加強(qiáng)人事檔案信息化管理 全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新

魏生蓮

摘 要：近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)與社會的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)手段也不斷完善成熟，其為各行各業(yè)都帶來了新的可能，人才是各個行業(yè)發(fā)展所必需的基礎(chǔ)條件，人事檔案管理是人事工作中關(guān)鍵的一個組成部分，當(dāng)前，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)不能夠滿足時代發(fā)展的需求，因此人事檔案信息化管理逐漸融入到各個行業(yè)中，在此基礎(chǔ)上，本文分析了人事檔案信息化管理的重要意義，點明了在這一工作過程中存在的不足之處，并為了促進(jìn)這一工作順利開展，促進(jìn)人事管理創(chuàng)新而提出了相關(guān)策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案;信息化管理;管理創(chuàng)新

1 人事檔案信息化管理的重要意義

1.1 檔案查詢更便捷

人事檔案的信息化管理將企業(yè)所有的人事檔案都進(jìn)行一個全面的掃描歸檔，隨時可以根據(jù)實際需求來進(jìn)行信息檢索，有效的減輕了工作人員的工作強(qiáng)度，提升其信息查詢的效率以及精準(zhǔn)度，大大提升了人事檔案的資源利用率，有效提升了人事檔案管理的水平[1]。

1.2 檔案管理更規(guī)范

人事檔案信息化管理使得所有人事檔案都能夠按照相同的格式與字體來進(jìn)行歸檔，這一情況有效的改善傳統(tǒng)人工管理中的字跡模糊、字體不同、信息缺乏等問題，促進(jìn)了人事檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化，推進(jìn)了人事檔案管理工作的不斷發(fā)展，也為相關(guān)檔案信息的操作帶來了極大的便利。

1.3 檔案保存更安全

傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案比較容易受到外界因素的影響，從而導(dǎo)致出現(xiàn)破損、丟失、字跡模糊等問題，這樣一來對于檔案保存的環(huán)境就提出了很高的要求，并且隨著時間推移，不斷加大了相關(guān)修復(fù)與重建檔案等工作量，一定程度上加大了人力和物力的投入，造成一定的資金浪費，而人事檔案信息化管理可以有效的避免這一系列問題，并能夠在此基礎(chǔ)上減少紙張的浪費，為自然環(huán)境保護(hù)作出一定的貢獻(xiàn)，另外，對于一些重要的檔案信息還可以通過計算機(jī)設(shè)置加密或查詢權(quán)限，使得檔案保存更加安全，不會輕易出現(xiàn)信息外泄的問題。

2 當(dāng)前人事檔案管理方式存在的不足

2.1 檔案管理人員管理意識較差

檔案管理人員是人事檔案管理工作的主導(dǎo)者，當(dāng)前，雖然大部分企業(yè)都已經(jīng)實行了人事檔案信息化管理，但還是有部分人員難以認(rèn)識到這一工作的重要性，默守陳規(guī)按照傳統(tǒng)管理方式進(jìn)行檔案的管理，然而隨著時代發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)不能滿足社會發(fā)展的需求，因此需要不斷提升管理人員的意識，促進(jìn)這一工作的全面創(chuàng)新[2]。

2.2 檔案信息的補(bǔ)充及更新效率差

傳統(tǒng)人事檔案管理方式對于檔案信息的補(bǔ)充以及更新較為麻煩，導(dǎo)致及時性較差，效率不高，一般來說，人員是不斷學(xué)習(xí)不斷進(jìn)步的，其相關(guān)的檔案信息需要及時的進(jìn)行補(bǔ)充更新，但現(xiàn)階段普遍存在信息補(bǔ)充更新不及時的現(xiàn)象，導(dǎo)致容易出現(xiàn)人員信息混亂或缺乏的問題，大大阻礙了人事部門對于人才信息的掌控。

2.3 檔案信息查詢困難

對于人事檔案信息查詢問題來說，傳統(tǒng)檔案管理方法中遇到信息查詢問題，一般首先由工作人員在目錄信息中進(jìn)行檢索，然后找到對應(yīng)的存放位置，再去一張一張的翻到所需要的那一份檔案，不僅工作量繁重，而且效率低下，并且長此以往會加劇對紙質(zhì)檔案的磨損與破壞，使其保存壽命簡短，隔上特定的時間就需要重復(fù)進(jìn)行補(bǔ)檔或重建檔案的工作，給人事檔案管理工作帶來了較大的阻礙。

2.4 紙質(zhì)檔案容易被損壞

紙質(zhì)檔案由于其本身的特性，非常容易受到破壞，在平時的工作過程中，可以要求工作人員盡可能的避免對其造成過大的人為損害，但假如遇到一系列不可抗因素或突發(fā)事件例如火災(zāi)等問題，就可能會引起不可挽回、不可估量的損失，由此會給人事檔案管理工作帶來致命的打擊，使其連彌補(bǔ)都無從下手，因此必須不斷優(yōu)化完善人事檔案管理手段，以保障這一工作能夠留有后路，人才信息能夠得到安全保護(hù)[3]。

3 促進(jìn)人事檔案信息化管理創(chuàng)新的有效策略

3.1 提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

首先，想要促進(jìn)人事檔案信息化管理工作的順利開展，就需要從根本上提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，使其能夠認(rèn)識到這一工作創(chuàng)新的對于人事管理工作創(chuàng)新的重要意義，由此給予人事檔案信息化管理工作以高度重視，并能夠?qū)⑾嚓P(guān)工作職責(zé)進(jìn)行一個合理明確的劃分，落實到實際負(fù)責(zé)人，由此在每個環(huán)節(jié)都能夠嚴(yán)格把控，促進(jìn)這一工作的合理運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.2 提升基礎(chǔ)設(shè)施相關(guān)的資金投入

人事檔案信息化建設(shè)需要很多基礎(chǔ)設(shè)備提供支持，類似于打印機(jī)，掃描儀、存儲器等等，由于資料信息是不斷變化，其內(nèi)容是不斷增加的，對于檔案的不斷更新與歸檔的工作量也是隨之不斷增加的，因此需要相關(guān)設(shè)備能夠提供技術(shù)支持，為工作人員減輕工作量，也在一定程度上提升該工作的效率與質(zhì)量，要注意的是，對于這些基礎(chǔ)設(shè)備需要相關(guān)人員進(jìn)行定期的檢測保養(yǎng)與維護(hù)，以此來保證其使用壽命，減少成本投入并減輕資源浪費問題。

3.3 建立健全管理流程與規(guī)范

對于人事檔案信息化管理來說，需要建立健全明確的管理流程與管理規(guī)范，以此來促進(jìn)這一工作的規(guī)范化與科學(xué)化發(fā)展，人事部門可以組建一支專業(yè)的人事檔案管理團(tuán)隊，并不斷提升其自身專業(yè)素養(yǎng)與管理能力，促進(jìn)檔案信息化管理工作的順利開展，除此之外，還要保證檔案的安全性問題，由此可以建立一個相關(guān)的制度，規(guī)定信息查詢等操作的準(zhǔn)則，并根據(jù)人員的等級來劃分一定的檔案查詢權(quán)限，依據(jù)于此給各類具有不同價值的檔案信息設(shè)置密碼以及做好備份，以此避免因不同人員的查詢檢索而導(dǎo)致的信息泄露的問題發(fā)生，提升人事檔案管理的安全性能，為人事資源共享創(chuàng)造一個科學(xué)合理規(guī)范的平臺，促進(jìn)人事檔案管理工作的創(chuàng)新[4]。

3.4 完善監(jiān)督管理制度

在人事檔案信息化管理過程中難免會面臨一些問題，為了避免因種種因素對這一工作產(chǎn)生嚴(yán)重影響，可以加強(qiáng)監(jiān)督管理工作的執(zhí)行，由特定的監(jiān)管人員來進(jìn)行檔案新建或更正問題的監(jiān)管，嚴(yán)格的把控這一工作中的驗證錄取與登記等環(huán)節(jié)的規(guī)范性，并將檔案更新結(jié)果進(jìn)行相關(guān)記錄，保障人事檔案的信息化管理工作更加嚴(yán)謹(jǐn)。

4 結(jié)語

綜上所述，時代不斷發(fā)展，信息化手段不斷成熟，給人事檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機(jī)會，信息化檔案管理工作也有效促進(jìn)了人事檔案管理工作的效率與質(zhì)量，更保障了其安全性與規(guī)范性，但這一工作還是需要不斷的優(yōu)化與完善，以此希望能夠盡可能規(guī)避檔案管理工作中的不足，充分發(fā)揮人才資源的價值，填補(bǔ)經(jīng)濟(jì)市場人才需求的空缺，全面促進(jìn)人事管理工作的創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)

[1]方文蓉.加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2018（04）.

[2]韓寶豐.加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（23）.

[3]鄧濤.加強(qiáng)人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新[J].現(xiàn)代國企研究，2017（04）.

[4]安成蘭.干部人事檔案信息化管理及綜合利用探討[J].蘭臺內(nèi)外，2018（05）.