人事檔案管理在醫(yī)院實(shí)施中存在的不足及改善方法

符慧欣

摘 要：人事檔案是醫(yī)院人事管理中的一項(xiàng)重要參考資料，要想提高人員的檔案工作能力，要從提高人事檔案意識(shí)入手，明確醫(yī)院人事檔案及管理知識(shí)。根據(jù)現(xiàn)階段人事檔案管理工作存在的不足，及時(shí)提出有針對(duì)性的改進(jìn)策略，創(chuàng)新檔案管理思路，根據(jù)實(shí)際情況改進(jìn)管理方式，由此提高專(zhuān)業(yè)水平。網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)發(fā)展為檔案工作提供了新的技術(shù)，為提高崗位工作能力，要以吸收現(xiàn)代技術(shù)為目標(biāo)，根據(jù)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)狀況，提出人事檔案工作的革新途徑，促進(jìn)管理模式創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：人事檔案;思路創(chuàng)新;信息化建設(shè);改善方法

加強(qiáng)工作內(nèi)容分析，根據(jù)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀，及時(shí)發(fā)現(xiàn)當(dāng)前工作存在的不足，依據(jù)人事檔案管理工作的漏洞提出有效的改進(jìn)方案，這是本人根據(jù)多年工作經(jīng)驗(yàn)得出的結(jié)果。重視檔案管理工作，配合管理人員完成部門(mén)檢查工作，創(chuàng)新人事檔案工作思路，注重對(duì)新技術(shù)的學(xué)習(xí)，深化人事檔案專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，定期組織集體培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案意識(shí)[1]。加強(qiáng)內(nèi)部設(shè)施完善，及時(shí)采購(gòu)新設(shè)備、新器材，保障人事檔案管理工作的質(zhì)量，提升醫(yī)院的綜合實(shí)力。

1 醫(yī)院人事檔案管理的介紹

醫(yī)院的人事檔案管理部門(mén)主要負(fù)責(zé)醫(yī)院內(nèi)部員工的個(gè)人身份、資質(zhì)、學(xué)歷等方面信息的管理工作。醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人事管理制度的一個(gè)主要特色，具有法律效應(yīng)，人事檔案是人生軌跡的一個(gè)依據(jù)。醫(yī)院人事檔案管理人員要負(fù)責(zé)記錄醫(yī)院內(nèi)部員工的個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等文件資料，為員工的職稱(chēng)申報(bào)和個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)提供有效參考。

2 醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的不足

2.1 對(duì)人事檔案工作的關(guān)注不夠

醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的深入改革為醫(yī)院工作提供了良好借鑒，醫(yī)院各項(xiàng)工作順利開(kāi)展，當(dāng)時(shí)從當(dāng)前情況看來(lái)，一些醫(yī)院的人事檔案部門(mén)缺乏對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，參與檔案管理的積極性不夠，對(duì)檔案管理工作不夠關(guān)注。某些人員單純的認(rèn)為檔案工作是檔案部門(mén)的義務(wù)，參與人事檔案知識(shí)探討的主動(dòng)性不夠，影響人事檔案工作的有序開(kāi)展[2]。

2.2 管理方式不恰當(dāng)

管理檔案部門(mén)人員還是采用固定的單一方式進(jìn)行管理，未給人員提供實(shí)踐的機(jī)會(huì)，平時(shí)工作中一些檔案人員不清楚個(gè)人的工作任務(wù)。管理人員指導(dǎo)人事檔案人員時(shí)過(guò)于重視理論講解，忽視了細(xì)節(jié)指導(dǎo)，未采用信息化方式指導(dǎo)人事檔案員工，指導(dǎo)和監(jiān)管人事檔案部門(mén)人員的環(huán)節(jié)，采用的方式不夠靈活，未能發(fā)揮監(jiān)管實(shí)效。

2.3 管理制度不夠完善

管理制度完善與否和部門(mén)工作效率及質(zhì)量有著直接關(guān)系，完善的管理機(jī)制能夠發(fā)揮應(yīng)有的監(jiān)管作用，在一定程度上提高人員積極性，如果管理制度不夠完善，則會(huì)影響部門(mén)工作效率，并制約整體工作開(kāi)展。某醫(yī)院的人事檔案管理制度不夠細(xì)化，管理人員制定人事檔案制度時(shí)未從醫(yī)院實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況出發(fā)，缺乏對(duì)當(dāng)前工作的有效考慮，制定出來(lái)的管控機(jī)制不能發(fā)揮應(yīng)有效果，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案人員的專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)。甚至有些醫(yī)院至今還沒(méi)有完善的人事檔案工作制度，管理制度存在漏洞，指導(dǎo)人員的環(huán)節(jié)無(wú)法發(fā)揮管理制度的指導(dǎo)性作用。

2.4 對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的運(yùn)用不夠

人事檔案管理環(huán)節(jié)依舊采用傳統(tǒng)方式指導(dǎo)人員，比如人事檔案管理人員采取理論講解的方式，這種教育方式員工并不能完全認(rèn)同。人事檔案部門(mén)的一些人員意識(shí)不到平時(shí)工作中運(yùn)用信息化知識(shí)的重要性，工作中遇到難題時(shí)沒(méi)有及時(shí)引入現(xiàn)代技術(shù)，沒(méi)有及時(shí)將多媒體、信息技術(shù)等技術(shù)滲透于人事檔案管理過(guò)程，無(wú)法展現(xiàn)信息技術(shù)在人事檔案部門(mén)工作及管理中的運(yùn)用優(yōu)勢(shì)，直接影響人事檔案部門(mén)工作質(zhì)量。

3 醫(yī)院人事檔案管理工作的創(chuàng)新思路

3.1 檔案工作模式創(chuàng)新

傳統(tǒng)檔案工作中，人事部門(mén)主要采用人為操控的方式，管理檔案信息的環(huán)節(jié)，采用固定方式進(jìn)行檔案信息整合和管理，這種方式產(chǎn)生的工作效率不高。自從信息技術(shù)迅速發(fā)展以來(lái)，醫(yī)院逐漸意識(shí)到將信息技術(shù)引入人事檔案管理的必要性，同時(shí)加強(qiáng)工作模式創(chuàng)新，樹(shù)立正確的檔案意識(shí)、檔案信息查詢(xún)意識(shí)、檔案資料管理意識(shí)[3]。從思想上重視檔案工作，并且在日常工作中注重對(duì)新技術(shù)的吸收，以改變工作模式為目標(biāo)，樹(shù)立正確的檔案工作思路，根據(jù)崗位工作內(nèi)容，合理調(diào)整個(gè)人的工作計(jì)劃，在管理人員指導(dǎo)下順利完成個(gè)人工作，在平時(shí)工作中形成主動(dòng)意識(shí)、自覺(jué)意識(shí)。

3.2 檔案管理模式創(chuàng)新

醫(yī)院是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的一種，為了給患者提供及時(shí)性的服務(wù)，需要及時(shí)了解部門(mén)工作現(xiàn)狀，分析醫(yī)院人事檔案工作的基本模式，依據(jù)實(shí)際情況制定人事檔案部門(mén)工作管理計(jì)劃，明確管理模式創(chuàng)新的必要性，深入分析崗位工作中存在的普遍現(xiàn)象，注重內(nèi)部工作氛圍改善，深化檔案部門(mén)管理，高度重視檔案管理思路創(chuàng)新。檔案部門(mén)工作效率與醫(yī)院整體工作的進(jìn)度有著直接關(guān)系，為促進(jìn)檔案管理方法改進(jìn)，從思想上重視人事檔案及管理工作，將檔案工作納入年度工作考核范圍內(nèi)，提高部門(mén)人員的主動(dòng)意識(shí)和專(zhuān)業(yè)能力，加快檔案部門(mén)工作創(chuàng)新，成立專(zhuān)門(mén)的檔案信息管理小組，成立檔案工作監(jiān)管小組，提高部門(mén)人員的檔案意識(shí)，定期對(duì)檔案管理部門(mén)進(jìn)行科學(xué)審核，主要解決當(dāng)前檔案信息失真的問(wèn)題。

3.3 檔案部門(mén)硬件建設(shè)思路創(chuàng)新

完善的硬件設(shè)施可以推動(dòng)內(nèi)部工作的順利開(kāi)展，對(duì)人事檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，完善的硬件設(shè)施可以給予人員一定的技術(shù)支撐，比如補(bǔ)充硬件設(shè)施、完善硬件設(shè)備，樹(shù)立信息化硬件設(shè)施采購(gòu)思路，及時(shí)采購(gòu)人事檔案管理設(shè)備，加大部門(mén)工作設(shè)備的創(chuàng)新力度。改進(jìn)人事檔案部門(mén)工作方式的管理模式，加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)備的購(gòu)置管理，注重硬件環(huán)境建設(shè)，由此增強(qiáng)硬件設(shè)施在實(shí)際工作中的運(yùn)用效果[4]。

4 醫(yī)院人事檔案管理工作創(chuàng)新優(yōu)化策略

4.1 提高檔案管理意識(shí)

檔案管理過(guò)程中，為提高人事檔案管理質(zhì)量，需積極提高管理意識(shí)，管理人員自覺(jué)接受管理意識(shí)培訓(xùn)，合理安排檔案工作任務(wù)。醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作，根據(jù)醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀調(diào)整管理方式和管理方法，注重對(duì)人事檔案管理內(nèi)容的調(diào)節(jié)，利用信息技術(shù)創(chuàng)新管理模式，實(shí)現(xiàn)人事檔案部門(mén)工作內(nèi)容和管理方式的大調(diào)整。堅(jiān)持人事檔案工作內(nèi)容宣傳，提高對(duì)新型管理模式的宣傳力度，進(jìn)一步增強(qiáng)人員的檔案管理意識(shí)。檔案部門(mén)工作中某人員采用信息技術(shù)采集人事檔案信息，及時(shí)補(bǔ)充人事檔案內(nèi)容，將部門(mén)工作分為人事檔案收集范圍、人事檔案收集途徑、人事檔案收集方法、人事檔案信息補(bǔ)充等環(huán)節(jié)。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)搜集人事檔案工作信息，保證人事檔案信息的真實(shí)性和完善性，運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)將人事檔案工作信息保存起來(lái)，采取授權(quán)管理模式，采用密碼防護(hù)模式增強(qiáng)檔案信息的安全性。

4.2 改進(jìn)管理方式

將計(jì)算機(jī)、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)滲透于檔案管理中，使其成為部門(mén)管理的主要方式，注重對(duì)信息技術(shù)的引入，提高信息化在人事檔案管理過(guò)程的實(shí)施效果。實(shí)際管理中，將信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，采取融合方式擴(kuò)大人事檔案管理范圍，讓信息化滲透于具體細(xì)節(jié)中。利用信息化系統(tǒng)將檔案信息分類(lèi)，明確標(biāo)注每類(lèi)信息的具體類(lèi)型，根據(jù)不同的信息類(lèi)別進(jìn)行整理，及時(shí)整合原始信息，提高檔案信息安全。以提高部門(mén)工作效率為目標(biāo)，進(jìn)一步創(chuàng)新管理模式，采取信息技術(shù)+檔案管理的模式，增強(qiáng)檔案管理制度的執(zhí)行力，提高工作質(zhì)量，這為內(nèi)部信息整合及工作質(zhì)量提升提供保障。比如某醫(yī)院管理層為更好的保護(hù)人事檔案，加強(qiáng)軟件開(kāi)發(fā)和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)。構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)和檔案信息安全防護(hù)體系，以完善的監(jiān)管模式發(fā)揮信息化運(yùn)用優(yōu)勢(shì)。建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，成立人事檔案信息監(jiān)控小組，專(zhuān)人負(fù)責(zé)人事檔案信息采集、整理、保存、使用等環(huán)節(jié)的監(jiān)控工作。

4.3 建設(shè)專(zhuān)業(yè)管理團(tuán)隊(duì)

建設(shè)檔案管理梯隊(duì)，形成專(zhuān)業(yè)的管理隊(duì)伍，在當(dāng)前這個(gè)信息不斷更新的時(shí)代，加大對(duì)高素質(zhì)、技能型人才的培養(yǎng)，將現(xiàn)有人員從知識(shí)型向復(fù)合型方向發(fā)展。提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，強(qiáng)化職業(yè)素養(yǎng)教育，采取思想引領(lǐng)的方式增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)工作能力，管理團(tuán)隊(duì)在平時(shí)工作中發(fā)揮出帶頭作用。注重檔案工作質(zhì)量，及時(shí)保存原始信息，加強(qiáng)檔案工作資料分析，努力維護(hù)好干部人事檔案管理團(tuán)隊(duì)的主干力量、帶動(dòng)作用，具有扎實(shí)的基本功和管理經(jīng)驗(yàn)，能夠根據(jù)工作內(nèi)容及時(shí)引入現(xiàn)代化技術(shù)，比如采取多媒體、信息化等方式開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，提升專(zhuān)業(yè)管理團(tuán)隊(duì)的活力。

4.4 完善管理制度

建立并健全人事檔案管理機(jī)制，以完善的管理制度約束檔案部門(mén)人員，根據(jù)崗位工作現(xiàn)狀調(diào)整管理內(nèi)容，及時(shí)補(bǔ)充管理制度內(nèi)容，解決管理制度漏洞問(wèn)題。優(yōu)化管理制度內(nèi)容，建立檔案工作獎(jiǎng)懲制度，加大對(duì)人事檔案信息的優(yōu)化力度，摒棄單一的管理方式，根據(jù)管理制度規(guī)定，對(duì)于表現(xiàn)突出的員工進(jìn)行物理獎(jiǎng)勵(lì)，將人員在檔案工作中的表現(xiàn)與工資掛鉤。構(gòu)建檔案部門(mén)監(jiān)督工作制度，鼓勵(lì)部門(mén)之間監(jiān)督，提倡各部門(mén)相互借鑒，及時(shí)發(fā)現(xiàn)當(dāng)前檔案部門(mén)工作存在的問(wèn)題，有助于查漏補(bǔ)缺。

5 總結(jié)

綜上所述：人事檔案工作是醫(yī)院管理工作的主要內(nèi)容，為提高服務(wù)效益，要明確醫(yī)院人事檔案管理工作的主要內(nèi)容，清晰個(gè)人的工作職責(zé)，及時(shí)分析當(dāng)前管理制度及管理工作存在的不足，根據(jù)管理現(xiàn)狀，提出有效的改進(jìn)策略及創(chuàng)新思路，加強(qiáng)管理模式創(chuàng)新，將信息技術(shù)引入檔案管理環(huán)節(jié)，由此提高信息技術(shù)在實(shí)際工作中的運(yùn)用實(shí)效，增強(qiáng)人事檔案管理人員和基層員工的檔案意識(shí)。

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