中學(xué)檔案資料收集工作規(guī)范化高效開展研究

蘇玲萍

【摘要】中學(xué)檔案資料收集工作的規(guī)范有序開展，能夠為學(xué)校檔案相關(guān)工作的有效推進奠定基礎(chǔ)，進而為學(xué)校的教育教學(xué)與管理工作提供真實有效的資料參考。文章首先對中學(xué)檔案形成規(guī)律和檔案資料特點進行分析，進一步對中學(xué)檔案資料收集工作規(guī)范化高效開展的策略展開探究，旨在切實提升中學(xué)檔案工作效率與質(zhì)量，促進中學(xué)檔案資源價值不斷提升。

【關(guān)鍵詞】中學(xué);檔案資料;收集工作;規(guī)范化;高效

中學(xué)檔案資料收集工作的開展，就是在分散的教學(xué)與管理等工作活動中，集中具有保存價值的各項材料，比如文件、圖片、音像、電子文檔等，提升相關(guān)資料的管理效率，以便檔案資源得到更好的開發(fā)和利用，為學(xué)校教學(xué)與管理工作的有效開展提供支持。下面結(jié)合中學(xué)檔案資料收集工作實踐，對規(guī)范化高效開展收集工作的策略談一些粗淺看法，與同仁共勉。

一、明確中學(xué)檔案資料形成規(guī)律

中學(xué)檔案資料的形成具有一定規(guī)律，應(yīng)正確把握這些規(guī)律，我們在檔案收集歸檔工作中可以有所側(cè)重，進而指導(dǎo)和推動學(xué)校檔案資料收集工作高質(zhì)量開展。

（一）檔案資料多產(chǎn)生于內(nèi)部機構(gòu)。中學(xué)是教育領(lǐng)域的基礎(chǔ)單位，上級發(fā)文檔案材料數(shù)量并不多，需要收集和整理的檔案資料大部分來自學(xué)校內(nèi)部各個部門。中學(xué)內(nèi)部機構(gòu)所產(chǎn)生的檔案包括學(xué)校的各項規(guī)章制度、教學(xué)與管理守則、各學(xué)科教學(xué)計劃、學(xué)生的成績表、花名冊、教輔教材、名師檔案以及各學(xué)科的教研資料等。

（二）檔案資料按機構(gòu)職能分類。在中學(xué)檔案資料中，被納入收集范圍的檔案資料展現(xiàn)出鮮明的內(nèi)設(shè)機構(gòu)職能特點，這是中學(xué)檔案形成的一個重要規(guī)律。比如教務(wù)處的檔案資料主要形成于學(xué)校學(xué)科與專業(yè)建設(shè)、教學(xué)計劃制定、教學(xué)改革、考評實施等活動中。人事處的檔案資料主要形成于學(xué)年學(xué)校內(nèi)部機構(gòu)人事安排、干部任免等方面。團隊活動資料主要形成于學(xué)校學(xué)雷鋒活動、校報?？幾牖顒印⒐睬鄨F組織活動等。中學(xué)檔案形成能夠?qū)C構(gòu)職能體現(xiàn)出來，都是活動的真實記錄，在檔案收集過程中需要保證收集的常態(tài)化。

（三）檔案資料的形成具有相互交叉性。中學(xué)檔案形成于各個年度，包括自然年度、學(xué)年度、財政年度等。不同時期檔案資料的收集需要考慮到具體年度。比如黨政工團工作資料的收集以自然年度為主;學(xué)校教學(xué)管理、教師教案、學(xué)生成績等檔案資料的收集以學(xué)年度為主;總務(wù)處后勤管理、基礎(chǔ)建設(shè)等方面所形成的統(tǒng)計報表等檔案資料，比如財政預(yù)算決算等，則以財政年度為主。不同年度下所收集的檔案資料存在一定交叉性，在檔案資料管理工作中，立檔、組卷以及分類的難度也明顯加大。在中學(xué)檔案資料收集工作中，需要檔案人員明確檔案資料收集特點，把握檔案資料收集要求，明確不同年度的具體情況，從而及時完整地收集檔案資料。

二、把握中學(xué)檔案資料特點

（一）檔案載體形式具有多樣性。中學(xué)檔案資料成果通過不同形式呈現(xiàn)出來，比如照片、紙質(zhì)文件、錄像帶、幻燈片等，能夠為中學(xué)教學(xué)與管理活動的開展提供支持。中學(xué)檔案資料的收集，以日常教學(xué)管理中的紙質(zhì)文件、學(xué)校活動照片、教職工花名冊、專家課堂教學(xué)影像、教學(xué)PPT等，都是重要的收集對象。中學(xué)檔案資料的載體多樣，在收集過程中要明確載體特點，采取有效的安全保管措施，以確保中學(xué)檔案資料準(zhǔn)確且完整。

（二）檔案來源具有廣泛性。中學(xué)檔案資料的產(chǎn)生有著廣泛的渠道，為提升中學(xué)檔案資料收集工作質(zhì)量，必須要正視這一情況，采取可行的措施來對中學(xué)檔案資料進行收集。中學(xué)檔案資料的來源主體眾多，包括上級教育主管部門、學(xué)校、教師、學(xué)生等。具體內(nèi)容包括上級教育部門下發(fā)的管理規(guī)定、做出的獎懲決定、學(xué)校教學(xué)計劃材料、教師的教學(xué)研究材料、學(xué)生比賽活動資料等，都是重要的檔案資料，具有保存價值。在中學(xué)檔案資料收集工作中，需要對檔案資料的來源加以確定，分析檔案資料的特點，以便進行妥善收集和分類保管，確保中學(xué)檔案資料收集工作效率的提升。

（三）檔案內(nèi)容具有鮮明行業(yè)性。就中學(xué)檔案資料來看，其內(nèi)容能夠?qū)ⅰ敖逃钡男袠I(yè)屬性充分體現(xiàn)出來，在收集工作中也要重視這一方面。其中，教育管理檔案資料形成于中學(xué)教學(xué)以及管理過程中，包括教學(xué)秩序管理、學(xué)生學(xué)籍檔案等，都具有一定保存價值。教學(xué)檔案資料能夠?qū)⒅袑W(xué)教學(xué)科研等活動開展過程以及成果反映出來，知識屬性強烈，具有保存價值。中學(xué)檔案資料具有鮮明的教育行業(yè)特點，為保證收集質(zhì)量，必須要明確中學(xué)檔案資料形成環(huán)節(jié)、時間節(jié)點以及地點等。

三、中學(xué)檔案資料收集規(guī)范化高效開展的創(chuàng)新策略

在明確中學(xué)檔案資料的形成規(guī)律與特點的基礎(chǔ)上，在收集工作中不斷探索，掌握科學(xué)規(guī)范高效的收集方法，能夠保證檔案資料收集的及時性與完整性，促進中學(xué)檔案資料收集工作質(zhì)量不斷提升。

（一）同步資料收集與日常登記。在中學(xué)檔案資料收集工作中，可將日常登記與之相同步，建立登記制度，增強檔案管理部門與教研組、年級組、后勤保障等部門之間的聯(lián)系，確保檔案資料收集工作高效開展。在這一方面，辦公室登記包括日常行文登記、上級來文的收文登記等;教研組登記包括學(xué)校教學(xué)方案、教學(xué)資料登記;年級組登記包括年級教學(xué)登記、管理資料登記等;班主任及任課教師需做好教學(xué)工作資料登記以及學(xué)生登記。中學(xué)全體教職工應(yīng)當(dāng)強化檔案資料收集意識，在日常工作中做好登記工作，依照學(xué)校要求出發(fā)做好檔案資料收集整理工作，分別按照自然年度、學(xué)年度和財務(wù)年度來收集并移交檔案，自覺配合檔案管理部門工作，為中學(xué)檔案資料收集工作質(zhì)量的提升打下良好的基礎(chǔ)。

（二）同步資料收集與制度落實。在中學(xué)檔案資料收集工作中，需將資料收集與制度落實保持同步，確保與學(xué)生實際情況相符合，依據(jù)教育部門相關(guān)規(guī)定來推進中學(xué)檔案資料收集與整理，確保中學(xué)檔案資料形成、移交以及檔案主管部門的責(zé)任都能夠得到規(guī)范化落實。中學(xué)檔案資料的收集必須要具有即時性，要符合檔案資料移交要求、移交內(nèi)容及移交時間等，為中學(xué)檔案資料收集工作質(zhì)量的提升提供保障。應(yīng)當(dāng)注意的是，在中學(xué)檔案資料收集工作中，資料收集與制度落實的協(xié)調(diào)，需要將收集渠道拓寬，安排專職人員負責(zé)檔案資料收集，優(yōu)化檔案管理部門配置，其他部門應(yīng)當(dāng)設(shè)立兼職的檔案資料收集人員，明確具體崗位職責(zé)，并將檔案資料收集納入年終考核體系中，這就有助于激發(fā)檔案收集工作人員的積極性。通過各方積極配合，全面提升中學(xué)檔案資料收集工作質(zhì)量。

（三）同步資料收集與服務(wù)提供。中學(xué)檔案資料收集工作的開展，能夠為學(xué)校教育教學(xué)管理提供支持，促進服務(wù)的優(yōu)質(zhì)化。因此在中學(xué)檔案資料收集工作中，可將其與服務(wù)提供保持同步，以促進檔案資料實際利用價值的有效發(fā)揮。要對檔案資源利用需求形成正確認識，這就需要檔案工作人員深入教學(xué)一線中，對教學(xué)動態(tài)進行整體把握，客觀分析教學(xué)需求，進而提升檔案資料收集工作質(zhì)量，并為教育教學(xué)提供優(yōu)質(zhì)的檔案資源服務(wù)，促進中學(xué)教育教學(xué)工作的有序推進。在中學(xué)檔案資料收集工作中，檔案編研也是一項重要內(nèi)容，為提升檔案資料服務(wù)質(zhì)量，要對中學(xué)檔案利用者的現(xiàn)實需求進行調(diào)查研究，進而合理編研檔案資源，比如《學(xué)校教學(xué)管理制度匯編》《學(xué)生成長手冊》等，通過檔案資源的優(yōu)化利用，為中學(xué)教育教學(xué)管理提供服務(wù)，教育工作者的檔案意識也能夠得到明顯增強。檔案資料收集與服務(wù)提供的同步化，需要加大檔案資料宣傳力度，通過微信、新聞客戶端、手機報等平臺的合理化利用，來對中學(xué)檔案資料進行宣傳，并推廣編研成果，確保教職工、行政管理人員能夠認識到檔案資料收集的重要性，對學(xué)校館藏檔案資料的具體情況進行及時了解，檔案資料利用價值也能夠得到最大化發(fā)揮，為中學(xué)各項工作的開展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為教育事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

總之，為確保中學(xué)檔案資料收集質(zhì)量與效率得到明顯提升，必須要對中學(xué)檔案資料形成的內(nèi)在規(guī)律進行整體把握，明確中學(xué)檔案資料的具體特點，并將資料收集與日常登記、制度落實以及服務(wù)提供等相協(xié)調(diào)，從而有序推進中學(xué)檔案資料收集工作，為檔案資源開發(fā)與利用提供支持，促進中學(xué)教育教學(xué)各項工作的規(guī)范化高效開展。

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