人事檔案信息化管理與服務(wù)工作之探析

江云連

摘 要：隨著信息時(shí)代的到來，信息流通速度加快，對(duì)21世紀(jì)的人們也提出了新的要求。信息時(shí)代要求人們從生活中挖掘各種各樣的信息。因此，有必要做好人事檔案信息管理。人事檔案的管理是一門專業(yè)的，發(fā)費(fèi)時(shí)間的工作。人事檔案信息管理和服務(wù)是人事檔案管理的重要內(nèi)容之一。本文宗旨在強(qiáng)調(diào)我國(guó)人事檔案信息化管理的重要性、現(xiàn)狀、存在的問題以及怎樣加強(qiáng)服務(wù)，為各類人事檔案管理部門（單位）和各級(jí)人才提供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案;信息化管理;服務(wù)工作

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.097

1 人事檔案信息化管理與服務(wù)工作的重要性

1）信息服務(wù)是人事檔案管理服務(wù)的重要手段和發(fā)展方向。人事檔案信息有利于提高檔案管理服務(wù)的效率，實(shí)現(xiàn)快速查詢、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、證書發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確等目標(biāo)。有利于推進(jìn)檔案數(shù)字化，為跨區(qū)域檔案信息共享和管理服務(wù)水平的提高奠定基礎(chǔ)。2）干部人事管理的需要。干部人事記錄是考察優(yōu)秀干部的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，可以有效加強(qiáng)干部建設(shè)，促進(jìn)對(duì)職工工作的監(jiān)督，對(duì)黨政管理發(fā)揮重要作用。3）流動(dòng)人員人事管理的需要。建立流動(dòng)人員人事檔案的信息管理，對(duì)應(yīng)對(duì)頻繁的人事流動(dòng)具有重要意義。人力資源的流動(dòng)日益頻繁，檔案管理的人才的流動(dòng)已成為首要任務(wù)，流動(dòng)人員檔案管理是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展進(jìn)程中的新成果，因此，必須要構(gòu)建一個(gè)合理有效的人事檔案管理體制，以適應(yīng)目前人員流動(dòng)頻繁的社會(huì)現(xiàn)狀，同時(shí)，此舉也能促進(jìn)人才的合理配置和使用，還能在一定程度上提高人才隊(duì)伍素質(zhì)。4）人事檔案信息利用率逐步提高。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式不僅使檢索工作繁瑣，而且檢索的信息有時(shí)不準(zhǔn)確，在很大程度上降低了工作效率，增加了工作失誤的風(fēng)險(xiǎn)。另外，還有信息更新遲緩的問題。也有因特殊原因暫時(shí)離開工作崗位或需要離開工作崗位的情況，但沒有記載這種情況的信息。加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)過程中，引進(jìn)信息技術(shù)，接收相關(guān)人員信息的數(shù)據(jù)，為其他有需要的人提供查詢個(gè)人信息檔案渠道。這種新的檔案管理模式提高了檔案管理的效率，降低了檔案管理的成本。為了科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，不斷發(fā)展人事檔案信息處理，不斷提高人事檔案信息利用率。

2 我國(guó)人事檔案信息化管理與服務(wù)的現(xiàn)況

1）人事檔案管理的模式過于單一。對(duì)人事檔案管理的關(guān)心不足是非常簡(jiǎn)單的事情。檔案管理是專業(yè)的，是政治和保密工作。人事記錄資料有必要由管理者單獨(dú)保管。事業(yè)所管理時(shí)，檔案管理的相關(guān)設(shè)備也比較久遠(yuǎn)，硬件設(shè)備目前的環(huán)境不能滿足的需求，具備扎實(shí)的技能的近代檔案管理人才。因此，在開展檔案管理工作的過程中，相關(guān)管理人員只是簡(jiǎn)單地收集整理單位內(nèi)部的檔案管理資料，大部分工作都是由人工完成。這種管理模式受到各方面的限制和制約，檔案管理工作效率較低，人事檔案管理的質(zhì)量也不能提高。2）干部和職員對(duì)人事檔案了解不夠。填履歷書、年度評(píng)估書等表格時(shí)，有些人根本不填或干脆不填就草草了事。有些材料，個(gè)人保管起來更安全，使用起來更方便。我不想讓負(fù)責(zé)檔案的管理人員管理檔案。現(xiàn)在的檔案和人員管理模式比較簡(jiǎn)單。各部門需要管理記錄物，因此急需專門的人力。如果各專門部門所要求的記錄物管理不統(tǒng)一，沒有固定的管理方式，那么人事管理工作將會(huì)面臨很大的困難。由于職員階層的多樣性，信息管理只注重內(nèi)部合作，疏忽了管理業(yè)務(wù)的多樣性。

3 我國(guó)人事檔案信息化管理與服務(wù)中存在的問題

1）工作人員綜合素質(zhì)不高。從我國(guó)各級(jí)人事記錄管理部門的檔案管理工作實(shí)際來看，部分單位存在著招聘檔案管理工作人員隨意、專業(yè)化程度低、管理混亂等現(xiàn)象，這影響了檔案管理整體水平的提高及人事檔案價(jià)值作用的有效發(fā)揮。2）管理體系不健全，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。現(xiàn)在許多部門（機(jī)構(gòu)）別是一些企業(yè)對(duì)人事檔案管理不夠重視、管理體制不健全，檔案管理設(shè)施、場(chǎng)地等不符合規(guī)定，服務(wù)意識(shí)不夠，服務(wù)水平低，人事檔案管理是服務(wù)工作的重要組成部分，檔案管理服務(wù)水平低下的現(xiàn)狀，已不能適應(yīng)今天的社會(huì)快節(jié)奏的人事和國(guó)家發(fā)展的新要求，影響著檔案管理人與記載人整體工作進(jìn)展與個(gè)人的事業(yè)發(fā)展。3）信息化管理與服務(wù)水平低，檔案價(jià)值功能弱化。人事檔案管理與服務(wù)的信息化需要一套完整的工作制度、設(shè)施設(shè)備、信息技術(shù)等與之相匹配，而許多單位這些都不健全，導(dǎo)致了材料收集歸檔不全、不能及時(shí)更新、信息可靠性降低、管理與服務(wù)水平不高等現(xiàn)象的發(fā)生。服務(wù)模式在很大程度上還停留在過去的那種紙質(zhì)信息記錄，現(xiàn)代信息技術(shù)利用水平低，即使部分利用了也只是滯留在低水平運(yùn)轉(zhuǎn)，缺乏先進(jìn)的信息技術(shù)管理系統(tǒng)，不能充分發(fā)揮人事檔案的應(yīng)有功能。4）存在檔案造假現(xiàn)象。現(xiàn)階段，干部檔案管理工作中出現(xiàn)了檔案造假欺詐行為，在現(xiàn)有人員檔案管理模式下，“造假欺詐”現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。例如，大學(xué)入學(xué)考試、人員調(diào)動(dòng)、就業(yè)、公務(wù)員登記、大學(xué)院入學(xué)考試。個(gè)人甚至可以通過修改人事檔案中的姓名以模仿來達(dá)到學(xué)習(xí)，工作和參軍的目的。一些人偽造干部簡(jiǎn)歷、黨員資料、學(xué)歷證明，爭(zhēng)取更高級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)職位。也有單位的個(gè)別負(fù)責(zé)人使用檔案進(jìn)行報(bào)復(fù)，對(duì)員工造成極大傷害。不同形式的虛假檔案的反復(fù)出現(xiàn)挑戰(zhàn)了重復(fù)檔案系統(tǒng)的嚴(yán)密性、準(zhǔn)確性和獨(dú)特性。5）檔案專業(yè)人員待遇需要進(jìn)一步提升，隊(duì)伍建設(shè)工作有待加強(qiáng)。相關(guān)檔案專業(yè)人員工資待遇較低，這使得這一群體無法對(duì)于檔案處理工作產(chǎn)生足夠的重視，無法認(rèn)真履行自身的工作。目前的檔案管理只是側(cè)重于檔案管理，沒有把重心放在服務(wù)人上面。其實(shí)這種問題出現(xiàn)的真正原因在于整個(gè)事業(yè)單位檔案管理缺乏專業(yè)專門的管理人才。由于缺乏人才所以導(dǎo)致工作效率不高，水平較低。

4 以人文本，加強(qiáng)人事檔案信息化管理與服務(wù)的幾點(diǎn)思考

1）大力優(yōu)化工作人員綜合素質(zhì)，廣泛宣傳人事檔案工作重要性的社會(huì)知曉度。首先是提高員工的檔案意識(shí)。各級(jí)人事檔案，不僅需要加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)和人事檔案管理工作的重要性，而且強(qiáng)調(diào)發(fā)展和提高工作人員的政治素養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，使工作人員充分認(rèn)識(shí)到人事檔案在工作中的重要作用。二是要建立嚴(yán)格的工作人員錄 （聘） 用制度，選拔具有一定專業(yè)素質(zhì)的人員從事檔案管理工作，以提高檔案管理工作水平。三是要通過采取多種舉措廣泛宣傳人事檔案管理工作的重要性，營(yíng)造社會(huì)認(rèn)知檔案工作的濃厚氛圍。2）充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，整體提高人事檔案信息化管理與服務(wù)水平。為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的整體推進(jìn)，要定期開展專職人員的技能培訓(xùn)，不僅是檔案專業(yè)知識(shí)方面的，還要包括計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)等應(yīng)用技能，以滿足新時(shí)期檔案信息化管理與服務(wù)工作的需要。

5 結(jié)束語

簡(jiǎn)單地說，人事檔案管理工作的不斷完善，將為人事檔案帶來新的活力和生命力，使我國(guó)信息化水平躍上新臺(tái)階，為社會(huì)主義建設(shè)提供有力保證。信息管理技術(shù)的應(yīng)用，這是迅速和準(zhǔn)確的咨詢信息，可以保證，另外，可以減少檔案的損失，在人力方面，減少工作的步驟，有助于提高工作的效率，促進(jìn)人事檔案管理工作的改革，提高其服務(wù)水平。

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