新時期流動人員檔案管理創(chuàng)新策略探析

摘 要：新時期，社會的不斷進(jìn)步，時代的快速發(fā)展，人員的頻繁流動，勢必對流動人員檔案管理提出“更高、更好、更快、更全、更準(zhǔn)”的客觀要求。加快流動人員檔案管理模式、工作方式的創(chuàng)新發(fā)展，切實提高檔案服務(wù)水平，已是時代所需、刻不容緩。

關(guān)鍵詞：新時期;流動人員;檔案管理;創(chuàng)新發(fā)展;策略;探析

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.027

隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，改革開放的不斷深入，人口流動的愈加頻繁，流動人口檔案管理模式及工作方式正面臨前所未有的問題和挑戰(zhàn)。如何加快流動人員檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化和人性化，更好地適應(yīng)社會和時代的需要，已成為各級檔案管理部門亟待解決的重要課題[1]。本文結(jié)合筆者2013年至2018年在縣人事人才公共服務(wù)中心多年的工作實際，從“五大特征”、“五種現(xiàn)狀”、“五大矛盾”、“五種創(chuàng)新”等四方面，就新時期流動人員檔案管理創(chuàng)新策略作了初步探析，以供參考。

1 時代特征

檔案工作，是管理性的工作，服務(wù)性的工作，同時也是政治性的工作。新時期，隨著社會的快速發(fā)展，檔案工作已呈現(xiàn)新的“五大”特征：

1.1 創(chuàng)新性

流動人員檔案管理是指檔案管理部門按照國家規(guī)定對流動人員（大中專畢業(yè)生）人事檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔、保管、利用的過程。隨著數(shù)字時代、共享社會的到來，檔案管理部門必須創(chuàng)新發(fā)展管理模式和工作方式，以適應(yīng)不斷發(fā)展變化的社會和個人需求，不斷拓寬人事檔案管理、服務(wù)、利用的范圍，提升服務(wù)水平和效率[2]。

1.2 開放性

流動人員檔案管理的對象是流動人員（大中專畢業(yè)生），人員的流動性決定了管理模式的開放性，應(yīng)該要面向市場，貼近需求，以開放的心胸氣度，超前的方式方法，開展檔案管理及服務(wù)工作。

1.3 普惠性

流動人員檔案是為廣大流動人員及大中專畢業(yè)生提供免費(fèi)檔案服務(wù)，為相關(guān)人員創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)提供便利和實惠的一項公共政策。

1.4 人性化

流動人員的權(quán)益保障越充分，發(fā)展的天地就越廣闊、越和諧。新時期，流動人員檔案管理工作已愈來愈人性化，其重點已由單純檔案整理、保管轉(zhuǎn)向關(guān)注流動人員的擇業(yè)、創(chuàng)業(yè)成長經(jīng)歷、人才資本增值，以及圍繞檔案各項權(quán)益的保障等方面，并已成為黨和政府實施人才戰(zhàn)略、關(guān)心流動人員成長、宏觀把握流動人員作用發(fā)揮程度的重要抓手。

1.5 均等化

檔案公共服務(wù)均等化，是指政府在公平原則和檔案事業(yè)發(fā)展平均水平的前提下，在尊重公民自由選擇權(quán)的基礎(chǔ)上，為滿足全體社會成員的檔案需求提供基本均等的檔案服務(wù)。此外，檔案公共服務(wù)均等化還要兼顧檔案服務(wù)供給的普惠性和個性化。

2 發(fā)展現(xiàn)狀

2.1 認(rèn)識不足

一直以來，檔案都被認(rèn)為是個人學(xué)習(xí)、工作、個人經(jīng)歷、主要社會關(guān)系等基本要素的記錄，使用率不高，現(xiàn)實意義不大。國家機(jī)關(guān)單位招考及企事業(yè)人員招聘中，重政治輕業(yè)績、重結(jié)論輕說明、重結(jié)果輕過程的現(xiàn)象尤為普遍，查看檔案作為筆試、面試，政審、體檢之后的最后一個環(huán)節(jié)，往往流于形式。檔案部門也一直是各級政府部門、用人單位的“偏冷”部門，檔案工作長期被邊緣化。對于流動人員來說，他們普遍認(rèn)為找工作看重的是學(xué)歷、能力、從業(yè)經(jīng)驗等，對檔案存放地、存放期等檔案相關(guān)事項不夠重視甚至是漠視，也是導(dǎo)致“死”檔、“棄”檔現(xiàn)象嚴(yán)重的重要因素[3]。

2.2 制度不全

由于檔案管理制度、保障制度及配套制度出臺的相對滯后，現(xiàn)行制度已難以適應(yīng)社會快速發(fā)展的需要，更難以適應(yīng)檔案作為一項社會化服務(wù)工作的現(xiàn)實需要。此外，流動人員檔案因其流動性大、分布廣的特點，亟需建立一套適用于流動人員檔案工作的制度和規(guī)范，才能確保檔案信息收集、使用的規(guī)范化，以及檔案查詢、轉(zhuǎn)遞的快速、高效和安全。

2.3 管理缺位

一是對職能部門來說，目前基本還是由政府主導(dǎo)的人才服務(wù)中心（主要對象為流動人員及非師范類大中專畢業(yè)生）、教育部門（主要對象為師范類大中專畢業(yè)生）及各用檔案管理資質(zhì)的企業(yè)管理（主要對象為在企業(yè)就業(yè)的大中專畢業(yè)生），這種多頭、分散式管理，缺少統(tǒng)一的管理規(guī)范和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，成為導(dǎo)致檔案查詢難、寄存難、轉(zhuǎn)遞難主要原因之一[4]。二是對檔案人員來說，由于檔案工作的繁瑣、工作量大、重復(fù)性高，導(dǎo)致檔案從業(yè)人員疲于應(yīng)付立卷、歸檔、造冊、入庫等常規(guī)工作，無心也無力做好對在冊人員檔案信息庫進(jìn)行動態(tài)更新、為流動人員提供人性化服務(wù)等相關(guān)工作。同時，檔案從業(yè)人員偏少、素質(zhì)良莠不齊等問題，也是檔案管理的一大硬傷，長期困擾檔案工作的開展。三是流動人員來說，缺少因頻繁流動產(chǎn)生的信息溝通不暢、檔案信息更新不及時、以及檔案流轉(zhuǎn)的信息不對稱等問題解決的有效措施，導(dǎo)致流動人員及大中專畢業(yè)生經(jīng)常為了檔案來回折騰，費(fèi)力勞神。

2.4 服務(wù)滯后

一是人員不足。受單位編制及人員配備等因素影響，各企事業(yè)單位的從事流動人員檔案管理人員兼職偏多，具備檔案從業(yè)經(jīng)驗的專職人員少之又少，加之用人單位不重視檔案人才的培養(yǎng)，導(dǎo)致流動人員檔案管理人員青黃不接，難以為繼，無法適應(yīng)現(xiàn)實需要。二是效率不高。目前大多數(shù)單位流動人員管理主要還是通過手工錄入、人工查檔等服務(wù)方式，缺乏自上而下的全國、全領(lǐng)域的政策配套，以及統(tǒng)一、強(qiáng)大的檔案管理軟硬件支撐，無法為廣大流動人員提供便捷高效服務(wù)。三是數(shù)據(jù)不全。由于流動人員檔案信息生成的動態(tài)性（流動人員工作單位的更換、工作經(jīng)歷的增長，都會產(chǎn)生新的檔案材料），檔案信息系統(tǒng)更新的滯后性，導(dǎo)致流動人員檔案數(shù)據(jù)的不完整，尤其是異地工作或沒正式入編畢業(yè)生的工作經(jīng)歷、年度考核等材料難以查找，造成斷檔現(xiàn)象，給流動人員（大中專畢業(yè)生）的再次就業(yè)造成不利影響和不必要的麻煩。四是渠道不暢。以檔案查詢?yōu)槔?，長時期以來，流動人員的檔案都是通過電話查詢或基本的網(wǎng)絡(luò)查詢方式獲取個人檔案信息。近些年，各地人才服務(wù)中心通過在當(dāng)?shù)卣W(wǎng)站、單位網(wǎng)站設(shè)置檔案查詢鏈接，在人力資源服務(wù)微信公眾號上開辟專欄等各種方式，為流動人員提供檔案查詢服務(wù)，由于缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和統(tǒng)一性、開放性，根本無法實現(xiàn)真正意義上的信息共享及便捷、高效

服務(wù)。

3 思考與對策

3.1 幾點思考

加快檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，關(guān)鍵要實現(xiàn)五大轉(zhuǎn)變：

1）“關(guān)”、“開”的轉(zhuǎn)變。一是開放檔案意識。從服務(wù)管理、服務(wù)大局、服務(wù)社會的高度，提升檔案意識，開放的姿態(tài)做好檔案管理工作[5]。二是開放服務(wù)對象。除了流動人員及大中專畢業(yè)生之外，還需對前期辦理人事代理及在冊學(xué)生黨員等相關(guān)人員檔案進(jìn)行單列管理，并做好跟進(jìn)服務(wù)。三是開放服務(wù)內(nèi)容。在做好單純寄檔、檔案轉(zhuǎn)遞、檔案查詢等工作的同時，要不斷開放服務(wù)內(nèi)容。譬如：可以從本地高層次人才需求、未就業(yè)高校畢業(yè)生就業(yè)情況、企業(yè)緊缺急需人才遴選等方面入手，對檔案信息進(jìn)行分類提煉、信息分析，充分發(fā)揮檔案的社會效用。四是開放服務(wù)領(lǐng)域。檔案服務(wù)不能局限在為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的考錄、企業(yè)人員招聘、常規(guī)的檔案流轉(zhuǎn)等方面，還應(yīng)該結(jié)合社會發(fā)展需求，主動為各級人才交流市場、公檢法等部門提供流動人員檔案數(shù)字化信息等各種服務(wù)。

2）“多”、“一”的轉(zhuǎn)變。要一改多頭管理為政府主導(dǎo)的統(tǒng)一歸口集中管理，開辟從無中心化、分散型到權(quán)威化、集約化、專業(yè)化檔案管理新格局。

3）“靜”、“動”的轉(zhuǎn)變。隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的深入推進(jìn)，人員流動的頻率不斷加劇，檔案管理工作要加速創(chuàng)新，盡快實現(xiàn)從“靜”到“動”的轉(zhuǎn)變：一是管理模式要從傳統(tǒng)落后管理到數(shù)字化、信息化管理的轉(zhuǎn)變;二是信息處理要從定期收集、集中錄入到即時更新、動態(tài)更新的轉(zhuǎn)變;三是服務(wù)方式要從“坐等”式服務(wù)到精準(zhǔn)服務(wù)、主動服務(wù)的轉(zhuǎn)變。

4）“有”、“無”的轉(zhuǎn)變。2015年人社部《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》（人社部發(fā)〔2015〕90號）文件已明確規(guī)定，取消收取人事關(guān)系及檔案保管、查閱費(fèi)、證明費(fèi)、檔案轉(zhuǎn)遞費(fèi)等名目的費(fèi)用，相關(guān)文件的出臺，首先，是從“無”到“有”的轉(zhuǎn)變，為實現(xiàn)控制型檔案管理到服務(wù)型檔案管理的轉(zhuǎn)變提供了文件規(guī)范與具體遵循;同時，實現(xiàn)流動人員檔案經(jīng)費(fèi)撥付的常態(tài)化、制度化，為檔案庫房、信息系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)提供經(jīng)費(fèi)保障;其次，是從“有”到“無”的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)流動人員的檔案管理從有償管理到無償服務(wù)的轉(zhuǎn)變，真正實現(xiàn)檔案工作的服務(wù)屬性。

5）“后”、“先”的轉(zhuǎn)變。主要體現(xiàn)在三個方面：一是思想觀念上，要重視思想教育和觀念引導(dǎo)，營造尊重檔案、重視檔案的良好社會氛圍，讓人們真正認(rèn)識到檔案的社會性和重要性;二是服務(wù)方式上，要求檔案從業(yè)人員要主動站位，強(qiáng)化服務(wù)意識，充分發(fā)揮檔案信息資源效用，為流動人員提供就業(yè)推介等精準(zhǔn)、前瞻性服務(wù);三是管理模式上，要與時俱進(jìn)，力求創(chuàng)新，提質(zhì)增效，實現(xiàn)集約化管理。

3.2 創(chuàng)新策略

1）教育創(chuàng)新。一是理念創(chuàng)新。教育要面向現(xiàn)代化、面向世界、面向未來，所謂的“兵馬未動，糧草先行”，教育要創(chuàng)新，首先是理念的創(chuàng)新，要加強(qiáng)社會教育、校園教育，共同營造重視和支持檔案工作，依法保護(hù)利用檔案的良好社會氛圍。二是方式創(chuàng)新。實踐出真知，教育要注重體驗感和實踐性，檔案管理部門可以通過組織“整一次材料、查一次檔案、辦一次調(diào)檔”等活動，讓流動人員（大中專畢業(yè)生）積極參與，真實了解檔案寄存，收檔、歸檔、調(diào)檔，以及檔案轉(zhuǎn)遞流程等檔案管理相關(guān)常識，確保入腦、入心。三是活動創(chuàng)新。除了開展主題檔案日、舉辦檔案知識講座和競賽等活動外，還可以充分挖掘人才服務(wù)中心資源優(yōu)勢，通過事業(yè)單位工作人員轉(zhuǎn)正定級培訓(xùn)會、大型人才招聘會等各種平臺，以“案”釋“檔”，讓新入職工作人員能在工作伊始就能用好用活檔案知識，助力新崗位、新征程。

2）制度創(chuàng)新。一是管理制度。新時期，檔案管理制度在確保檔案管理的合法性、安全性、權(quán)威性和適用性的同時，要突出社會屬性及服務(wù)屬性，進(jìn)一步貼近社會需求，簡化檔案辦理流程，提高檔案管理效率。二是保障制度。主要包括管理、安全、經(jīng)費(fèi)及信息化建設(shè)、新技術(shù)運(yùn)用等方面保障制度，確保檔案各項工作有效開展，尤其是要出臺檔案專項政策法規(guī)，為檔案工作實現(xiàn)依法治檔提供法規(guī)保障和政策支持。三是配套制度。主要包括檔案各項應(yīng)用制度，如：推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，流動人員（大中專畢業(yè)生）信息采集及使用制度，以及存檔人員基本信息統(tǒng)計制度和定期分析制度，等等，為確保流動人員檔案信息安全制定規(guī)章規(guī)范，也為各級政府制定人才引進(jìn)、培育等各項政策提供科學(xué)參考和數(shù)據(jù)支持[6]。

3）管理創(chuàng)新。一是倡導(dǎo)“四化”理念。面對新時期、新挑戰(zhàn)、新需求，流動人員檔案管理者要快速更新管理理念，并著力從加強(qiáng)觀念導(dǎo)引、組織管理、實施方法等方面入手，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。二是構(gòu)建“1+N”模式。政府應(yīng)當(dāng)推行以省市政府直屬部門管理的人才服務(wù)中心為主導(dǎo)、各縣人才服務(wù)中心為分支的“1+N”管理模式，形成自上而下、集中、統(tǒng)一、規(guī)范的流動人員檔案管理新機(jī)制，通過全域聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)統(tǒng)一管理、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一服務(wù)，切實提高流動人員檔案管理的水平和服務(wù)效率。三是“三化”體系建設(shè)。加快檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化，徹底改變傳統(tǒng)檔案工作模式;同時，要盡快實現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化，徹底改變檔案服務(wù)方式，最大限度地發(fā)揮檔案資源的社會效用。

4）科技創(chuàng)新。發(fā)揮科技動能，加快推動流動人員檔案管理創(chuàng)新，主要從四個方面入手：一是政府部門，要統(tǒng)攬全局，做好制度保障、標(biāo)準(zhǔn)制定，基礎(chǔ)建設(shè)、人員供給等方面工作，發(fā)揮政府職能作用。如：政府應(yīng)該下大氣力，推行檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，掃除地方保護(hù)障礙及各種檔案信息孤島，促進(jìn)全國范圍內(nèi)的流動人員人事檔案信息資源共享，避免因各自為政和重復(fù)建設(shè)，造成大量的社會資源浪費(fèi)。二是管理單位，要結(jié)合實際，重視檔案管理工作，優(yōu)化檔案人員配置，加大檔案設(shè)施設(shè)備投入，重點是做好標(biāo)準(zhǔn)檔案室建設(shè)及檔案信息化建設(shè)，確保流動人員檔案管理工作更加科學(xué)、便捷、高效。三是檔案人員，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，牢固樹立檔案現(xiàn)代服務(wù)意識，充分發(fā)揮自身崗位優(yōu)勢，利用檔案信息化技術(shù)，為流動人員量身定做求職推薦、招聘信息推送、精準(zhǔn)對接等各種個性化服務(wù)。四是專業(yè)部門，要加快研發(fā)，以解決流動性大、信息更新快及信息不對稱等檔案行業(yè)痛點為抓手，組織社會研發(fā)力量，加快開發(fā)并盡快推出安全性高、穩(wěn)定性強(qiáng)、界面友好的檔案管理系統(tǒng)及應(yīng)用軟件。

5）服務(wù)創(chuàng)新。一是被動到主動。主要包括檔案管理思想觀念、服務(wù)理念、服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)時代的發(fā)展、社會的需求。二是單一到綜合。要全面開放檔案服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)對象和服務(wù)領(lǐng)域，并實現(xiàn)檔案管理從“單純的管理”到“關(guān)注人的發(fā)展”的轉(zhuǎn)變，早日形成流動人員檔案管理“多領(lǐng)域、多部門協(xié)同”、“全網(wǎng)共享、全域聯(lián)網(wǎng)”的工作新格局[7]。三是低效到高效。通過轉(zhuǎn)變管理方式、加快技術(shù)革新創(chuàng)新、強(qiáng)化從業(yè)人員專業(yè)培訓(xùn)等多種措施，實現(xiàn)流動人員檔案管理提質(zhì)增效，推動流動人員檔案工作跨越式發(fā)展。四是滯后到先行。無論是教育、制度、管理、科技，每一項創(chuàng)新，都是先破后立的嘗試，辭舊迎新的腳步，自我革新的開篇，既是每一位檔案從業(yè)人員的義務(wù)，也是每一位參與者踐行“不忘初心、牢記使命”的職責(zé)所系，應(yīng)當(dāng)矢志不渝、堅持不懈。

4 結(jié)語

總之，面對新形勢，流動人員檔案管理工作只有與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新管理模式，提升服務(wù)水平，才能滿足人民日益增長的現(xiàn)實需要，為加強(qiáng)政府管理、推動經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供有效保障。

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作者簡介

肖久恩（1973-），男，漢族，檔案館員，大學(xué)本科，研究方向：檔案管理及檔案信息化建設(shè)。