人才交流中心對(duì)高校畢業(yè)生的檔案管理服務(wù)工作探討

閆雪蓮

摘 要：人才交流中心是檔案管理的重要場(chǎng)所，具有高校畢業(yè)生各方面信息資料，如個(gè)人工齡、學(xué)歷水平、工作經(jīng)驗(yàn)及組織關(guān)系等，能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位人才招聘與選拔提供可靠依據(jù)，在促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)上發(fā)揮著重要作用。本文就人才交流中心對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理服務(wù)工作進(jìn)行了簡單探討。

關(guān)鍵詞：人才交流中心;高校畢業(yè)生;檔案管理服務(wù)

高校畢業(yè)生檔案中能夠?qū)⒋髮W(xué)生學(xué)習(xí)、生活和獲獎(jiǎng)等情況如實(shí)反映出來，是衡量大學(xué)生個(gè)人素質(zhì)與綜合表現(xiàn)的重要依據(jù)，用人單位借助高校畢業(yè)生檔案，能夠初步掌握大學(xué)生能力與水平等情況。這要求人才交流中心做好檔案管理服務(wù)工作，為大學(xué)生就業(yè)創(chuàng)造有利條件，也滿足用人單位人才招聘的需求。

1 人才交流中心對(duì)高校畢業(yè)生的檔案管理服務(wù)的重要性

1）有利于體現(xiàn)高校畢業(yè)生綜合素質(zhì)。大學(xué)生在學(xué)習(xí)、生活以及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中的表現(xiàn)情況，主要通過檔案的形式保存下來，通過管理好這些原始檔案信息，能夠保證高校畢業(yè)生檔案的完整性與真實(shí)性。高校畢業(yè)生檔案能夠如實(shí)反映學(xué)生在校學(xué)習(xí)成績、能力水平等信息，將大學(xué)生教育背景、基本信息以及綜合素質(zhì)記錄下來。當(dāng)高校畢業(yè)生離開學(xué)校并進(jìn)入企業(yè)應(yīng)聘與面試后，企業(yè)管理者結(jié)合高校畢業(yè)生檔案，能夠全面了解大學(xué)生受教育情況，并獲取高校人才培養(yǎng)模式、專業(yè)教學(xué)目標(biāo)等信息，通過分析企業(yè)內(nèi)部工作崗位需求，確保應(yīng)聘專業(yè)對(duì)口的人才。

2）有利于促進(jìn)高校畢業(yè)生就業(yè)。近年來我國每年大學(xué)生畢業(yè)人數(shù)眾多，其就業(yè)問題備受社會(huì)各界關(guān)注。從高校畢業(yè)生離開校門到最終就業(yè)，其相關(guān)檔案資料都發(fā)揮著重要作用，為大學(xué)生順利就業(yè)奠定了良好基礎(chǔ)。加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理工作，主要服務(wù)于大學(xué)生就業(yè)，人才交流中心結(jié)合生源情況、畢業(yè)生就業(yè)等出發(fā)，打造完善的高校畢業(yè)生檔案管理平臺(tái)，這樣有利于用人單位進(jìn)一步掌握高校畢業(yè)生各方面情況，達(dá)到促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)的目的[1]。

2 人才交流中心對(duì)高校畢業(yè)生的檔案管理服務(wù)存在的問題

1）認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠。由于部分人才交流中心規(guī)模不大，對(duì)高校畢業(yè)生檔案管理專業(yè)特點(diǎn)與作用認(rèn)識(shí)不到位，很大程度上忽視了檔案管理工作，只是做好了檔案收發(fā)或簽字蓋章等工作。受到這種觀念的影響，人才交流中心檔案管理工作僅僅由非專業(yè)人員負(fù)責(zé)，且缺乏較強(qiáng)的責(zé)任心，導(dǎo)致高校畢業(yè)生檔案管理效率不高，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失與遺漏等問題，為檔案的查詢與利用帶來了不便。

2）檔案管理人員配置不足。分析人才交流中心檔案管理崗位配備的人員可知，基本上未能滿足國家規(guī)定的最低標(biāo)準(zhǔn)，即每千卷檔案配備一名專業(yè)檔案管理人員。由于我國高校的擴(kuò)招，畢業(yè)生人數(shù)也逐年增加，檔案資料也越來越多，對(duì)檔案管理人員帶來了不小的挑戰(zhàn)，由于人手不足，綜合素質(zhì)不高，難以保證高校畢業(yè)生檔案管理質(zhì)量。此外，高校畢業(yè)生檔案管理涉及事項(xiàng)眾多，任務(wù)較重，流程繁瑣，容易讓人產(chǎn)生枯燥、乏味之感，很多檔案管理人員要求主動(dòng)調(diào)去其他崗位，甚至出現(xiàn)跳槽的現(xiàn)象，造成人才交流中心檔案管理人員顯得非常匱乏。

3）存在“重管理、輕服務(wù)”現(xiàn)象。人才交流服務(wù)中心承擔(dān)著服務(wù)人才的重要職責(zé)，發(fā)揮著聯(lián)系市場(chǎng)、人才和用人單位的作用，從而為人才交流提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。然而很多人才交流服務(wù)中心對(duì)自身定位不清晰，職責(zé)認(rèn)知不到位，將工作目標(biāo)簡單放在“管檔管人”上，無論是檔案管理還是利用都顯得過于被動(dòng)，不能體現(xiàn)高校畢業(yè)生檔案的真正價(jià)值。由于忽視了對(duì)企業(yè)與人才的服務(wù)工作，且不注重創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容與方式，導(dǎo)致高校畢業(yè)生檔案管理目標(biāo)難以正常實(shí)現(xiàn)。

4）檔案管理技術(shù)水平不高。在信息化背景下，檔案管理中也開始應(yīng)用信息技術(shù)，大幅度提升了檔案管理效率。然而部分人才交流服務(wù)中心資金不足、觀念落后，未及時(shí)配置檔案管理所需的先進(jìn)設(shè)備，包括智能密集架、自動(dòng)除濕機(jī)和自動(dòng)滅火系統(tǒng)等。人才交流服務(wù)中心也未配置先進(jìn)檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案收集、整理、分類、歸檔和保存等主要由人工完成，且檔案管理人員掌握的信息技術(shù)較少[2]。

3 提升才交流中心對(duì)高校畢業(yè)生的檔案管理服務(wù)水平的對(duì)策

1）高度重視高校畢業(yè)生檔案管理服務(wù)工作。對(duì)人才交流中心來說，必須將高校畢業(yè)生檔案管理放在重要位置，確保能夠真正發(fā)揮出畢業(yè)生檔案的價(jià)值。高校畢業(yè)生檔案管理繁瑣，但是又是一項(xiàng)非常重要的工作，對(duì)畢業(yè)生的命運(yùn)有巨大的影響，這要求人才交流中心嚴(yán)格考核檔案管理人員，在人員招聘時(shí)做到層層把關(guān)，確保其學(xué)歷、業(yè)務(wù)能力及掌握的專業(yè)技能都符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，只有通過考核才能上崗。上級(jí)部門應(yīng)定期監(jiān)督與抽查人才交流中心檔案管理工作情況，針對(duì)出現(xiàn)的問題必須盡快整改，并第一時(shí)間制定改進(jìn)措施，并重新檢查，這樣才能提升高校畢業(yè)生管理效率。

2）提升檔案管理服務(wù)人員綜合素質(zhì)。人才交流中心要結(jié)合國家標(biāo)準(zhǔn)，并充分考慮到單位實(shí)際情況，配置相應(yīng)的檔案管理人員，確保每個(gè)工作人員都具備豐富工作經(jīng)驗(yàn)與較強(qiáng)的適應(yīng)能力，并做到專業(yè)對(duì)口，熟悉信息時(shí)代下高校畢業(yè)生檔案管理工作流程，夯實(shí)檔案管理服務(wù)人才隊(duì)伍。人才交流中心也要定期開展培訓(xùn)教育活動(dòng)，促使檔案管理人員逐步積累豐富知識(shí)，轉(zhuǎn)變自身思想觀念，為他們提供更多外出交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，逐步實(shí)現(xiàn)自身綜合素質(zhì)與能力的提升。同時(shí)人才交流中心也要支持檔案管理人員工作，調(diào)動(dòng)其積極性，從整體上提升檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)與能力。

3）提高檔案管理服務(wù)水平。人才交流中心要轉(zhuǎn)變“重管理、輕服務(wù)”的思想，要充分考慮國家人才發(fā)展戰(zhàn)略、企事業(yè)單位人才需求以及高校畢業(yè)生就業(yè)需求等，為其提供所需的各項(xiàng)檔案服務(wù)。在檔案管理工作中也要進(jìn)一步對(duì)服務(wù)內(nèi)容與方式進(jìn)行創(chuàng)新，提高服務(wù)附加值與精細(xì)度，確保高校畢業(yè)生檔案在企事業(yè)單位與人才交流服務(wù)中心實(shí)現(xiàn)自由流轉(zhuǎn)，將人才檔案價(jià)值真正體現(xiàn)出來。人才交流中心應(yīng)結(jié)合市場(chǎng)需求，在服務(wù)機(jī)制上進(jìn)行完善，實(shí)行市場(chǎng)化運(yùn)行機(jī)制，通過發(fā)揮出市場(chǎng)的力量，在高校畢業(yè)生檔案上采取市場(chǎng)化管理措施，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的不斷拓展。人才交流中心通過提供注冊(cè)資格審查、人才引進(jìn)以及人才測(cè)評(píng)等檔案服務(wù)，讓檔案管理業(yè)務(wù)發(fā)展的更加多元化，確保達(dá)到企事業(yè)單位對(duì)人才管理與調(diào)查等要求。

4）加快檔案管理信息化建設(shè)步伐。近年來大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和物聯(lián)網(wǎng)等發(fā)展速度很快，高校畢業(yè)生檔案管理也要注重信息化建設(shè)。人才交流中心要考慮到檔案管理特點(diǎn)，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，逐步建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)。人才交流中心要為檔案信息管理系統(tǒng)配置先進(jìn)的軟件，結(jié)合數(shù)據(jù)層、技術(shù)平臺(tái)以及應(yīng)用層，實(shí)現(xiàn)高校畢業(yè)生檔案收集整理、分類歸檔以及保存利用等順利進(jìn)行，達(dá)到無縫銜接的目的。這樣能夠大大緩解檔案管理人員的工作壓力，便于集中處理與分析檔案數(shù)據(jù)信息，讓企事業(yè)單位與畢業(yè)生都享受到優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。人才交流中心在建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)的過程中，也要關(guān)注安全管理工作，發(fā)揮防火墻技術(shù)、入侵檢測(cè)技術(shù)等作用，確保檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行更加穩(wěn)定與安全，避免發(fā)生重要信息泄露與篡改等問題[3]。

4 結(jié)語

總之，人才交流中心必須高度重視高校畢業(yè)生檔案管理與服務(wù)工作，這在我國社會(huì)管理中占有重要地位。因此人才交流中心要轉(zhuǎn)變思想觀念，增加資金投入，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)，并培養(yǎng)更多優(yōu)秀的檔案管理人員，促使高校畢業(yè)生檔案管理效率與質(zhì)量不斷提升，更好的為企事業(yè)單位與大學(xué)生就業(yè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]楊秀麗.人才交流中心如何做好畢業(yè)生檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（13）：91.

[2]楊少強(qiáng).人才交流中心如何做好畢業(yè)生檔案管理經(jīng)驗(yàn)談[J].市場(chǎng)論壇，2017（01）：64-65+74.

[3]李中楊.人才交流中心如何做好畢業(yè)生檔案管理[J].現(xiàn)代營銷（下旬刊），2015（10）：37.