成教學(xué)生畢業(yè)檔案管理存在問題及對策的研究

韋先良 趙邦 劉慶委

[摘 要] 習(xí)近平總書記在十九大報告中指出，要辦好繼續(xù)教育，建成社會主義現(xiàn)代化強國。成人教育是繼續(xù)教育的重要組成部分，成教學(xué)生畢業(yè)檔案管理工作是成人教育管理工作的組成部分，因此，提高管理水平，規(guī)范成教學(xué)生畢業(yè)檔案的管理是辦好繼續(xù)教育，建成社會主義現(xiàn)代化強國的必然要求。本人結(jié)合實際工作經(jīng)歷，對成教學(xué)生畢業(yè)檔案管理中存在的問題進行深入分析并提出相應(yīng)的對策和建議。

[關(guān)鍵詞] 成人教育;畢業(yè)檔案; 問題;對策建議

[中圖分類號]G647? ?[文獻標(biāo)志碼] A [文章編號] 1008-2549（2020） 05-0038-02

本人以廣西本科醫(yī)學(xué)院校成教學(xué)生畢業(yè)檔案管理為研究對象，文中提到的成教學(xué)生主要是指函授/業(yè)余學(xué)習(xí)形式的非脫產(chǎn)成人學(xué)生，此類成教學(xué)生的畢業(yè)檔案主要包括畢業(yè)生登記表、實習(xí)鑒定、成績單等材料。作者經(jīng)過與廣西主要本科醫(yī)學(xué)院校檔案管理人員的溝通交流，并結(jié)合近兩年來對本校成教學(xué)生畢業(yè)檔案管理工作的接觸、觀察與思考，擬對檔案管理中存在的問題進行原因分析，并提出一些對策建議，旨在為各成人院校規(guī)范成教學(xué)生畢業(yè)檔案管理，提高管理水平，推進繼續(xù)教育事業(yè)的發(fā)展提供一些有用思路。

一 成教學(xué)生畢業(yè)檔案的重要性解析

畢業(yè)檔案主要由畢業(yè)生登記表、實習(xí)鑒定及成績單等組成的文書檔案材料。它是成人學(xué)生在校學(xué)習(xí)成果及畢業(yè)的重要證明材料，具有較高的客觀真實性與可信度。因此，它成為學(xué)生走向社會、向社會推介自己的最有效的證明材料，成為學(xué)生畢業(yè)后在工作單位后晉職晉級的最有效憑證，它的作用和可信性遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過畢業(yè)文憑。[1]學(xué)生評聘職稱需要用到畢業(yè)檔案，晉職晉級需要用到畢業(yè)檔案，城市落戶還是需要用到畢業(yè)檔案。因此，成教學(xué)生畢業(yè)檔案的作用與可信度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過畢業(yè)證，它已然成為學(xué)生的第二身份證。

二 成教學(xué)生畢業(yè)檔案管理的問題分析

（一）學(xué)生對畢業(yè)檔案的重要性認(rèn)識不足

成教學(xué)生畢業(yè)檔案的作用及重要性不言而喻。但是，由于絕大部分成人學(xué)生只是把成人教育作為提升學(xué)歷層次的途徑，只看重那一紙文憑，加上學(xué)校在畢業(yè)檔案重要性上的教育引導(dǎo)不夠，成人學(xué)生的檔案意識淡薄，對畢業(yè)檔案根本不重視，不把檔案當(dāng)回事。在工作中，我們常常發(fā)現(xiàn)，有些學(xué)生，畢業(yè)時只領(lǐng)取了畢業(yè)證、學(xué)位證，不領(lǐng)走自己的畢業(yè)檔案;有些學(xué)生即使領(lǐng)走了畢業(yè)檔案，也沒有根據(jù)學(xué)校的提醒與要求，及時把畢業(yè)檔案放到人才交流服務(wù)中心等檔案管理服務(wù)機構(gòu)托管;有些學(xué)生，把畢業(yè)檔案亂丟亂擺亂放，隨意私自拆封檔案;更有甚者，從來不關(guān)心自己的畢業(yè)檔案，對此不聞不問，根本不知道自己的畢業(yè)檔案到哪里去了。往往到了落戶，評聘職稱，晉職提升的關(guān)鍵時刻，有關(guān)部門需要他們提供成人學(xué)習(xí)階段的畢業(yè)檔案時，才想起檔案的重要性，急急忙忙想起回學(xué)校辦理檔案補辦，檔案裝封蓋章等手續(xù)。“老師我的檔案不見了，能回學(xué)校補辦嗎？”“老師，人才市場說我的畢業(yè)檔案需要寄回學(xué)校密封蓋章后，由學(xué)校寄過去，我應(yīng)該找誰辦理？”成為我們工作中常常碰到的電話熱線問題。幾乎我們每隔幾天就會接到類似的電話。有時是在假期或者出差中接到這樣的電話，學(xué)生會跟你說很著急，因為評職稱或者落戶需要用到檔案，能不能請老師抽空回來幫忙辦理一下，使得我們具體負(fù)責(zé)檔案管理的老師不勝其擾。更嚴(yán)重的問題是，經(jīng)常辦理檔案補辦手續(xù)，既影響到心情也影響到其他工作正常開展及工作效率的提高，因此，成人學(xué)生應(yīng)該高度重視畢業(yè)檔案，積極協(xié)助學(xué)校及時辦理檔案托管轉(zhuǎn)遞手續(xù)，避免出現(xiàn)自己著急，老師煩心的狀況。

（二）缺乏畢業(yè)檔案管理人員

畢業(yè)檔案管理存在的第二問題就是缺乏畢業(yè)檔案管理人員，整理及裝封人員不夠。在廣西主要的本科醫(yī)學(xué)院校，成人教育教師管理隊伍偏弱是一個普遍存在的現(xiàn)象，大部分繼續(xù)教育（成人教育）學(xué)院的教職員工人數(shù)在15人以內(nèi)，而成人教育學(xué)生幾乎都達(dá)到上萬或者數(shù)萬人，生師基本上都在1000∶1以上，有些高校甚至高達(dá)1500∶1。（具體參見上表：廣西四所本科醫(yī)學(xué)院校成人教育師生人數(shù)對比分析表）

從上表分析可見，廣西主要本科醫(yī)學(xué)院校成人教育教師管理隊伍普遍薄弱，生師比嚴(yán)重失衡，基本上沒有專職檔案管理人員。即使大部分成人學(xué)生放在各教學(xué)站點教育管理，但是據(jù)了解，畢業(yè)檔案的分類、整理、蓋章與密封等大部分工作都是由校本部來承擔(dān)，往往一個檔案管理人員要在短期內(nèi)集中完成數(shù)千上萬份畢業(yè)檔案的整理、分類、蓋章、密封等工作。這就凸顯畢業(yè)檔案裝封整理人手的極端不足。由于各教學(xué)點上交畢業(yè)檔案材料不夠及時，再者，畢業(yè)前補考大多安排在10月中旬，等所有畢業(yè)材料都移交完畢時，已經(jīng)到了11、12月份，一名檔案管理人員要在短短的1個多月到兩個月的時間里完成上萬份的畢業(yè)檔案整理、蓋章與密封工作，往往需要沒日沒夜地加班加點突擊工作，這對檔案管理人員來說是極大的挑戰(zhàn)與壓力。

（三）畢業(yè)檔案轉(zhuǎn)遞托管工作不規(guī)范不統(tǒng)一

全日制學(xué)生畢業(yè)檔案的轉(zhuǎn)遞托管工作相對規(guī)范，在學(xué)生畢業(yè)前夕，學(xué)校招生就業(yè)處會統(tǒng)一幫學(xué)生打印報到證，報到證印有學(xué)生檔案去向地址，學(xué)校檔案室根據(jù)畢業(yè)生提供的檔案去向地址與報到證把畢業(yè)檔案通過EMS轉(zhuǎn)遞到相應(yīng)的檔案管理服務(wù)機構(gòu)，檔案管理服務(wù)機構(gòu)接收到畢業(yè)生檔案后一般把回執(zhí)寄回學(xué)校檔案室，學(xué)?；旧蠈W(xué)生檔案去向做到了如指掌。在2015年以前，由于畢業(yè)生托管人事檔案需要收取檔案保管費的，因此檔案管理服務(wù)機構(gòu)并沒有拒絕學(xué)生自帶檔案前往辦理托管，加上成教學(xué)生管理相對寬松，因此在2015年以前，成教學(xué)生畢業(yè)檔案一般是直接發(fā)給畢業(yè)生，由學(xué)生自行攜帶前往檔案管理服務(wù)機構(gòu)辦理托管手續(xù)。成人教育管理部門并沒有收集畢業(yè)生檔案去向等信息，無法對檔案是否托管進行跟蹤了解，加上與檔案管理服務(wù)機構(gòu)的溝通交流不夠，對檔案托管的政策流程，檔案的重要性也是模棱兩可，并且對畢業(yè)生關(guān)于畢業(yè)檔案重要性的教育引導(dǎo)是不夠的。成教畢業(yè)生只重視畢業(yè)證，對畢業(yè)檔案的重要性沒有深刻認(rèn)識，再者，辦理檔案托管需要繳納檔案保管費，因此，部分畢業(yè)生拿到畢業(yè)檔案后根本沒有及時把檔案托管到檔案管理服務(wù)機構(gòu)，只是把檔案隨意放到家里的某個角落，檔案丟失或者破損已經(jīng)成為常態(tài)。成教學(xué)生對畢業(yè)檔案的不重視和畢業(yè)檔案轉(zhuǎn)遞托管工作的不規(guī)范是導(dǎo)致畢業(yè)檔案補辦現(xiàn)象不斷涌現(xiàn)的主要原因。

三 成教學(xué)生畢業(yè)檔案管理的對策建議

（一）加強對成教學(xué)生的教育引導(dǎo)，提高學(xué)生對檔案重要性的認(rèn)識

要解決畢業(yè)檔案補辦不斷涌現(xiàn)的問題，關(guān)鍵要加強對成教學(xué)生的教育引導(dǎo)，提高學(xué)生對檔案重要性的認(rèn)識。這樣學(xué)生才不會私自拆封檔案，才會及時提供檔案托管單位、地址等信息，認(rèn)真如實填寫實習(xí)鑒定表、畢業(yè)生登記表，確保畢業(yè)檔案的完整性與真實性。因此，成人教育管理部門要充分利用新生入學(xué)教育或者學(xué)生批次返校面授主題班會等多種渠道加強對成教學(xué)生的教育引導(dǎo)，把畢業(yè)檔案的主要功能、重要性及時告知學(xué)生，提醒學(xué)生重視畢業(yè)檔案，積極協(xié)助學(xué)校及時辦理畢業(yè)檔案的轉(zhuǎn)遞托管手續(xù)。

（二）發(fā)揮教學(xué)站點的協(xié)助作用，增強畢業(yè)檔案整理裝封力量

生師比例失衡是各大高校普遍存在的現(xiàn)象，全日制二級學(xué)院都很難按照教育部18∶1的生師比標(biāo)準(zhǔn)（依據(jù)：教育部教發(fā)[2004]2號文件）配備師資，更何況是沒有全日制在校生的成人教育學(xué)院或繼續(xù)教育學(xué)院了。在生師比嚴(yán)重失衡的情況下，學(xué)院不可能把負(fù)責(zé)其他工作的人手抽調(diào)到學(xué)生檔案室協(xié)助開展畢業(yè)檔案的整理裝封工作的。在這種形勢下，要解決畢業(yè)檔案整理裝封人手不足的問題，唯一的辦法就是充分發(fā)揮下面教學(xué)站點的協(xié)助作用，在畢業(yè)檔案整理裝封高峰期，從教學(xué)站點抽調(diào)人員上來分時段整理裝封各自教學(xué)站點的畢業(yè)生檔案，以緩解校本部檔案管理工作人員的壓力。校本部檔案管理工作人員只需要做好檔案整理裝封的指導(dǎo)工作及各教學(xué)站點檔案整理裝封時間安排與場地提供等協(xié)調(diào)工作。據(jù)筆者調(diào)研了解到，桂林醫(yī)學(xué)院與廣西中醫(yī)藥大學(xué)等高校已經(jīng)采用這種管理模式來解決檔案整理裝封人手不夠的問題，這些好的做法，好的經(jīng)驗值得各高校借鑒推廣。

（三）積極與檔案管理服務(wù)機構(gòu)溝通交流，規(guī)范畢業(yè)檔案轉(zhuǎn)遞托管工作

要解決成教學(xué)生畢業(yè)檔案轉(zhuǎn)遞托管工作不夠規(guī)范的問題，首先要認(rèn)真研讀《中華人民共和國檔案法》2017年修訂版、中共中央組織部人力資源社會保障部等五部門《關(guān)于進一步加強流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》人社部發(fā)〔2014〕90號、人力資源社會保障部辦公廳《關(guān)于簡化優(yōu)化流動人員人事檔案管理服務(wù)的通知》人社廳發(fā)〔2016〕75號等檔案管理政策文件，熟悉流動人員，特別是高校畢業(yè)生人事檔案管理相關(guān)規(guī)定。其次，成人教育管理部門要就畢業(yè)檔案轉(zhuǎn)遞托管、檔案管理過程中經(jīng)常碰到的問題積極與檔案管理服務(wù)機構(gòu)溝通交流，必要時與對方進行座談交流，對畢業(yè)檔案轉(zhuǎn)遞托管程序做到做中學(xué)，學(xué)中做，學(xué)做結(jié)合，用日常工作實踐促進檔案管理能力的提升，用檔案管理知識指導(dǎo)日常工作，不斷提升成教畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞托管的規(guī)范化程度與成人學(xué)生檔案管理水平。

參考文獻：

[1]李春湘，陳樹勛，李凡成. 淺談成教學(xué)生檔案的特點及管理[J].湖南大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2001（02）.

[2]李衛(wèi)忠.成人高校學(xué)生檔案管理存在的問題及對策研究[J].內(nèi)蒙古財經(jīng)學(xué)院學(xué)報（ 綜合版），2011（01）.

[3]中共中央組織部人力資源社會保障部等五部門關(guān)于進一步加強流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知，人社部發(fā)〔2014〕90號.

（責(zé)任編輯：張宏玉）