淺析 “互聯(lián)網(wǎng)+教育”背景下高校會(huì)務(wù)智能管理機(jī)制

摘? 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，云技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)已經(jīng)在高校會(huì)務(wù)工作中被廣泛應(yīng)用，有效促進(jìn)了高校會(huì)務(wù)工作效率的提高，但同時(shí)也使高校會(huì)務(wù)工作充滿(mǎn)挑戰(zhàn)。在新的時(shí)代背景下，為了更好地滿(mǎn)足實(shí)際發(fā)展需求，需要高校創(chuàng)新會(huì)務(wù)工作方式和結(jié)構(gòu)模式，以此確保會(huì)務(wù)工作可以適應(yīng)信息技術(shù)的快速發(fā)展。在對(duì)我國(guó)目前的高校管理機(jī)制進(jìn)行分析后發(fā)現(xiàn)，科層制是應(yīng)用時(shí)間最長(zhǎng)的一種模式，我國(guó)高校以管理行政化為主要特征，以往的管理機(jī)制會(huì)對(duì)高校會(huì)務(wù)工作模式創(chuàng)新產(chǎn)生不利的影響。因此，相關(guān)人員需要全面總結(jié)和分析傳統(tǒng)高校會(huì)務(wù)工作管理機(jī)制存在問(wèn)題，并結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+背景”深入探討高校會(huì)務(wù)管理機(jī)制。

關(guān)鍵詞：高校;互聯(lián)網(wǎng);教育;會(huì)務(wù)

中圖分類(lèi)號(hào)：G647? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? 文章編號(hào)：1673-7164（2020）42-0102-04

隨著信息技術(shù)水平的不斷提高，高校越來(lái)越重視會(huì)務(wù)工作，并逐漸改革和完善會(huì)務(wù)工作。在“互聯(lián)網(wǎng)+教育”背景下，教育工作可以與高校會(huì)務(wù)管理緊密融合，使高校會(huì)務(wù)管理更加智能化，全面提高會(huì)務(wù)工作的效率。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+教育”背景下高校會(huì)務(wù)工作發(fā)展背景

近年來(lái)，各領(lǐng)域依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅猛發(fā)展 [1]?？傮w而言，“互聯(lián)網(wǎng)+教育”是一種創(chuàng)新性的思維方式，其緊密結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)與教育，使教育在科學(xué)技術(shù)的推動(dòng)下產(chǎn)生更大的影響力，為教育提供全新的參考模式?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+教育”逐漸在各大高校中普及，對(duì)高校發(fā)展的方方面面產(chǎn)生重要影響。而在高校會(huì)務(wù)工作中應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+教育”模式，可以創(chuàng)造出先進(jìn)的會(huì)務(wù)管理機(jī)制，通過(guò)該機(jī)制轉(zhuǎn)變會(huì)務(wù)工作方式 [2]。高等院校具有一定的特殊性，屬于行政化管理機(jī)制，以往的高校會(huì)務(wù)工作已暴露出了多方面的問(wèn)題，對(duì)會(huì)務(wù)管理效率提升產(chǎn)生嚴(yán)重的阻礙，而“互聯(lián)網(wǎng)+教育”模式可以高效整合資源，緊密結(jié)合高校會(huì)務(wù)管理的各方面工作，更好地滿(mǎn)足實(shí)際發(fā)展需要。

二、會(huì)務(wù)工作的意義

高等院校肩負(fù)培養(yǎng)人才的重要職責(zé)，同時(shí)也是開(kāi)展學(xué)術(shù)研究的重要場(chǎng)所。會(huì)務(wù)工作是科研交流、教學(xué)研討的重要基礎(chǔ)，在新的時(shí)代背景下，高校會(huì)務(wù)工作不僅需要交流校內(nèi)事務(wù)，同時(shí)還需要組織大型的交流會(huì)議 [3]。通常情況下，會(huì)議包括多個(gè)不同的部分，在會(huì)議開(kāi)始之前需要做好充足的準(zhǔn)備，并合理管控會(huì)議進(jìn)程，最后進(jìn)行會(huì)議總結(jié)。因此，必須結(jié)合高校綜合崗位的相關(guān)要求，制定完善的會(huì)務(wù)工作流程。

有學(xué)者明確指出，會(huì)議具有一定的次序性，需要提前安排好各項(xiàng)內(nèi)容，明確會(huì)議開(kāi)展的主要目的，同時(shí)會(huì)議參與人數(shù)眾多，可以針對(duì)同一個(gè)問(wèn)題展開(kāi)共同的討論和交流 [4]。而高校主導(dǎo)的會(huì)議可以分為多種不同的規(guī)模，主要以人數(shù)作為劃分的標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)議內(nèi)容還包括學(xué)術(shù)研討、臨校來(lái)訪(fǎng)座談等。會(huì)務(wù)工作是辦公室行政工作中重要的組成部分，需要工作人員不斷強(qiáng)化工作意識(shí)，緊密協(xié)調(diào)各方面的工作，從整體合理統(tǒng)籌。

三、當(dāng)前高校會(huì)務(wù)工作中存在的問(wèn)題分析

目前，科層制管理模式是國(guó)內(nèi)高校組織管理工作中最為常用的模式，普遍存在高校管理行政化的特征 [5]。目前，高校會(huì)務(wù)工作還存在多方面的問(wèn)題，只有全面總結(jié)這些問(wèn)題，以智能化的方式管理會(huì)務(wù)工作，才能全面提高會(huì)務(wù)工作效率，更好地發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。

（一）沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的會(huì)務(wù)接待機(jī)構(gòu)

部分高等院校擁有充足的經(jīng)費(fèi)，會(huì)在會(huì)務(wù)中心、校內(nèi)賓館建設(shè)中投入大量的資金，并設(shè)置專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)接待工作 [6]。而部分高校秉承簡(jiǎn)約化工作原則，并沒(méi)有接待辦、后勤處等職能部門(mén)，會(huì)務(wù)接待小組只是臨時(shí)從各部門(mén)抽調(diào)組成;整個(gè)會(huì)務(wù)接待小組對(duì)會(huì)務(wù)工作并沒(méi)有明確的認(rèn)知，只是由主管部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)工作內(nèi)容。當(dāng)結(jié)束工作任務(wù)后，臨時(shí)工作小組會(huì)自行解散，導(dǎo)致財(cái)務(wù)尾賬不能在第一時(shí)間及時(shí)結(jié)清，直接流失了高校的大量資產(chǎn)，對(duì)會(huì)務(wù)工作的可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重的制約。

（二）工作人員不具備良好的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

在多數(shù)高校，會(huì)務(wù)工作小組大多是臨時(shí)成立，來(lái)自高校不同崗位的人員共同參與會(huì)務(wù)工作，這些人員的專(zhuān)業(yè)背景存在一定的差異，工作人員在實(shí)際工作中不具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。特別是在會(huì)議接待禮儀方面，經(jīng)常出現(xiàn)違背相關(guān)禮儀要求的行為，這些都會(huì)對(duì)高校會(huì)務(wù)工作效率提高產(chǎn)生不利影響。

（三）會(huì)務(wù)工作缺乏智能管理

以往人力資源是高校會(huì)務(wù)工作開(kāi)展的主體，其管理會(huì)務(wù)工作需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，首先需要申請(qǐng)會(huì)議場(chǎng)地，并逐步確定時(shí)間、地點(diǎn)等，然后由會(huì)務(wù)秘書(shū)準(zhǔn)備所需要的相關(guān)資料，最后落實(shí)人數(shù)，如果人數(shù)發(fā)生變化，則需要重新開(kāi)展相關(guān)工作。因此，傳統(tǒng)的會(huì)務(wù)工作并不具備智能化特征，相關(guān)工作流程復(fù)繁瑣，一旦某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤，將影響整體工作效果，同時(shí)工作效率也始終難以得到有效提升。

（四）會(huì)務(wù)制度需要進(jìn)一步優(yōu)化

科學(xué)、完善的會(huì)務(wù)制度，可促進(jìn)會(huì)務(wù)工作效率的提高，保障會(huì)議質(zhì)量達(dá)到相關(guān)要求，使參會(huì)人員更加滿(mǎn)意。辦公室事務(wù)相對(duì)比較復(fù)雜，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些臨時(shí)性的工作，這就需要制定切實(shí)有效的會(huì)務(wù)制度作為組織會(huì)務(wù)工作的規(guī)范。而在實(shí)際工作中，往往沒(méi)有合理的會(huì)議制度作為工作開(kāi)展的主要依據(jù)，使得整個(gè)會(huì)務(wù)工作很容易在具體環(huán)節(jié)中出現(xiàn)紕漏。

（五）無(wú)法及時(shí)傳輸會(huì)務(wù)信息

在實(shí)際辦會(huì)的過(guò)程中，還存在許多問(wèn)題：相關(guān)會(huì)務(wù)人員無(wú)法對(duì)最新的消息有明確的了解，信息存在重復(fù)性，重要的信息可能會(huì)被覆蓋等。這些信息方面的問(wèn)題，會(huì)破壞整場(chǎng)會(huì)議的連續(xù)性。由于會(huì)務(wù)工作具有大量的信息，因此及時(shí)快速的傳遞會(huì)務(wù)信息是會(huì)務(wù)工作開(kāi)展的重要基礎(chǔ)，必須時(shí)刻關(guān)注每一條信息的傳遞。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+教育”背景下高校會(huì)務(wù)智能管理需求

目前，各高校之間學(xué)術(shù)交流更加密切，學(xué)術(shù)會(huì)議作為學(xué)術(shù)交流的重要組成，也逐漸受到人們的廣泛關(guān)注，同時(shí)也吸引著越來(lái)越多的科學(xué)工作者。但是，絕大多數(shù)的會(huì)議并沒(méi)有形成合理的流程，主要還是依靠人力處理會(huì)議期間的各項(xiàng)工作，這樣的管理方式很難保證會(huì)議的順利進(jìn)行，同時(shí)還會(huì)增加舉辦方的壓力。因此，以網(wǎng)絡(luò)化的方式運(yùn)行會(huì)議已經(jīng)變得越發(fā)重要。本文所提出的“互聯(lián)網(wǎng)+教育”會(huì)務(wù)智能化管理，可以使以往在會(huì)務(wù)工作中存在的問(wèn)題得到有效的解決，使會(huì)務(wù)工作的開(kāi)展更加順利。

在會(huì)務(wù)工作中，新的平臺(tái)可以被廣泛使用。例如，高?？梢允褂镁哂卸喾N功能、最高支持302人同時(shí)在線(xiàn)的釘釘視頻會(huì)議軟件，為會(huì)務(wù)工作開(kāi)展提供安全、清晰的體驗(yàn)。綜合分析以釘釘視頻會(huì)議軟件為代表的技術(shù)平臺(tái)，其大多具有以下優(yōu)勢(shì)：第一，其可以在專(zhuān)門(mén)的網(wǎng)站上為參會(huì)人員在線(xiàn)注冊(cè)提供便利，并對(duì)其注冊(cè)結(jié)果進(jìn)行全面的審核，明確注冊(cè)人員的參會(huì)資格。第二，個(gè)人在完成注冊(cè)后，平臺(tái)可以對(duì)個(gè)人的到會(huì)信息進(jìn)行維護(hù)，并在網(wǎng)絡(luò)上提交信息。第三，平臺(tái)可實(shí)現(xiàn)在錄入系統(tǒng)中以流程化的方式管理信息，進(jìn)一步促進(jìn)會(huì)務(wù)組處理效率的提高，以減少不必要的人工消耗。第四，滿(mǎn)足會(huì)議管理人員在管理方面的需要。會(huì)議組織者能夠?qū)?huì)人員的信息進(jìn)行全面的管理，并安排接送參會(huì)人員，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的議題，具體安排每個(gè)分會(huì)場(chǎng)，并在線(xiàn)管理會(huì)務(wù)費(fèi)用，詳細(xì)記錄收入和支付明細(xì)。第五，動(dòng)態(tài)性發(fā)布與維護(hù)會(huì)議。會(huì)務(wù)組可以針對(duì)會(huì)議的規(guī)則、計(jì)劃等向參會(huì)人員及時(shí)發(fā)布消息，使參會(huì)者可以對(duì)會(huì)議的最新消息有清晰的了解，保證會(huì)議數(shù)據(jù)的可靠性和真實(shí)性。第六，實(shí)現(xiàn)信息交互。參會(huì)者與會(huì)務(wù)組會(huì)擁有穩(wěn)定的交流入口，參會(huì)者可以向會(huì)務(wù)組發(fā)消息提出自己存在的問(wèn)題，會(huì)務(wù)組在第一時(shí)間進(jìn)行解答，實(shí)現(xiàn)及時(shí)的通信，強(qiáng)化用戶(hù)體驗(yàn)。第七，全面統(tǒng)計(jì)和分析會(huì)議結(jié)果，會(huì)務(wù)組可以匯總會(huì)議結(jié)果，并進(jìn)行針對(duì)性的查詢(xún)和全面的分析，也可以監(jiān)督會(huì)議組織者，對(duì)整個(gè)會(huì)議過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行管理。

五、“互聯(lián)網(wǎng)+教育”背景下高校會(huì)務(wù)智能管理機(jī)制

“互聯(lián)網(wǎng)”背景下對(duì)會(huì)務(wù)管理工作提出了多元化的要求，高校必須充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，建立完善的智能化會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)。在“互聯(lián)網(wǎng)+教育”理念的引領(lǐng)下，智能化管理系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用能夠?yàn)楦咝Ｌ峁┸浖矫娴闹С郑灾悄芑姆绞焦芾頃?huì)務(wù)工作。

（一）合理安排會(huì)前工作及吃住行

結(jié)合新的平臺(tái)與技術(shù)，在會(huì)議前的準(zhǔn)備工作中，高校需要注意會(huì)議開(kāi)始時(shí)間、持續(xù)時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)，確認(rèn)會(huì)議議題、接送服務(wù)、會(huì)議設(shè)備及資料、公司紀(jì)念品等。在接待工作中，吃住行等非常關(guān)鍵，需要從整體方面合理安排，特別需要注意不同群體的飲食文化、宗教文化等，使來(lái)賓在參加會(huì)務(wù)工作的過(guò)程中可以享受針對(duì)性的服務(wù)。

以往安排會(huì)務(wù)工作的吃住行需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，在應(yīng)用智能化會(huì)務(wù)管理機(jī)制后，利用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新一代信息技術(shù)，通過(guò)對(duì)各類(lèi)與會(huì)務(wù)工作密切相關(guān)信息的自動(dòng)感知、及時(shí)傳送、及時(shí)發(fā)布和信息資源的整合共享，能夠全面分析參與會(huì)務(wù)人員的各項(xiàng)信息，智能化安排不同人員的飲食，并合理分配會(huì)務(wù)人員的住宿，使會(huì)務(wù)人員可以在舒適的環(huán)境中休息。在此基礎(chǔ)上，該管理機(jī)制還會(huì)及時(shí)提醒參會(huì)人員與會(huì)務(wù)相關(guān)的信息，確保會(huì)務(wù)人員可以及時(shí)出行。例如，在科學(xué)技術(shù)的推動(dòng)下，江蘇省高校積極開(kāi)展智慧校園建設(shè)，建立了一體化綜合服務(wù)平臺(tái)，并建設(shè)校園網(wǎng)站群、視頻會(huì)議等，為高校會(huì)務(wù)工作開(kāi)展提供了支持。

（二）會(huì)議宣傳管理

在會(huì)議宣傳管理中，秘書(shū)組具有十分重要的作用，其通過(guò)“建會(huì)向?qū)А笨梢詫⑴c會(huì)議相關(guān)的內(nèi)容填寫(xiě)到會(huì)議數(shù)據(jù)庫(kù)模板中，宣傳組運(yùn)用多種不同的先進(jìn)軟件制作會(huì)議宣傳站點(diǎn)，再由專(zhuān)門(mén)的人員通知與會(huì)人員會(huì)議信息，與會(huì)人員在獲取會(huì)議消息后，只需要登錄網(wǎng)站或者使用微信，就可以對(duì)會(huì)務(wù)宣傳信息有清晰的了解，進(jìn)而將自己報(bào)名信息填寫(xiě)在網(wǎng)絡(luò)客戶(hù)端使會(huì)議組織者可以明確會(huì)議參與人是否能參與會(huì)議。

（三）會(huì)議嘉賓信息管理設(shè)定

通過(guò)線(xiàn)上平臺(tái)，高校能夠設(shè)定會(huì)議嘉賓信息管理，其主要由秘書(shū)人員負(fù)責(zé)，秘書(shū)組人員在云平臺(tái)所屬的會(huì)議數(shù)據(jù)庫(kù)中錄入嘉賓的相關(guān)信息，登錄管理人員通道就可以查詢(xún)參會(huì)成員信息。

（四）會(huì)議場(chǎng)地管理設(shè)定

會(huì)務(wù)組后勤管理人員在設(shè)定會(huì)議場(chǎng)地時(shí)，需要對(duì)會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行提前考察，然后將場(chǎng)地的實(shí)際情況填寫(xiě)在網(wǎng)頁(yè)上，所有填寫(xiě)的內(nèi)容必須真實(shí)、可靠，會(huì)議的舉辦時(shí)間、地點(diǎn)、相關(guān)人員的聯(lián)系方式等都需要填寫(xiě)清楚，并向會(huì)議場(chǎng)地服務(wù)商反映，在這些詳盡資料的基礎(chǔ)上選擇科學(xué)的會(huì)議方案，以有效節(jié)約相關(guān)費(fèi)。

（五）會(huì)議簽到管理的設(shè)定

利用信息技術(shù)，高?？稍诤灥教幱山哟M設(shè)置二維碼簽到系統(tǒng)，參會(huì)者通過(guò)掃描二維碼識(shí)別身份，完成簽到，這種方式能使人力資源投入減少，促進(jìn)管理效率的提高。接待組在完成簽到任務(wù)后，需要導(dǎo)出系統(tǒng)內(nèi)的會(huì)議出席數(shù)據(jù)，及時(shí)掌握臨時(shí)報(bào)道人員和缺席人員的原因，從而為之后工作的開(kāi)展做好準(zhǔn)備。

（六）會(huì)議信息管理

議程安排、通知報(bào)告等都屬于會(huì)議信息中的主要內(nèi)容，通過(guò)線(xiàn)上平臺(tái)的建設(shè)，參會(huì)者可在網(wǎng)頁(yè)版或微信版實(shí)時(shí)查詢(xún)到這些信息。在會(huì)議信息管理中，秘書(shū)需要結(jié)合簽到名單，將發(fā)言議題登記在會(huì)務(wù)云平臺(tái)，并明確發(fā)言順序，制作通知單，從而實(shí)現(xiàn)信息轉(zhuǎn)送。

（七）設(shè)備流程管理

目前，以先進(jìn)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，將設(shè)備管理與流程設(shè)置緊密融合，合理切換設(shè)備，能使會(huì)議通過(guò)智能化的方式管理，確保會(huì)議流程的順利進(jìn)行。秩序控制模塊可以設(shè)置好不同人員的出場(chǎng)順序，在系統(tǒng)上直接顯示會(huì)議議程，大會(huì)主席只要點(diǎn)擊相應(yīng)的設(shè)備，就可以使相關(guān)議程標(biāo)題順利啟動(dòng)。

（八）查詢(xún)統(tǒng)計(jì)管理、做好會(huì)務(wù)保障

對(duì)參會(huì)人員來(lái)說(shuō)，統(tǒng)計(jì)管理模塊可以為其查詢(xún)記錄提供方便，從而為參會(huì)人員探討會(huì)議信息創(chuàng)造良好的條件。另外，查詢(xún)統(tǒng)計(jì)管理可以匯總相關(guān)費(fèi)用、參會(huì)時(shí)間，并做好統(tǒng)計(jì)。在會(huì)議結(jié)束后，相關(guān)人員需要仔細(xì)檢查會(huì)議記錄，為后期復(fù)盤(pán)提供便利，明確會(huì)議重點(diǎn)內(nèi)容，為接下來(lái)的工作安排做出指示。

六、結(jié)語(yǔ)

總之，隨著高校的不斷發(fā)展，會(huì)務(wù)工作會(huì)更加復(fù)雜，因此為了滿(mǎn)足實(shí)際需要，更好地適應(yīng)新的時(shí)代背景，需要更加重視高校會(huì)務(wù)工作，而改革高校會(huì)務(wù)工作已經(jīng)成為高校發(fā)展的必然趨勢(shì)。改革高校會(huì)務(wù)工作，可以緊密結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與教育，合理轉(zhuǎn)變高校會(huì)務(wù)工作現(xiàn)狀，通過(guò)不斷挖掘有價(jià)值的信息，創(chuàng)新校內(nèi)管理機(jī)制，并高度整合校內(nèi)資源，為高校全面培養(yǎng)人才提供幫助。通過(guò)建立完善的高校會(huì)務(wù)工作機(jī)制，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，能夠全面提高會(huì)務(wù)工作效率，保證會(huì)務(wù)工作可以順利開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 莫莉敏，婁夏明. “互聯(lián)網(wǎng)+教育”背景下高校會(huì)務(wù)智能管理機(jī)制研究[J]. 科技資訊，2019，17（20）：211-212.

[2] 譚竹君，李玉華. 高校利用“互聯(lián)網(wǎng)+”推動(dòng)會(huì)務(wù)工作創(chuàng)新的措施分析[J]. 企業(yè)改革與管理，2019，01（03）：208-209.

[3] 張小凱，于喜海. 淺談高校辦公室會(huì)務(wù)工作中的精細(xì)化管理[J]. 中國(guó)電力教育，2019，01（01）：214-215+217.

[4] 胡新龍，周敏靜. 關(guān)于提升高校會(huì)務(wù)工作水平的思考[J]. 中國(guó)黨政干部論壇，2019，01（04）：104-105.

[5] 張小凱，于喜海，荀振芳. 淺談高校辦公室會(huì)務(wù)工作中的精細(xì)化管理[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2019，01（04）：144-145.

[6] 王紅媛，于建剛. 切實(shí)加強(qiáng)和改進(jìn)高校辦公室會(huì)議組織與服務(wù)工作[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2019，01（04）：148-149.

（薦稿人：鄭春梅，泉州職業(yè)技術(shù)大學(xué)副研究員）

（責(zé)任編輯：鄒宇銘）

作者簡(jiǎn)介：李小明（1990-），女，本科，泉州職業(yè)技術(shù)大學(xué)講師，研究方向：高校會(huì)務(wù)工作。