王慧平

摘 要：本文論述了審計(jì)檔案質(zhì)量控制工作的必要性，并簡(jiǎn)單介紹了審計(jì)檔案工作的內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上，以質(zhì)量控制工作提前開(kāi)展為核心探討了審計(jì)檔案質(zhì)量?jī)?yōu)化的具體措施，旨在提升審計(jì)檔案質(zhì)量控制工作的成效，進(jìn)而提升審計(jì)工作的實(shí)效性。

關(guān)鍵詞：審計(jì)檔案;審計(jì)質(zhì)量;質(zhì)量控制

引言

審計(jì)檔案是審計(jì)工作的基礎(chǔ)組成，也是審計(jì)工作質(zhì)量的重要把控措施。提升審計(jì)檔案質(zhì)量控制工作可以避免大量審計(jì)進(jìn)程中疏漏的發(fā)生，對(duì)于審計(jì)工作的完善性有重大意義。

一、審計(jì)檔案質(zhì)量控制的意義

1.審計(jì)工作流程的需求

審計(jì)檔案主要指審計(jì)進(jìn)程中產(chǎn)生的全部中間性文件，其中包含了審計(jì)人員的全部工作流程、審計(jì)報(bào)表各項(xiàng)提交意見(jiàn)的證據(jù)及證據(jù)轉(zhuǎn)化方式。同時(shí)，是相關(guān)部門對(duì)審計(jì)成果進(jìn)行校驗(yàn)的重要參考資料;也是當(dāng)審計(jì)成果存在疑問(wèn)，復(fù)審工作開(kāi)展時(shí)的重要數(shù)據(jù)支撐。當(dāng)行政訴訟發(fā)生時(shí)，審計(jì)檔案也是行政及司法機(jī)構(gòu)作出判決的證據(jù)?？偟膩?lái)說(shuō)，審計(jì)檔案在審計(jì)后續(xù)工作中發(fā)揮著證據(jù)性的作用，必須具備較高的質(zhì)量，保證檔案的真實(shí)性與調(diào)用的便捷性。

2.是審計(jì)工作質(zhì)量的保障

審計(jì)檔案涉及幾乎全部審計(jì)人員的工作成果及流程，可以說(shuō)審計(jì)檔案的質(zhì)量是建立審計(jì)工作質(zhì)量之上。因此，加強(qiáng)審計(jì)檔案質(zhì)量控制工作，就是加強(qiáng)建設(shè)審計(jì)工作監(jiān)管，從側(cè)面保障審計(jì)人員嚴(yán)格按照已有規(guī)章制度開(kāi)展工作。此外，審計(jì)檔案整理的過(guò)程，也是對(duì)審計(jì)工作回顧的過(guò)程，可以發(fā)現(xiàn)審計(jì)工作中存在的疏漏或者錯(cuò)誤，及時(shí)采取補(bǔ)救措施，全面保證審計(jì)工作的質(zhì)量。

3.保證信息服務(wù)的質(zhì)量

審計(jì)檔案擔(dān)負(fù)著為相關(guān)機(jī)構(gòu)部門提供信息服務(wù)的責(zé)任。只有真實(shí)、全面并且規(guī)范的審計(jì)檔案才能為其提供正確的參考與指導(dǎo)意見(jiàn)。為保證審計(jì)檔案正確的發(fā)揮其信息服務(wù)功能，審計(jì)檔案質(zhì)量必須得到全面保障。

二、審計(jì)檔案質(zhì)量控制的主要內(nèi)容

針對(duì)審計(jì)檔案的質(zhì)量控制，我國(guó)法律層面有著較為全面且詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)。審計(jì)檔案質(zhì)量控制工作就是保證審計(jì)進(jìn)程中全部的文件資料按照相關(guān)規(guī)定填寫、整理、歸檔。本文在論述進(jìn)程中按照時(shí)間順序進(jìn)行敘述。

1.立卷責(zé)任人

立卷是一項(xiàng)較為簡(jiǎn)單的工作，也是審計(jì)檔案質(zhì)量控制中較易被忽視的工作。但其對(duì)于審計(jì)檔案質(zhì)量的重要性并非如內(nèi)容一般簡(jiǎn)單，只有在擁有明確立卷責(zé)任人的基礎(chǔ)上，審計(jì)檔案才有了驗(yàn)收及約束的主體，質(zhì)量控制工作才能順暢且高質(zhì)量的展開(kāi)，審計(jì)檔案質(zhì)量控制的功能才能較為良好的發(fā)揮。立卷責(zé)任人通常由審計(jì)組長(zhǎng)直接指定，對(duì)審計(jì)檔案質(zhì)量擔(dān)負(fù)直接責(zé)任。

2.材料收集

顧名思義，材料收集指對(duì)審計(jì)工作中產(chǎn)生的所有文書資料進(jìn)行收集、校驗(yàn)、檢查。由于審計(jì)工作流程的復(fù)雜性，材料收集常需要整理大量種類不同的文件。

第一，結(jié)論類文件。結(jié)論類文件指審計(jì)進(jìn)程中產(chǎn)生的對(duì)審計(jì)目標(biāo)進(jìn)行定性描述的書面文件。具體可包含各種會(huì)議的記錄文書、審核意見(jiàn)書、審計(jì)小組人員結(jié)構(gòu)說(shuō)明、設(shè)計(jì)單位的反饋意見(jiàn)文書及中間過(guò)程文書、審計(jì)最終決定書與審計(jì)移送處理書等。

第二，證明類文件。指審計(jì)工作中各種結(jié)論得出的原因相關(guān)文件，主要包含審計(jì)證據(jù)、審計(jì)日記、審計(jì)單位承諾書、審計(jì)底稿等。

第三，立項(xiàng)類文件。審計(jì)工作產(chǎn)生原因及前期工作相關(guān)文件，主要包含政府及機(jī)關(guān)的指令文件、審計(jì)工作展開(kāi)原因及批示類文件、審計(jì)工作方案及前期調(diào)查數(shù)據(jù)、審計(jì)授權(quán)或者準(zhǔn)許意見(jiàn)通知書等。

第四，備查類文件，也可以稱作其他文件，指審計(jì)工作中產(chǎn)生的不屬于以上三者的全部文書資料。

3.材料歸檔

材料歸檔指審計(jì)文書材料收集完成后的整理、存放工作，國(guó)家針對(duì)該流程有著較為詳細(xì)的規(guī)定，歸檔人員僅需嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定開(kāi)展工作即可。但需要認(rèn)識(shí)到的是，嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定開(kāi)展工作并非一項(xiàng)簡(jiǎn)單易行的事情，尤其在材料歸檔這一十分復(fù)雜的體系中。管理人員需要具備豐富的工作經(jīng)驗(yàn)與深入地了解工作制度。

審計(jì)檔案整體按照結(jié)論類、證明類、立項(xiàng)類、備查類進(jìn)行排列，不同類別內(nèi)部有著不同的整理方式。比如，結(jié)論類文件在整理進(jìn)程中需要按照逆工作流程排序;證明類文件的排列順序需要按照審計(jì)方案及底稿的描述順序進(jìn)行排列，方便后期審查時(shí)調(diào)用;立項(xiàng)類文件需要嚴(yán)格按照時(shí)間順序進(jìn)行排列;備案類文件由于種類繁多且散亂，通常按照時(shí)間順序與文件重要性綜合排列。

三、審計(jì)檔案質(zhì)量控制措施

審計(jì)檔案質(zhì)量與審計(jì)工作質(zhì)量有直接關(guān)系，因此，本文在檔案質(zhì)量控制工作探討時(shí)，會(huì)從審計(jì)工作的全流程進(jìn)行探討。

1.審計(jì)小組的組建

審計(jì)小組的組建主要包含兩項(xiàng)內(nèi)容：第一，審計(jì)小組的結(jié)構(gòu)。審計(jì)小組結(jié)構(gòu)要具備流程化、規(guī)范化的特點(diǎn)，即要有明確的內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)與責(zé)任分配機(jī)制，保證審計(jì)工作中各級(jí)人員分工合作的流暢性，從制度上減少審計(jì)工作中的阻礙;第二，審計(jì)參與人員。審計(jì)參與人員要依據(jù)審計(jì)的對(duì)象與目標(biāo)確定，人員選擇要保證全面性，各項(xiàng)審計(jì)流程均有專門負(fù)責(zé)人員，各項(xiàng)審計(jì)內(nèi)容均有專業(yè)輔助人員，保障審計(jì)工作的有效性。同時(shí)，審計(jì)檔案整理人員應(yīng)當(dāng)參與到審計(jì)工作中，將檔案質(zhì)量控制從事后工作變?yōu)槭轮泄ぷ?，及時(shí)發(fā)現(xiàn)審計(jì)檔案中存在的各種問(wèn)題并進(jìn)行修改，避免后期文件補(bǔ)充時(shí)與被審計(jì)單位的協(xié)調(diào)溝通工作，提升審計(jì)檔案質(zhì)量控制工作的效率。

對(duì)于審計(jì)小組組建來(lái)說(shuō)，明確審計(jì)小組的人員結(jié)構(gòu)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，審計(jì)單位要對(duì)內(nèi)部員工進(jìn)行梳理，明確各個(gè)員工較為擅長(zhǎng)的工作內(nèi)容與工作形式，對(duì)已有審計(jì)人員進(jìn)行種類劃分，使審計(jì)人員處理自身更加擅長(zhǎng)的事項(xiàng)。在這種理念下的審計(jì)小組建立，其組內(nèi)職責(zé)劃分方式同樣需要進(jìn)行一定程度上的改變，傳統(tǒng)職責(zé)劃分模式為不同人員負(fù)責(zé)同一被審計(jì)目標(biāo)不同事項(xiàng)的審計(jì)。而該種工作視角下，審計(jì)職責(zé)應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變?yōu)橥粚徲?jì)事項(xiàng)不同工作流程的劃分，充分發(fā)揮審計(jì)人員自身的才能。但在現(xiàn)代制度背景下，針對(duì)不同審計(jì)目標(biāo)的審計(jì)重點(diǎn)或關(guān)鍵審計(jì)事項(xiàng)，其審計(jì)開(kāi)展連續(xù)性強(qiáng)、特殊性鮮明，難以進(jìn)行合理流程劃分，因此，關(guān)鍵審計(jì)事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)由經(jīng)驗(yàn)豐富的人員獨(dú)立完成。需要注意的是，本文審計(jì)小組結(jié)構(gòu)重新界定的核心目的為審計(jì)檔案質(zhì)量的提升。因此，小組成員中必須具備一個(gè)獨(dú)立崗位負(fù)責(zé)各種審計(jì)檔案及材料的整理。這種將審計(jì)檔案整理工作獨(dú)立出來(lái)且深入審計(jì)流程的模式：第一，檔案負(fù)責(zé)人員可以在審計(jì)進(jìn)程中保證審計(jì)檔案種類及條目的完整性，檔案缺失補(bǔ)充更加簡(jiǎn)單;第二，檔案整理人員直接在工作進(jìn)程中提取文件，省略了原有的獨(dú)立交接流程，由于人員配合失誤導(dǎo)致審計(jì)檔案丟失的可能性明顯降低，檔案管理工作開(kāi)展更加便捷、高效。

2.審計(jì)方案的編制

審計(jì)方案是審計(jì)工作開(kāi)展的基礎(chǔ)指導(dǎo)，是審計(jì)工作全面性的保障，對(duì)審計(jì)檔案質(zhì)量有重大意義。審計(jì)方案編制過(guò)程中需要明確審計(jì)工作主要對(duì)象與審計(jì)內(nèi)容的核心，提升方案的針對(duì)性與詳細(xì)性。

首先，方案制定前，審計(jì)小組人員要詳細(xì)收集被審計(jì)單位的全部相關(guān)資料，包含能夠從被審計(jì)單位中直接獲取的經(jīng)營(yíng)狀況佐證信息及資產(chǎn)相關(guān)信息，需要審計(jì)人員使用大量的其他方式與資源獲取的審計(jì)工作佐證證據(jù)，保證自身基礎(chǔ)素材積累的全面性與充足性，保證自身能夠?qū)Ρ粚徲?jì)單位提供資料的真實(shí)性進(jìn)行較為準(zhǔn)確的判斷，避免審計(jì)人員給出錯(cuò)誤的意見(jiàn)或者無(wú)法發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)表中隱含的重大欺瞞事項(xiàng)，提升審計(jì)工作的質(zhì)量，進(jìn)而保證審計(jì)檔案的質(zhì)量。

其次，明確審計(jì)工作的主要目標(biāo)。即在審計(jì)工作準(zhǔn)備階段，通過(guò)多種審計(jì)資源的調(diào)用，預(yù)先判斷被審計(jì)單位的關(guān)鍵審計(jì)事項(xiàng)與審計(jì)重點(diǎn)，為審計(jì)人員提供方向性指導(dǎo)，避免審計(jì)進(jìn)程中由于目標(biāo)的缺乏導(dǎo)致部分信息校驗(yàn)效率較低或者進(jìn)行了大量的無(wú)關(guān)工作，在消耗了大量審計(jì)人員精力與時(shí)間的同時(shí)，產(chǎn)生了數(shù)額龐大的無(wú)價(jià)值或者低價(jià)值審計(jì)文件，保證審計(jì)工作直接產(chǎn)生檔案的簡(jiǎn)潔性，使審計(jì)材料及檔案收集工作更加簡(jiǎn)單可行。

最后，細(xì)化審計(jì)工作流程。即將審計(jì)人員全部工作流程體現(xiàn)在制度層面，包含行業(yè)內(nèi)默認(rèn)的基礎(chǔ)工作制度，提升審計(jì)工作開(kāi)展的科學(xué)性，避免不同人員的差異性工作方法及習(xí)慣對(duì)審計(jì)工作的順暢展開(kāi)產(chǎn)生影響，致使審計(jì)工作與審計(jì)檔案存在缺失。

審計(jì)方案編制的主要目的為對(duì)各級(jí)審計(jì)人員工作流程進(jìn)行限制，杜絕各級(jí)員工采用問(wèn)題型主導(dǎo)的審計(jì)工作模式，即若未發(fā)現(xiàn)問(wèn)題便不進(jìn)行取證、校驗(yàn)。保證審計(jì)工作的全面性，保證審計(jì)小組最終給出意見(jiàn)的合理性與實(shí)效性。避免由于審計(jì)工作的缺失導(dǎo)致多次復(fù)審，產(chǎn)生大量的重復(fù)性審計(jì)工作與審計(jì)檔案管理工作。

同樣，在審計(jì)檔案質(zhì)量提升這一主導(dǎo)理念下，審計(jì)方案的完善不能只包含審計(jì)工作的基礎(chǔ)流程與內(nèi)容，也應(yīng)當(dāng)包含審計(jì)檔案整理工作的相關(guān)內(nèi)容。第一，審計(jì)人員工作進(jìn)程中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)審計(jì)檔案的重視程度，即使相關(guān)審計(jì)事項(xiàng)完成，流程文件及證據(jù)文件也不應(yīng)當(dāng)胡亂堆放，避免導(dǎo)致部分審計(jì)檔案的丟失，或者不同審計(jì)事項(xiàng)甚至被審計(jì)單位的檔案摻雜，為審計(jì)檔案整理工作帶來(lái)不必要的麻煩，從制度層面保證審計(jì)檔案整體工作開(kāi)展的順暢性與簡(jiǎn)潔性，緩解審計(jì)檔案管理人員的工作壓力，使其將更多精力分配在檔案質(zhì)量控制層面;第二，在工作方案中體現(xiàn)審計(jì)人員對(duì)于檔案整理人員的配合，即將審計(jì)檔案交接或者檔案管理人員文件直接采集配合作為審計(jì)工作的基礎(chǔ)流程。保證審計(jì)檔案整理工作開(kāi)展的順暢性，避免檔案管理人員將時(shí)間與精力大量消耗在前期工作上，審計(jì)檔案最終質(zhì)量得不到保證。此外，審計(jì)進(jìn)程中，與被審計(jì)單位領(lǐng)導(dǎo)溝通的主體往往為審計(jì)小組成員。因此，當(dāng)審計(jì)檔案發(fā)生缺失時(shí)，檔案補(bǔ)充的最佳執(zhí)行人為審計(jì)小組溝通負(fù)責(zé)成員。檔案管理人員配合還應(yīng)包含缺失審計(jì)檔案采集，提升審計(jì)檔案整理工作開(kāi)展的效率，為其質(zhì)量提供更為全面的保障。

3.審計(jì)工作實(shí)施

審計(jì)檔案質(zhì)量控制視角下，最大的變化在于審計(jì)檔案管理人員直接參與審計(jì)工作。在每項(xiàng)審計(jì)流程完成后，審計(jì)人員直接進(jìn)行檔案校驗(yàn)工作，保證各種文書材料的內(nèi)容、格式符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于其中存在問(wèn)題的文件及時(shí)修改，降低檔案修補(bǔ)的成本。該目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的有效手段為審計(jì)檔案管理人員在審計(jì)工作參與進(jìn)程中更加關(guān)注證據(jù)文件的全面性及證據(jù)轉(zhuǎn)化方式的合理性。即可以較為直觀的從已有證據(jù)中分析出被審計(jì)單位提供信息的真實(shí)性或者問(wèn)題存在的原因，保證證據(jù)文件有充分的證明力，使審計(jì)檔案在應(yīng)對(duì)后續(xù)各個(gè)審查與調(diào)用都擁有較為良好的表現(xiàn)。

雖然審計(jì)檔案質(zhì)量控制作為審計(jì)工作質(zhì)量控制的有效手段，其直接參與審計(jì)流程有較高的必要性。但需要認(rèn)識(shí)到的是，質(zhì)量保證并非為審計(jì)工作強(qiáng)行加上一道枷鎖，且審計(jì)檔案整理工作的效率與審計(jì)工作的效率直接相關(guān)。因此，審計(jì)檔案管理人員參與審計(jì)工作進(jìn)程中要尤其注重尺度，一切行為以不降低審計(jì)工作效率為前提。審計(jì)工作本身內(nèi)容十分復(fù)雜，審計(jì)人員工作壓力較大。在這種背景下，若審計(jì)檔案管理人員對(duì)審計(jì)工作效率造成影響，審計(jì)人員將對(duì)檔案管理工作敵視心理極強(qiáng)，在工作中展現(xiàn)出多種不配合行為，不利于審計(jì)檔案整理工作的效率提升與質(zhì)量控制。因此，審計(jì)檔案管理人員審計(jì)工作直接參與進(jìn)程中，要明確自身下游工作的位置沒(méi)有發(fā)生改變，變化的只是工作開(kāi)展時(shí)間的提前。

4.審計(jì)報(bào)告的撰寫

審計(jì)報(bào)告撰寫過(guò)程中對(duì)于審計(jì)檔案質(zhì)量控制工作有較高價(jià)值的點(diǎn)：第一，對(duì)審計(jì)材料的來(lái)源進(jìn)行查驗(yàn)，保證其有較高的可靠性;第二，對(duì)審計(jì)材料的完整性進(jìn)行檢查，保證其具備作為審計(jì)證據(jù)的效力，同時(shí)查看其本應(yīng)簽字、蓋章等位置是否存在空缺，若存在需要及時(shí)進(jìn)行填補(bǔ);第三，查看所有審計(jì)材料是否嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)編寫，對(duì)于其中格式不合格的材料要及時(shí)進(jìn)行糾正;第四，對(duì)審計(jì)材料進(jìn)行鑒定。鑒定是較為復(fù)雜的一項(xiàng)工作，需要多個(gè)相關(guān)部門的參與，審計(jì)檔案管理人員要嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定流程進(jìn)行，決不能存在疏漏;第五，審計(jì)底稿內(nèi)容與格式的檢查，查看其是否存在內(nèi)容缺失或者格式錯(cuò)誤，若存在需要進(jìn)行修改。

審計(jì)報(bào)告內(nèi)容規(guī)范性實(shí)現(xiàn)較為簡(jiǎn)單，檔案整理人員的深度參與便能實(shí)現(xiàn)。但審計(jì)檔案質(zhì)量的另一層面體現(xiàn)——內(nèi)容全面性實(shí)現(xiàn)較為困難，由于審計(jì)報(bào)告中內(nèi)容體現(xiàn)會(huì)直接使審計(jì)人員擔(dān)負(fù)法律責(zé)任，在內(nèi)容編寫進(jìn)程中，審計(jì)人員通常較為謹(jǐn)慎，甚至?xí)幸夂雎圆糠执嬖谝蓡?wèn)的內(nèi)容，這對(duì)審計(jì)檔案質(zhì)量影響重大，但卻難以實(shí)現(xiàn)有效控制。雖然近年來(lái)隨著法律與制度的改革，審計(jì)報(bào)告內(nèi)容編寫增添部分強(qiáng)制性內(nèi)容，但其落實(shí)時(shí)間較短，在審計(jì)檔案內(nèi)容全面性與質(zhì)量提升層面雖有一定體現(xiàn)，但這種體現(xiàn)仍無(wú)法全面改善審計(jì)檔案部分內(nèi)容缺失的現(xiàn)狀，需要相關(guān)制度進(jìn)一步落實(shí)。

5.編目與驗(yàn)收

編目是嚴(yán)格按照國(guó)家排列標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的，需要注意的只有編寫進(jìn)程中保證條目的清晰，條目與檔案實(shí)際存放位置的嚴(yán)格對(duì)應(yīng)。驗(yàn)收指對(duì)審計(jì)檔案的全面復(fù)驗(yàn)，由于有前期大量的預(yù)先檢驗(yàn)工作，復(fù)驗(yàn)工程較之前難度大幅下降。審計(jì)檔案管理人員只需要嚴(yán)格按照已有的工作職責(zé)分類，做好自身管轄范圍內(nèi)的檢驗(yàn)、整理、裝訂工作即可。但工作流程的簡(jiǎn)單不等于工作狀態(tài)的放松，員工應(yīng)采取較高的重視程度與工作態(tài)度，做好審計(jì)檔案質(zhì)量控制的最后一項(xiàng)程序，全面保證審計(jì)檔案的規(guī)范性與真實(shí)性。

四、結(jié)論

審計(jì)檔案質(zhì)量控制工作優(yōu)化的核心在于將事后控制不斷向事中控制轉(zhuǎn)移，在審計(jì)進(jìn)程中實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案質(zhì)量的監(jiān)管，做到問(wèn)題的實(shí)時(shí)發(fā)現(xiàn)、實(shí)時(shí)修改，避免驗(yàn)收進(jìn)程中修改帶來(lái)的大量重復(fù)性工作。

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（作者單位：山西省保德縣審計(jì)信息中心）