張婧文 任艦

【摘要】二維碼廣泛應用于社會生活中，電視、網(wǎng)絡乃至報刊上都能看到二維碼的身影，因其特有優(yōu)勢逐步應用于各單位人事檔案信息管理系統(tǒng)中。本文以人事檔案為對象，探究二維碼技術在人事檔案的宣傳、管理和利用工作中發(fā)揮的重要作用。

【關鍵詞】二維碼;人事檔案;應用

二維碼是一種二維條形碼，該技術起源于日本，廣泛應用于社交網(wǎng)站，以一維碼技術為基礎，并在其基礎上發(fā)展而來。首先看一維碼技術，一維碼能夠表達字母與數(shù)字，但卻無法表達漢字和圖片，若要應用于社會生活系統(tǒng)，必須建立與索引字段關聯(lián)的相應數(shù)據(jù)庫，并存儲相關的數(shù)據(jù)與圖片，可見一維碼技術應用對數(shù)據(jù)庫的依賴程度非常高。再看二維碼技術，它突破了這個依賴性，不僅具有信息容量大、編碼范圍廣、容錯率高等優(yōu)秀特性，同時成本極低?？梢哉f，二維碼技術既具備了一維碼的優(yōu)勢，又突破了其對電腦數(shù)據(jù)庫依賴的瓶頸。

有人說“條碼的使用實現(xiàn)了物流與信息流的完美結合”。人事檔案管理，從一定意義上講是對物流與信息流的管理：從檔案實體管理的角度來看是一種物流管理，從檔案信息管理的角度來看又是一種信息流的管理。若將二維碼技術應用到人事檔案管理領域，將是對物流與信息流管理的一次技術改革。

一、可行性分析

目前二維碼技術已經普及，但人事檔案的應用不多見，但以下因素決定了二維碼技術應用于人事檔案具有切實可行性，不僅僅停留在構想上。

（一）良好的網(wǎng)絡環(huán)境。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的蓬勃發(fā)展，我國網(wǎng)民數(shù)量越來越多，手機智能客戶端用戶迅猛增長，在整體網(wǎng)民中所占比例越來越大，移動端上網(wǎng)將成為人們最主要的上網(wǎng)方式。移動網(wǎng)民有趕超電腦用戶的趨勢，成為互聯(lián)網(wǎng)最大規(guī)模用戶群。用戶掃描二維碼對手機信號要求較高，目前我國3G、4G通信已經普及，5G通信即將推行。這都為二維碼技術應用于人事檔案系統(tǒng)提供了良好的社會應用大環(huán)境。

（二）“微時代”的社會背景。當今社會處在微時代，智能手機用戶增長迅速，為二維碼技術在人事檔案中的應用提供了廣泛的社會基礎。目前手機掃描二維碼、掃碼支付等相關功能已相當普及，人們對二維碼掃描的依賴性也逐漸增加。相關信息顯示，掃碼行為主要體現(xiàn)在掃描網(wǎng)址、文本、支付、下載等幾方面。可將與檔案館有關的網(wǎng)址鏈接制作成二維碼，用戶用智能手機掃描二維碼便可瀏覽或下載相關信息，或在檔案宣傳材料中附上二維碼，若用戶對館藏內容感興趣，可用手機對宣傳材料上的二維碼進行掃描或拍照。

（三）技術應用難度低。二維碼相比其他存儲方式，如磁卡、IC卡、光卡等，技術應用難度較低，成本要求低，存儲量大，抗磁力抗靜電性強，在影印性、傳真性等方面優(yōu)勢都較為明顯。與射頻識別系統(tǒng)相比，二維碼技術最大的優(yōu)點在于二維碼技術基本上是無成本的，射頻識別系統(tǒng)應用推廣的瓶頸并不在于識讀設備，而在于芯片成本過高。權威人士曾預測，在芯片成本降低到1美分之前，射頻識別技術是無法取代條碼技術的。二維碼所攜帶的信息是一維碼的幾十倍，能夠將一些信息如生產日期、生產廠家放在條碼中，更有利于廠家防偽。另外，二維碼還有糾錯能力，二維碼撕掉一半或者被污染了，所帶的信息還可以還原，而一維碼就做不到這一點。二維碼技術具有信息容量大、編碼范圍廣、容錯率高等特性，同時成本也非常低。具備了一維碼的優(yōu)勢，又突破了其對電腦數(shù)據(jù)庫依賴的瓶頸。二維碼技術成熟、制作簡便、推廣比之其他技術要容易。

二、二維碼技術在人事檔案中的應用

（一）人事檔案的宣傳工作。檔案對于用戶自身職稱評定、升職轉崗、工齡認定、退休金領取等手續(xù)辦理都會產生重大影響，然而不少人的檔案管理意識非常淡薄，更有甚者堅持“檔案無用論”，只有在真正用到的時候才急忙尋找。不少人直到臨退休才想起自身檔案，到時再想補充相應材料極其麻煩。在檔案宣傳材料中附上二維碼，如果用戶想了解館藏全貌或對某一方面檔案有興趣，可用手機對宣傳材料上的二維碼進行掃描或拍照，二維碼中含有與檔案館有關的網(wǎng)址鏈接，訪問這一鏈接便可瀏覽或下載相關信息。有了微時代的“隨身檔案館”，人們利用起來方便，接觸檔案機會多，檔案意識自然很高，檔案宣傳的目的也就達到了。

（二）人事檔案的實體管理。1.歸檔編號。在人事檔案接收時，需要編制檔號，作為檔案的唯一標識。目前我國沒有統(tǒng)一的檔號編制標準，各單位都有自己的一套規(guī)則來編制檔號，檔號編好后由手寫在檔案袋上或是錄入到電腦上再打印粘貼。這種檔號編制方法費時費力，且不利于檔案管理信息化水平的提高。二維碼技術可以解決上述問題。采用二維碼技術編制檔號，把用戶身份證號碼及用戶姓名存入二維碼，就能夠保證檔號的唯一性。2.著錄定位。檔案在入館著錄時，可以將檔案的詳細信息和存儲位置信息一起錄人檔案信息管理系統(tǒng)，之后把檔案的著錄信息轉換為二維碼并打印出來貼于檔案盒上。這樣，檔案入庫時工作人員只需用庫房二維碼閱讀器材掃描二維碼，閱讀器就會把讀取到的信息發(fā)送到檔案信息錄入系統(tǒng)。同時，存儲位置管理系統(tǒng)獲取二維碼內容信息后，會自動定位，通過自動打開儲柜門等方式引導檔案館工作人員快速找到儲位。這樣便可以快速精準地采集檔號信息，在系統(tǒng)中自動著錄，并在入庫時快速入庫。3.材料補遞。人事檔案具有很強的流動性，這是其他類別的檔案所不具備的特質，案卷內容具有動態(tài)更新性，經常需要補遞材料?？稍谛录尤氲牟牧舷路劫N一個二維碼，二維碼信息內容包含該材料用戶姓名、身份證號碼以及材料名稱等。檔案館工作人員只需掃描二維碼，通過新材料用戶相關資料找到原先的檔案信息，再把信息添加到系統(tǒng)中，之后通過儲位系統(tǒng)找到檔案存放地點，把材料放進檔案。

（三）人事檔案的利用。1.應用于電子檔案。二維碼技術具有可加密性，可運用其加密性來加密檔案，以支持電子檔案的利用。首先，檔案館接到用戶的查檔請求后，先驗證用戶身份，此處可引入手機二維碼身份識別系統(tǒng)，將借閱者的姓名、照片等個人信息編成二維碼直接存儲在手機上，即為用戶的二維碼身份憑證，用手機顯示此二維碼并在檔案館的專用識讀設備上掃描，即可實現(xiàn)“身份驗證”。驗證成功后，查找到用戶所需要的電子檔案信息，發(fā)送或復印給用戶即可。2.應用于實體檔案的利用。人事檔案管理運用二維碼之后，借閱室只需要用二維碼閱讀器掃描二維碼，就能在電腦系統(tǒng)中自動登記借閱情況。在調用檔案時，根據(jù)掃描二維碼從儲位管理系統(tǒng)中得到的儲位信息就可以迅速找到存儲位置，并引導工作人員快速找到檔案。之后檔案借閱室只需要用二維碼閱讀器掃描檔案上的二維碼，就能在電腦系統(tǒng)中自動登記借閱情況。歸還檔案時同理，掃描二維碼就可以自動登記歸還情況。這樣就實現(xiàn)了對檔案實體入庫出庫以及借閱歸還的自動化管理。除此之外，基于二維碼技術的檔案信息系統(tǒng)還可以對檔案借閱、檔案銷毀、報表統(tǒng)計等實行自動化、智能化管理。

三、二維碼應用于人事檔案面臨的挑戰(zhàn)

由于檔案工作的特點，檔案管理系統(tǒng)與二維碼技術的嫁接并不簡單。首先，二維碼制碼技術已發(fā)展成熟，要實際應用，必須對二維碼進行有效的識讀，二維碼識讀技術對圖形采集技術有較高的要求，對處理速度和可靠性的也有很高的要求，我們經?？吹接腥藪卟怀龆S碼的現(xiàn)象，對包含了大量信息內容的二維碼來說，若識讀不出來，是無法用手工完成輸入的。其次，要將二維碼技術運用到人事檔案實體管理中，應建立一個基于二維碼技術的檔案信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)可由檔案管理信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫以及二維碼系統(tǒng)三部分組成，各部分要包含若干個功能子系統(tǒng)，在設計系統(tǒng)并付諸運行的過程中，需要耗費大量資金與人力。

【參考文獻】

[1]石華.手機二維條碼在檔案管理中的應用展望[J].蘭臺世界，2010（7）：4-6.

[2]麥沛貞.用條碼技術輔助工程電子文件管理[J].北京檔案，2004（1）.

[3]李朝洋.二維碼技術在檔案領域中的應用研究[J].上海檔案，2013（228）：22-24.

[4]邵婷婷，艾菊梅.二維碼技術在高校管理中的應用[J].電子質量，2013（5）：44-49.

[5]王陽.現(xiàn)階段二維碼在圖書館可行性應用概述[J].現(xiàn)代情報，2013，33（8）：144-146.