醫(yī)院文書檔案收集與歸檔要點(diǎn)分析

劉志遠(yuǎn)

莘縣人民醫(yī)院 山東聊城 252400

醫(yī)院的文書檔案包括很多的種類，如人事檔案、財務(wù)明細(xì)、病例信息、檢查影像和治療觀察記錄等，這些檔案中不僅包含著醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的規(guī)劃，資金的信息等，還有著醫(yī)院工作人員和患者的檔案信息，如果沒有進(jìn)行良好的收集和歸檔，一旦發(fā)生泄露問題，對醫(yī)院形象和發(fā)展，以及人們的信息安全都會造成極大的危害，這就需要我們積極研究醫(yī)院在文書檔案收集和管理中存在的問題，找到解決問題的辦法，避免不良影響的產(chǎn)生。

1 醫(yī)院文書檔案收集與歸檔的重要作用

醫(yī)院進(jìn)行有效的文書檔案收集與歸檔工作具有著重要的意義。首先醫(yī)院進(jìn)行有效的文書檔案收集與歸檔能夠有效的提高信息存儲和查找、點(diǎn)閱的效率，提升醫(yī)院的服務(wù)速度與質(zhì)量，使患者能夠得到及時的、有效的治療，有利于疾病治愈率的提高，醫(yī)院良好社會形象的建立和醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步；其次醫(yī)院進(jìn)行合理、有效的文書檔案收集與歸檔工作，能夠準(zhǔn)確的、及時的記錄醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)和運(yùn)營情況，以利于醫(yī)院急性發(fā)展方向和建設(shè)的規(guī)劃，促進(jìn)醫(yī)院轉(zhuǎn)變經(jīng)營方式、提高經(jīng)營效果，促進(jìn)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的提高；另外醫(yī)院進(jìn)行合理、有效的文書檔案收集與歸檔工作，能夠避免醫(yī)院、工作人員和患者的重要信息被泄漏，提高信息的安全性，有利于維護(hù)醫(yī)院的形象和社會安定，對患者的生命健康安全和醫(yī)院的正常經(jīng)營和發(fā)展具有著重要的意義。

2 醫(yī)院文書檔案收集與歸檔中存在的問題

2.1 對醫(yī)院文書檔案收集與歸檔不重視的問題

醫(yī)院文書檔案收集與歸檔中存在的最重要的問題就是重視性不足的問題。首先部分醫(yī)院及其工作人員在醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)營的過程中，忽視了文書檔案收集與歸檔的重要作用，認(rèn)為不需要對文書檔案進(jìn)行收集、歸檔等工作，使其在日常的經(jīng)營過程中效率降低，服務(wù)質(zhì)量不能滿足人們的需求，對醫(yī)院的發(fā)展與建設(shè)產(chǎn)生阻礙；其次由于醫(yī)院及工作人員對醫(yī)院文書檔案收集與歸檔的重視性不足，會使醫(yī)院在進(jìn)行經(jīng)營和發(fā)展的過程中發(fā)生資料損壞、資料丟失和信息收集不當(dāng)、不完整等問題，對醫(yī)院進(jìn)行資料的查找、患者病情檔案和醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的研究分析造成不良影響，給醫(yī)院的社會形象和就經(jīng)濟(jì)效益造成損害；另外醫(yī)院及其工作人員對醫(yī)院文書檔案收集與歸檔不重視，還會使資料、信息管理的安全性降低，造成資料泄露和被盜取等，對社會、醫(yī)院和人們的生命健康、財產(chǎn)安全造成威脅[1]。

2.2 醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作人員能力不足的問題

工作人員綜合素質(zhì)和專業(yè)能力不足，是造成醫(yī)院文書檔案收集與歸檔出現(xiàn)問題的重要原因之一。一方面部分醫(yī)院在進(jìn)行文書檔案收集與歸檔的工作時，為了節(jié)約成本支出，提高經(jīng)濟(jì)效益，采用兼職的方式，但是兼職的醫(yī)生對醫(yī)院的文書檔案進(jìn)行收集和管理的工作時，專業(yè)能力不對口，綜合素質(zhì)不足，使醫(yī)院的文書檔案收集與歸檔工作效率和質(zhì)量降低；另一方面部分醫(yī)院聘請的文書檔案收集與歸檔工作人員能力不足，應(yīng)付不了大量的醫(yī)院文書檔案資料，降低了醫(yī)院進(jìn)行文書檔案收集與歸檔工作的效率，影響了醫(yī)院正常的經(jīng)營和發(fā)展，對醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量的提高和建立良好的社會形象造成了阻礙[2]。

2.3 醫(yī)院文書檔案收集與歸檔制度不完善的問題

醫(yī)院文書檔案收集與歸檔的制度不完善是問題的一個重要原因。時代在不斷的發(fā)展進(jìn)步，醫(yī)院進(jìn)入到市場經(jīng)濟(jì)的環(huán)境下也對其經(jīng)營和管理造成了一定的影響，現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)環(huán)境在不斷變化，市場的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)也在不斷的調(diào)整，這就要求處于市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的企業(yè)結(jié)合單位必須不斷適應(yīng)和改變自己的管理模式和經(jīng)營方式。一方面部分醫(yī)院依舊使用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，不符合時代和市場發(fā)展的規(guī)律，使其在進(jìn)行管理的過程中發(fā)生混亂，不能進(jìn)行合理、有效的醫(yī)院文書檔案收集和管理工作，減低了醫(yī)院工作的效率和服務(wù)的質(zhì)量，阻礙了醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)；另一方面部分醫(yī)院在進(jìn)行文書檔案收集與歸檔工作的過程中使用的方式落后，制度方面不完善，這不僅使工作人員在進(jìn)行醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作的過程中效率降低，效果變差，而且還會使其在進(jìn)行醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作的過程中發(fā)生不規(guī)范操作的風(fēng)險加大，影響工作效率和工作質(zhì)量，還會造成信息、資料泄漏等安全問題。

3 醫(yī)院文書檔案收集與歸檔的要點(diǎn)

3.1 加強(qiáng)宣傳教育，提高人們的重視程度

要解決醫(yī)院文書檔案收集與歸檔中存在的問題，最重要的就是提高人們對醫(yī)院文書檔案收集預(yù)歸檔的重視程度。首先我們可以通過張貼宣傳畫，發(fā)放知識手冊等方式，提高人們對醫(yī)院的文書檔案收集和歸檔的關(guān)注程度，從而加強(qiáng)人們對醫(yī)院文書檔案收集與歸檔的重視；其次可以通過舉辦講座和教育活動，促進(jìn)人們對醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作的了解，認(rèn)識到醫(yī)院進(jìn)行文書檔案收集與歸檔的重要性，達(dá)到加強(qiáng)人員對醫(yī)院文書檔案收集與歸檔重視程度的效果。

3.2 注重人員能力培養(yǎng)，提高工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能水平

要解決醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作中存在的問題，加強(qiáng)對工作人員綜合素質(zhì)和專業(yè)技能水平的培養(yǎng)是一個重要的途徑。一方面我們可以通過定期進(jìn)行教育培訓(xùn)和考核的方式，促進(jìn)醫(yī)院的文書檔案收集與歸檔工作人員能力的提高，為醫(yī)院進(jìn)行合理、有效的文書檔案收集與歸檔工作提供保障；另一方面我們可以通過聘請優(yōu)秀的、經(jīng)驗(yàn)豐富的文書檔案管理人員進(jìn)行講座和教育，為醫(yī)院進(jìn)行文書檔案收集與歸檔的工作人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的工作理念，掌握合理、有效的工作方式，豐富自己的工作經(jīng)驗(yàn)提供幫助，促進(jìn)醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作效率和效果的提高，提升醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量，為醫(yī)院建立起良好的社會形象。

3.3 優(yōu)化和完善醫(yī)院進(jìn)行文書檔案收集和歸檔的制度

要解決醫(yī)院文書檔案收集和歸檔中存在的問題，優(yōu)化和完善醫(yī)院的文書檔案收集和管理制度是重要的方式之一。一方面我們要研究和分析時代發(fā)展的方向和趨勢，把握市場經(jīng)濟(jì)的結(jié)構(gòu)和變化，結(jié)合實(shí)際情況對醫(yī)院的文書檔案的收集和歸檔制度進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計，促進(jìn)醫(yī)院文書檔案收集與歸檔工作的效率提高，為醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)提供有力的保障；另一方面可以學(xué)習(xí)其他單位和行業(yè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和制度，結(jié)合醫(yī)院的運(yùn)行情況，發(fā)展和建設(shè)的規(guī)劃，以及醫(yī)院文書檔案收集和歸檔的需要進(jìn)行完善和優(yōu)化，提高醫(yī)院文書檔案收集和歸檔制度的合理性和有效性，促進(jìn)醫(yī)院工作效率和服務(wù)質(zhì)量的提升，提高醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，使醫(yī)院、工作人員和患者的信息安全得到保證。

3.4 加強(qiáng)部門間的交流與合作，提高醫(yī)院進(jìn)行文書檔案收集與歸檔的能力

加強(qiáng)醫(yī)院部門間的交流與合作，是解決醫(yī)院文書檔案搜集與歸檔工作中問題，提高醫(yī)院進(jìn)行文書檔案收集和歸檔的能力的的重要途徑之一。一方面醫(yī)院要轉(zhuǎn)變進(jìn)行文書檔案收集和歸檔工作的方式，從以前的要求各個部門進(jìn)行文書檔案資料的上交變?yōu)橹苿舆M(jìn)行收集，提高醫(yī)院進(jìn)行文書檔案收集和管理工作的質(zhì)量，發(fā)揮文書檔案收集和歸檔工作的作用；另一方面要加強(qiáng)與部門間的交流和合作，通過交流為人們普及醫(yī)院文書檔案收集和歸檔的重要作用，轉(zhuǎn)變以往工作中部分人不愿意上交文書檔案資料或者懶得上交文書檔案資料的思想，提高醫(yī)院進(jìn)行文書檔案收集和管理工作的效率，促進(jìn)醫(yī)院合理的、順利的開展文書檔案收集和歸檔工作，為醫(yī)院的正常經(jīng)營和發(fā)展建設(shè)提供保障[3]。

4 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院進(jìn)行合理、有效的文書檔案收集與歸檔工作具有著重要的意義，但是在實(shí)際的開展過程中還存在著一些問題，我們必須結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行演技和分析，找到有效的解決辦法，才能提高醫(yī)院文書方案收集歸檔工作的效率和質(zhì)量，為醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)和人們的生命健康安全提供保障。