高校圖書(shū)館紙質(zhì)圖書(shū)資料政府采購(gòu)探究

周恬

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，國(guó)家越來(lái)越重視高校圖書(shū)館紙質(zhì)圖書(shū)資料的采購(gòu)工作。為了進(jìn)一步的提升紙質(zhì)圖書(shū)的采購(gòu)效率，必須要根據(jù)實(shí)際情況了解采購(gòu)模式，從供應(yīng)商的招標(biāo)文件、折扣率等進(jìn)行重點(diǎn)分析，形成一整套完整的采購(gòu)流程。因此本文主要針對(duì)高校圖書(shū)館紙質(zhì)圖書(shū)資料政府采購(gòu)進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，并提出合理化建議。

關(guān)鍵詞：高校圖書(shū)館;紙質(zhì)圖書(shū)資料;政府采購(gòu)

1 前言

隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校辦學(xué)規(guī)模開(kāi)始擴(kuò)大，師生對(duì)于圖書(shū)館紙質(zhì)圖書(shū)的需求日益增加，圖書(shū)的規(guī)模性政府采購(gòu)勢(shì)在必行。為了增強(qiáng)采購(gòu)的透明性，必須要采用公平公正的招投標(biāo)原則，從源頭上遏制腐敗現(xiàn)象，制定完善的公共采購(gòu)管理體系制度，并形成體系化的文件，將其公示于政府的權(quán)威網(wǎng)站上，促進(jìn)該項(xiàng)工作的可持續(xù)發(fā)展。

2 高校圖書(shū)館圖書(shū)資料政府采購(gòu)的特征

1）年度統(tǒng)一集中采購(gòu)。我國(guó)高校圖書(shū)館資料在政府采購(gòu)期間，基本上是由省教育技術(shù)中心作為招標(biāo)組織舉辦招標(biāo)活動(dòng)，傳統(tǒng)的招標(biāo)次數(shù)過(guò)于頻繁，且時(shí)間間隔短。由于每次招投標(biāo)都需要經(jīng)過(guò)招標(biāo)、投標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)等一系列程序，重復(fù)性工作繁多，會(huì)給組織機(jī)構(gòu)與圖書(shū)供應(yīng)商帶來(lái)較多的不便之處，且導(dǎo)致大量的人力物力的損耗。對(duì)此，必須要完善高校圖書(shū)館采購(gòu)方式，應(yīng)用集中采購(gòu)的模式，以預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)為主，定期對(duì)中文圖書(shū)、外文圖書(shū)和外文期刊等三部分進(jìn)行公開(kāi)招投標(biāo)，確定可用供應(yīng)商。按照招投標(biāo)法進(jìn)行供應(yīng)商確定可以淘汰劣質(zhì)供應(yīng)商，間接性提升圖書(shū)產(chǎn)品質(zhì)量[1]。

2）應(yīng)用服務(wù)臺(tái)并報(bào)價(jià)折扣率。在紙質(zhì)圖書(shū)購(gòu)買(mǎi)過(guò)程中，投標(biāo)報(bào)價(jià)是可量化的指標(biāo)，也是大家較為關(guān)注的指標(biāo)部分，教育技術(shù)中心可根據(jù)供應(yīng)商的中標(biāo)折扣率將最高采購(gòu)報(bào)價(jià)進(jìn)行公示。由于不同學(xué)校對(duì)圖書(shū)的加工需求不一，供應(yīng)商的報(bào)價(jià)由異地加工和到館加工服務(wù)的合并報(bào)價(jià)折扣率以及圖書(shū)加工服務(wù)的分項(xiàng)報(bào)價(jià)[2]。與傳統(tǒng)的招投標(biāo)采購(gòu)工作不同，應(yīng)用政府采購(gòu)可以進(jìn)一步的確定供應(yīng)商的入圍權(quán)，根據(jù)不同學(xué)校的供應(yīng)商折扣率、服務(wù)承諾和圖書(shū)資料需求點(diǎn)等條件進(jìn)行最終商議和確定。新程序的增加直接給高校圖書(shū)館決策權(quán)，使得高校圖書(shū)館可以根據(jù)自己的實(shí)際情況做好圖書(shū)資源的規(guī)劃，選用重點(diǎn)圖書(shū)，讓政府采購(gòu)兼顧個(gè)性與共性。

3 政府采購(gòu)招投標(biāo)步驟

1）投標(biāo)方的注冊(cè)資金。根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定，投標(biāo)方必須要具備獨(dú)立法人資格和承擔(dān)民事責(zé)任的能力，基本注冊(cè)資金可達(dá)到標(biāo)書(shū)規(guī)定的最低門(mén)檻值，確保投標(biāo)人的基本資金實(shí)力。在資金注冊(cè)時(shí)，必須要根據(jù)實(shí)際情況確保在工商管理局注冊(cè)時(shí)資金全部到位，但是其不能反應(yīng)企業(yè)的長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)和發(fā)展情況。由于國(guó)家前些年該項(xiàng)工作尚且不規(guī)范，早期的出版物經(jīng)營(yíng)許可證供應(yīng)商的注冊(cè)資金與現(xiàn)階段差異較大，若是圖書(shū)館設(shè)定的要求果敢，則很有可能會(huì)損失部分優(yōu)秀供應(yīng)商。

2）招標(biāo)文件。招標(biāo)文件是投標(biāo)人參與招投標(biāo)的主要參考物，也是評(píng)標(biāo)和簽訂合同的文件，其具備固定的文件格式，由招標(biāo)公告、投標(biāo)方須知、開(kāi)標(biāo)及評(píng)標(biāo)辦法、投標(biāo)文件格式、合同條款和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)組成，由于圖書(shū)館紙質(zhì)資料的獨(dú)特性，在標(biāo)書(shū)中必須要將細(xì)節(jié)考慮到位，實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)業(yè)務(wù)的條款細(xì)化，了解標(biāo)書(shū)的編目數(shù)據(jù)、到書(shū)率、到書(shū)時(shí)間、訂準(zhǔn)率、驗(yàn)收與退貨情況，盡可能將服務(wù)條款精細(xì)化，減少歧義句子的出現(xiàn)，避免糾紛的產(chǎn)生[3]。

3）折扣率。圖書(shū)折扣屬于招投標(biāo)中的硬性量化指標(biāo)，也是政府采購(gòu)中的最注重指標(biāo)。其中圖書(shū)資料的政府采購(gòu)中主要是采用以折扣取勝、低價(jià)中標(biāo)為主，但直接導(dǎo)致圖書(shū)的質(zhì)量下降，嚴(yán)重影響了圖書(shū)的正常資源建設(shè)。書(shū)刊資料與其他普通商品采購(gòu)存在本質(zhì)區(qū)別，其屬于多批次且學(xué)科覆蓋廣的過(guò)程，對(duì)于書(shū)目的準(zhǔn)確性、覆蓋率、到貨率比較看重，擇優(yōu)而選是主要原則。在招投標(biāo)過(guò)程中可以選用市場(chǎng)均衡價(jià)格，在充分考慮雙方利益的同時(shí)，避免供應(yīng)商的惡意報(bào)價(jià)。

4）招標(biāo)方式。在政府圖書(shū)資料的采購(gòu)過(guò)程中，必須要選用競(jìng)爭(zhēng)性談判的方式將三家以上的供應(yīng)商就采購(gòu)事宜進(jìn)行談判，從信息的公布、文件發(fā)放、資格考察等進(jìn)行招投標(biāo)過(guò)程跟蹤，根據(jù)談判的實(shí)際情況減少工作量，提升招標(biāo)效率，使得采購(gòu)方可更加了解供應(yīng)商的實(shí)力。目前該項(xiàng)談判方式已經(jīng)被社會(huì)各界所廣泛認(rèn)可，且具有一定的優(yōu)勢(shì)。圖書(shū)資料的形式更加多樣化，且不僅僅拘泥于公開(kāi)招標(biāo)的行為，且可以通過(guò)談判進(jìn)行供應(yīng)商圖書(shū)資料進(jìn)行采購(gòu)商討，了解一些服務(wù)細(xì)節(jié)，提供更多的增值服務(wù)。

4 圖書(shū)館的應(yīng)對(duì)舉措

1）做好對(duì)相關(guān)的資金規(guī)劃。在圖書(shū)資料政府采購(gòu)模式下，圖書(shū)資料的采購(gòu)經(jīng)費(fèi)使用開(kāi)始受限于國(guó)家財(cái)政處，且每一筆款項(xiàng)都需要實(shí)現(xiàn)報(bào)批相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)，審批通過(guò)之后才能夠進(jìn)行費(fèi)用支出。不僅如此，圖書(shū)館還必須要統(tǒng)一規(guī)劃采購(gòu)經(jīng)費(fèi)支出，在年度購(gòu)置費(fèi)用下按照學(xué)校的內(nèi)部科研需求進(jìn)行圖書(shū)資源購(gòu)置。一般情況下不建議直接將采購(gòu)經(jīng)費(fèi)全部應(yīng)用于政府的招投標(biāo)工作，還需要留有對(duì)應(yīng)的備用資金以應(yīng)對(duì)特殊的應(yīng)急采購(gòu)或是零星采購(gòu)，減少報(bào)批程序，解決緊急情況。

2）按照規(guī)章制度辦事。（1）政府采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行確認(rèn)。圖書(shū)館在購(gòu)買(mǎi)紙質(zhì)圖書(shū)時(shí)必須要報(bào)批經(jīng)費(fèi)，在預(yù)算規(guī)定內(nèi)按照要求編制執(zhí)行建議書(shū)，經(jīng)過(guò)教育部門(mén)審核之后，報(bào)批財(cái)政部門(mén)采購(gòu)處做好預(yù)算執(zhí)行確認(rèn)。（2）辦理采購(gòu)手續(xù)。在財(cái)政部門(mén)認(rèn)可之后，圖書(shū)館需要及時(shí)向教育部門(mén)辦理采購(gòu)手續(xù)，填寫(xiě)對(duì)應(yīng)的集中采購(gòu)委托表格，將所確定的入圍供應(yīng)商的信息全部上交給對(duì)應(yīng)的部門(mén)進(jìn)行審核，審核通過(guò)之后確定自己認(rèn)可的供應(yīng)商。（3）確定供應(yīng)商。在圖書(shū)館相關(guān)部門(mén)確定之后，必須要根據(jù)圖書(shū)資料的特點(diǎn)對(duì)供應(yīng)商發(fā)放詢(xún)價(jià)函，了解采購(gòu)圖書(shū)資料的折扣率和承諾事項(xiàng)，且成立對(duì)應(yīng)的由監(jiān)理、財(cái)務(wù)以及圖書(shū)館部門(mén)人員的審核小組，在經(jīng)過(guò)大家商議評(píng)定之后確定最終的供應(yīng)商，且在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將結(jié)果公示。（4）簽訂合同。在圖書(shū)館確定供應(yīng)商之后，必須要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)簽訂采購(gòu)合同，由技術(shù)中心作為合同的認(rèn)證方。在合同簽訂之后，可按照學(xué)校內(nèi)部的需求進(jìn)行訂單下單，等待時(shí)間進(jìn)行圖書(shū)資料的驗(yàn)收和資金結(jié)算，并將采購(gòu)合同、發(fā)票以及其他單據(jù)進(jìn)行申報(bào)備案，且由政府財(cái)務(wù)部門(mén)采購(gòu)處核準(zhǔn)之后進(jìn)行款項(xiàng)支付。

3）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。在圖書(shū)資料政府采購(gòu)模式下，圖書(shū)館的招標(biāo)程序簡(jiǎn)化，只需要在入圍供應(yīng)商中選擇最終供應(yīng)商即可，這直接增加了學(xué)校的自主選擇權(quán)，且可以給圖書(shū)館更加標(biāo)準(zhǔn)化的需求。對(duì)于合作的供應(yīng)商可以定期對(duì)其訂到率、及時(shí)性、MARC數(shù)據(jù)質(zhì)量等進(jìn)行評(píng)價(jià)，了解用戶(hù)分布和業(yè)績(jī)情況，從客戶(hù)規(guī)模和大小等進(jìn)行全面改進(jìn)，結(jié)合學(xué)校的文獻(xiàn)資料需求，確定最終的供應(yīng)商數(shù)量。為保持工作的持續(xù)性，必須要保留2-3家可靠的供應(yīng)商，以適應(yīng)采購(gòu)的特殊需求，避免圖書(shū)館需求受限于供應(yīng)商的供貨能力，嚴(yán)格化驗(yàn)收監(jiān)管機(jī)制，及時(shí)對(duì)供應(yīng)商建立規(guī)范的考核管控機(jī)制，以便其后期實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)階段，國(guó)家越來(lái)越重視高校圖書(shū)館紙質(zhì)圖書(shū)資料的采購(gòu)工作。為了進(jìn)一步的提升紙質(zhì)圖書(shū)的采購(gòu)效率，必須要根據(jù)實(shí)際情況明確政府采購(gòu)模式的細(xì)節(jié)內(nèi)容，做好應(yīng)對(duì)性的管控措施，明確基本目標(biāo)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管，提升圖書(shū)資料的高質(zhì)量性，促進(jìn)該項(xiàng)工作的全面進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

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