試論當前檔案管理工作中存在的問題及對策

賈遵民

摘要：檔案管理是我國事業(yè)單位工作極其重要的一項內容。我國事業(yè)單位在檔案管理工作方面雖然具有一定的基礎，然而在當前時代背景下，很多原有的檔案管理實施制度已經很難適應當前時代變化的需要，隨著當前我國科技的快速發(fā)展，各種先進的現(xiàn)代辦公技術在各個領域中開始得到廣泛的應用。在此背景下，事業(yè)單位也必須積極探索更加高效、便捷的檔案管理方式，從而更好的適應快速發(fā)展的社會環(huán)境?；诖耍疚膶Ξ斍拔覈聵I(yè)單位檔案管理工作中存在的主要問題進行分析，并有針對性的提出了相應解決對策。

關鍵詞：檔案管理;問題現(xiàn)狀;對策建議

前言

在新時代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作呈現(xiàn)出很多新的問題和挑戰(zhàn)，這些都對事業(yè)單位檔案管理工作的進步造成了阻礙。如員工隊伍、工作理念、工作方法、專業(yè)技術等都會對檔案管理工作的開產生影響。因此，檔案管理人員必須緊隨時代發(fā)展，不斷更新檔案管理理念，提高專業(yè)工作水平，以此更好的推動事業(yè)單位檔案管理發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理問題分析

（一）基層檔案管理工作不足

一直以來，檔案工作都是隨著事業(yè)的發(fā)展而發(fā)展的，如果缺乏前人留下的檔案資料，就難以開展歷史研究工作。上級檔案管理部門一直對檔案的價值非常高重視，但是在一些基層單位，對于檔案工作的重要性卻缺乏足夠的認識，從而導致很多基層單位檔案管理制度不健全，管理人員綜合素質不高，缺乏設施設備等問題。通常來說，檔案和事業(yè)可以分為兩個部分，根據不同的分類方法會對事業(yè)資料進行收集、保存和管理[1]。然而由于管轄范圍的不同，基層單位檔案管理中經常出現(xiàn)“兩張皮”的問題，在當前時代背景下，全國各地都在積極推動檔案管理工作信息化建設，這也是將來檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。然而很多基層檔案管理機構并不熟悉信息化檔案管理，也沒有接受過相應的指導，因此在工作過程中經常會出現(xiàn)檔案管理凌亂，檔案調用不方便的問題。

（二）管理人員職責混亂

嚴格落實檔案管理工作人員職責才能更好的約束其行為，確保其具有明確的工作方向和目的，并且能夠在工作過程中按照相應的職責范圍進行，進而更好的完成檔案管理工作。然而在“局館合一”這一管理模式下，管理人員在事業(yè)單位檔案行政管理工作的職責一直沒有得到有效的明確，很多工作人員對自己的工作崗位都缺乏充分的認識。在日常檔案管理工作開展過程中，由于沒有明確工作人員職責范圍，工作中經常會出現(xiàn)各種錯誤，并且在出現(xiàn)問題的時候很可能出現(xiàn)相互推諉的情況，這些都會在一定程度上影響事業(yè)單位檔案管理工作的質量。

（三）人才隊伍有待加強

在檔案管理工作中，人才的作用極其重要，是影響事業(yè)單位檔案管理工作效能的關鍵因素。然而從實際情況上來看，目前我國事業(yè)但聞檔案管理工作中最明顯的短板就是人才方面。雖然近年來上級部門對于檔案工作的重視程度不斷提高，但仍然有一些單位還沒有認識到做好檔案管理工作的重要性，甚至存在認為檔案管理部門是養(yǎng)老圣地的觀念，這種觀念在一定程度上反映了基層事業(yè)單位不認可檔案工作人員的現(xiàn)狀[2]。當前很少有青年員工愿意主動進入檔案管理部門工作，而已經在檔案管理部門工作的人員往往也存在晉升困難的尷尬局面。盡管目前很多檔案管理人員的學歷較高，但其工作實踐經驗不夠豐富，檔案管理人員隊伍結構還有待優(yōu)化，教育培訓工作也需要進一步加強。目前的檔案管理工作人員很多都表現(xiàn)出專業(yè)不對口的問題，導致檔案管理工作效率難以提升，由于沒有進行系統(tǒng)化的培訓，檔案管理人員只具備一些粗淺的理論知識與技能，專業(yè)素質還需要提升。

二、事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化路徑探究

從根本上來說，檔案管理即是對檔案資料進行建設、管理、開發(fā)利用。根據事業(yè)單位檔案管理目前存在的問題，本文提出應當從以下幾方面予以優(yōu)化。

（一）更新檔案管理理念

盡快更新過去的檔案管理模式，要結合新形勢下事業(yè)單位檔案管理的實際要求，第一時間更新管理理念[3]。站在領導角度來說必須要提高對檔案管理的重視，真正意識到開展好檔案管理工作對事業(yè)單位各項工作的推動性作用，同時還需要針對檔案管理工作人員進行宣傳教育，真正從思想認識上引起重視，進而更加主動的規(guī)范檔案管理。另外，在新形勢下，檔案管理工作對事業(yè)單位發(fā)展具有更大的推動作用，還需要合理提高資金投入，健全相關的軟硬件設施，為檔案管理工作的科學高效開展創(chuàng)設良好環(huán)境，結合信息化要求配置完善相關設備設施，助力事業(yè)單位檔案管理智能化、信息化、規(guī)范化建設的推進落實。

（二）明確檔案管理責任

從現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理實際情況來看，其中難題之一便是“政事不分”的問題，這樣一來檔案管理人員職責不明確，可能存在權責混亂的問題。所以應當展開全面深入的分析調查，理解檔案管理的重要意義，進一步明確相關職責，完善事業(yè)單位檔案管理機制。另外上級檔案管理部門也需要對基層檔案管理崗位的具體責任予以清楚規(guī)定，給予檔案管理部門更多的權力，確保其能夠獨立開展工作。在日常工作中必須要貫徹執(zhí)行檔案管理工作制度，真正發(fā)揮出檔案管理職能作用，明確管理人員的權責義務，對崗位職責予以細化完善，確保檔案管理工作的有序開展。

（三）加強檔案人才培養(yǎng)

對于當前事業(yè)單位檔案管理人員數(shù)量缺乏，檔案管理隊伍結構不合理等問題，應當堅持從加強培訓教育出發(fā)，對檔案管理隊伍予以優(yōu)化。所以應當盡快建立檔案管理人才培養(yǎng)機制，積極尋求教育機構培訓機構的合作，打造更加系統(tǒng)化的培訓教育體系，借助于集中授課等各種方式來提高檔案管理工作者的專業(yè)素質能力，培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的檔案管理人才，對檔案管理的理論知識和專業(yè)技能展開全面深入的教育[4]。本文認為可選擇MOOC的形式實施授課，聯(lián)系繼續(xù)教育形式，借助信息化技術提升培訓教育效果，另外要依靠網絡社交平臺構建擺脫時空限制的溝通平臺，讓檔案管理人員可以充分交流，相互學習，同時提供在線答疑等服務，促進其檔案管理專業(yè)化水平的提升。

針對檔案管理人員隊伍結構不合理的問題，必須要主動樹立可持續(xù)發(fā)展的人才理念，要堅持招聘優(yōu)秀人才、運用優(yōu)秀人才、留下優(yōu)秀人才，尤其是專業(yè)化的高端技術人才。對外來說應當引入更多優(yōu)秀人才，招募一大批敢于創(chuàng)新且熟悉檔案管理技能和信息化技術的人才，對內來說要合理增加檔案管理工作者的薪酬福利，借助于內部培訓等方式來讓優(yōu)秀人才脫穎而出，配合完善的績效考核和獎懲機制來激勵檔案管理人員，給予其更大的晉升空間，讓優(yōu)秀的檔案管理人員能夠在工作中逐漸實現(xiàn)自我價值。

（四）完善檔案管理制度

開展好事業(yè)單位檔案管理工作必須要首先對單位檔案管理機制予以優(yōu)化和完善，按照相關政策法規(guī)，結合單位的具體情況來建立更加系統(tǒng)、科學、規(guī)范的檔案管理制度，編制更加全面的檔案管理工作規(guī)范條例，確保檔案管理工作人員能夠在實際工作中貫徹落實，提升檔案管理的規(guī)范化水平。同時在制定檔案管理制度的過程中必須要清楚規(guī)定檔案管理的基本流程，從檔案材料收集整理、統(tǒng)計分析到分類歸檔等各個環(huán)節(jié)都必須要嚴格執(zhí)行統(tǒng)一的規(guī)范要求。還應當建立完善的獎懲機制來調動檔案管理人員的工作積極性。事業(yè)單位必須要根據自身發(fā)展實際來推進檔案管理創(chuàng)新，真正發(fā)揮出檔案管理工作的價值與作用。

（五）推進檔案信息化建設

隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展與普及，各個行業(yè)和領域都越來越重視信息化建設工作，事業(yè)單位檔案管理也應當堅持與時俱進，積極應用信息技術來提升檔案管理科學化水平。促進數(shù)字檔案和紙質檔案之間的轉化與融合，重視數(shù)字檔案資源的利用和管理，借助于其存儲方便、占用空間少以及查閱利用便利等優(yōu)勢來填補紙質檔案管理保存和開發(fā)利用等方面的缺陷。檔案管理人員應當對單位內部過去的紙質檔案盡快進行電子歸檔，做好備份管理，讓這些檔案資源更好的為事業(yè)單位各項工作服務。與此同時還需要建設統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據庫，開展好網上檔案服務，對重要的檔案資源第一時間收集歸檔，完善檔案信息管理系統(tǒng)的功能，加強其安全保護管理，確保檔案資源的保密性和安全性，防止病毒或者木馬的攻擊。

三、結語

總而言之，事業(yè)單位檔案管理屬于一項長期性系統(tǒng)性的工作，必須要進行科學規(guī)劃，制定完善的管理機制，充分發(fā)揮出檔案管理工作的價值和作用，避免工作中存在的各種問題，讓檔案資源為事業(yè)單位發(fā)展做出更大的貢獻。本文詳細論述了事業(yè)單位檔案管理目前存在的問題，提出了有針對性的解決對策，以期能夠為促進事業(yè)單位檔案管理科學化水平和規(guī)范化水平的提升帶來一定參考。

參考文獻：

[1]聶丹萍.互聯(lián)網時代檔案管理工作的現(xiàn)狀與應對措施[J].辦公室業(yè)務，2020（1）：92-93.

[2]李萍.淺析新時期事業(yè)單位文書檔案管理工作現(xiàn)狀及措施[J].科學與信息化，2018（27）：161-162.

[3]馬英杰.新時期如何做好檔案管理及利用工作[J].城建檔案，2019（9）：69-70.

[4]李薇.探微新時期檔案信息化建設與檔案管理思考[J].辦公室業(yè)務，2020（1）：60-61.