微探高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及對(duì)策

印洪斌

【摘?要】在高校管理發(fā)展的需要當(dāng)中對(duì)高校檔案實(shí)施信息化的管理方式是一項(xiàng)重要的內(nèi)容，高校檔案管理信息化的功能和作用是多樣化的，然而在如何更有效地建設(shè)人才隊(duì)伍、如何提升自己的思想觀念認(rèn)識(shí)、以及如何合理的投入資金等方面依然存在一系列的問(wèn)題，如果不及時(shí)解決這些問(wèn)題將無(wú)法推動(dòng)高效檔案管理信息化的建設(shè)，從而阻礙高校向更高水平發(fā)展的步伐。

【關(guān)鍵詞】高校檔案管理;信息化建設(shè);存在問(wèn)題;解決策略

檔案管理作為高校改革發(fā)展中一個(gè)重要改革方面，其重要性和地位不言而喻，如今是信息化快速發(fā)展的時(shí)代，高校如果不緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流而不加以創(chuàng)新和改革，將無(wú)法獲得良好的發(fā)展前景。整體上來(lái)看高校的檔案管理信息化建設(shè)依然存在一些棘手的問(wèn)題需要解決。所以如何為檔案管理信息化建設(shè)提出相應(yīng)的解決策略是當(dāng)下要解決的一個(gè)重要問(wèn)題，也是本篇文章我所討論的重點(diǎn)內(nèi)容，希望能夠?yàn)槲覈?guó)教育行業(yè)貢獻(xiàn)一份自己的微博之力。

1 高校檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.1 高校的管理人員沒有足夠重視

普通員工以及高校的領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)為高校檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)可有可無(wú)的工作，并不會(huì)對(duì)高效的整體工作產(chǎn)生較為嚴(yán)重的影響，所以他們并沒有對(duì)檔案管理信息化建設(shè)投入太多的時(shí)間和精力，認(rèn)為這項(xiàng)工作不是自己的本職工作，與自己沒有直接的關(guān)系，由此也可以體現(xiàn)出高校的領(lǐng)導(dǎo)沒有對(duì)檔案管理信息化建設(shè)形成正確的認(rèn)識(shí)，也沒有意識(shí)到完成檔案信息化管理建設(shè)所產(chǎn)生的重要影響。而且受傳統(tǒng)的檔案管理理念的影響，高校的大部分工作人員的管理理念較為傳統(tǒng)和落后，沒有對(duì)信息化的檔案管理建設(shè)工作有一個(gè)充分且全面的認(rèn)知，從而阻礙了高效從傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒臋n案管理模式。

1.2 高校沒有給予充分的資金支持

由于缺乏大量資金的投入，高校依然使用之前的硬件設(shè)施，而沒有構(gòu)建一整套先進(jìn)且就能良好的基礎(chǔ)設(shè)施。高校沒有意識(shí)到建設(shè)檔案管理信息化的重要意義，自然而然不會(huì)為其投入大量的資金，也不會(huì)雇傭太多的員工來(lái)從事該項(xiàng)內(nèi)容的工作，自然而然高校檔案管理信息化建設(shè)的設(shè)備比較落后和陳舊，信息資源也極其匱乏，試問(wèn)又如何能夠保障高校檔案管理信息的基礎(chǔ)設(shè)施的工作效率得以提升呢？如果出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)的情況，那是由于高校在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的時(shí)候存在一定的漏洞，相關(guān)工作人員也沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)這些問(wèn)題而造成的，這樣也無(wú)法確保資源能夠集中起來(lái)。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)的具體的解決對(duì)策

2.1 提升高校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的認(rèn)知水平

只有引導(dǎo)高校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員意識(shí)到進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的重要性，能夠確保建設(shè)工作等順利進(jìn)行。首先國(guó)家可以邀請(qǐng)高校的領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員積極參加關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)等培訓(xùn)活動(dòng)，讓他們能夠?qū)υ擁?xiàng)工作有一個(gè)清楚和全面的認(rèn)識(shí)。還要通過(guò)學(xué)校的廣播每天定時(shí)播放進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)等流程以及建設(shè)的重要意義，而引起高校領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)該項(xiàng)工作的重視。其次還要為高校的檔案管理人員灌輸一些先進(jìn)的管理手段和觀念，促使他們?cè)诠ぷ鞯倪^(guò)程中積極學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的管理技巧，創(chuàng)新多樣化的檔案管理模式，從而使檔案管理符合當(dāng)代的管理要求。

2.2 為檔案管理信息化建設(shè)投入大量的資金支持

任何活動(dòng)和工作的開展都需要以足夠多的資金為前提和基礎(chǔ)，否則將無(wú)法繼續(xù)進(jìn)行下去，關(guān)鍵的就是要引入先進(jìn)的管理設(shè)備，要做到以下幾點(diǎn)內(nèi)容：首先就是要意識(shí)到建設(shè)一支管理水平高超且責(zé)任意識(shí)較強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，以真正提升檔案管理的水平和質(zhì)量。其次就是高效一投入大量的資金來(lái)為檔案管理引入較為先進(jìn)且性能良好的設(shè)備，比如加強(qiáng)對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)的建設(shè)工作，努力采取措施提升管理軟件以及定期檢查和更換電腦系統(tǒng)。最后就是要注重開發(fā)和建設(shè)學(xué)校的其他一系列檔案，從而學(xué)校建設(shè)豐富且有層次的信息檔案資源庫(kù)。

2.3 做好檔案信息的保存工作

目前我們所采用的一系列檔案管理方法都是為了確保檔案信息可以被嚴(yán)格保護(hù)起來(lái)，以建設(shè)具備標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化檔案管理系統(tǒng)。所以高校的檔案管理人員要在檔案管理的過(guò)程中靈活地應(yīng)用信息技術(shù)以防止檔案信息出現(xiàn)外泄的情況。其次就是要求高校嚴(yán)格按照管理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)有效管理檔案，盡可能的建立科學(xué)和系統(tǒng)的檔案管理模式，可以主動(dòng)地與其他高校積極合作以力共享機(jī)制，從而提升檔案信息管理的水平和效率，呈現(xiàn)出良好的管理效果。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息化的時(shí)代背景下高校的檔案管理也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)在信息化的管理特征，這是時(shí)代發(fā)展的趨向，也是高效實(shí)現(xiàn)有序且高效管理的一個(gè)有效方式，所以要從多個(gè)方面和多個(gè)角度分析以使高校的檔案管理建設(shè)更加信息化和標(biāo)準(zhǔn)化的，從而提升檔案管理的效率和水平。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的措施來(lái)提升工作人員對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，該項(xiàng)工作需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間和大量的工作人員，高校應(yīng)該給予足夠的人力財(cái)力和物力方面的支持。

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（作者單位：湖北省武漢市武漢生物工程學(xué)院檔案館）