圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

殷坤

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和通信技術(shù)的高速發(fā)展，使我國(guó)信息化發(fā)展進(jìn)程逐漸加快，社會(huì)各行業(yè)領(lǐng)域的生產(chǎn)和生活方式也隨著信息化發(fā)生巨大改變。圖書資料檔案管理工作需要迎合時(shí)代發(fā)展的要求，創(chuàng)新和變革工作形式。筆者通過(guò)研究圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，分析信息化管理在圖書資料檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)、當(dāng)前圖書資料檔案管理工作中存在的問題、圖書資料檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化管理的有效策略，旨在提升圖書資料檔案現(xiàn)代化管理工作水平。

關(guān)鍵詞：圖書資料;檔案;信息化管理;優(yōu)勢(shì)

1 前言

目前互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)不斷發(fā)展，人們獲取知識(shí)的渠道越來(lái)越廣泛，從傳統(tǒng)紙質(zhì)書籍轉(zhuǎn)向信息化終端，也預(yù)示著互聯(lián)網(wǎng)科技的不斷普及。對(duì)于圖書資料檔案管理工作而言，信息化進(jìn)程是時(shí)代發(fā)展所必須具備的，相關(guān)從業(yè)人員應(yīng)糾正自身錯(cuò)誤意識(shí)，提高對(duì)信息化管理的重視程度，加強(qiáng)圖書資料答案管理的信息化建設(shè)，從而提高我國(guó)圖書館的建設(shè)水平，滿足廣大人民群眾的精神文明需求。

2 圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

1）對(duì)圖書類的資料和檔案實(shí)施信息化的管理能夠提升資源的利用率。圖書類的資料和檔案實(shí)施信息化的管理能夠提升圖書資料等文字資源的利用率。經(jīng)過(guò)統(tǒng)計(jì)，我國(guó)現(xiàn)有三千多所圖書館，其中的藏書量約有七億本。另外這些圖書館都有著很高的高科技設(shè)備，如云儲(chǔ)存等一些數(shù)字化的信息配備。目前我國(guó)高校圖書館的藏書是非常豐富的，其圖書資源和數(shù)字化的信息資源也是極其的豐富，高校圖書館的藏書種類要比社會(huì)的公共圖書館的藏書種類多上好幾倍。高校圖書館在沒有實(shí)施信息化的管理模式時(shí)，圖書館中的資源并沒有被充分的利用，從而使其喪失了一定的價(jià)值，而現(xiàn)在我們采用了圖書類的資料和檔案的信息化管理，這樣就可以徹底的破除高校圖書館封閉的模式，從而能夠使圖書館為大眾提供服務(wù)的范圍有所增大，可以充分的使被服務(wù)的對(duì)象享受到豐富的資源，進(jìn)而使高校圖書館的圖書資源得到了充分而有效的利用。

2）信息化管理有效提高了圖書資料檔案的工作效率。傳統(tǒng)的圖書資料檔案管理模式需要消耗大量的人力物力，耗時(shí)長(zhǎng)還很占位置，工作人員需要花大量的時(shí)間對(duì)圖書資料檔案進(jìn)行分類，圖書館的藏書動(dòng)輒成千上萬(wàn)，是非常繁重的工作量，工作人員稍有差池就很容易出錯(cuò)，從而影響到了工作質(zhì)量。利用信息化技術(shù)對(duì)圖書資料檔案進(jìn)行管理工作，工作人員只需要一臺(tái)計(jì)算機(jī)就可以完成登記、查詢等工作，很大程度的減少了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，提高了工作效率。

3）有效推動(dòng)我國(guó)社會(huì)主義精神文明建設(shè)?，F(xiàn)如今，我國(guó)社會(huì)主義精神文明建設(shè)的進(jìn)程在不斷加快，而圖書資料則是提高人們綜合文化素質(zhì)的關(guān)鍵，所以其對(duì)實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義精神文明建設(shè)有重要價(jià)值。在圖書資料檔案管理中，應(yīng)用信息化技術(shù)，能夠整合龐大的圖書資源，利用互聯(lián)網(wǎng)普及共享，人們?cè)谛枰殚喯嚓P(guān)資料時(shí)，就可通過(guò)各類終端隨時(shí)獲取有用信息。另外，利用信息化管理方式，不僅能提高圖書資料檔案的利用率，同時(shí)，根據(jù)其內(nèi)容不同，也能對(duì)圖書資源進(jìn)行明確分類。所以說(shuō)，利用信息化管理，還能滿足社會(huì)民眾對(duì)于圖書信息資源的閱讀需求。在多方面影響下，圖書資源檔案所起的作用得以提高，而我國(guó)社會(huì)主義精神文明建設(shè)也將會(huì)不斷完善。

4）改善了圖書資料檔案的保存方式。信息化管理手段改變了傳統(tǒng)以往的圖書資料保存方式，加強(qiáng)相關(guān)圖書資料的信息借閱，有效的實(shí)現(xiàn)了相關(guān)圖書檔案資料的運(yùn)用，則相關(guān)檔案資料能夠及時(shí)的被保存和使用，通過(guò)信息化管理，能夠減少相關(guān)檔案資料的誤用，能夠避免檔案損壞后造成的一定影響，特別是一些傳統(tǒng)的，按管理方式由于元件的破壞，會(huì)使得相關(guān)檔案資料遭到損失，從而影響到相關(guān)檔案資料的有效利用，傳統(tǒng)化的檔案管理模式不利于信息化管理，通過(guò)信息化管理，能夠使得圖書檔案資料更加的完善，改善圖書檔案資料的保存。

3 落實(shí)圖書資料檔案信息化管理的主要措施

從實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享、加大信息化安全管理、提高檔案管理人員水平等多個(gè)方面，有效落實(shí)圖書資料檔案的信息化管理。

1）加強(qiáng)是圖書資料共享，實(shí)現(xiàn)相關(guān)資料、資源的有效整合。信息化管理的主要內(nèi)容就是實(shí)現(xiàn)圖書資料的共享。在過(guò)去很多的圖書資料都是實(shí)行分類管理，這就導(dǎo)致許多圖書檔案資料出現(xiàn)了重復(fù)采購(gòu)的情況，不能充分發(fā)揮出圖書資料的社會(huì)效應(yīng)，這就需要相關(guān)部門通過(guò)有效的整合實(shí)現(xiàn)圖書資料的有效利用和共享。比如各大圖書館和相關(guān)的檔案部門要加強(qiáng)合作與交流，要實(shí)現(xiàn)它們之間的資源共享與資源傳遞。而相關(guān)部門也可以發(fā)動(dòng)群眾捐贈(zèng)圖書捐贈(zèng)相關(guān)的資料資源滿足公眾對(duì)于知識(shí)和信息的需求。

2）加大信息化的安全管理。信息化的檔案管理工作方式，就是把檔案信息處于開放式網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，但在實(shí)施該項(xiàng)管理模式時(shí)，還要在提高安全防范意識(shí)的基礎(chǔ)上，注重檔案信息的安全管理措施，從而構(gòu)建出完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及其制度。同時(shí)，還要在信息化工作形式基礎(chǔ)上，創(chuàng)設(shè)電子檔案信息管理體系，借助嚴(yán)格的規(guī)章制度規(guī)范人員行為。除此之外，為了能有效保障數(shù)據(jù)信息，還要針對(duì)檔案管理人員實(shí)現(xiàn)身份認(rèn)證，以及對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)異地備份等，通過(guò)該方式保障檔案的安全性。

3）加強(qiáng)相關(guān)工作人員的信息化管理培訓(xùn)。信息化管理圖書資料檔案是新型的管理模式，很多圖書館老員工不習(xí)慣也很難接受這種管理模式，對(duì)信息化管理模式的掌握程度不高。工作人員是圖書資料檔案信息化管理工作的核心要素，要建立科學(xué)、合理的信息化管理工作首先就是要對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行信息化管理培訓(xùn)，加強(qiáng)相關(guān)工作人員的操作水平與管理能力，相關(guān)工作人員充分掌握了圖書資料檔案信息化管理的手段，全面了解圖書資料檔案信息化管理工作的相應(yīng)知識(shí)，相關(guān)工作人員的信息化管理工作能力得到實(shí)質(zhì)性的提高，才能夠更好的建設(shè)信息化管理工作，促進(jìn)信息化管理工作的開展。

4）引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的來(lái)臨，舊的圖書館資料管理方式已無(wú)法同新的潮流相適應(yīng)，改革勢(shì)在必行，而若要讓改革效果得到保證，就需要圖書館加大投入，引入先進(jìn)的設(shè)備，以保障圖書資料管理的更新。可先對(duì)圖書分類，再借助網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)存儲(chǔ)這些信息，建立統(tǒng)一的信息化圖書管理系統(tǒng)，并隨著圖書的增多而不斷更新這一系統(tǒng)。讀者只需在電腦內(nèi)輸入書刊、作者名字，再輕輕點(diǎn)擊，則自己想要的東西就會(huì)找到，非常方便，讓文獻(xiàn)信息資源的利用效率大大提高。除此之外，雖然引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，可將圖書館的整體服務(wù)水平與工作效率提高，但若要讓設(shè)備的運(yùn)行更加穩(wěn)定，則相應(yīng)的維護(hù)必不可少。為此，圖書管理人員應(yīng)定期維護(hù)、保養(yǎng)這些設(shè)備，及時(shí)發(fā)現(xiàn)了一些小問題也應(yīng)第一時(shí)間將其解決，避免大的問題發(fā)生，導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，讓正常工作受到影響。

4 結(jié)語(yǔ)

如今信息化的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，信息化技術(shù)已經(jīng)滲透到人們生活的方方面面，各行各業(yè)都能看得到信息化技術(shù)的身影，人們也越來(lái)越離不開信息化技術(shù)。文化強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的深入發(fā)展，國(guó)家對(duì)人們精神文明建設(shè)的重視程度越來(lái)越高，這為圖書館的發(fā)展帶來(lái)了巨大的機(jī)遇。信息化管理作為新型的管理模式在圖書資料檔案管理方面取得了很大的進(jìn)步，獲得了一定的管理成果，但還是存在著一些不足之處，我們解決這些不足之處，推動(dòng)圖書館圖書資料檔案信息化管理的建設(shè)，共同推進(jìn)我國(guó)精神文明建設(shè)的進(jìn)程。

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