電力企業(yè)檔案管理中存在的問題與解決對策

王寬 周小芳 鄭倩茹

摘要：目前人們對電力資源的需求量不斷提升，這就要求電力企業(yè)需要提升自身的管理效率，達(dá)到社會對電力企業(yè)發(fā)展的要求。本文將針對電力企業(yè)檔案管理展開研究，確定電力企業(yè)檔案管理中存在的問題，根據(jù)問題制定相應(yīng)的解決方案，最終達(dá)到提升電力企業(yè)檔案管理質(zhì)量的目的。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)檔案管理;隊伍建設(shè);服務(wù)意識

一、電力企業(yè)檔案管理中存在的問題

1.1企業(yè)檔案管理工作得不到企業(yè)高層應(yīng)有的重視

很多電力企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識，他們認(rèn)為相對于檔案管理這樣的文字工作而言，市場的占有率、產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)的提升更為重要，這使檔案工作得不到應(yīng)有的重視。也因為這個原因，一些電力企業(yè)對檔案管理工作投入不足，資金投入相對較少，檔案管理手段落后，檔案室設(shè)施不全，保管條件落后。管理水平較低，沒有健全的檔案材料收集機制，造成檔案材料內(nèi)容不完整，數(shù)量不齊全，無法為企業(yè)提供高質(zhì)量、高效能的服務(wù)，規(guī)章制度、目標(biāo)管理更無從談起。

1.2檔案管理缺乏專業(yè)人員和專業(yè)部門負(fù)責(zé)

部分電力企業(yè)檔案管理人員不懂檔案管理，以為檔案管理只是簡單的收集、分類，人員的專業(yè)素質(zhì)不高、責(zé)任心不強;有的電力企業(yè)沒有設(shè)立獨立的檔案室，有的電力企業(yè)甚至用庫房兼作檔案室。許多企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不統(tǒng)一，致使一些該保存的資料沒有得到保存。由于缺乏歸檔范圍、保管期限的科學(xué)界定，大量沒有保存價值或沒有長久保存價值的資料也被長期保管，這嚴(yán)重增加了經(jīng)營成本。有的電力企業(yè)檔案管理極不規(guī)范，隨意性強。例如，存在隨意涂改現(xiàn)象，越往基層越亂;存在任意抽取檔案資料案例的現(xiàn)象。

1.3檔案管理的理論研究和業(yè)務(wù)指導(dǎo)滯后

電力企業(yè)檔案管理工作是新形勢下擺在電力企業(yè)管理部門面前的新課題，亟需加強這方面理論研究和政策指導(dǎo)，特別是關(guān)于電力企業(yè)檔案的產(chǎn)權(quán)特征和法律地位問題，電力企業(yè)檔案在檔案資源建設(shè)中的地位和作用問題，電力企業(yè)在產(chǎn)權(quán)變更后檔案的流向以及對國家、社會有保存價值的檔案鑒定問題，都需要檔案行政管理部門在實踐中探索和完善民營企業(yè)檔案管理模式，出臺相關(guān)的政策，指導(dǎo)民營企業(yè)檔案工作穩(wěn)步發(fā)展。

1.4檔案管理中存在安全隱患問題

電力企業(yè)檔案管理工作中存在以下一些常見的安全隱患問題：檔案庫房不符合安全防護(hù)的要求。有的企業(yè)檔案庫房使用玻璃門、玻璃窗，只在門窗上貼一層擋光紙;有的企業(yè)檔案庫房設(shè)置在潮濕的角落里，因濕度過大庫房彌漫著刺鼻的霉味;有的企業(yè)把財會檔案放在陽臺上，沒有防護(hù)設(shè)施，檔案長期遭受日曬，覆蓋了厚厚的灰塵。檔案庫房設(shè)計布局不合理。有的企業(yè)打更室與檔案庫房相連通，誤認(rèn)為這樣做有利于夜間看管檔案，意識不到內(nèi)在隱患;有的企業(yè)檔案館在經(jīng)歷多次搬遷之后，現(xiàn)租借某賓館作為檔案庫房，面積狹小，檔案密密麻麻地堆積在一起，窗外未加設(shè)防護(hù)欄，室內(nèi)又未配備滅火設(shè)施，一旦發(fā)生盜竊或火災(zāi)，后果不堪設(shè)想。

二、針對電力企業(yè)檔案管理中問題的具體對策

2.1加強高層領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度。隨著電力企業(yè)不斷深化改革，大多數(shù)企業(yè)漸漸意識到了檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性。我國也已經(jīng)出臺了《檔案法》，對國內(nèi)檔案管理工作提出了明確的要求和具體規(guī)范。企業(yè)應(yīng)組織員工認(rèn)真學(xué)習(xí)，切實履行，將其貫徹到實際生產(chǎn)工作中去。除了理論知識的學(xué)習(xí)，企業(yè)還應(yīng)付諸具體行動，對檔案管理工作給予大力支持，應(yīng)該做到以下幾點：1.將企業(yè)的檔案管理工作納入企業(yè)的短、中、長期發(fā)展規(guī)劃中。2.將檔案管理相關(guān)內(nèi)容納入對應(yīng)高層領(lǐng)導(dǎo)的考核中，并制定詳盡的規(guī)則以檢查其是否達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)，將考核結(jié)果與薪酬掛鉤。3.完善檔案管理所需的設(shè)備：各種軟硬件設(shè)施、高配置的計算機等。4.加大對檔案信息資源管理方面的資金投入。

2.2建立并完善檔案管理隊伍。建立一支有專業(yè)素養(yǎng)、責(zé)任心強、細(xì)致、耐心的檔案信息資源管理隊伍，并對其進(jìn)行定期的培訓(xùn)，致力于提高其專業(yè)素養(yǎng)。在培訓(xùn)過程中，因材施教，注重管理人員的個體差異，揚長避短，各司其職，促進(jìn)其形成互幫互助、共同進(jìn)步的良好工作環(huán)境。

當(dāng)然，除了理論知識的教學(xué)，還應(yīng)注重實踐，只有理論知識與實踐相結(jié)合才能培養(yǎng)出有能力的檔案管理人員。投入到實際工作中后，定期檢查其工作效果，并制定合適的獎罰措施來激勵其工作積極性。

2.3配備檔案管理所需的軟硬件設(shè)施。由于檔案信息資源的繁雜性，需實現(xiàn)檔案的信息化、數(shù)字化建設(shè)。若要實現(xiàn)以上目標(biāo)，就必須要有先進(jìn)的軟硬件設(shè)施來輔助完成檔案的信息化建設(shè)。因此，企業(yè)應(yīng)該加大對計算機軟硬件以及其他相關(guān)設(shè)施的投入，并對其進(jìn)行及時更新和完善。與此同時，企業(yè)還應(yīng)該注重對相關(guān)技術(shù)人員的培訓(xùn)，對引進(jìn)先進(jìn)設(shè)施持支持態(tài)度，以加強檔案管理工作的效率。

2.4加強檔案信息資源管理的信息化建設(shè)。通過借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)和先進(jìn)的管理理念來加強企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，根據(jù)企業(yè)的自身特點，具體問題具體分析，找出優(yōu)勢與劣勢，取長補短，找出適合企業(yè)設(shè)施現(xiàn)代化管理的方法。比如，對于一些經(jīng)濟(jì)效益好、現(xiàn)代化管理水平高的電力企業(yè)，要鼓勵其全面開展檔案信息化建設(shè)。然而，對于那些經(jīng)濟(jì)效益一般、現(xiàn)代化水平低的電力企業(yè)，應(yīng)該結(jié)合自身實際情況，分步實施計劃、逐步推進(jìn)。當(dāng)企業(yè)實施了現(xiàn)代化管理，就為檔案管理信息化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。

2.5保證電力企業(yè)檔案信息資源的安全。檔案信息資源管理隊伍應(yīng)該致力于保證檔案的準(zhǔn)確性、完整性、安全性。電力企業(yè)應(yīng)按照國家關(guān)于檔案信息資源保護(hù)保管的規(guī)定，為檔案信息資源管理部門配置防火、防潮、防盜、防生物蟲害等設(shè)施。對于一些特殊文書檔案，應(yīng)該采取更加嚴(yán)密的安全措施，加以重點保護(hù)。

三、結(jié)語

隨著時代的發(fā)展與科技的進(jìn)步，檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要性越發(fā)突顯，其在整個電力企業(yè)的正常運營中起著非常重要的作用。事實上，科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理工作不僅記錄下了企業(yè)的生產(chǎn)情況，也為企業(yè)未來的決策提供了重要的數(shù)據(jù)依據(jù)，有助于電力企業(yè)對自身發(fā)展有更好的了解，并制定出符合自身實際情況的發(fā)展策略。因此，相關(guān)部門應(yīng)積極反思自身檔案管理工作中存在的不足，盡快提出整改措施，并予以執(zhí)行，使其更符合自身的企業(yè)理念，為電力企業(yè)的未來發(fā)展起到一定的推動作用，為人們未來生產(chǎn)生活的順利進(jìn)行打下堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]何英.信息化背景下電力企業(yè)檔案管理面臨的問題與對策[J].東方企業(yè)文化，2013（12）：3.

[2]韓麗娜.信息化背景下電力企業(yè)檔案管理面臨的問題與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（5）：92.

（作者單位：國網(wǎng)甘肅省電力公司慶陽供電公司）

作者簡介：王寬（1994.10.22），性別：男;籍貫：甘肅靜寧;民族：漢;學(xué)歷：本科、學(xué)士;職稱：初級工程師;研究方向：配電運檢、文書及檔案管理。