時(shí)，高校應(yīng)加大資金投入，引進(jìn)教學(xué)管理軟件，方便教學(xué)檔案管理的同時(shí)，還可為師生利用教學(xué)檔案材料提供途徑。

高校教學(xué)檔案涉及的內(nèi)容繁多，高校領(lǐng)導(dǎo)、全體教職工應(yīng)當(dāng)引起重視，配合教學(xué)檔案管理人員做好工作，不僅利于自身發(fā)展，也促進(jìn)學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]魏曉琳.加強(qiáng)高職院校教學(xué)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[j].辦公室業(yè)務(wù)，2019，06：109-113.

[2]王爽.高校教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[j].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019，02：25-26.

作者簡(jiǎn)介

李西妮（1987-），女，壯族，廣西馬山，高校講師，碩士研究生，廣西現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院機(jī)電工程系教務(wù)秘書(shū)，研究方向：大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)及就業(yè)指導(dǎo)。