淺談農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理與創(chuàng)新

【摘要】農(nóng)業(yè)科研檔案在農(nóng)業(yè)發(fā)展領(lǐng)域發(fā)揮著重要作用，實(shí)施信息化管理手段有助于提高檔案管理水平，并且符合新時代特征。本文簡要分析了農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理的作用及現(xiàn)狀，并分別從提高檔案資源利用率、增強(qiáng)檔案管理安全性、改善檔案管理信息化水平、完善檔案信息化管理制度等方面，論述了農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理與創(chuàng)新路徑，以期為用戶提供滿意的信息化檔案服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】農(nóng)業(yè)科研檔案；信息化管理；創(chuàng)新路徑

【中圖分類號】G270.7 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

前言

農(nóng)業(yè)科研檔案主要用于記錄農(nóng)業(yè)科研工作者或科研團(tuán)隊所開展的科研活動內(nèi)容，它是所有農(nóng)業(yè)科研人員共同努力得來的重要經(jīng)驗(yàn)與勞動成果，故而具有較為突出的實(shí)踐意義。另外，它還能從一定程度上反映出當(dāng)時農(nóng)業(yè)科研水平，對后續(xù)農(nóng)業(yè)科研工作也具有重大指導(dǎo)作用。因此，農(nóng)業(yè)科研檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分借助信息技術(shù)提高檔案管理質(zhì)量，確保農(nóng)業(yè)科研檔案能發(fā)揮出真正的作用。

一、農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理的作用及現(xiàn)狀

（一）作用

農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理具有較強(qiáng)的實(shí)踐作用，既能有效提高工作效率，又能降低檔案管理投入成本及精力，促使檔案管理工作早日實(shí)現(xiàn)自動化管理。另外，農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理還可幫助檔案管理人員改進(jìn)工作模式，將以往雙軌制管理手段轉(zhuǎn)化為信息化管理手段，從而提高電子檔案資源管理的有效性。同時，農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理還可為農(nóng)業(yè)科研部門決策環(huán)節(jié)提供重要的參考依據(jù)，以便為公共提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。所以，創(chuàng)新農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理模式具有重大作用，可為科研工作提供新的發(fā)展動力。

（二）現(xiàn)狀

1.檔案資源利用不充分

農(nóng)業(yè)科研檔案作為農(nóng)業(yè)科研工作所依托的重要資料，需要相關(guān)人員提高利用率，確保檔案資源能為科研工作者提供重大助力。然而，現(xiàn)今農(nóng)業(yè)科研檔案資源在利用期間需要工作人員從眾多資源中進(jìn)行查找，甚至部分資源尚未共享，造成科研工作受到限制，通過實(shí)現(xiàn)檔案資源共享可強(qiáng)化檔案資源使用效果，以便滿足不同階層人員的實(shí)際需求。

2.檔案安全管理意識薄弱

信息技術(shù)雖然能為農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理工作帶來重要助力，但其安全性仍待加強(qiáng)，尤其在科技日益月異的時代背景下，在實(shí)現(xiàn)檔案便捷傳輸?shù)倪^程中若不能高度重視其安全性，將很容易造成檔案信息泄露，甚至?xí)r(nóng)業(yè)機(jī)構(gòu)帶來在較為嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。因此，需要進(jìn)一步加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理安全。

3.檔案人員素質(zhì)有待提高

當(dāng)前，在農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理工作中，管理人員的綜合素質(zhì)及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平尚且無法滿足管理工作的實(shí)際要求。一方面，科研人員并沒有深刻認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，只是將其看成是個人研究成果，并且不及時遞交科研資料，造成檔案管理流于形式；另一方面，管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，導(dǎo)致工作水平與預(yù)期效果不一致，影響工作效率。

4.檔案歸檔制度不完善

農(nóng)業(yè)科研檔案需要借助制度規(guī)范管理內(nèi)容，然而現(xiàn)今各個農(nóng)業(yè)科研方案如科技檔案、文書檔案等仍舊保管在歸口部門且未能實(shí)現(xiàn)集中管理，這樣極易造成檔案積攢量過大，不利于后期查閱。所以，需利用完善的制度約束農(nóng)業(yè)科研檔案的歸檔環(huán)節(jié)，使其實(shí)現(xiàn)有效歸檔、完整管理[1]。

二、農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理與創(chuàng)新路徑

（一）提高檔案資源利用率

1.注重開發(fā)

在農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理與創(chuàng)新的過程中需要注重資源開發(fā)效果，并適當(dāng)提高重視度，確保信息化管理模式能為檔案管理工作提供重要保障。首先，農(nóng)業(yè)科研檔案機(jī)構(gòu)需將檔案信息化管理內(nèi)容納入日常工作進(jìn)程中，并引導(dǎo)工作人員深刻認(rèn)識到檔案信息化管理工作的重要性，使其切實(shí)做好檔案資源整理工作，為后續(xù)資源利用奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)；其次，需在檔案管理部門中設(shè)置責(zé)任制，在集中管理的環(huán)境下明確各個部分應(yīng)負(fù)的主要職責(zé)；最后，管理部門的工作人員還需充分挖掘農(nóng)業(yè)科研檔案資源的內(nèi)在價值，以此為農(nóng)業(yè)科研工作提供實(shí)用性較強(qiáng)的信息，提高相關(guān)部門的經(jīng)濟(jì)效益及社會效益，必要時可建立信息檢索系統(tǒng)，以便科研人員在后續(xù)工作中能利用系統(tǒng)快速找到有用內(nèi)容[2]。

2.創(chuàng)新模式

傳統(tǒng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理模式是將文件與檔案分開進(jìn)行管理，這種方法雖然具有一定的可行性，但就目前時代發(fā)展趨勢來看，其也存在相應(yīng)的局限性且極易造成人力及物力的損耗，尤其在電子文件量日益增多的情況下，只有不斷創(chuàng)新管理模式，才能確保檔案資源得到合理的利用、科學(xué)的管理。此外，我國農(nóng)業(yè)科研檔案已有部分資料進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)管理階段，這就需要相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)建立全新的資源共享平臺，以此提高檔案管理的完整性，滿足不同群體的需求。同時，為了實(shí)現(xiàn)有效咨詢，還可以從信息整理方面進(jìn)行創(chuàng)新，設(shè)置專門的電子管理平臺及信息化檔案管理系統(tǒng)，在與第三方機(jī)構(gòu)相互合作的前提下研發(fā)適應(yīng)性更強(qiáng)的管理平臺，以便為農(nóng)業(yè)領(lǐng)域的工作人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（二）增強(qiáng)檔案管理安全性

農(nóng)業(yè)科研檔案信息化安全管理是當(dāng)前信息化發(fā)展方向最重要的內(nèi)容，所以，在建立電子檔案時應(yīng)當(dāng)配備相應(yīng)的安全管理制度及安全管理人員，以便為信息化管理工作的安全性提供重要保障，使其在實(shí)際管理工作中具備較強(qiáng)的保密性。具體方法是：（1）應(yīng)用信息傳輸保密技術(shù)，并對重要資料進(jìn)行備份，防止信息泄露時影響正常的科研工作；（2）轉(zhuǎn)變管理理念，以往更加注重檔案資源的保管效果，而今應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)安全意識，尤其在信息化管理模式下，信息技術(shù)既為人們帶來了便捷，又存在一定的風(fēng)險性，為了保證科研事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，需做好檔案資源安全管理工作，依據(jù)實(shí)際情況制定安保制度；（3）安排專門的檔案信息化管理人員，并制定責(zé)任合作制，在有效的配合下保證檔案資源得到合理的配置。

比如可設(shè)置專職檔案管理人員，由他們主要負(fù)責(zé)檔案管理流程的布置及檔案安全風(fēng)險識別等工作，并在檔案流動期間嚴(yán)格把控資料接收與審核環(huán)節(jié)，同時還需指導(dǎo)各個科室認(rèn)真填寫移交清單，以便農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作趨于信息化方向發(fā)展；又或者設(shè)置信息技術(shù)管理人員，可對信息化管理工作中涉及到的信息系統(tǒng)及管理設(shè)施進(jìn)行適當(dāng)?shù)木S護(hù)，以免系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞引發(fā)事故，并在數(shù)據(jù)丟失時完成數(shù)據(jù)恢復(fù)工作，制定安全檢查制度，使檔案數(shù)據(jù)在信息化管理期間能實(shí)現(xiàn)安全管理。

（三）改善檔案管理信息化水平

1.基礎(chǔ)設(shè)施

在農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作進(jìn)行改革時需科學(xué)引入信息化管理設(shè)備，進(jìn)而提高信息化管理水平。首先，根據(jù)國家行業(yè)規(guī)定，在選購信息設(shè)備時，應(yīng)當(dāng)注重其兼容性，防止系統(tǒng)無法發(fā)揮出真正的性能，影響農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理效率。比如可引進(jìn)數(shù)據(jù)掃描儀、智能識別設(shè)備等先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，從而確保農(nóng)業(yè)科研工作中的文字影像資料能準(zhǔn)確高效的轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案數(shù)據(jù)；其次，需結(jié)合農(nóng)業(yè)科研檔案的實(shí)際內(nèi)容選擇與之匹配的數(shù)據(jù)分析軟件并隨時進(jìn)行更新，降低數(shù)據(jù)管理成本；最后，引入信息檢索設(shè)備及信息處理設(shè)備，并根據(jù)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)促使新應(yīng)用的設(shè)施能夠滿足信息化管理需求。比如云存儲平臺所采用的虛擬服務(wù)器可讓檔案管理人員利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)線上管理，從而加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)水平。

2.人員素質(zhì)

要想保證農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理獲得較大的成效，就離不開人才的支持。所以，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是決定信息化管理水平的重要因素。具體方法如下：（1）加大培訓(xùn)力度，對于農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理人員而言，需采取再教育手段引導(dǎo)他們積極參與到新知識的學(xué)習(xí)活動中，并且拓寬學(xué)習(xí)渠道，利用網(wǎng)絡(luò)課程、學(xué)術(shù)交流、講座論壇等方式提高管理人員的專業(yè)能力，既要促使他們掌握實(shí)踐操作能力，又要全面了解相關(guān)法律法規(guī)內(nèi)容，以便改革能夠順利進(jìn)行；（2）在農(nóng)業(yè)科研檔案管理部門內(nèi)部需實(shí)施競爭機(jī)制，采用職稱評選、職務(wù)晉升等方法激發(fā)工作人員的工作熱情，為信息化管理工作提供活力；（3）管理者除了需要充當(dāng)一個檔案資料保管員之外，還應(yīng)成為數(shù)據(jù)信息傳遞者，將相關(guān)信息準(zhǔn)確無誤地傳遞給科研人員，讓其在有效的檔案資料幫助下研究出更實(shí)用的科研成果[3]。

（四）完善檔案信息化管理制度

在農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理過程與創(chuàng)新的過程中需進(jìn)一步完善信息化管理制度，以便規(guī)范相關(guān)流程。具體方法如下：其一，建立綜合檔案室，并在多個部門協(xié)調(diào)配合的基礎(chǔ)上建立統(tǒng)一的文件格式用于采集農(nóng)業(yè)科研信息，并將其分成各個類別，以此提高工作效率；其二，需依據(jù)檔案信息內(nèi)容將其編成多個目錄，并設(shè)定相應(yīng)的搜索渠道，為后續(xù)人員查閱提供便利；其三，在每個管理環(huán)節(jié)都應(yīng)設(shè)置專門的管理制度，消除以往不規(guī)范行為帶來的影響，提高各個部門檔案檢索質(zhì)量。

三、結(jié)論

綜上所述，農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理與創(chuàng)新工作作為長期性工程，需要各個部門的協(xié)調(diào)合作，并結(jié)合當(dāng)前管理現(xiàn)狀采取相應(yīng)的措施提高信息化管理質(zhì)量，這樣才能確保我國農(nóng)業(yè)科研檔案趨于信息化管理方向發(fā)展，滿足時代發(fā)展需求，使其在農(nóng)業(yè)科研工作中體現(xiàn)出重大實(shí)用價值。另外，相關(guān)人員還需提高自身綜合素質(zhì)，進(jìn)一步豐富檔案管理內(nèi)容，以此記錄下更多寶貴的科研信息。

參考文獻(xiàn)：

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[3]張艷菊，孫季平，徐曉瑩.淺談農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理與創(chuàng)新[J].山東檔案，2017（3）：41-42.

作者簡介：邱雨平（1978-），女，漢族，大學(xué)本科，從事檔案管理方面工作。