積極實(shí)施檔案數(shù)字化促企業(yè)管理升級(jí)

袁亞妮

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）08-041-01

摘 要 隨著信息技術(shù)的發(fā)展，實(shí)施檔案數(shù)字化管理能夠有效推動(dòng)電力企業(yè)管理的發(fā)展與升級(jí)。本文從成本控制、檔案管理質(zhì)量以及信息共享方面，介紹了檔案數(shù)字化對(duì)企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用，并提出了幾點(diǎn)檔案數(shù)字化管理發(fā)展升級(jí)策略。

關(guān)鍵詞 檔案管理 數(shù)字化技術(shù) 企業(yè)管理

隨著社會(huì)的發(fā)展，電力企業(yè)對(duì)檔案管理的需求也逐漸增大，通過(guò)數(shù)字化的檔案管理方式，能夠有效降低傳統(tǒng)管理模式下成本的消耗，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、高效管理，也可以有效提升檔案管理工作質(zhì)量和水平，從而推進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

一、檔案數(shù)字化推動(dòng)企業(yè)管理

（一）優(yōu)化生產(chǎn)成本控制

電力企業(yè)通過(guò)檔案數(shù)字化管理，有助于對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的管理。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，建立規(guī)范的檔案信息平臺(tái)，檔案管理人員能夠?qū)?shù)據(jù)信息進(jìn)行集中化管理，企業(yè)其他部門的員工也能夠及時(shí)查閱獲取自己需要的數(shù)據(jù)信息，從而對(duì)整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程進(jìn)行全面的把控，提高生產(chǎn)各個(gè)階段在成本管理上的準(zhǔn)確性。除此之外，電力企業(yè)技術(shù)人員可以通過(guò)數(shù)字化技術(shù)，對(duì)產(chǎn)品在生產(chǎn)過(guò)程中所消耗的成本做好計(jì)算，將實(shí)際的生產(chǎn)成本和標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品成本進(jìn)行比較，找到成本中的可控因素，從而降低不必要的資金投入。

（二）提高檔案管理質(zhì)量

與傳統(tǒng)的檔案管理方式，數(shù)字化管理更具有先進(jìn)性和創(chuàng)新性，能夠大大降低人工處理檔案信息的時(shí)間，從而間接的增加了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益。在過(guò)去，我國(guó)企業(yè)在進(jìn)行企業(yè)檔案管理時(shí)，采用的是低效的人工管理，在管理過(guò)程中往往需要消耗很多紙張和筆墨，不僅降低了信息處理的效率，增加了企業(yè)在檔案管理上的成本，也難以保證檔案信息的準(zhǔn)確完整。通過(guò)檔案數(shù)字化的管理方式，能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案信息變成電子檔案，減少了紙張的消耗，避免出現(xiàn)資源浪費(fèi)的問(wèn)題。通過(guò)數(shù)字化的管理，也能有效減輕檔案管理人員的工作強(qiáng)度，提升對(duì)檔案收集、整理的質(zhì)量[1]。

（三）實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源共享

電力企業(yè)積極實(shí)施檔案數(shù)據(jù)化管理，能夠提高企業(yè)檔案管理的效率，更是企業(yè)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，實(shí)現(xiàn)信息共享的重要表現(xiàn)。企業(yè)通過(guò)數(shù)字化的檔案管理方式，可以打破傳統(tǒng)檔案管理方式的限制，保證企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完整。當(dāng)前，我國(guó)的企業(yè)檔案管理方式逐漸由檔案信息的保存使用功能轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾矸?wù)功能，通過(guò)這種對(duì)檔案信息的科學(xué)分配、合理管理，能夠?yàn)槠髽I(yè)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，企業(yè)需要處理的檔案信息也日益增多，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以滿足企業(yè)對(duì)檔案管理的需求，采用數(shù)字化的檔案管理方式，檔案管理人員通過(guò)信息技術(shù)，能夠?qū)⑹占臋n案信息及時(shí)發(fā)送到相關(guān)部門的電腦里，為企業(yè)在文件傳送。信息處理上節(jié)約了很多時(shí)間，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息在企業(yè)內(nèi)部的共享使用[1]。

二、檔案數(shù)字化在企業(yè)管理中升級(jí)策略

（一）加大成本投入

想要在檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上對(duì)管理方式進(jìn)行更深一步的優(yōu)化，就需要電力企業(yè)加大對(duì)檔案數(shù)字化管理成本的投入，積極引入先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，在費(fèi)用的投資上也要做好合理完備的規(guī)劃，對(duì)設(shè)備進(jìn)行有組織、有計(jì)劃的更新。在對(duì)相關(guān)技術(shù)進(jìn)行更新時(shí)，檔案管理人員要跟進(jìn)整個(gè)更新流程，對(duì)設(shè)備的使用方式和功能牢記于心。除此之外，技術(shù)設(shè)備配置落后和老化問(wèn)題，會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理工作造成嚴(yán)重的影響，這就要求相關(guān)人員在使用設(shè)備時(shí)注意對(duì)其保養(yǎng)，出現(xiàn)故障要及時(shí)找專業(yè)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行維修處理，從而延長(zhǎng)設(shè)備的使用壽命。

（二）提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)直接影響著檔案數(shù)字化管理在企業(yè)中的發(fā)展進(jìn)程。做好檔案數(shù)字化管理，要求檔案人員注重對(duì)專業(yè)技能的提升，在實(shí)際工作中提高對(duì)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用能力。檔案管理人員需要在開展檔案管理工作時(shí)，嚴(yán)格要求自己，秉承著嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的做事原則，并注重提升自己的技術(shù)創(chuàng)新意識(shí)。除此之外，管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，要注意做好信息數(shù)據(jù)的保密工作，對(duì)較為重要的信息較強(qiáng)安全防范意識(shí)，避免出現(xiàn)企業(yè)信息泄露的事故，保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全性[2]。

（三）完善檔案數(shù)字化管理體系

做好檔案數(shù)字化管理就要從電力企業(yè)管理的根本需求出發(fā)，根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程遇到的具體情況，不斷完善數(shù)字化檔案管理體系，健全規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理?xiàng)l例，并在實(shí)際的管理過(guò)程中，嚴(yán)格依照制度標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。這就要求企業(yè)管理人員明確企業(yè)各個(gè)部門的工作職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案人員的監(jiān)督管理，建立工作責(zé)任制，對(duì)檔案管理中對(duì)信息的收集、整理以及保存等整個(gè)過(guò)程做好檢查管理工作，提高檔案管理工作的科學(xué)化水平，確保檔案管理工作的有效進(jìn)行。同時(shí)，企業(yè)也可以建立鼓勵(lì)機(jī)制，通過(guò)對(duì)員工工作的考核記錄，對(duì)表現(xiàn)積極、工作質(zhì)量高的員工給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，從而提升員工的積極性，加快企業(yè)的數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程[2]。

三、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)檔案數(shù)字化管理能夠優(yōu)化成本控制，提高檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)內(nèi)部的資源共享。當(dāng)然，想要進(jìn)一步發(fā)展數(shù)字化管理技術(shù)，企業(yè)也注重對(duì)設(shè)備的管理，相關(guān)人員素質(zhì)的提升以及建立完善的管理體系，從而加快企業(yè)數(shù)字化管理進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)：

[1]寧軍.檔案數(shù)字化促企業(yè)管理升級(jí)[J].企業(yè)管理，2019，453（5）：87-88.

[2]孟文紅.企業(yè)檔案數(shù)字化管理的運(yùn)用[J].管理學(xué)家，2019（1）：116-117.