淺談社保檔案管理中存在的體制分工定位問題與對策

摘 要：自從天津社保檔案系統(tǒng)優(yōu)化后，把業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程和檔案管理過程高度融合，理想狀態(tài)下，業(yè)務(wù)辦理的同時完成材料收集、整理、著錄、組卷等檔案工作，整個過程中關(guān)注的是業(yè)務(wù)受理和審核，檔案管理過程由信息系統(tǒng)自動完成，避免人為干預(yù)。但是，由于在管理中存在著體制和分工定位的問題，給實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案一體化帶來了不小的影響。本文將結(jié)合社會保險檔案管理中存在的體制和分工定位問題展開討論。

關(guān)鍵詞：社保檔案;體制問題;分工定位;一體化

1 前言

長期以來，業(yè)務(wù)檔案管理的對象是紙質(zhì)檔案，業(yè)務(wù)材料的收集、整理、組卷、著錄等操作都要靠人工來完成，而經(jīng)辦人員分身乏術(shù)，不可能在辦理業(yè)務(wù)的同時做檔案管理工作，只能在完成業(yè)務(wù)辦理完成以后集中進(jìn)行檔案整理，自然地把業(yè)務(wù)經(jīng)辦與檔案管理割裂開來，涇渭分明。自從天津社保檔案系統(tǒng)優(yōu)化后，把業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程和檔案管理過程高度融合，理想狀態(tài)下，業(yè)務(wù)辦理的同時完成材料收集、整理、著錄、組卷等檔案工作，整個過程中關(guān)注的是業(yè)務(wù)受理和審核，檔案管理過程由信息系統(tǒng)自動完成，避免人為干預(yù)。但是，由于在管理中存在著體制和分工定位的問題，給實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案一體化帶來了不小的

影響。

2 體制機(jī)制問題

2.1 管理辦法粗線條化

管理辦法和法律法規(guī)缺位，現(xiàn)在對社保檔案的指導(dǎo)辦法只有《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》（第3號令），還僅僅是一個粗略化的指導(dǎo)意見，對業(yè)務(wù)材料的界定不明晰，需要大量的主觀判斷，各省市理解不同只能摸索著根據(jù)自身實(shí)際制定《歸檔范圍和保管期限表》，各省市要求的經(jīng)辦要件千差萬別，跨省市辦理的群眾可能因?yàn)閿y帶的材料不符合要求而兩地奔波，甚至?xí)⒄`辦理的事項(xiàng)，難免會產(chǎn)生情緒，不利于辦理秩序的和諧，也不利于未來全國社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦的互聯(lián)互通。

2.2 問題反饋本末倒置

變更管理不到位，檔案模塊的變更，每次都是分中心發(fā)現(xiàn)、反饋問題至檔案館，然后由檔案館到信息中心再到軟件公司提出需求，再由軟件公司到信息中心再到檔案館進(jìn)行答復(fù)和變更，而且不同的業(yè)務(wù)還需要對接信息中心不同的部門，流程耗時長，會消耗大量的時間和精力去溝通和協(xié)調(diào)，極大地影響了變更效率。

3 分工定位問題

3.1 業(yè)務(wù)處室溝通不暢

許多業(yè)務(wù)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中上線，檔案系統(tǒng)不能跟上業(yè)務(wù)系統(tǒng)的步子，經(jīng)常在分中心提醒下，才后知后覺。這也從側(cè)面說明機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)處室在上線一項(xiàng)新業(yè)務(wù)時，未考慮到業(yè)務(wù)材料的歸檔問題，沒有看到檔案的重要性。在業(yè)務(wù)上線后，歸檔出現(xiàn)問題，才會想到與檔案館聯(lián)系，配置系統(tǒng)接口。

3.2 檔案管理權(quán)責(zé)分配混亂

檔案管理權(quán)責(zé)不明晰，檔案留存哪些要件、以何種方式歸檔都應(yīng)由業(yè)務(wù)處室來制訂，業(yè)務(wù)材料的收集、整理和立卷等在形成業(yè)務(wù)檔案之前的流程都應(yīng)分中心來完成。然而在多次培訓(xùn)后，仍有部分人員認(rèn)為有關(guān)檔案的一切都應(yīng)由檔案館負(fù)責(zé)，使檔案管理部門工作很被動。業(yè)務(wù)經(jīng)辦指南總在實(shí)時更新，而在這個過程中總是忽視了業(yè)務(wù)材料的重新匹配，業(yè)務(wù)材料歸檔方法的更新跟不上業(yè)務(wù)經(jīng)辦意見的更新，導(dǎo)致分中心經(jīng)辦無所適從，可能會產(chǎn)生無效歸檔。

3.3 分中心檔案人員不重視

分中心兼職檔案人員流動頻繁，不利于長周期的業(yè)務(wù)材料的收集、整理和歸檔，經(jīng)手人員過多，難免產(chǎn)生遺漏和錯序，而且業(yè)務(wù)檔案利用率偏低，經(jīng)手人員提不起重視。檔案驗(yàn)收時?？梢园l(fā)現(xiàn)主表關(guān)鍵信息打印不清、影像拍攝模糊不清、主表缺失、附件缺失、影像黑屏、整卷白屏、附件與主表信息無關(guān)、電子條目與影像條碼不一致等問題。兼職檔案管理人員可能急于完成歸檔工作，對于高拍、掃描等工作沒有仔細(xì)檢查實(shí)物與電子條目順序是否對應(yīng)、光線是否合適，也沒有仔細(xì)核查業(yè)務(wù)材料是否收集齊全、簽章是否齊全等可能出現(xiàn)的問題，專職檔案員后期也沒有做好對兼職檔案人員移交過來的檔案進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。

4 解決辦法與對策

4.1 明確管理辦法，細(xì)化經(jīng)辦材料

在《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》（第3號令）的基礎(chǔ)上，詳細(xì)修訂各種社會保險經(jīng)辦業(yè)務(wù)所需的經(jīng)辦材料，做到全國統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，信息共享，規(guī)范各個省市的《歸檔范圍和保管期限表》，爭取全國統(tǒng)一，使跨省市經(jīng)辦業(yè)務(wù)人員“只跑一次”。為早日實(shí)現(xiàn)全國社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦的互聯(lián)互通打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.2 源頭發(fā)現(xiàn)問題，快速解決問題

由于每次的變更模塊與系統(tǒng)，都是由相關(guān)業(yè)務(wù)主要負(fù)責(zé)處室提出變更需求，提交信息中心，最后由軟件公司開發(fā)。鑒于系統(tǒng)開發(fā)流程，我們應(yīng)在模塊系統(tǒng)上線之初，由業(yè)務(wù)主要負(fù)責(zé)處室牽頭，檔案館配合，前往分中心做模塊上線之初的調(diào)研工作，在源頭發(fā)現(xiàn)問題，快速反應(yīng)問題，及時解決問題。

4.3 密切部門聯(lián)系，搭建溝通橋梁

檔案工作是在業(yè)務(wù)辦結(jié)后對經(jīng)辦材料的收集、整理、著錄、組卷、利用，在檔案中發(fā)現(xiàn)問題，已經(jīng)為時已晚。檔案系統(tǒng)跟不上業(yè)務(wù)系統(tǒng)的步子，存在滯后性。造成這種情況的原因主要是由于在業(yè)務(wù)系統(tǒng)模塊上線之初未與檔案系統(tǒng)做好銜接。今后的工作中，各業(yè)務(wù)主要負(fù)責(zé)處室應(yīng)在變更模塊和系統(tǒng)之時及時與檔案館做好銜接工作，檔案館也應(yīng)該及時跟進(jìn)各相關(guān)業(yè)務(wù)處室的腳步，對模塊和系統(tǒng)的變更及時作出反應(yīng)。

4.4 明確指導(dǎo)意見，減少冗余數(shù)據(jù)

各相關(guān)業(yè)務(wù)主要負(fù)責(zé)處室變更業(yè)務(wù)檔案留存要件和歸檔方式時，應(yīng)通知各分中心，并及時下發(fā)業(yè)務(wù)經(jīng)辦指導(dǎo)意見，使分中心有據(jù)可依。檔案館也可根據(jù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦指導(dǎo)意見及時反應(yīng)，幫助各業(yè)務(wù)處室解答分中心反饋的歸檔問題。轉(zhuǎn)變檔案館和社保分中心“一臉懵”的狀態(tài)，從而有效遏制無效歸檔的產(chǎn)生，減少冗余數(shù)據(jù)。

4.5 提高員工認(rèn)知，強(qiáng)化人員素質(zhì)

社保分中心只配備了一名專職檔案人員，而經(jīng)手業(yè)務(wù)檔案的多為兼職檔案人員，他們平時除了整理業(yè)務(wù)檔案之外還需要經(jīng)辦社保業(yè)務(wù)，精力不足，對業(yè)務(wù)檔案的態(tài)度消極?；谶@種情況，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予兼職檔案員檔案工作的認(rèn)可和鼓勵，保證檔案工作的順利開展。除此之外，我們還應(yīng)做到以下四點(diǎn)：一是完善兼職檔案人員的培訓(xùn)體制，制定獎懲制度，調(diào)動兼職檔案人員的工作積極性;二是加強(qiáng)培訓(xùn)，“按崗施教”，對兼職檔案人員進(jìn)行精準(zhǔn)的技術(shù)培訓(xùn);三是提高兼職檔案員的法律意識，做好普法工作，加強(qiáng)兼職檔案員的保密意識;四是加強(qiáng)兼職檔案人員的責(zé)任心，普及檔案知識，使其明白檔案工作的特殊性和重要性，在工作中要不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識，更好的完成檔案工作。

社保檔案關(guān)系到民生，聯(lián)系著群眾，社保檔案工作者秉承著“對歷史負(fù)責(zé)，為當(dāng)前服務(wù)，替未來著想”的理念，秉持著為社會保險經(jīng)辦和廣大參保對象做好服務(wù)的精神，改革現(xiàn)有檔案管理體制，明確分工定位，做好人員培訓(xùn)，提高工作效率。我們相信，社會保險檔案工作在現(xiàn)階段的基礎(chǔ)上會更進(jìn)一步！

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作者簡介

吳燕（1989-），女，漢族，天津市大港區(qū)，本科，助理館員，天津市社會保險基金管理中心檔案館，業(yè)務(wù)指導(dǎo)。