如何做好檔案管理工作

楊燦華

摘 要：基于如何做好檔案管理工作研究，首先結(jié)合具體問(wèn)題進(jìn)行分析，得出做好檔案資料的收集，嚴(yán)格抓好管理制度的完善和執(zhí)行，加快推進(jìn)技術(shù)裝備的現(xiàn)代化，加快推進(jìn)檔案工作隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)化等有效措施，從而全面闡述做好檔案管理工作重要性。

關(guān)鍵詞：檔案管理;管理工作;具體問(wèn)題;有效措施

檔案管理工作是每個(gè)企業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容之一，這些檔案記錄了單位發(fā)展史上的杰出成就，并提供了第一手資料來(lái)研究單位的工作績(jī)效和科學(xué)發(fā)展。面對(duì)急劇的社會(huì)變革，我們必須清楚地了解到，信息時(shí)代不僅給我們的記錄管理工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)，還帶來(lái)了機(jī)遇和新的生命。我們的檔案工作者必須繼續(xù)學(xué)習(xí)科學(xué)知識(shí)，逐步掌握信息技術(shù)，為檔案工作，社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)主義精神文明服務(wù)。

1 新要求下對(duì)檔案管理工作存在的問(wèn)題具體分析

1.1 較為缺乏有效管理檔案數(shù)據(jù)的操作系統(tǒng)

通常在中國(guó)檔案管理工作中，結(jié)合信息技術(shù)會(huì)發(fā)揮很大的優(yōu)勢(shì)。但是在實(shí)際施工中，技術(shù)的應(yīng)用存在很多問(wèn)題。因此，沒(méi)有有效的操作系統(tǒng)來(lái)處理來(lái)自相應(yīng)文件的數(shù)據(jù)，這也是一個(gè)主要問(wèn)題。在我國(guó)各級(jí)檔案管理組織中，由于各種原因，它們經(jīng)常使用完全不同的獨(dú)立操作系統(tǒng)。

這樣，很難在不同的文件管理組織之間共享文件數(shù)據(jù)和同步文件數(shù)據(jù)，從而給我國(guó)的文件管理帶來(lái)很大的負(fù)面影響。如上所述，只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)云技術(shù)的同步共享，才能真正實(shí)現(xiàn)電子信息技術(shù)的特定應(yīng)用，從而大大提高檔案管理的效率?？梢酝茢?，如何有效地建立統(tǒng)一的文件數(shù)據(jù)管理操作系統(tǒng)已成為進(jìn)行中工作的重中之重。實(shí)際上，盡管檔案管理在當(dāng)前的一些機(jī)構(gòu)中已經(jīng)取得了一定的成果，但距離真正實(shí)施一個(gè)統(tǒng)一的操作系統(tǒng)來(lái)管理檔案信息還差得很遠(yuǎn)，這需要有關(guān)從業(yè)者的更多關(guān)注。

1.2 檔案管理中的問(wèn)題

隨著城市化進(jìn)程的推進(jìn)，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展，中國(guó)檔案管理水平也在逐漸得提高。并且很多企業(yè)都逐漸建立完善的檔案管理系統(tǒng)，全面保證工作順利進(jìn)行。從而，在一定程度上，提高工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，這對(duì)整個(gè)社會(huì)的發(fā)展具有很大的作用。由于一些中小型企業(yè)受到各種限制，因此他們對(duì)檔案管理還沒(méi)有完全的了解。即使工作人員掌握一定的管理知識(shí)，但是還不夠全面，同時(shí)還忽略了文件管理的重要性。他們只是將文件管理分為保留個(gè)人文件或其他文件。在檔案管理過(guò)程中，由于問(wèn)題分析不足，管理觀念不科學(xué)，同時(shí)還有許多公司的檔案工作沒(méi)有秩序，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案混亂的現(xiàn)象，也不利于檔案的發(fā)展。

1.3 缺乏專(zhuān)業(yè)人才培訓(xùn)流程

在新形勢(shì)下，改變了中國(guó)傳統(tǒng)檔案管理模式，但是，在培訓(xùn)中國(guó)檔案管理人才的過(guò)程中，這在整個(gè)培訓(xùn)過(guò)程中并未得到很好的體現(xiàn)。目前，在培訓(xùn)中國(guó)檔案管理人員的過(guò)程中，檔案管理過(guò)程的文化仍處于起步階段，不足以滿足中國(guó)對(duì)檔案信息管理日益增長(zhǎng)的需求。這個(gè)問(wèn)題不僅不利于中國(guó)目前的檔案管理工作，而且對(duì)中國(guó)檔案管理行業(yè)的未來(lái)發(fā)展也有很大的影響。在當(dāng)前的計(jì)算機(jī)化浪潮中，最重要的是要在文件管理領(lǐng)域?qū)T工進(jìn)行培訓(xùn)的過(guò)程中，提供一些有關(guān)計(jì)算機(jī)文件的使用信息，文件管理系統(tǒng)的操作以及其他信息文件管理的信息。只有很好地執(zhí)行這些任務(wù)，我們才能使我們的人才盡快適應(yīng)信息檔案的管理，以便可以在最佳條件下以更高的效率應(yīng)用這些新技術(shù)。

1.4 現(xiàn)有檔案管理體系存在隱患

目前，現(xiàn)有的檔案管理體系尚未完善，并且管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)存在安全隱患。通常在實(shí)際工作中，不斷采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，但是這樣又給中國(guó)檔案管理安全帶來(lái)新得隱患。例如;工作中，工作人員進(jìn)行調(diào)查檔案，并且整理訪問(wèn)記錄，做好存檔和分類(lèi)。但是調(diào)查準(zhǔn)確性受到的一定的限制。有很多高級(jí)互聯(lián)網(wǎng)人員，可能會(huì)隱藏訪問(wèn)，并且盜用檔案數(shù)據(jù)信息。以此說(shuō)明，檔案管理系統(tǒng)的安全性是如此重要。在這方面，我們可以引用阿里，騰訊和百度等大型互聯(lián)網(wǎng)公司在數(shù)據(jù)管理方面的某些才能和經(jīng)驗(yàn)。這些互聯(lián)網(wǎng)公司需要全年準(zhǔn)備以應(yīng)對(duì)公司互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)器的攻擊。他們制定了全面的預(yù)防計(jì)劃，以應(yīng)對(duì)各種情況下來(lái)自外部網(wǎng)絡(luò)的攻擊。

2 檔案管理工作完善措施

2.1 做好檔案資料的收集

只有做好檔案數(shù)據(jù)的收集工作，才能有效地?cái)U(kuò)大檔案數(shù)據(jù)的收集范圍，為進(jìn)一步提高檔案文件質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)。因此，要做好單位文件的管理工作，首先要做好從文件中實(shí)際收集數(shù)據(jù)的工作。因此，如果文件管理服務(wù)想要在收集文件數(shù)據(jù)方面做得很好，則必須將文件數(shù)據(jù)收集機(jī)制和監(jiān)視機(jī)制集成到單元自身的管理系統(tǒng)中，以構(gòu)建更好地滿足單元管理系統(tǒng)需求的文件數(shù)據(jù)。在此基礎(chǔ)上，協(xié)調(diào)單位內(nèi)的各項(xiàng)服務(wù)，使檔案的收集更加及時(shí)，完整，準(zhǔn)確，這也是鞏固檔案管理的第一步。此外，我們必須與有關(guān)部門(mén)建立良好的溝通和聯(lián)系，迅速解決檔案收集過(guò)程中可能出現(xiàn)的某些問(wèn)題，不斷增加對(duì)數(shù)據(jù)收集的技術(shù)支持，并嚴(yán)格監(jiān)督進(jìn)度和質(zhì)量。

2.2 嚴(yán)格抓好管理制度的完善和執(zhí)行

在新的歷史時(shí)期，當(dāng)局要大膽打破檔案管理中原始思想的局限性，在促進(jìn)檔案管理工作中不斷取得新突破，以實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化和有序發(fā)展。為了做到這一點(diǎn)，我們一方面要做好各種制度的完善，另一方面要實(shí)現(xiàn)各種管理制度的運(yùn)用，并且要使用該系統(tǒng)說(shuō)話，使用該系統(tǒng)來(lái)管理人員和業(yè)務(wù)，并做到科學(xué)。要了解該系統(tǒng)的實(shí)施，對(duì)人員進(jìn)行系統(tǒng)管理，并使用該系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)管理文件中當(dāng)前人員的懶散，分散和混亂現(xiàn)象的變化。

2.3 加快推進(jìn)技術(shù)裝備的現(xiàn)代化

加快檔案信息處理的自動(dòng)化過(guò)程，將電子計(jì)算機(jī)引入檔案管理，不僅可以減輕工作量， 檔案人員，提高工作效率，可以提高文件的查全率和準(zhǔn)確率，同時(shí)節(jié)省大量的存儲(chǔ)空間，真正提高了文件的效率和服務(wù)質(zhì)量。歸功于檔案館的縮微膠卷技術(shù)，利用顯微制品來(lái)存儲(chǔ)，傳輸和使用檔案館，不僅可以忠實(shí)地反映檔案館的原始面貌，而且具有保存時(shí)間長(zhǎng)，規(guī)格統(tǒng)一，用途廣泛，用途多樣的特點(diǎn)。方便存檔。用戶還可以從保護(hù)原始文件并延長(zhǎng)其使用壽命中受益。需要加快現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備的部署。從圖紙的設(shè)計(jì)到文件管理，從而優(yōu)化了文件管理的工作流程并提高了文件的工作水平和水平。

2.4 加快推進(jìn)檔案工作隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)化

增強(qiáng)文件管理意識(shí)。檔案管理的特殊性要求管理人員具有高度的職業(yè)責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作態(tài)度以及無(wú)私的奉獻(xiàn)精神和專(zhuān)業(yè)精神。應(yīng)指導(dǎo)他們牢固樹(shù)立對(duì)記錄質(zhì)量的認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)到記錄管理的重要性，并利用高質(zhì)量的工作成果來(lái)提高記錄管理的質(zhì)量。需要不斷改善檔案的法律概念，并根據(jù)法律真正地管理檔案。歸檔工作的性質(zhì)決定了歸檔人員必須具有一定的政治理論知識(shí)，以及對(duì)文學(xué)和歷史，科學(xué)技術(shù)的堅(jiān)實(shí)知識(shí)以及對(duì)商業(yè)歸檔的知識(shí)。嚴(yán)格管理和考核，根據(jù)不同時(shí)期的工作重點(diǎn)，完善相關(guān)規(guī)章制度，科學(xué)合理地設(shè)置考核指標(biāo)，加大考核和考核力度，建立與存檔工作細(xì)則相一致的激勵(lì)約束機(jī)制，指導(dǎo)存檔工作。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著中國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息的管理發(fā)生了巨大的變化。在應(yīng)用這些技術(shù)來(lái)，提高中國(guó)現(xiàn)有文件管理的效率，與此同時(shí)，相關(guān)人員還必須注意，在使用這些新技術(shù)時(shí)出現(xiàn)的一些新問(wèn)題。只有在技術(shù)改造過(guò)程中，給予足夠的重視和解決這些問(wèn)題，才能真正做好新形勢(shì)下檔案的管理，提高效率和質(zhì)量。

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