內(nèi)控視角下公立醫(yī)院合同管理的實踐思考

摘要：從內(nèi)部控制的視角探索公立醫(yī)院合同管理實踐，合同管理實務(wù)中尚存在管理力度欠缺、管理過程風險性、管理模式滯后等不足。通過完善內(nèi)部控制制度，嚴格制度執(zhí)行;強化流程監(jiān)督，控制過程風險;創(chuàng)新管理模式，優(yōu)化合同信息利用，提高合同精細化管理水平。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;合同管理;公立醫(yī)院

隨著公立醫(yī)院規(guī)模逐漸擴大、經(jīng)濟業(yè)務(wù)迅速增長以及醫(yī)療衛(wèi)生體制改革不斷深入，公立醫(yī)院在提供醫(yī)療服務(wù)的同時，日常經(jīng)濟活動日益增多。經(jīng)濟合同成為公立醫(yī)院經(jīng)濟活動的重要文本載體，并融合參與各方主體的責任、權(quán)利和義務(wù)為一體，涵蓋工程類、固定資產(chǎn)類、信息軟件類、以及維保服務(wù)類等多種業(yè)務(wù)活動，在公立醫(yī)院經(jīng)濟運行中發(fā)揮著重要作用。

一、內(nèi)控視角下合同管理概要

《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（財會[2012]21號）明確規(guī)定，行政事業(yè)單位應(yīng)當建立健全合同內(nèi)部管理制度，實施合同歸口管理，建立溝通協(xié)調(diào)機制;加強訂立管理、登記管理并對合同履行實施有效的監(jiān)控。該規(guī)范為公立醫(yī)院合同管理工作指出具體的風險評估和控制方法，有助于合同管理規(guī)范化、科學化和精細化。

合同管理是指合同自簽訂前調(diào)研至合同執(zhí)行結(jié)束并歸檔的整個過程，包括對合同的調(diào)研、簽訂、履行、變更、終止、存檔等環(huán)節(jié)的執(zhí)行、管理與評價。合同管理是公立醫(yī)院內(nèi)部控制關(guān)鍵環(huán)節(jié)，并成為提高管理效益的有效途徑。

二、合同內(nèi)控管理存在的主要問題

當前，合同管理越來越被重視，強化合同管理在公立醫(yī)院日常經(jīng)濟管理中的作用。內(nèi)審機構(gòu)也將合同審計納入日常審計內(nèi)容，以加強合同管理內(nèi)部控制。然而，逐漸完善的合同管理中仍存在一些不容忽視的問題。

（一）管理力度的欠缺性

1、合同管理投入力有限。部分公立醫(yī)院對合同管理工作重視程度仍不足，對合同具有法律約束性的理解不夠深入，未能將合同管理納入醫(yī)院的基礎(chǔ)性工作，易產(chǎn)生“重醫(yī)療服務(wù)、輕管理”思想。合同歸口管理領(lǐng)域的人員力量和經(jīng)費投入仍很有限。

2、內(nèi)控制度不完善，合同管理制度尚不健全。目前，多數(shù)公立醫(yī)院內(nèi)部控制制度不夠完善，未能保證合同管理的有效運行。合同管理制度大多流于形式，與實際工作脫節(jié)，缺乏指導(dǎo)意義。合同管理過程往往側(cè)重于對合同簽訂流程，而輕視對合同執(zhí)行即權(quán)利義務(wù)履行等后續(xù)環(huán)節(jié)的監(jiān)管，無法真正保障公立醫(yī)院合法權(quán)益。

3、制度執(zhí)行力度不足。由于執(zhí)行過程中疏忽遺漏和監(jiān)管力度不足，缺乏嚴格的考核細則，合同管理制度并未能得到執(zhí)行落實。同時，合同管理各部門間可能由于職責不夠明晰，容易出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象，不能真正發(fā)揮各部門的把關(guān)作用。

（二）管理過程的風險性

1、合同管理過程中的法律風險。公立醫(yī)院對外經(jīng)營管理的活動，如醫(yī)療設(shè)備與服務(wù)采購、工程施工等，會涉及到履約期限不明、責權(quán)不清等諸多合同法律風險。目前，公立醫(yī)院還未建立有效的合同法律風險識別及防控機制，法制建設(shè)基礎(chǔ)較為薄弱。

2、合同管理過程中的質(zhì)量風險。合同方的資質(zhì)和信譽是確保合同質(zhì)量的前提。合同中若未明確表示對提供服務(wù)或產(chǎn)品的質(zhì)量控制和約束條件，會導(dǎo)致設(shè)備物資以及安全管理等質(zhì)量問題，為醫(yī)院帶來不必要的經(jīng)濟損失。

3、合同管理過程中的價格風險。合同的條款中在價格方面約定不公平、不明確或者年度間差異較為明顯，以及付款期限的約定違背常規(guī)，偏袒一方等，極易造成公立醫(yī)院資金的浪費和埋藏風險隱患。

（三）管理模式的滯后性

1、合同相關(guān)信息利用率低。雖然合同量正在逐年攀升，但是大多數(shù)公立醫(yī)院的合同管理模式仍處于手工記錄和Excel表格簡單匯總相結(jié)合的管理階段，其弊端較為顯著，主要表現(xiàn)在：合同文本整理耗時費力、合同執(zhí)行記錄零散片面，合同存檔信息不夠完整，合同付款跟蹤信息的準確性不高等，導(dǎo)致合同之間的信息關(guān)聯(lián)性難以追溯以及合同相關(guān)信息利用率低。2、與業(yè)務(wù)管理相脫節(jié)。合同標的物與采購物品的入庫系統(tǒng)相脫節(jié)，為

存貨的線上管理帶來一定阻礙。合同執(zhí)行與會計核算的脫節(jié)，不利于合同執(zhí)行情況的復(fù)核，不便于事后的財務(wù)核對和審計監(jiān)督。合同管理與采購、財務(wù)核算以及審計檢查的勾稽關(guān)系不明顯，易帶來管理工作中的重復(fù)與孤立。

3、管理效能短板突顯。隨著公立醫(yī)院預(yù)算、財務(wù)、成本管理的信息化，手工化合同管理模式帶來工作效率低、管理效益弱、信息滯后性等管理短板日益突出，阻礙公立醫(yī)院整理管理效能發(fā)揮。

三、合同內(nèi)控管理舉措

（一）健全制度，嚴格執(zhí)行力度

1、增加投入，提高重視程度。合同制度的執(zhí)行不力、合同風險防范意識的缺失、合同管理方式的落后等，很大程度上可以歸結(jié)于沒有對合同管理工作的足夠重視。公立醫(yī)院要增加資金投入，合理安排合同歸口管理部門，并由專人負責，將內(nèi)部控制建設(shè)工作制度制度化和常態(tài)化。歸口管理部門必須高度重視，防患于未然，對容易疏忽的管理漏洞和易出現(xiàn)風險點的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，嚴格履行職責，強化管控力度。

2、健全內(nèi)控制度，完善合同制度制定。健全的內(nèi)控制度管理是醫(yī)院管理的“頂層設(shè)計”。完善合同管理制度是合同管理內(nèi)部控制有效的前提，是合同管理工作落實的保障和依據(jù)。

合同管理制度應(yīng)囊括合同管理的全方面、全過程，包含管理流程、部門職責分工、人員配備、監(jiān)督檢查等各個環(huán)節(jié)的具體規(guī)定。按照《合同法》，結(jié)合公立醫(yī)院的運營管理實際，完善合同管理制度、規(guī)范合同管理行為，形成科學的合同內(nèi)控管理機制，為合同管理工作提供制度指導(dǎo)范本。

3、嚴格執(zhí)行，落實制度實效。任何一項制度只有得到有力執(zhí)行，才能發(fā)揮制度的內(nèi)部控制的效用。針對執(zhí)行中出現(xiàn)的問題，及時匯總整改，并重新修訂本單位的合同管理制度。加強合同管理過程中不相容崗位分離和關(guān)鍵崗位輪崗，詳細約束合同簽訂、履行、登記、歸檔等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的細則，以明確歸口管理部門的職責。合同申請部門對合同起草、簽訂及技術(shù)條款把關(guān)、履行等負主要責任，財務(wù)部門從合同總價和付款相關(guān)條款進行把關(guān)，監(jiān)察審計部門從內(nèi)控視角開展監(jiān)督審查，各司其職，全方位管控。

制定周密的考核細則，定期進行考核有助于制度的落實，將合同制度的考核結(jié)果作為績效獎懲的重要依據(jù)，以督促制度的執(zhí)行。同時，明晰合同管理各部門的職責，避免推諉，及時堵塞管理漏洞。

（二）強化流程，控制過程風險

1、合同訂立前的風險管理。建立合同會簽流程，明確具體審核內(nèi)容、審查方法、審查職責等。由責任科室、分管領(lǐng)導(dǎo)、院辦公室、行風監(jiān)察、財務(wù)、審計等部門進行多維度審查，并提出簽署建議。

會簽流程中，充分把握合同簽訂必要性，即是否符合審批程序、有無財務(wù)預(yù)算、經(jīng)濟事項合法性與合理性，以避免盲目采購;嚴格審查合同方主體資格、資質(zhì)，把控供應(yīng)商選擇;審查合同條款規(guī)范性，確保內(nèi)容合規(guī)公正。要求采用招標方式的采購事項，還需審核是否符合招標文件規(guī)定。關(guān)口前移，扎實做好前期調(diào)研工作審查。

2、合同履行中的風險管理。按照合同標的物類別，分類式精細化管理。貨物采購合同履行時，審查是否及時驗收入庫，交付規(guī)格、包裝、有效期等，有無按照合同進度付款，是否執(zhí)行招標采購價格等。對于基建和設(shè)備采購合同，認真監(jiān)控工程和設(shè)備交付安裝進度，把握好付款管控節(jié)點，把關(guān)交付質(zhì)量與安全標準，按合同要求付款，杜絕超預(yù)算、超標準、延期交付等現(xiàn)象，最大限度規(guī)避合同支付風險。

3、合同執(zhí)行結(jié)束的風險管理。還需完善內(nèi)部審計制度和方法，提升內(nèi)部審計監(jiān)督水平，定期抽查與回顧性審查相結(jié)合，深入開展合同執(zhí)行績效評價，確保工作落到實處。進一步優(yōu)化合同管理機制，緊抓合同管理關(guān)鍵風險點，做到事前防范、事中控制、事后評價，全面加強合同風險防控，保證合同管理的效率和質(zhì)量。

（三）創(chuàng)新模式，優(yōu)化信息利用

1、提高信息利用率。充分利用信息化手段進行合同管理已成為當前的共識，然而，將合同納入信息管理系統(tǒng)，并非簡單地實現(xiàn)合同電子化管理。

合同信息化要努力實現(xiàn)合同履行環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的信息化程度。其中，合同信息化平臺上線前的基礎(chǔ)信息的設(shè)置尤為關(guān)鍵。涉及合同編號方法、關(guān)鍵信息的錄入、審核、變更、續(xù)簽、終止及查詢等功能的設(shè)定，實現(xiàn)全方位信息登記管理，便于后期統(tǒng)計和審查。信息實用性增強，優(yōu)化信息利用率。

2、深入業(yè)務(wù)，強化合同關(guān)聯(lián)性。合同信息化平臺呈現(xiàn)特有的信息勾稽關(guān)系，便于協(xié)同管理。續(xù)簽及補充合同的簽訂作為子合同，管理更為立體化、清晰化地呈現(xiàn)業(yè)務(wù)全貌。相同供應(yīng)商不同時間段的合同一目了然，橫向與縱向的展示便于對供應(yīng)商全面地評估。

預(yù)警管理功能更加體現(xiàn)合同信息化的深度智能化管理。建立合同執(zhí)行跟蹤機制，實現(xiàn)合同全生命周期的動態(tài)監(jiān)管，進一步防范合同違約風險。合同內(nèi)部控制信息化管理更從反方向發(fā)力，倒逼相關(guān)業(yè)務(wù)部門在內(nèi)部控制管理中規(guī)范行為，提高風險管控意識。

3、智慧平臺，精細化管理。合同信息化管理平臺的搭建，既能實現(xiàn)在線分類管理，提高管理效率，實現(xiàn)合同管理規(guī)范化、流程化，便于實現(xiàn)有效內(nèi)部控制，又能實現(xiàn)合同管理相關(guān)信息的共享，為推動公立醫(yī)院整理信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。借助合同管理軟件平臺，不斷提升合同管理精細化水平。

四、總結(jié)

緊抓合同管理，可謂牽住公立醫(yī)院內(nèi)部控制的“牛鼻子”。合同管理涉及公立醫(yī)院內(nèi)的多個部門與科室，簽訂前的審批、調(diào)研和招標，簽訂時的流程審核，簽訂后的臺賬與存檔，執(zhí)行時的審計、紀檢和財務(wù)等科室監(jiān)督，執(zhí)行后的跟蹤評價，形成有序、規(guī)范的全過程管理，呈現(xiàn)動態(tài)性、系統(tǒng)性的管理過程。精細化的合同管理保障公立醫(yī)院經(jīng)濟活動合規(guī)和高效。強化合同內(nèi)控管理，積極發(fā)揮管理效能，提升管理水平，助推公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

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作者簡介：

仇媛媛（1989年 9月）女，漢，供職于南京市職業(yè)病防治院.