大數(shù)據(jù)時代工程檔案信息化管理淺議

張馨勻

摘 要：在當(dāng)代大數(shù)據(jù)時代發(fā)展背景下，利用高新技術(shù)實現(xiàn)工程檔案管理工作的轉(zhuǎn)型和發(fā)展已經(jīng)是大勢所趨。大數(shù)據(jù)時代下工程檔案數(shù)據(jù)多樣、數(shù)據(jù)庫龐大，因此能夠提供更加準確的決策信息，利于發(fā)展。因此，在信息化背景下，應(yīng)當(dāng)積極進行檔案管理信息化改革，與時俱進，進一步提升工程檔案管理水平。鑒于此文章重點針對大數(shù)據(jù)時代工程檔案信息化管理現(xiàn)狀及控制措施進行了分析，以供借鑒。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;工程檔案;信息化管理

1 導(dǎo)言

檔案資料對于工程企業(yè)來說具有十分重要的意義，因此在保存和管理中絕對不能出現(xiàn)任何問題，所以企業(yè)必須要緊跟時代的發(fā)展，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，這樣不僅可以提高工程檔案的管理能力，還可以為企業(yè)的日后戰(zhàn)略發(fā)展制定相應(yīng)的參考依據(jù)。因此，企業(yè)必須要重視應(yīng)用信息技術(shù)來提高工程檔案管理能力，以此來促進企業(yè)的發(fā)展。

2 大數(shù)據(jù)時代工程檔案信息化管理現(xiàn)狀分析

1）安全性有待提升，檔案管理信息化平臺尚未被認可。目前很多檔案管理人員對工程檔案管理信息化發(fā)展并不認可，尤其是在很多機密資料的存儲上，使用云上存儲的模式盡管給檔案管理人員帶來了很大的方便，但是信息的安全性仍然得不到保證。以當(dāng)前檔案管理信息化的數(shù)據(jù)加密技術(shù)為例，信息化管理的身份驗證方式非常簡單，很容易被網(wǎng)絡(luò)木馬病毒截獲數(shù)據(jù)，導(dǎo)致出現(xiàn)信息安全泄漏的問題。同時，保證信息安全和系統(tǒng)穩(wěn)定的工作需要專業(yè)技術(shù)人員進行，并且需要不斷更新系統(tǒng)來保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，這無疑加大了勞動成本。因此，更多的決策者也表示，將如此多的勞動成本投入到工程檔案管理信息化平臺建設(shè)中來，對于長遠發(fā)展并未展現(xiàn)出優(yōu)勢。

2）缺乏相應(yīng)的規(guī)劃。隨著時代的不斷深化與發(fā)展，對任何一個企業(yè)來說，在開發(fā)項目工程的過程中，如何才能統(tǒng)一地完成工程驗收，更加高速和穩(wěn)定地開展工作是十分值得關(guān)注的問題。項目最開始的數(shù)據(jù)分散于不同的部門，因為信息技術(shù)不同，數(shù)據(jù)格式不夠統(tǒng)一，個別數(shù)據(jù)存在缺陷，信息組織過于復(fù)雜。

3）檔案管理工作的信息化應(yīng)用能力薄弱。在工程建設(shè)行業(yè)中，工程檔案管理水平有限，在新的發(fā)展形勢下，社會發(fā)展對工程檔案管理工作提出了更高的要求，并且不斷呈現(xiàn)新的發(fā)展特點。但是，在實際工作中，一些工作人員不能緊跟時代的發(fā)展步伐，他們很多人缺乏專業(yè)的檔案管理知識和能力，甚至一些人在信息技術(shù)的應(yīng)用上并不是很熟練，業(yè)務(wù)能力不強，不能很好的滿足工程檔案管理工作的要求。除此之外，一些檔案管理工作人員責(zé)任心不強，信息化操作水平不高，不愿意參與學(xué)習(xí)，來提高業(yè)務(wù)能力，對信息化管理流程不熟悉，不能利用信息化設(shè)備進行檔案的檢索和使用，嚴重影響了檔案管理工作的效率和效果。

4）檔案管理中運用到的信息化設(shè)備更新緩慢。從實踐來看，我國工程檔案信息化建設(shè)發(fā)展比較緩慢，信息化設(shè)備更新緩慢，難以達到檔案的信息化管理的實際所需。另外，更新信息化設(shè)備需要投入一定的資金，為了有效控制成本支出，為檔案管理工作配備最為基礎(chǔ)的信息化設(shè)備，人力、物力投入非常有限，不能滿足越來越多的工程檔案管理的實際需要，因而，很大程度上制約了工程檔案管理工作的信息化建設(shè)的進程和實效。

3 大數(shù)據(jù)時代工程檔案信息管理控制策略

1）樹立大檔案觀與大服務(wù)觀。面向未來，現(xiàn)代化大數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢下，工程檔案管理工作者不能將視野局限于檔案的形式，而應(yīng)該與時俱進提高自身的專業(yè)知識與技能，妥善處理不同類型的檔案信息，將不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)信息進行科學(xué)地管理，構(gòu)建智能化的工程檔案管理模式，確保檔案信息能夠有序地存儲和分布，全面提高工程檔案數(shù)據(jù)的管理效率與質(zhì)量。樹立良好的大服務(wù)觀，才能夠?qū)⑿畔⒒瘷n案的價值充分發(fā)揮出來，推動工程檔案管理實現(xiàn)良好的發(fā)展。此外，檔案管理人員樹立為群眾服務(wù)的觀念，最大化地開發(fā)利用工程檔案信息的價值，充分提高挖掘檔案數(shù)據(jù)的能力，提高工程檔案管理的服務(wù)水平。

2）及時更新信息化設(shè)備。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，最常用到的是紙質(zhì)檔案，這種檔案形式具有一定的劣勢，例如，紙質(zhì)的檔案隨著使用頻率的增多，很容易造成損壞;容易受到蟲蛀，發(fā)生霉變等，將嚴重影響檔案保存的穩(wěn)定性和長久性。對于檔案管理中的落后的信息化設(shè)備，企業(yè)要及時的進行更新和升級，推動檔案管理的信息化發(fā)展，提升檔案管理工作的效果和質(zhì)量。與此同時，檔案管理人員要做好檔案信息和數(shù)據(jù)的分類，對它們實施分類管理，方便日后的查找和查閱，進一步提升檔案管理工作的效率和效果。

3）建立檔案數(shù)字管理系統(tǒng)。首先，企業(yè)必須要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，變成現(xiàn)代化的信息檔案管理，企業(yè)還要重點建設(shè)檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，在對工程檔案進行管理的過程中還要積極應(yīng)用統(tǒng)計學(xué)方法及原理，分類管理、存儲數(shù)字檔案和電子檔案，這樣工程檔案管理系統(tǒng)才會更加先進，從而確保企業(yè)工程檔案管理不會出現(xiàn)任何失誤。

4）加強檔案管理人員的教育培訓(xùn)。企業(yè)要對現(xiàn)有的工作人員進行培訓(xùn)，通過培訓(xùn)使工作人員具有較強的責(zé)任心和工作意識。各建設(shè)企業(yè)要不斷加強檔案管理隊伍的建設(shè)，以此來確保工作人員擁有較強的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力。要對工作人員開展多層次、多形式的理論和知識培訓(xùn)，并且要先從法律法規(guī)、崗位職責(zé)、制度建設(shè)等方面進行培訓(xùn)，這樣才能確保工作人員提高理論知識，同時又提高了實際操作中的法律法規(guī)知識。最后，再對員工進行相關(guān)硬件的培訓(xùn)，以此來提高工作人員的綜合素養(yǎng)。通過培訓(xùn)員工的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力得到較大的提高，從而使其有較高的職業(yè)綜合素養(yǎng)，使得工程檔案管理工作從根本上符合社會發(fā)展的需要。

5）不斷豐富檔案信息服務(wù)的形式。大數(shù)據(jù)時代，工程檔案管理服務(wù)要緊跟時代的發(fā)展變化，實施信息化建設(shè)，借助信息技術(shù)，不斷優(yōu)化檔案信息資源，進一步豐富檔案信息服務(wù)的形式。其一，利用微縮技術(shù)服務(wù)。在工程檔案管理中，必然會有一些非常重要或者非常珍貴的檔案資料，對這些資料的保管要非常謹慎，既要防止損壞，也要防止丟失或者被盜。這時可以利用微縮技術(shù)，將這些資料進行縮減，進而妥善保管。另外，在工程檔案管理中，資料信息非常多，而且繁雜，加強信息化建設(shè)，利用信息技術(shù)的強大功能，能夠極大的提升檔案管理的效率和質(zhì)量。

6）建立工程檔案信息管理模式，提升工程檔案管理水平。多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新為工程檔案信息化管理創(chuàng)造了良好的條件。為了有效提高工程檔案的管理水平，建立并完善一套工程檔案信息管理系統(tǒng)是十分必要的。根據(jù)用戶的實際需求，建立新型的檔案信息管理模式，加快系統(tǒng)對電子數(shù)據(jù)信息的處理速度，為使用者提供相應(yīng)的咨詢和查詢服務(wù)，在保存和管理電子文件的過程中，引進先進的技術(shù)提高電子檔案數(shù)據(jù)的完整性和準確性，保證電子文件可以適用于不同類型的系統(tǒng)。為了更加充分地發(fā)揮電子文件的功能，企業(yè)必須創(chuàng)建優(yōu)秀、先進的檔案管理軟件，只有這樣，檔案管理才能為企業(yè)的發(fā)展助力。

4 結(jié)束語

總之，隨著我國信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國已經(jīng)全面的進入到了大數(shù)據(jù)時代，這些大數(shù)據(jù)不僅給人們的工作和生活帶來一定的方便，同時還給工程檔案管理工作帶來了全新的面貌，使得人們將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式轉(zhuǎn)變成了現(xiàn)階段的電子檔案，這些電子檔案不僅可以有效的提高工程檔案管理水平，同時對促進企業(yè)的未來發(fā)展也有重要的作用。

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