基于質(zhì)量管理理論的檔案工作研究綜述

邵亞偉 王前

摘 要：PDCA循環(huán)理論作為一種質(zhì)量管理的基本方法，在20世紀90年代中后期開始應用于檔案工作中。本文借助SATI工具，對相關(guān)文獻的關(guān)鍵詞、機構(gòu)、作者、文獻來源、發(fā)表年份進行統(tǒng)計分析，來回顧國內(nèi)有關(guān)研究與應用的發(fā)展現(xiàn)狀，提出目前存在合作力度不夠、應用領(lǐng)域局限等問題，最終闡述了在檔案工作不斷智能化、社會化的發(fā)展趨勢下，要提高主觀能動性、加強合作、規(guī)范實踐模式，從而更好地在檔案工作中發(fā)揮PDCA循環(huán)的價值和作用。

關(guān)鍵詞：PDCA循環(huán);檔案管理;質(zhì)量管理

一、引言

質(zhì)量管理是指確定質(zhì)量方針、目標和職責，并通過質(zhì)量體系中的質(zhì)量策劃、控制、保證和改進來使其實現(xiàn)的全部活動，將其應用于檔案工作能夠?qū)n案收集、整理、保管、利用等業(yè)務工作進行全面管理，從而有效的提升檔案工作的效率和質(zhì)量。20世紀60年代以來，管理理論上出現(xiàn)了“行為科學論”，并伴隨著國際市場競爭的加劇，全面質(zhì)量管理理論逐步形成，而PDCA循環(huán)正是全面質(zhì)量管理的思想基礎(chǔ)和方法依據(jù)。

PDCA循環(huán)由美國質(zhì)量管理專家休哈特首先提出，由世界著名質(zhì)量管理專家戴明采納、宣傳，獲得普及，主要含義是將質(zhì)量管理分為計劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、處理（Act）四個階段，是質(zhì)量管理的基本方法，也是企業(yè)管理各項工作的一般規(guī)律。經(jīng)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在當前檔案工作實踐中，有很多單位都已將PDCA循環(huán)理論引入檔案工作中，針對存在的問題采取了有效的管理措施，對改進檔案工作發(fā)揮了重要作用。本文采用文獻調(diào)查法，探究以PDCA循環(huán)為例的質(zhì)量管理理論在檔案工作中的應用與研究現(xiàn)狀，以期系統(tǒng)地認知其實踐指導價值，為進一步的應用提供參考。

二、研究綜述

筆者以“PDCA+檔案”為主題詞在中國知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫平臺進行文獻檢索（檢索時間為2020年5月24日），共得到文獻198篇，對文獻進行去重、篩選后，共得到有效文獻93篇。隨后，將文獻導入SATI文獻題錄信息統(tǒng)計分析工具，對文獻的關(guān)鍵詞、機構(gòu)、作者、文獻來源、發(fā)表年份等進行頻次統(tǒng)計，并繪制相關(guān)知識圖譜進行分析。

（一）關(guān)鍵詞分析

筆者借助SATI工具對高頻關(guān)鍵詞繪制知識圖譜（如圖1），并截取前20個高頻關(guān)鍵詞形成表1。結(jié)合圖1和表1可以發(fā)現(xiàn)，當前檔案工作中運用PDCA循環(huán)理論較多的領(lǐng)域集中于醫(yī)院檔案工作和科技檔案工作，近年來要數(shù)醫(yī)院病案管理工作最為明顯。筆者在上述198篇文獻中以“醫(yī)院”為主題詞進行二次檢索，就得到相關(guān)文獻88篇，占一次檢索結(jié)果的44.4%左右?？梢姡t(yī)院檔案工作者已深刻認識到對醫(yī)療衛(wèi)生檔案進行全面質(zhì)量管理的重要性，并在付諸實踐的過程中解決了實際問題，提高了工作效率。

（二）機構(gòu)分析

從SATI導出的文獻來源機構(gòu)看，共涉及各級各類機構(gòu)90所左右。其中，醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域的相關(guān)機構(gòu)如醫(yī)院、血站、研究所、醫(yī)學院等占比高達80%左右，其余多為科學研究單位以及一些檔案館（室）。這一現(xiàn)象印證了當前在檔案管理工作中運用PDCA循環(huán)理論較多的為醫(yī)院、科技檔案工作。在地域分布上，南北分布相對均勻，但大多集中于東部地區(qū)?？梢?，經(jīng)濟發(fā)展水平、醫(yī)療水平等綜合性的社會因素也會影響質(zhì)量管理理論在檔案工作中的應用情況。此外，如圖2所示，在去除噪點（去除沒有關(guān)系的鼓勵節(jié)點，有助于直觀顯示網(wǎng)絡圖核心關(guān)系，下同）后，發(fā)現(xiàn)僅有4家單位兩兩之間互有關(guān)聯(lián)，可見當前PDCA循環(huán)雖然在實踐中已有較多的應用，但也僅僅是各自單位“點”式單獨摸索，未形成“線、面”式資源共享、合作共贏的局面。

（三）作者分析

據(jù)高頻作者統(tǒng)計表顯示，張艷枚、李映素、李雪茹、秦占霞、高倩發(fā)文量最多，達3篇，其余作者均為1或2篇。且對作者知識圖譜進行去除噪點處理后，僅有16位作者在各自的領(lǐng)域中有小范圍合作，總體來看尚未形成核心作者群。筆者認為，這也和上述機構(gòu)間合作程度不夠有關(guān)?？梢?，當前質(zhì)量管理理論視角下的檔案工作研究仍有較多的空白領(lǐng)域有待探索，且需要加強合作，探討宏觀視角下的研究模式和實踐模式，以促進檔案工作標準化、系統(tǒng)化發(fā)展。

（四）文獻來源分析

從數(shù)據(jù)來看，相關(guān)文獻發(fā)表頻次最高的為《辦公室業(yè)務》雜志，共16篇，占比達12.2%左右，其余發(fā)文量較多的雜志為《蘭臺內(nèi)外》《中國病案》《云南檔案》等?？傮w來看，主題分布多為醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)、檔案事業(yè)等領(lǐng)域的期刊，既體現(xiàn)管理學的特色，也具有醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)的“藥”味。據(jù)此，筆者認為當前醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域的檔案工作在應用PDCA循環(huán)管理論時已經(jīng)能夠較好地和自身專業(yè)特色結(jié)合，真正實現(xiàn)了理論指導實踐，實踐推動理論發(fā)展。譬如趙彥希等在分析醫(yī)院科技檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)之上，介紹了PDCA循環(huán)和醫(yī)院科技檔案管理的關(guān)聯(lián)，并闡述了PDCA循環(huán)的各個階段在醫(yī)院科技檔案管理中的應用。韋香玲將PDCA視為一種現(xiàn)代新興技術(shù)，并分析了其在醫(yī)院文書檔案管理中的實際應用，為醫(yī)院長久發(fā)展提供了有力的參考。總之，PDCA循環(huán)作為一種質(zhì)量管理理論，可以使思想方法和工作步驟更加條理化、系統(tǒng)化、圖像化和科學化，不僅能夠?qū)⒏黜椆ぷ饔袡C聯(lián)系起來，最重要的是能夠門路式地提升工作水平，目前其具體應用在檔案工作領(lǐng)域已初顯成效。

（五）年份分析

20世紀90年代以來，全面質(zhì)量管理概念逐漸被世界各國所接受，我國也自1978年開始推行全面質(zhì)量管理，在理論和實踐上都有一定的發(fā)展?；诖?，筆者檢索文獻后發(fā)現(xiàn)，《四川檔案》雜志于1984年4月刊登《運用全面質(zhì)量管理方法 搞好文書檔案管理工作》一文，作者指出于1982年便開始探索如何將現(xiàn)代管理技術(shù)和方法應用于檔案工作，是國內(nèi)最早將全面質(zhì)量管理的概念引申到檔案工作中的研究。隨后，1989年《檔案學通訊》雜志刊登《全面質(zhì)量管理的PDCA法在檔案工作中的運用》一文，論述了將PDCA法應用于檔案工作中的具體模式和措施，是國內(nèi)在全面質(zhì)量管理理論已滲透進檔案工作的基礎(chǔ)上，最早將PDCA循環(huán)理論應用于檔案工作的實踐與研究。綜上，我國將PDCA循環(huán)作為一種全面質(zhì)量管理理論應用于檔案工作的相關(guān)實踐與研究發(fā)端于20世紀90年代中后期，伴隨著社會經(jīng)濟發(fā)展和檔案管理工作的改善，其相關(guān)研究與實踐總體呈緩慢發(fā)展趨勢，文獻發(fā)表量也逐漸增加。據(jù)此筆者判斷，隨著人工智能、5G、VR等現(xiàn)代科學技術(shù)在檔案工作中的逐步運用和推廣，PDCA循環(huán)理論也將有更大的應用空間。

（六）數(shù)據(jù)分析總論

綜合來看，目前相關(guān)研究內(nèi)容均來自具體的檔案管理工作，文獻結(jié)構(gòu)多為“三步走”模式：描述現(xiàn)狀，提出問題—闡述內(nèi)涵，挖掘意義—探索路徑，分析方法，為促進檔案管理工作朝向系統(tǒng)化、科學化、現(xiàn)代化發(fā)展發(fā)揮了重要價值。然而，不應僅僅是醫(yī)院檔案工作和科技檔案工作，各行各業(yè)的檔案管理工作都需進一步學習與應用質(zhì)量管理理論，構(gòu)建點、線、面結(jié)合的資源共享與業(yè)務交流體系，從宏觀層面將PDCA循環(huán)理論應用于檔案工作中，從而真正實現(xiàn)質(zhì)量管理理論的核心價值，促進檔案工作的長期可持續(xù)發(fā)展。

三、思考與展望

回顧目前的研究與實踐現(xiàn)狀，要想進一步發(fā)揮PDCA循環(huán)理論的價值，需要轉(zhuǎn)換思維，加強合作，在順應時代發(fā)展的潮流中增強自身的業(yè)務水平，提高檔案信息服務的質(zhì)量。

（一）避免慣性思維，提高主觀能動性

PDCA循環(huán)可以使各項工作變得階段化、系統(tǒng)化，但正因如此，習慣了PDCA的管理者很容易按照流程工作，產(chǎn)生慣性思維、依賴情緒，不利于發(fā)揮人的主觀能動性。為此，在運用PDCA循環(huán)的同時，要適當融入自身的思維和想法，避免陷入“循環(huán)”的圈套。例如在C階段，不僅是管理體系內(nèi)部的成員需要進行總結(jié)反思，也可以通過新媒體互動平臺、問卷等形式獲取檔案信息用戶等第三方的建議和反饋來加以改善。總之，在按照PDCA循環(huán)理論進行管理的同時，要充分發(fā)揮主觀能動性，避免被動式、機械式的管理和服務。

（二）加強多元合作，打通行業(yè)限制壁壘

從上述分析來看，目前PDCA循環(huán)理論在檔案管理工作中的應用多集中于醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域和科技活動部門，跨部門、跨單位、跨系統(tǒng)、跨領(lǐng)域之間的合作幾乎為空白。為此，伴隨著現(xiàn)代管理理論與方法的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的檔案工作者都應當積極學習質(zhì)量管理理論，并將之運用于實踐。同時，要充分發(fā)揮我國檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導 分級管理”的優(yōu)勢，加強合作，互相學習交流在研究應用過程中的問題和經(jīng)驗，形成優(yōu)勢互補、協(xié)同推進的模式。

（三）規(guī)范實踐模式，推行統(tǒng)一應用體系

PDCA循環(huán)理論管理模式分為四個階段：策劃—實施—檢查—改進，體現(xiàn)著科學認識論的管理手段和工作程序。目前已有的研究與實踐都可以證明將其運用于檔案管理工作，能夠取得很大的效益。然而，目前各單位尚未將PDCA循環(huán)理論作為一種高效、普適的基本理論方法在檔案工作領(lǐng)域加以全面推廣。所以，筆者認為各實踐主體在加強合作的基礎(chǔ)上，要規(guī)范實踐模式，通過不斷地完善、提煉，從而在更大范圍推行統(tǒng)一化、標準化的應用體系，真正實現(xiàn)縱向上管理對象全覆蓋、橫向上管理范圍全覆蓋。

四、結(jié)束語

綜上所述，以PDCA循環(huán)為例的質(zhì)量管理理論在檔案工作中的研究與應用起步于20世紀90年代中后期，并在實踐中不斷完善，已取得較多成果。然而，目前應用領(lǐng)域較為局限，合作力度不夠，也尚未形成相關(guān)研究的核心作者群。隨著生產(chǎn)力和科學技術(shù)的發(fā)展，質(zhì)量管理理論也漸趨完善，實用性和科學性都逐漸提高，在檔案工作智能化、社會化的發(fā)展趨勢中，PDCA循環(huán)作為一種成熟的質(zhì)量管理理論，必將為檔案工作提供一種切實可行、高效便捷的管理模式，值得檔案學研究人員加強研究，也值得檔案工作者加強學習和應用

【基金項目：本文系2019年揚州市政策引導計劃（軟科學研究）項目《地市級公立醫(yī)院“引進國外智力”模式研究—以揚州市為例》階段性研究成果，項目編號：YZ2019184?！?/p>

（作者簡介：邵亞偉，揚州大學本科在讀，檔案學方向;王前，公共管理碩士，蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室主任。）

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