流動(dòng)人員人事檔案管理

馬晉平

摘 要：本文針對目前人事檔案管理工作中流動(dòng)人員人事管理現(xiàn)狀，提出五點(diǎn)建議，要提高認(rèn)識(shí);增強(qiáng)檔案意識(shí);開展多種形式的培訓(xùn)，提高檔案管理人員整體素質(zhì);依靠現(xiàn)代科技，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化;嚴(yán)格各種制度，規(guī)范檔案管理;強(qiáng)化職能和監(jiān)督機(jī)制，確保檔案管理工作有序進(jìn)展。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員;人事檔案;管理

在人類社會(huì)發(fā)展的歷程中，人是推動(dòng)其發(fā)展的主導(dǎo)者;人力資源是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的“第一資源”，是最具根本性的資源;而物質(zhì)、能源和信息是支撐人類生產(chǎn)活動(dòng)的基本資源，不同時(shí)期，這三種基本資源有著不同的地位和作用。信息時(shí)代，信息的作用比以往任何一個(gè)時(shí)期更巨大，它具有可再生性，因而較之物質(zhì)與能源對社會(huì)的發(fā)展，更具有可持續(xù)性和無限的潛力。人事檔案作為信息時(shí)代最主要的信息資源，全面系統(tǒng)的記載了一個(gè)人的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)際等情況，是社會(huì)和相關(guān)部門了解一個(gè)人的重要載體。然而，隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，人事制度改革的不斷深化，流動(dòng)人員的數(shù)量不斷增長，人才流動(dòng)的速度不斷加快，在人事檔案管理過程中出現(xiàn)了“人找不到檔案、檔案找不到人”等現(xiàn)象，給當(dāng)事人的工作和生活造成了極大的影響。因此，流動(dòng)任人員檔案管理工作已成為人才服務(wù)機(jī)構(gòu)迫切需要引起重視并加以解決的突出問題。

1 流動(dòng)人員人事檔案管理現(xiàn)狀

人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)目前保管的流動(dòng)人員檔案包括黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和社會(huì)中介結(jié)構(gòu)受聘服務(wù)委托人事代理服務(wù)人員的人事檔案，事業(yè)單位新進(jìn)人員的人與單位簽訂用人協(xié)議委托代理人事關(guān)系的人事檔案，派遣（擇業(yè)）期滿未落實(shí)就業(yè)單位的大中專畢業(yè)生檔案。我市人才交流服務(wù)中心目前保管流動(dòng)人才檔案8000余份。從檔案流入的程序看，有正式流動(dòng)人員占多數(shù)，也有不少人員是 被動(dòng)接收的，接收時(shí)不清楚檔案所計(jì)人員的真實(shí)狀況，現(xiàn)在何處，如何聯(lián)系，存放時(shí)間，只能登記建冊，成為死檔。因此盡管人才服務(wù)機(jī)構(gòu)做了大量管理工作，但仍然遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上要求，存在諸多問題。

2 流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問題

2.1 人事檔案多頭管理

由于各種原因，現(xiàn)在很多部門都在公開或私自管理人事檔案。除人社部門所屬人才交流機(jī)構(gòu)外，一些社會(huì)團(tuán)體也在管理，國企在管理，一些私企也在管理，甚至有的還把保管檔案當(dāng)成了謀利手段，并不惜惡意競爭。由于政出多門，造成檔案管理缺乏嚴(yán)肅性，人事檔案的安全性與真實(shí)性存在著嚴(yán)重隱患，造成流動(dòng)人員與用人單位對人事檔案的信任度降低，由此造成事使用不力的惡性循環(huán)。

2.2 人事檔案意識(shí)淡薄

不少流動(dòng)人員特別是大中專畢業(yè)生對于我國人事制度和人事檔案缺乏了解，畢業(yè)之后，或者在某企業(yè)、公司上班，認(rèn)為“要不要人事檔案無所謂”，只要能人事調(diào)動(dòng)、管理、調(diào)資、考核等人事具體工作就可以了。但是，當(dāng)一些流動(dòng)人員要求人才交流中心出具這樣、那樣證明，辦理這樣那樣的手續(xù)時(shí)，人才交流中心卻發(fā)現(xiàn)流動(dòng)檔案未登記、無記錄、無檔案。有的人畢業(yè)好幾年了，檔案還在自己家里存著，這些問題的存著無疑直接影響了人事檔案的寄存和管理。

2.3 檔案管理人員整體素質(zhì)不高

人才服務(wù)機(jī)構(gòu)是流動(dòng)人員人事檔案的管理機(jī)構(gòu)。但在有些地方的人才交流中心，不少檔案管理人員都兼職，根本沒有掌握專業(yè)的檔案知識(shí)，也不重視人事檔案管理信息化建設(shè)，管理、查閱、鑒別手段還停留在手工操作上;檔案人員人數(shù)配備不到位，所在的人員也只是疲于應(yīng)付，只限于裝好袋子、鎖好柜子、工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低影響了流動(dòng)人員檔案管理工作的正常開展。

2.4 檔案材料部完整

檔案管理中，存在檔案材料收集不齊全的現(xiàn)象。流動(dòng)人員人事檔案中大多數(shù)只有姓名、性別、參加工作時(shí)間、本人經(jīng)歷等簡單材料，而本人的工作實(shí)際及其專業(yè)技術(shù)等方面的情況缺乏經(jīng)常性記載，缺少考核表、職稱等重要材料。有的取得后取學(xué)歷不及時(shí)上交，導(dǎo)致個(gè)人人事檔案不完整，在需要的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)檔案有問題，不能客觀地反映本人的全部，檔案利用價(jià)值大大降低。

2.5 檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范

一些單位因改制清退、辭退人員后，沒有及時(shí)按照規(guī)定將其人事檔案移交人才交流中心管理;一些單位以聘用制、合同制或其他形式招聘人員，對其中的專業(yè)技術(shù)人員或管理人員，沒有按照規(guī)定到人才交流中心辦理簽訂及人事代理手續(xù)，其人事檔案也沒有及時(shí)移交。另外，在檔案轉(zhuǎn)遞過程中一方面出現(xiàn)了轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)沒有按規(guī)定填寫《流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，沒有進(jìn)行及時(shí)登記的現(xiàn)象，致使檔案去向無從查找。另一方面，一些單位違法政策規(guī)定將檔案直接交給本人保管、傳遞，或不通過機(jī)要轉(zhuǎn)遞，在郵遞過程中丟失或損壞。特別是一些大中專畢業(yè)生在求職過程中，私自攜帶檔案，導(dǎo)致檔案違規(guī)拆封，檔案材料失真和遺失。

3 建議及對策

3.1 理順人事檔案管理工作體制

認(rèn)真貫徹執(zhí)行中組部、人社部《關(guān)于加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的通知》《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》等政策法規(guī)，組織、人社部門應(yīng)采取有力措施。對流動(dòng)人員人事檔案管理中出現(xiàn)的混亂現(xiàn)象進(jìn)行嚴(yán)格整頓，依法管理。首先要加強(qiáng)市場執(zhí)法。對違法違規(guī)的民營中介機(jī)構(gòu)要盡快依法規(guī)進(jìn)行查處。嚴(yán)禁這些機(jī)構(gòu)托管檔案。對過去已經(jīng)授權(quán)的一些機(jī)構(gòu)，要重新審查，嚴(yán)格市場準(zhǔn)入，達(dá)不到要求的堅(jiān)決不予重新核準(zhǔn)。第二，妥善處理好與政府其他職能部門的關(guān)系，逐步理順工作體制。對教育等部門管理學(xué)生檔案、職工檔案過程中出現(xiàn)的與現(xiàn)行人事檔案管理政策法規(guī)相沖突的現(xiàn)象和問題，要認(rèn)真調(diào)查研究，認(rèn)真核實(shí)情況，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，提出有針對性的意見建議，依據(jù)各級黨委、政府、妥善加以解決。

3.2 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

流動(dòng)人員人事檔案工作是一項(xiàng)內(nèi)部行、保密性很強(qiáng)的工作，是一項(xiàng)不引人注目、默默無聞的工作，因此檔案員要經(jīng)常向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)上級有關(guān)檔案工作會(huì)議和文件精神，使單位領(lǐng)導(dǎo)了解檔案，重視檔案，充分認(rèn)識(shí)流動(dòng)人員人事檔案工作的重要性。能把檔案工作遇到的實(shí)際問題，從而做到有計(jì)劃、有部署、有監(jiān)督、有考核、有落實(shí)、與其他業(yè)務(wù)工作同發(fā)展。人才交流中心和人事檔案管理工作者，要采取多種辦法積極宣傳《檔案法》《干部檔案工作條例》《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》及有關(guān)配套政策法規(guī)，尤其是要加強(qiáng)對流動(dòng)人員的宣傳教育，增強(qiáng)意識(shí)，提高貫徹執(zhí)行黨和國家人事政策和檔案法規(guī)的自覺性。

3.3 提高檔案管理人員整體素質(zhì)

流動(dòng)人員人事檔案工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不僅涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化領(lǐng)域的廣博知識(shí)，而且涉及干部人事工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，這就要求檔案管理人員必須具有濃厚的文化底蘊(yùn)和全面的業(yè)務(wù)知識(shí)。我們只有采取不同途徑的培訓(xùn)和教育，才能保障有一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。為此，各地有必要定期舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班或召開流動(dòng)人員人事檔案管理專題會(huì)，加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是要強(qiáng)化對非國有單位和流動(dòng)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行分類指導(dǎo)，使他們熟悉掌握人事檔案管理工作的基礎(chǔ)知識(shí)和政策法規(guī)，從而提高他們的整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，促進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案管理工作步入制度化、規(guī)范化、法制化軌道。