現(xiàn)代人事檔案管理對(duì)策研究

張靜

摘 要：不管是對(duì)企業(yè)還是事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，人事檔案都是其進(jìn)行人才選拔的主要依據(jù)和渠道。但是由于一直沿用傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，隨著時(shí)代的進(jìn)步其弊端不斷顯現(xiàn)，一些新的問題也逐步暴露，這就使得我們必須針對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理中存在的主要問題進(jìn)行深入分析與探討，提出進(jìn)一步完善現(xiàn)代人事檔案管理的具體舉措。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代人事;檔案管理;問題;對(duì)策;流動(dòng)人員

企事業(yè)單位人事檔案是組織、人事部門在人事管理活動(dòng)中形成的，基于其個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，并以個(gè)體為單位集中收集、保存以備查考的人事資料。人事檔案在個(gè)人職務(wù)晉升、工資發(fā)放、教育培訓(xùn)等工作中發(fā)揮著重要憑證、依據(jù)、參考作用，具有法律效用。因此，做好現(xiàn)代人事檔案管理工作具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

1 現(xiàn)代人事檔案管理實(shí)際中存在的問題

1.1 對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理缺乏科學(xué)、正確的認(rèn)識(shí)

與其他業(yè)務(wù)管理工作相比，人事檔案的管理很容易被用人單位忽視，甚至有些管理層認(rèn)為人事檔案的管理工作只是一種純文書、沒有任何技術(shù)含量的工作，只要做好檔案的保存、保管，確保檔案不丟失、不泄露，能處理好人事檔案的查檔和外調(diào)等工作就可以。這種對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)是錯(cuò)誤的、不科學(xué)的。人事檔案關(guān)系到個(gè)人和用人單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，其管理工作具有重要的作用和意義，必須引起足夠的重視，人事檔案管理工作必須由專業(yè)的人、遵循科學(xué)化、規(guī)范化的制度有序開展。

1.2 現(xiàn)代人事檔案管理尚不規(guī)范，尚未建立科學(xué)、完善的制度

當(dāng)前我國(guó)對(duì)人事檔案的管理一直沿用傳統(tǒng)模式，過于呆板，且對(duì)于檔案管理人員的職責(zé)要求、崗位培訓(xùn)等沒有明確的規(guī)定，對(duì)于人事檔案管理的具體流程沒有形成制度化。這就導(dǎo)致檔案管理人員不能明確自己的工作職責(zé)和具體工作內(nèi)容，未能清楚的了解人事檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)流程，缺乏收集與整理檔案信息的專業(yè)意識(shí)，在具體的管理過程中也未能遵循科學(xué)化、規(guī)范化的流程，嚴(yán)重制約了人事檔案管理的質(zhì)量和水平。

1.3 現(xiàn)代人事檔案管理缺乏專業(yè)的人員隊(duì)伍

從我國(guó)當(dāng)前的實(shí)際情況來(lái)看，很多用人單位并沒有按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案管理人員的配置，有些用人單位只有一名檔案管理人員卻管理著幾千人的人事檔案，甚至有些單位采用臨時(shí)工進(jìn)行人事檔案的管理，這些臨時(shí)工不僅不具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，在上崗之前也沒有對(duì)其進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，只具備檔案整理與保存的能力，嚴(yán)重缺乏對(duì)檔案信息進(jìn)行去偽存真的專業(yè)知識(shí)和技能，從而導(dǎo)致其缺乏足夠的責(zé)任感，對(duì)自己的工作職責(zé)缺乏清晰的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理工作敷衍了事。有些檔案管理人員甚至身兼數(shù)職，導(dǎo)致其投入檔案管理的精力十分有限，不僅未能及時(shí)歸檔檔案材料，更談不上檔案案卷歸檔的齊全、完整，檔案信息的真假鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄完整和裝訂整齊等要求，在很大程度上影響了人事檔案管理的水平。

2 完善現(xiàn)代人事檔案管理的舉措

2.1 提高對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理的科學(xué)認(rèn)識(shí)

人事檔案承載著人才的主要信息，是用人單位選拔人才的重要參考依據(jù)，對(duì)個(gè)人和單位都具有重要的意義和作用，但大多數(shù)人搜缺乏對(duì)人事檔案管理的正確與科學(xué)認(rèn)識(shí)。應(yīng)當(dāng)提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理的認(rèn)識(shí)和重視程度，進(jìn)一步加大對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理工作的人力和物力投入，不斷完善相應(yīng)的軟件與硬件設(shè)施，加大現(xiàn)代人事檔案管理工作的宣傳，動(dòng)員全體工作人員共同參與到人事檔案管理中來(lái)，配合管理人員做好人事檔案管理的工作，提高現(xiàn)代人事檔案管理的質(zhì)量和效率。應(yīng)當(dāng)將檔案信息與個(gè)人的發(fā)展相聯(lián)系。造成非公單位不重視人事檔案管理的原因主要在于我國(guó)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，加上許多企業(yè)并不對(duì)員工的人事檔案進(jìn)行保管;國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和國(guó)企也等都十分重視人檔案的管理是因?yàn)閭€(gè)人的檔案信息是其進(jìn)行人才選聘的一個(gè)重要依據(jù)。要想讓用人單位、個(gè)人和檔案管理人員對(duì)人事檔案管理有足夠的重視，必須將個(gè)人的檔案信息與其發(fā)展相掛鉤，不管是聘用還是調(diào)任，都必須對(duì)個(gè)人的人事檔案進(jìn)行審核，切實(shí)做好“先審后用，凡用必審”。唯有如此，人事檔案管理的三方才能因?yàn)樯婕白陨淼那袑?shí)利益而引起對(duì)人事檔案管理工作的足夠重視。

2.2 建設(shè)專業(yè)化的現(xiàn)代人事檔案管理隊(duì)伍

人事檔案管理人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的水平直接決定了現(xiàn)代人事檔案管理的水平，建設(shè)高素質(zhì)、高水平的專業(yè)人事檔案管理隊(duì)伍是做好現(xiàn)代人事檔案管理工作的重要保證。首先，把好入門關(guān)，在聘用人事檔案管理人員時(shí)必須嚴(yán)格按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，設(shè)置人事檔案管理人員的崗位要求和數(shù)量等。其次，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，包括崗前培訓(xùn)和定期的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)等，不斷提高管理人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力，使其在做好人事檔案管理的同時(shí)還能不斷進(jìn)行改革和創(chuàng)新，推動(dòng)現(xiàn)代人事檔案管理順利、有效地開展。此外，人事檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新觀念，及時(shí)學(xué)習(xí)并掌握最新的科技知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，推動(dòng)人事檔案管理工作向著科學(xué)化、信息化和實(shí)用化的方向發(fā)展，不斷提高現(xiàn)代人事檔案管理的效率。

2.3 建立完善的現(xiàn)代人事檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

現(xiàn)代人事檔案管理要想不斷提高其管理水平，最大限度地節(jié)約人財(cái)物力就必須建立科學(xué)、完善的管理制度，實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的人事檔案管理?，F(xiàn)代人事檔案管理制度在結(jié)合現(xiàn)代用人制度、代理制度以及轉(zhuǎn)崗分流制度的基礎(chǔ)上加以整合和創(chuàng)新，形成自己的統(tǒng)一的、集中的管理制度，并根據(jù)實(shí)際工作的開展不斷加以完善，提高現(xiàn)代人事檔案管理的水平和效用，為社會(huì)查詢、調(diào)閱以及利用人事檔案提供便利，在節(jié)約人事檔案管理成本的同時(shí)，推動(dòng)社會(huì)人事檔案信息的集中化，提高人事檔案信息的利用效率。加快現(xiàn)代人事檔案管理信息化的建設(shè)步伐人事檔案涉及企業(yè)全體員工的人才信息，具有量大、多變和復(fù)雜等特點(diǎn)，單純依靠人工處理不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且難以提高人事檔案信息的利用效率。要想更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的管理，應(yīng)當(dāng)建立并不斷完善人事檔案管理系統(tǒng)，利用先進(jìn)的設(shè)備和科學(xué)技術(shù)，將個(gè)人檔案信息輸入系統(tǒng)，提高其連續(xù)性，借助掃描儀、相機(jī)等設(shè)備將有關(guān)信息以圖片或視頻的形式存儲(chǔ)，使得檔案信息的查閱更加直觀化和形象化，提高其利用率，逐步實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化管理，進(jìn)一步延長(zhǎng)人事檔案的使用壽命。此外，為進(jìn)一步創(chuàng)新現(xiàn)代人事檔案的管理，管理人員應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用，在遵循保密原則的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)非保密數(shù)據(jù)信息的資源共享，為社會(huì)各界提供更便捷和優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理信息，在有限的資源基礎(chǔ)上進(jìn)一步提高現(xiàn)代人事檔案管理工作的效率，并推動(dòng)其進(jìn)一步的創(chuàng)新和發(fā)展。

3 結(jié)語(yǔ)

人事檔案作為企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，要跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步，與時(shí)俱進(jìn)。我們要對(duì)人事檔案的價(jià)值有一個(gè)全新的理解和認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案意識(shí)，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要，建立完善的檔案管理制度，規(guī)范科學(xué)的對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，同時(shí)不斷創(chuàng)新人事檔案的管理模式，提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，才能使人事檔案更有效率的被利用起來(lái)，才能推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展，為我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。本文提出了人事檔案管理中發(fā)現(xiàn)的問題，并給出了問題的解決方案，為企業(yè)人力資源管理中的檔案管理提供一些參考和依據(jù)。

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