文/西安醫(yī)學(xué)院 呼俊迪

一、當(dāng)前高校教務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員。首先，高校部分檔案工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)意識(shí)，不重視教學(xué)過(guò)程檔案的收集、管理。其次，由于教務(wù)檔案都是教師和學(xué)生在教學(xué)過(guò)程中產(chǎn)生的，經(jīng)常會(huì)翻閱，收集難度大，所以對(duì)歸檔工作不積極。最后，由于部分高校沒(méi)有專(zhuān)職的教務(wù)檔案管理人員，只把教務(wù)檔案工作理解為簡(jiǎn)單的資料收集，缺乏專(zhuān)業(yè)的理論指導(dǎo)。

（二）教務(wù)檔案內(nèi)容廣、種類(lèi)多。高校的教務(wù)檔案按照內(nèi)容可以分為以下幾類(lèi)：教學(xué)管理類(lèi)檔案、學(xué)籍管理類(lèi)檔案、考試類(lèi)檔案、教師工作類(lèi)檔案。教學(xué)管理類(lèi)檔案主要包括上級(jí)部門(mén)的教學(xué)管理文件、日常學(xué)年內(nèi)的培養(yǎng)計(jì)劃等；考試相關(guān)資料如試卷、試卷分析報(bào)告、學(xué)生畢業(yè)論文和畢業(yè)答辯資料等。學(xué)籍管理類(lèi)檔案包含入學(xué)登記的表格、學(xué)生的名冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)材料、學(xué)生獎(jiǎng)罰資料。教師工作類(lèi)檔案包括教學(xué)研究情況、科技情況、培訓(xùn)材料、獎(jiǎng)項(xiàng)記錄等。教務(wù)檔案的管理體現(xiàn)在材料收集、管理、編目和統(tǒng)計(jì)等很多方面。由于涉及面廣、量大，所以教學(xué)檔案管理容易出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致資料不完善。

（三）教務(wù)檔案不能及時(shí)歸檔。高校的教務(wù)檔案是指在各種教學(xué)活動(dòng)中和教學(xué)管理活動(dòng)中形成的，都是從教學(xué)管理的活動(dòng)中轉(zhuǎn)化得來(lái)的，和一般性的文獻(xiàn)收集不同，必須要及時(shí)收集和整理，但是目前普遍存在材料不能及時(shí)收集，很多材料留在個(gè)人的手中，一部分甚至遺失了，就會(huì)出現(xiàn)很多重要的活動(dòng)沒(méi)有保留下重要材料，對(duì)教務(wù)檔案收集十分不利。

（四）教務(wù)檔案管理方式陳舊。目前高校的檔案，尤其是教學(xué)檔案多以紙質(zhì)版資料為主，而且紙質(zhì)版資料的規(guī)格和整理標(biāo)準(zhǔn)都不統(tǒng)一，尤其是很多合并的學(xué)校，因?yàn)橛蓭撞糠趾喜ⅲ饔懈鞯恼砹?xí)慣，導(dǎo)致學(xué)校教學(xué)檔案的歸檔和匯總五花八門(mén)。有些學(xué)校雖然在教務(wù)檔案管理上進(jìn)行了一些電子信息化改革，但內(nèi)容還不全面，很多是淺嘗輒止，即使收集得很全面的資料，有時(shí)也會(huì)因?yàn)闊o(wú)法快速提取而影響作用的發(fā)揮。

二、臨床醫(yī)學(xué)專(zhuān)業(yè)認(rèn)證對(duì)高校教務(wù)檔案工作的影響

根據(jù)教育部臨床專(zhuān)業(yè)認(rèn)證委員會(huì)頒布實(shí)施的《中國(guó)醫(yī)學(xué)教育（臨床醫(yī)學(xué)專(zhuān)業(yè)）標(biāo)準(zhǔn)與認(rèn)證指南》文件的評(píng)估指標(biāo)體系可以看出，教學(xué)檔案對(duì)認(rèn)證的各個(gè)環(huán)節(jié)影響非常大，是認(rèn)證檢查的基石，每項(xiàng)評(píng)估檢查都以檔案作為評(píng)判依據(jù)，每個(gè)檢查項(xiàng)目都需要教學(xué)檔案來(lái)體現(xiàn)，所以做好教學(xué)檔案管理是高校是否能通過(guò)評(píng)估檢查的首要任務(wù)，也是做好學(xué)校教學(xué)和科研工作的基礎(chǔ)性工作。

（一）在認(rèn)證中提高教務(wù)工作人員的歸檔意識(shí)。目前很多高校的教學(xué)檔案工作進(jìn)展不是很順利，因?yàn)榻虒W(xué)檔案都是在教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中形成的資料，收集困難，教師歸檔意識(shí)薄弱，有些教師認(rèn)為教學(xué)成果和過(guò)程的資料應(yīng)該由自己保留以便以后使用，造成檔案材料的不齊全和不規(guī)范，最終教學(xué)檔案的質(zhì)量不能達(dá)到評(píng)估要求。究其原因，是各部門(mén)的教務(wù)管理人員對(duì)檔案收集工作不重視，管理意識(shí)薄弱。通過(guò)教育部的教學(xué)評(píng)估，可以使高校的教學(xué)管理人員在思想上認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案工作對(duì)高校工作的重要性，促進(jìn)其進(jìn)一步做好管理工作，提高業(yè)務(wù)水平。

（二）在認(rèn)證中提高教務(wù)檔案的重要性。在迎接認(rèn)證時(shí)，全校上下目標(biāo)一致，按照評(píng)估指標(biāo)要求準(zhǔn)備材料，每一位參與認(rèn)證的教師和職工都會(huì)發(fā)現(xiàn)教學(xué)檔案在評(píng)估檢查中的重要性，是所有認(rèn)證條目的支撐，是學(xué)校自評(píng)報(bào)告的基礎(chǔ)材料。全體與教學(xué)相關(guān)的人員在認(rèn)證中把檔案材料移交給教學(xué)管理人員，一方面有利于提高自身的檔案管理素質(zhì)，另一方面對(duì)現(xiàn)有資料的規(guī)范化整合有利于全校教學(xué)秩序正規(guī)化，解決了教學(xué)檔案收集不及時(shí)、整理不規(guī)范的問(wèn)題。

（三）在認(rèn)證中推進(jìn)了教務(wù)檔案管理工作的正規(guī)化和制度化管理。認(rèn)證工作促使教學(xué)檔案管理工作進(jìn)一步走上正規(guī)化軌道。根據(jù)評(píng)估要求，高校應(yīng)制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理辦法，提高教學(xué)檔案管理的正規(guī)性和專(zhuān)業(yè)性，同時(shí)對(duì)教學(xué)檔案管理提出工作要求和目標(biāo)，對(duì)整個(gè)教學(xué)工作有促進(jìn)作用。

（四）通過(guò)認(rèn)證加強(qiáng)教務(wù)檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化。當(dāng)前社會(huì)信息化迅速發(fā)展，各行各業(yè)正在不斷完善信息化建設(shè)，借專(zhuān)業(yè)認(rèn)證之力發(fā)展自身，有助于促使檔案管理進(jìn)入“信息時(shí)代”。因此，檔案管理應(yīng)該采取更多的措施去完善相關(guān)制度和工作方法。

三、改進(jìn)高校教務(wù)檔案管理工作的措施

（一）做好管理，加強(qiáng)歸檔意識(shí)。在認(rèn)證工作中，全校教職員工一方面認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案的價(jià)值，另一方面學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也深刻認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案在高校教育發(fā)展中的重要性。第一，必須明確學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)為教務(wù)檔案管理工作的一級(jí)責(zé)任人，其他各相關(guān)部門(mén)及二級(jí)院系的負(fù)責(zé)人為二級(jí)負(fù)責(zé)人；各職能部門(mén)的主任和各院系部的教學(xué)科室是一級(jí)執(zhí)行人，各教研室和科室是二級(jí)執(zhí)行人，將當(dāng)前的教學(xué)檔案管理納入各部門(mén)的目標(biāo)責(zé)任管理，促進(jìn)管理責(zé)任落到實(shí)處。第二，各部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從學(xué)校的教學(xué)檔案在臨床醫(yī)學(xué)專(zhuān)業(yè)認(rèn)證中體現(xiàn)出來(lái)的重要作用角度，向廣大師生做提高重視的思想工作，使他們認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案工作的重要性，促使師生們重視教學(xué)檔案，進(jìn)一步支持教學(xué)檔案的整理和歸類(lèi)工作，從而由上到下達(dá)到全員對(duì)教學(xué)檔案歸檔工作的重視。

（二）創(chuàng)建教學(xué)檔案管理的新模式，健全檔案管理工作制度。利用好臨床醫(yī)學(xué)專(zhuān)業(yè)認(rèn)證這個(gè)機(jī)會(huì)，對(duì)全校的教學(xué)檔案進(jìn)行正規(guī)化梳理和完善。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高對(duì)教學(xué)檔案的重視程度，認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案對(duì)日常教學(xué)和教學(xué)評(píng)估的重要性，積極發(fā)現(xiàn)目前管理工作中存在的問(wèn)題。對(duì)現(xiàn)有的教學(xué)檔案管理制度進(jìn)行梳理，使學(xué)校的檔案管理做到有法可依、有章可循。應(yīng)該根據(jù)上級(jí)部門(mén)的法律法規(guī)，結(jié)合自身實(shí)際情況，制定出符合校情的教學(xué)檔案管理制度。同時(shí)要求各相關(guān)部門(mén)必須嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，獎(jiǎng)罰分明。另外，不斷學(xué)習(xí)新觀念和管理理念，積極開(kāi)發(fā)新的教學(xué)檔案資源，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)檔案高效發(fā)展，走一條新的教學(xué)檔案管理之路。

（三）提高檔案資源的利用率。對(duì)教務(wù)檔案的開(kāi)發(fā)利用，一要發(fā)揮其查證咨詢(xún)作用，了解教學(xué)管理最初、最直接的過(guò)程，為改進(jìn)教學(xué)管理提供參考依據(jù)。二要發(fā)揮其服務(wù)作用，圍繞高校的中心工作，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。三要發(fā)揮其反饋?zhàn)饔茫瑤椭鷰熒訌?qiáng)溝通互動(dòng)，提高教學(xué)效率。四要發(fā)揮其在臨床醫(yī)學(xué)專(zhuān)業(yè)認(rèn)證中的直接作用，提供真實(shí)的教學(xué)計(jì)劃及完成情況、課程設(shè)置、科研成果、學(xué)生成績(jī)等資料，進(jìn)行定性定量分析與判斷，幫助評(píng)估專(zhuān)家對(duì)學(xué)校的各項(xiàng)工作予以客觀評(píng)價(jià)。五要發(fā)揮其社會(huì)經(jīng)濟(jì)作用，教務(wù)資料對(duì)整個(gè)國(guó)家的社會(huì)文化建設(shè)舉足輕重，要以政策法律為依據(jù)，強(qiáng)化對(duì)館藏檔案的社會(huì)化開(kāi)發(fā)利用，促進(jìn)高校檔案工作包括教務(wù)檔案工作走向社會(huì)、奉獻(xiàn)社會(huì)。為提高教學(xué)檔案利用的深度和廣度，檔案管理人員要主動(dòng)參與教學(xué)管理活動(dòng)，開(kāi)展調(diào)查研究，加強(qiáng)各類(lèi)教學(xué)檔案的編研，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)加工整理，提高檔案的利用價(jià)值，在制度允許的范圍內(nèi)，高校檔案應(yīng)按照規(guī)定向全校和社會(huì)開(kāi)放，在辦理合法手續(xù)后，最大限度地加大檔案的開(kāi)放程度，提高檔案的利用率。

教學(xué)檔案的整理最終目的是給教師教學(xué)和學(xué)校決策者提供參考，對(duì)學(xué)生在校情況進(jìn)行記錄，所以教學(xué)檔案的利用率高低是教學(xué)檔案工作管理是否高效的標(biāo)準(zhǔn)。專(zhuān)業(yè)認(rèn)證工作對(duì)于教學(xué)檔案管理工作起了促進(jìn)作用，應(yīng)充分利用認(rèn)證的機(jī)會(huì)對(duì)當(dāng)前教學(xué)檔案進(jìn)行梳理和完善，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，進(jìn)行制度更新。隨之，把新的管理方法用到日常工作中，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用，更好地為教學(xué)服務(wù)，為學(xué)校的發(fā)展和建設(shè)服務(wù)。