大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理創(chuàng)新研究

陸霽虹

摘要：檔案管理對企業(yè)發(fā)展的影響非常大，基于大數(shù)據(jù)背景，企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化，必須高效存儲和管理電子化檔案，然而多數(shù)電子信息檔案管理還存在問題，整體管理效率及質(zhì)量不高，未充分發(fā)揮出信息化管理平臺的作用，從而影響檔案管理效益。此次研究主要是探討分析電子信息檔案在大數(shù)據(jù)背景下的創(chuàng)新化管理，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)人員起到參考性價(jià)值。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景;電子信息檔案;管理創(chuàng)新

通過分析當(dāng)前發(fā)展能夠看出，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，對電子信息檔案管理的優(yōu)化影響非常大，能夠各行業(yè)領(lǐng)域穩(wěn)步發(fā)展，還能夠全面提升電子信息檔案的管理水平。同時可以為企業(yè)提供制度保障，彌補(bǔ)傳統(tǒng)電子信息檔案管理存在的問題。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，按照時代發(fā)展要求，對電子信息檔案管理進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，推廣應(yīng)用先進(jìn)的管理理念和方法。

1、基于大數(shù)據(jù)背景的電子信息檔案管理創(chuàng)新優(yōu)勢

第一，為企業(yè)提供信息安全保障。信息檔案中涉及到較多企業(yè)的重要核心信息，因此多數(shù)信息的具備法律效力，不管是信息檔案的丟失或者損毀，都會影響企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。通過優(yōu)化電子信息檔案管理模式，能夠提升文件資料內(nèi)容查閱的便捷性，還能夠落實(shí)各項(xiàng)保護(hù)措施，防止檔案資料查閱期間出現(xiàn)損壞和泄漏問題，全面維護(hù)檔案資料的保密性。

第二，維護(hù)行業(yè)健康發(fā)展，提供基礎(chǔ)保障。通過優(yōu)化電子信息檔案管理工作，有助于提升檔案管理效率與質(zhì)量，還能夠減輕工作負(fù)擔(dān)，從根本上促進(jìn)電子信息檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。此外，提升電子信息檔案的信息化水平，能夠及時補(bǔ)充檔案文件的缺失問題，便捷性非常強(qiáng)。應(yīng)用此種管理模式，還能夠借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)制定統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化智能化管理內(nèi)容，為電子信息檔案管理提出較多規(guī)范，為標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定良好基礎(chǔ)。

第三，維護(hù)社會穩(wěn)定發(fā)展。通過分析發(fā)展現(xiàn)狀可知，多數(shù)信息都是采用電子化方式存儲到信息系統(tǒng)內(nèi)，該類信息不僅密切關(guān)聯(lián)于公民的生活與工作，也關(guān)系到公民的隱私。當(dāng)客戶檔案信息被泄露部分人員還會通過信息謀劃犯罪活動，從而影響社會的穩(wěn)定和諧發(fā)展。所以，為了確保公民信息安全，社會穩(wěn)定發(fā)展，必須優(yōu)化創(chuàng)新電子信息檔案管理，同時做好深入研究與分析。

2、企業(yè)電子信息檔案管理的現(xiàn)狀與問題

2.1? 檔案管理設(shè)施與技術(shù)落后

對于企業(yè)發(fā)展來說，建設(shè)檔案管理團(tuán)隊(duì)時，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，現(xiàn)有人員的管理技術(shù)落后，沒有熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。企業(yè)在開展檔案信息化管理工作時，必須加大計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的技術(shù)支持。雖然大多數(shù)企業(yè)都具有檔案管理信息系統(tǒng)，然而卻不注重人事管理的設(shè)備與成本投入，從而導(dǎo)致技術(shù)手段落后，部分企業(yè)人工管理方式傳統(tǒng)，無法展現(xiàn)出檔案資料的優(yōu)勢，對企業(yè)發(fā)展的影響非常大。

2.2? 檔案管理制度不完善

現(xiàn)階段，多數(shù)企業(yè)缺乏完善的檔案管理制度，從而導(dǎo)致檔案資料收集和檔案管理的規(guī)范性不足，極易出現(xiàn)信息資料收集不齊和檔案缺失問題。此外，企業(yè)在應(yīng)用和評估檔案時，所應(yīng)用的方法不具備合理性，不能全面展現(xiàn)出檔案的應(yīng)用價(jià)值。

2.3? 檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊

當(dāng)前，我國多數(shù)企業(yè)的檔案管理人員沒有特別要求專職人員，電子化保單推進(jìn)過程中，未明確電子檔案介質(zhì)存儲管理的落地部門，從而降低檔案資料的管理效率與規(guī)范化。由于企業(yè)檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，企業(yè)檔案管理人員缺乏接受系統(tǒng)化培訓(xùn)與教育，缺乏及時提升檔案專業(yè)繼續(xù)教育知識體系，且仍然采用傳統(tǒng)檔案管理方式居多，信息化水平不足。

2.4? 缺乏信息化建設(shè)規(guī)范體系

通過對企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析可知，多數(shù)工作內(nèi)容還不太完善，且信息化建設(shè)工作存在重技術(shù)研究，輕標(biāo)準(zhǔn)和制度配套的現(xiàn)象，技術(shù)與管理脫節(jié)，造成管理滯后。主要表現(xiàn)在以下方面：第一，各項(xiàng)制度的系統(tǒng)性不足，各規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)之間有待銜接和互補(bǔ);第二，規(guī)范體系結(jié)構(gòu)上不完整，一些涉及電子文件歸檔和電子檔案管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)、核心技術(shù)與特殊格式標(biāo)準(zhǔn)不完備;第三，現(xiàn)有規(guī)范應(yīng)用不足，在實(shí)際工作中，現(xiàn)有的一些標(biāo)準(zhǔn)沒有得到充分的推廣應(yīng)用，部分規(guī)范的權(quán)威性和認(rèn)可度不高。這些問題的存在一定程度上造成了檔案信息化管理剛性不足、保障缺位、監(jiān)管薄弱的現(xiàn)象，對檔案信息化建設(shè)進(jìn)程造成極大影響。所以管理人員必須及時更新檔案規(guī)范體系，以此滿足信息化建設(shè)需求。

3、基于大數(shù)據(jù)背景的電子檔案管理創(chuàng)新對策

3.1? 加大檔案設(shè)備和技術(shù)的投入力度

在大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)為了全面處理經(jīng)營管理問題，不僅要提升檔案管理硬件設(shè)備投入，還應(yīng)當(dāng)加大軟件系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用。在建立電子檔案管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)時，既要配置專業(yè)的電子檔案管理人員，還需要配置專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人才，這樣才能夠全面提升電子檔案管理質(zhì)量。

3.2? 優(yōu)化完善檔案管理制度

企業(yè)在收集、整理和提取檔案資料信息時，需要應(yīng)用一體化控制模式，提升將考核機(jī)制落實(shí)到電子檔案管理工作中?；诖髷?shù)據(jù)設(shè)備環(huán)境，檔案管理人員必須鞏固自身專業(yè)知識，提升管理技能，適應(yīng)時代發(fā)展需求。同時還應(yīng)當(dāng)督促其他部門人員，共同參與到電子檔案管理工作中，全面調(diào)動管理積極性。

3.3? 提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)檔案管理模式無法滿足企業(yè)和社會發(fā)展需求，必須創(chuàng)新和優(yōu)化電子檔案管理，以此提升管理人員的綜合素質(zhì)。在具體操作期間，通過以下措施予以改進(jìn)：第一，電子檔案管理管理應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)時代意識，能夠確保自身知識水平與技能水平符合時代要求，同時滿足大數(shù)據(jù)發(fā)展要求;第二，電子檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)熟練應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過先進(jìn)技術(shù)開發(fā)和利用檔案數(shù)據(jù)，全面擴(kuò)展電子檔案的應(yīng)用范圍。

3.4? 提升檔案管理數(shù)據(jù)的安全性

在大數(shù)據(jù)時代下開展檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)全面發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)平臺的應(yīng)用優(yōu)勢，以此建立檔案管理軟件平臺。在具體建設(shè)期間，首先應(yīng)當(dāng)完善電子檔案管理信息化水平，建立大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)平臺。同時發(fā)揮出大數(shù)據(jù)平臺的應(yīng)用優(yōu)勢張，優(yōu)化整合相關(guān)業(yè)務(wù)，改善原有工作流程。在完成檔案數(shù)據(jù)采集后，需要使用高清晰度掃描儀將數(shù)據(jù)傳輸?shù)焦芾砥脚_上，確保信息資源的利用率。數(shù)字化信息平臺的建立還應(yīng)當(dāng)連接上級網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)，這樣可以及時更新和升級應(yīng)用軟件。在大數(shù)據(jù)社會環(huán)境下，對電子檔案管理的制度要求進(jìn)行嚴(yán)格控制，全面維護(hù)檔案信息的安全性。

4、結(jié)束語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代背景下，應(yīng)用傳統(tǒng)電子信息檔案管理模式無法滿足時代要求。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中會產(chǎn)生大量電子信息檔案資料，會相應(yīng)加劇檔案管理壓力，所以必須應(yīng)用現(xiàn)代化管理理念和方法。基于大數(shù)據(jù)背景，應(yīng)當(dāng)深入探索和研究電子信息檔案管理的創(chuàng)新路徑，例如加大檔案設(shè)備和技術(shù)的投入力度、優(yōu)化完善檔案管理制度、提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、提升檔案管理數(shù)據(jù)的安全性，從根本上促進(jìn)電子信息檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

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