周磊

摘 要：在技校各項管理工作中，檔案管理是重要的組成部分。作為一項基礎(chǔ)性工作，檔案管理和學(xué)校整體水平息息相關(guān)。新的歷史時期，技校檔案管理工作者必須要充分發(fā)揮主觀能動性，增強服務(wù)意識，大膽創(chuàng)新，才能真正體現(xiàn)檔案的價值，提升檔案管理的質(zhì)量。本文首先分析了現(xiàn)階段技校檔案管理工作的現(xiàn)狀，分析了存在問題的原因;最后針對問題，提出了如何發(fā)揮檔案工作者主觀能動性的相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：檔案工作者;技校;現(xiàn)狀;策略

一套完整的技校檔案是學(xué)校的一項重要文化財富，見證了學(xué)校的辦學(xué)發(fā)展歷史。因此，檔案管理工作的重點，就是管理、利用、搜集檔案資料?，F(xiàn)階段，技校檔案管理工作正逐漸由封閉型轉(zhuǎn)化為開放型，為促進職業(yè)教育的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。只有充分發(fā)揮技校檔案管理工作者的主觀能動性，才能不斷開創(chuàng)技校檔案管理的新局面，使技校檔案管理工作邁向新的高度。

1 技校綜合檔案管理的現(xiàn)狀

從調(diào)查顯示，現(xiàn)階段，僅有少數(shù)技校建立了較為規(guī)范的綜合檔案室，科學(xué)管理學(xué)校的各類檔案。而絕大部分技校只是由科室管理本部門的檔案，沒有進行分類集中管理。例如，由教學(xué)部門管理歷年的教學(xué)資料，由學(xué)籍管理部門管理畢業(yè)生的檔案等等。每個部門都需要較多的檔案柜和專、兼職管理人員。而缺乏專業(yè)的管理人員，以及混亂的歷史資料管理和分散式管理，會經(jīng)常丟失一些重要的檔案資料，并且很難查找歷史資料，由此降低了檔案整體管理質(zhì)量。

2 技校檔案管理混亂的原因

首先，技校管理者對檔案管理工作缺乏足夠的認識，認為檔案工作無非是一些雜事，如整理資料，收文發(fā)文，抄抄寫寫。其次，一些技校沒有設(shè)立專業(yè)的檔案管理人員，或者是檔案管理人員身兼數(shù)職，缺乏較強的專業(yè)性。由于業(yè)務(wù)不精，造成管理不到位，很多工作都是流于形式。最后，“六防”設(shè)備不配套。檔案管理具有較差的環(huán)境，學(xué)校各類檔案沒有實行集中管理。

3 發(fā)揮檔案管理者主觀能動性的策略

3.1 增強檔案工作的服務(wù)意識，提升檔案管理工作水平

做好技校檔案工作的前提條件，就是增強全校各科室各部門的檔案意識，優(yōu)化檔案管理工作。首先，要加大宣傳力度，使學(xué)校上上下下都能認識到在行政工作中檔案管理的重要作用;從領(lǐng)導(dǎo)群體到分管人員，都要高度重視，增強服務(wù)意識，積極主動開展檔案管理工作，為順利開展檔案的日常管理工作及升級達標(biāo)提供保障。其次，通過多種形式，如培訓(xùn)、業(yè)務(wù)輔導(dǎo)、學(xué)習(xí)文件等，加強檔案管理者基礎(chǔ)知識的學(xué)習(xí)。特別是對于兼職檔案員，通過加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，使他們熟悉檔案管理工作的流程，以顯著提升自身的檔案管理工作水平。最后，將檔案管理與行政職能部門工作的關(guān)系理清，意識到二者之間的統(tǒng)一關(guān)系，彼此相互促進、相互服務(wù)。

3.2 科學(xué)建檔，形成規(guī)范化管理模式

技校檔案管理是一門綜合性學(xué)科，融合了政策和技術(shù)于一體。為了實現(xiàn)規(guī)范化和系統(tǒng)化等管理，首先，要對各種檔案管理制度和登記簿就進行建立和健全，以真正落實檔案管理工作。為了避免在整理、搜集和利用檔案時出現(xiàn)差錯，需要建立檔案借閱登記簿、收發(fā)文登記簿、三密文件登記等。其次，實行分類歸檔，依據(jù)相關(guān)規(guī)定和要求，在平時立卷和操作程序上實現(xiàn)規(guī)范管理。設(shè)立案卷分類一覽表，以便于查找。最后，構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)化管理體系，由專人管理，向以校長辦公室為主體，有關(guān)職能部門配合模式轉(zhuǎn)化。在管理內(nèi)容上，從文書檔單管理向全面綜合檔案管理轉(zhuǎn)變。依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理全校檔案。在硬件設(shè)置上，與學(xué)校的實際情況相結(jié)合，完善各項檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。通過專室專人管理，形成學(xué)校綜合檔案室管理模式。

3.3 提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，發(fā)揮檔案的價值

在服務(wù)方式上，檔案工作主要存在著兩種并存的形式，既客觀存在與被動服務(wù)。被動服務(wù)是為利用者被動提供服務(wù)，這種滯后的服務(wù)模式，影響了學(xué)校的整體發(fā)展，所以亟待進一步深化這種服務(wù)模式。作為檔案工作者，應(yīng)在提高檔案服務(wù)水平上下功夫，增強檔案的查全率和查準(zhǔn)率，便于檔案的利用。而主動服務(wù)，則是指檔案工作者要努力創(chuàng)造各種條件，為領(lǐng)導(dǎo)決策和社會各個方面主動提供多種服務(wù)。目前，主動服務(wù)是我們所大力倡導(dǎo)的。作為檔案工作者，應(yīng)強化主動服務(wù)理念和效益觀念，充分發(fā)揮主觀能動性，主動為學(xué)校的發(fā)展提供服務(wù)，滿足社會服務(wù)需求。同時，對各種物質(zhì)條件開發(fā)和利用，提高管理水平，努力提供多種服務(wù)，促進學(xué)校教學(xué)與管理等各個方面的發(fā)展，充分發(fā)揮檔案服務(wù)的社會價值。

3.4 完善檔案的服務(wù)功能，提供工作效率

學(xué)校檔案是學(xué)校信息的主要載體，涵蓋了后勤管理、學(xué)生管理、 教學(xué)管理等各個環(huán)節(jié)。對學(xué)校檔案的妥善保管，是為了更好了的利用。作為檔案工作者，應(yīng)加強學(xué)校檔案多種信息的匯總工作，對學(xué)校檔案所蘊含的豐富的信息資源充分挖掘和利用。通過充分占有信息資料，積累各項成果，保障檔案的工作質(zhì)量和效率。學(xué)校檔案的主要特點，就是具有服務(wù)功能，主要是面向全體師生和教育教學(xué)中心，是學(xué)校各項日常工作中形成的第一手資料，見證了學(xué)校各項工作的開展。實踐證明，技校檔案對于維護學(xué)校權(quán)益、開展教學(xué)研究研究，提高教學(xué)管理，可謂是功不可沒。所以，作為檔案工作者，需要充分發(fā)揮主觀能動性，進一步完善檔案的各項功能，通過對學(xué)校檔案科學(xué)合理的利用，提高工作效率，減少不必要的重復(fù)，在提高檔案服務(wù)質(zhì)量的同時，進一步推動教育改革的發(fā)展。

4 結(jié)論

技校檔案管理是就連接人生與社會的紐帶，搭建了歷史與未來的橋梁。隨著不斷深化的教育改革，對技校檔案管理工作提出了更高的要求。作為檔案工作者，應(yīng)與時俱進，不斷創(chuàng)新檔案管理方法和手段，使檔案管理工作得到切實加強。同時，賦予檔案管理工作以新的內(nèi)容和形式，更好的服務(wù)于學(xué)生本人、就業(yè)單位和學(xué)校整體工作，滿足形勢下對檔案管理工作的需求，以真正發(fā)揮檔案管理的價值。

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