關于高校辦公室工作更“高效”的探討

陳雨羚

摘要：高校是開展高等教育的學府，其辦公室工作為教育工作的開展提供管理與服務。辦公室工作是高校得以正常運轉的樞紐和大腦，它作為教育工作的幫手、參謀，起著不可替代也不可輕視的橋梁作用。但是在實際日常工作過程當中，辦公室工作由于其的日常性而受輕視導致效率受到影響。上下級、各部門、同級同事之間的團結協(xié)作;工作目標與服務對象的認識;與現(xiàn)代化管理技術的融合都成為辦公室工作效率能否提高的研究對象。

關鍵詞：高校辦公;同事協(xié)作;管理;服務

引言：

“辦公室”是人們日常工作和生活當中司空見慣的名詞，其在社會各項工作開展中居于大腦、橋梁、基礎性地位。對于教育事業(yè)來說，一所高校的創(chuàng)辦和運營離不開辦公室的存在。但是現(xiàn)代化社會大背景下，科學技術不斷發(fā)展，有個性的“90后”也走上工作崗位，辦公室自身發(fā)展也受到不同高校的實際情況以及體制機制的管理不當?shù)葐栴}工作效率提速緩慢，高校辦公室工作如何更“高效”成了人們爭相思考與研究的問題。

一、高校辦公室工作職能與發(fā)展現(xiàn)狀

學院辦公室是學院日常工作展開的基礎和橋梁，作為不可缺少的一部分在高校教育事業(yè)發(fā)展下充當著多種角色。當下高校辦公室工作職能劃分詳細，協(xié)作有序，但是在日常工作發(fā)展中也存在種種阻礙辦公效率的問題。

（一）高校辦公室職能與作用

學院辦公室是學院行政、黨委的綜合辦事機構，由黨委辦公室、校長辦公室組成。其工作職能是：參與政務、管理事務、辦文辦會辦事;綜合協(xié)調、督促檢查、對外聯(lián)絡;提供服務、調查研究、決策咨詢、事業(yè)規(guī)劃;檔案管理、綜合統(tǒng)計、信息公開。

辦公室的存在仿佛是必然，這讓人們經(jīng)常會忘記辦公室的作用。辦公室首先為高校領導老師以及各部門工作人員提供了處理工作事物的場所，工作文件和工具的存放地;其次它是學院行政工作、學生事務、教學科研工作的風向標，有利于促進各項工作的有序發(fā)展，最后，它是學院學生、家長、教室的服務機構，幫助高校在校人員學習工作開展。

（二）高校辦公室發(fā)展現(xiàn)狀

對于一所高校而言，辦公室的存在已經(jīng)達到了100%的比例，但是其各個部門設置卻各有不同。大部分辦公室層級分明，行政教學分開管理，學生參與自我管理與服務部分，有條不紊，但是由于參與人員的能動性、辦公職能與目標設置不清晰以及現(xiàn)代化信息技術迅猛發(fā)展等因素依然存在辦公室各部門或各個職員互相推諉工作與責任，辦公室工作人員因公務和私事產(chǎn)生矛盾影響工作效率，計算機多媒體的運用比率和效果都欠缺，管理和服務的現(xiàn)代化與習慣運用傳統(tǒng)方式辦公的工作者產(chǎn)生了矛盾。

從現(xiàn)狀的發(fā)展中總結當下高效辦公室工作效率提高之路遇到的問題并提出相應對策幫助高校辦公室工作效率提高。

二、辦公走向高效的主要阻礙

（一）管理目標與服務對象認識不清

學院辦公室各項職能大體能夠劃分為兩類，就是管理與服務。具體事務有政務、事務、教學、對外聯(lián)絡，服務師生家長、研究、決策、管理檔案等。不同具體工作類型都有著不同的管理目標與服務對象。其不僅是上對領導，政府的服務，還有下對教師，學生，家長以及社會的服務。當前高校普遍存在面對學生家長事務服務不到位的情況。部分學院因規(guī)模等實際情況教師身兼多職卻疏于管理，導致學生有問題時求訴無門，找不到老師“蓋章”、審批資料等。

（二）與同事工作與私人關系處理不當

與人相處在各個人生階段和工作單位都是難題。因為辦公室工作人員具有很強的主觀能動性，他們的個性和成長背景也各不相同，在某些工作問題處理時還可能會牽扯個人利益，所以同事矛盾時有發(fā)生，甚至互相構陷極大影響工作效率。大到工作任務分配、升值加薪等問題，小到借物不歸還，性格不和，班級比拼等原因都有可能使得工作者之間矛盾重重，影響團結合作的發(fā)展，大大降低辦公室工作效率。

（三）辦公現(xiàn)代化發(fā)展受阻

隨著信息和多媒體以及各種軟硬件現(xiàn)代化的發(fā)展，傳統(tǒng)的管理以及服務方式已經(jīng)不能滿足工作者和被管理以及服務者的需要。但是現(xiàn)代化的阻礙依然存在。例如高校領導大多年齡偏長，對新鮮事物認識、接受、掌握的節(jié)奏慢;高校對于管理現(xiàn)代化的不重視，沒有積極發(fā)展線上管理，電子檔案等。最常見的指紋簽到為例，方便快捷進行了身份識別，也免去了人工簽到的多變性。

有了明確的問題歸納總結就需要明確的針對措施。針對上述三大問題對如何解決做出粗略陳列。

三、提高辦公效率的對策

（一）明確各部門管理與服務職責

明確職責，承擔到個人、職責劃分明確，管理與服務對象統(tǒng)一是提高管理與服務針對性的有效方法。針對規(guī)模龐大，人員充足的高校，一個在校工作者隨著對學院事務的熟悉了解程度而隨之增加自身工作量，并針對其特性分配工作。針對規(guī)模相對較小的高校，一人身兼多職的前提是工作參與者有“剩余經(jīng)歷”。除此以外還應當強調的是服務黨政工作的管理黨政工作，服務師生工作著管理師生工作。對待學生和家長的態(tài)度應當和對待領導一樣負責溫柔。

（二）團結辦事、公私分明

與人處事矛盾激化既是個人原因，也是上級管理不當造成的。沒有人愿意與矛盾相處，解決矛盾才能更好共存。管理者應當首先關注員工心理動態(tài)，強化公平，營造團結協(xié)作的工作氛圍，嚴厲打擊歪風形成，加強制度建設?？傊匾氖枪芾砀尤诵曰皇菍⑷藛T管理變成高聳在空中的閣樓，應當針對員工的個性管理。面對矛盾不可不聞不問，積極談話處理配合獎懲制度，達到管理高效。

（三）緊跟現(xiàn)代化，創(chuàng)新管理與服務

管理與服務現(xiàn)代化會給予高校工作者和學生很多便捷。創(chuàng)建校園網(wǎng)站統(tǒng)一管理教師和學生信息，引進先進的管理和服務理念以及工具，辦公室內部積極配設對工作有幫助的現(xiàn)代化工具。積極運用互聯(lián)網(wǎng)自媒體宣傳招新，加強與國內外高校往來合作，積極開設符合社會發(fā)展的課程與工作項目，與國際接軌，解放思想實事求是，走現(xiàn)代化發(fā)展之路。

四、總結

辦公室作為高校的行政組織機構，是不可缺少的日常工作部門，辦公室工作直接關系到一個學院的正常運轉。當前國內各大高校競爭激烈，要想有更出彩的發(fā)展，教學和辦公室工作都是是發(fā)展重點。本文問題總結和對策提出闡述了依據(jù)現(xiàn)狀調查基礎之上的個人觀點，高校想要獲得更好的發(fā)展，正視當前高效辦公運轉出現(xiàn)的三類問題，重視和解決是學院未來發(fā)展的必答題。

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