王 琴

（北京電子科技職業(yè)學(xué)院 北京 100176）

高校年鑒屬于逐年編纂、連續(xù)出版的工具書[1]，該類工具書應(yīng)全面、系統(tǒng)、翔實地編纂學(xué)校年度變遷發(fā)展?fàn)顩r、教學(xué)、科研、管理、社會服務(wù)等方面重大事件、主要成果、有價值的統(tǒng)計資料等。 隨著國家高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，為了高效匯集各層面工作信息，更好地服務(wù)學(xué)校發(fā)展，各高校圍繞提高年鑒編纂質(zhì)量問題開展了多角度的探索和實踐。 北京大學(xué)構(gòu)建了黨校辦綜合協(xié)調(diào)、建立各參編單位主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制、選聘各參編單位業(yè)務(wù)骨干擔(dān)任復(fù)審編輯的三維工作體系[2]；河南財經(jīng)政法大學(xué)從用戶需求角度出發(fā)，立足年鑒編纂數(shù)字化平臺探索建立校內(nèi)協(xié)同或聯(lián)合編研機制[3]；李娟、羅應(yīng)梅等建議從加強組織保障、強化業(yè)務(wù)培訓(xùn)、建立激勵機制等方面著手，達(dá)到提高年鑒條目內(nèi)容規(guī)范性、激勵參編人員工作積極性的效果[4][5]。

上述研究均是以高校年鑒編纂傳統(tǒng)機制為前提展開，本文在分析高校年鑒編纂傳統(tǒng)機制及存在問題的基礎(chǔ)上， 以北京電子科技職業(yè)學(xué)院為例，論述高校年鑒編纂工作的機制創(chuàng)新和實踐路徑問題，認(rèn)為通過重新定位部門職能、優(yōu)化編纂流程，可以有效解決高校年鑒編纂隊伍不穩(wěn)定、供稿水平參差不齊、編纂周期過長等問題，以提高年鑒編纂工作的規(guī)范性和時效性。

一、高校年鑒編纂的傳統(tǒng)機制及存在的問題

高校年鑒編纂工作傳統(tǒng)的運行機制是：由學(xué)校年鑒編委會統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，編輯部門牽頭負(fù)責(zé)，各業(yè)務(wù)部門根據(jù)編纂任務(wù)要求提交資料。 編委會負(fù)責(zé)提供條件保障，牽頭部門負(fù)責(zé)確定年鑒體例并審核上交的資料，業(yè)務(wù)部門提供具體條目內(nèi)容。 這種傳統(tǒng)機制下高校年鑒編纂工作的突出特點是 “編委領(lǐng)導(dǎo)，眾手成書”。 當(dāng)然，這種管理機制既推動了年鑒編纂工作得以落實，又很大程度上保證了年鑒內(nèi)容比較全面完整。 但實踐證明，這種管理機制也導(dǎo)致高校年鑒存在著難以避免的問題。

當(dāng)前，各高校年鑒編纂機制普遍存在以下幾個主要問題：

（一）內(nèi)容欠規(guī)范

由于高校年鑒的編纂是“眾手成書”，高校供稿單位少則幾十個，多則幾百個，參與撰稿人員可能涉及近百人。 且參編人員均非年鑒編纂專業(yè)人員，即使在編纂工作啟動時會進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，但是大家理解角度千差萬別，文字水平參差不齊，又都是兼職此項工作， 因此必然出現(xiàn)年鑒內(nèi)容欠規(guī)范的問題。 有的供稿單位直接提交《年度工作總結(jié)》作為年鑒材料，重點工作特色不能顯現(xiàn)，各部門供稿內(nèi)容風(fēng)格和繁簡程度不一致，嚴(yán)重影響年鑒整體質(zhì)量。

（二）信息可利用度低

高校年鑒工作受重視程度低是毋庸置疑的普遍現(xiàn)象。 參編人員多是基層工作者，把握部門整體工作的高度、視野和全局意識的水平不一，導(dǎo)致年鑒條目內(nèi)容在信息梳理和表述方面差強人意。 具體表現(xiàn)為：相關(guān)信息點缺項，條目多表述某個環(huán)節(jié)，而缺乏宏觀的綜合梳理，表述內(nèi)容偏于主觀性，缺乏客觀性等等。 因而削弱了條目內(nèi)容的參考價值，難以發(fā)揮高校年鑒在資政、宣傳等方面的實際效用。

（三）編撰周期不確定

高校年鑒工作涉及部門及人員眾多，基層供稿單位工作量、工作特色、重視程度、編纂水平的差異給負(fù)責(zé)統(tǒng)稿的編輯部門帶來很大的編纂難度，業(yè)務(wù)指導(dǎo)交流、稿件審核修改都耗費大量的時間。 另外，年鑒編委會、基層供稿單位、供稿人等各個環(huán)節(jié)相互牽制，經(jīng)常出現(xiàn)交稿拖延現(xiàn)象，導(dǎo)致年鑒編纂、出版周期長，嚴(yán)重影響了年鑒的時效性[6]。

二、高校年鑒編纂機制創(chuàng)新與實踐路徑

鑒于以上問題，北京電子科技職業(yè)學(xué)院檔案室努力創(chuàng)新年鑒編纂工作機制、積極探索實踐路徑，重新定位編輯部門和業(yè)務(wù)部門的工作職能，充分發(fā)揮編輯部門在編纂業(yè)務(wù)能力方面的優(yōu)勢， 縮短編纂周期，提高編纂質(zhì)量。 具體機制創(chuàng)新與實踐路徑內(nèi)容如下：

（一）調(diào)整部門職能，發(fā)揮編輯部門業(yè)務(wù)優(yōu)勢

1.編輯部門承擔(dān)主體工作職能

通常年鑒編輯部門主要負(fù)責(zé)以下工作：擬定年鑒體例框架、下發(fā)組稿通知、對參編人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、匯集并審核業(yè)務(wù)部門上報資料，最后將核準(zhǔn)無誤的材料合成初稿提交編委會審定。 學(xué)校檔案室調(diào)整了編輯部門的工作職能，將原來由業(yè)務(wù)部門承擔(dān)的年鑒條目擬寫工作調(diào)整為由編輯部門承擔(dān)，主體編纂工作關(guān)口前移， 掌握年鑒編纂工作主動權(quán)。檔案室落實條目擬寫工作流程如下：首先，形成分目框架。 按照學(xué)校年鑒編纂體例框架，根據(jù)各部門提交的年度檔案資料梳理出重點工作，形成各部門年鑒內(nèi)容的分目框架。其次，擬定條目內(nèi)容。進(jìn)一步深入挖掘，從學(xué)校年度工作要點、工作總結(jié)、校發(fā)文、各部門工作總結(jié)、各部門負(fù)責(zé)人年度工作報告、官網(wǎng)宣傳稿件等材料中梳理出各部門的條目信息，并按照年鑒條目編寫要求擬寫出條目標(biāo)題和具體內(nèi)容。 在擬寫條目內(nèi)容時，對那些需要相關(guān)業(yè)務(wù)部門補充或者核準(zhǔn)的信息點，在需要補充信息的位置留出空格，對需要核準(zhǔn)的信息添加標(biāo)注，說明核準(zhǔn)要求。 部門職能的調(diào)整使得學(xué)校檔案室立足學(xué)校全局統(tǒng)籌各部門重點工作的職能優(yōu)勢和編輯條目的業(yè)務(wù)優(yōu)勢得以充分發(fā)揮，檔案室為業(yè)務(wù)部門提供的不是千篇一律的工作要求， 而是一份份個性化的“填空題”版年鑒初稿，其中涵蓋了各部門機構(gòu)和人員信息、重要業(yè)務(wù)工作、特色工作，而且體例統(tǒng)一。這樣既滿足了年鑒內(nèi)容詳實全面的要求，又大大提高了年鑒內(nèi)容的規(guī)范化程度。

2.業(yè)務(wù)部門承擔(dān)輔助工作職能

學(xué)校年鑒編輯部門承擔(dān)起擬寫年鑒條目等關(guān)鍵任務(wù)，業(yè)務(wù)部門的工作職能由負(fù)責(zé)提供年鑒稿件簡化為確認(rèn)年鑒內(nèi)容和核實關(guān)鍵信息。 工作職能的轉(zhuǎn)換有效為業(yè)務(wù)部門“松綁”，大大減輕了業(yè)務(wù)部門的工作量。 具體流程如下：首先，編輯部門將“填空題”版年鑒初稿分送至各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人。 其次，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人在規(guī)定時間內(nèi)完成確認(rèn)本部門條目內(nèi)容、核準(zhǔn)數(shù)據(jù)信息的工作。 最后，各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)并將成稿反饋給編輯部門。 業(yè)務(wù)部門的編纂工作簡化為“做填空題”，不僅激發(fā)了他們參與編纂工作的積極性，更重要的是有效緩解了交稿拖延狀況，縮短了編纂周期。

（二）優(yōu)化工作流程，提高年鑒編纂整體效率

1.縮減業(yè)務(wù)培訓(xùn)和初稿收集工作環(huán)節(jié)

通過創(chuàng)新編纂機制，整個編纂工作的重點任務(wù)集中由我校檔案室承擔(dān)，對應(yīng)的參編人員也由原來的各業(yè)務(wù)部門工作人員縮減為各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人。原來業(yè)務(wù)部門提交年鑒初稿的任務(wù)被刪減了，相應(yīng)地，也不需要各業(yè)務(wù)部門的工作人員承擔(dān)稿件擬寫工作。 因此，自然縮減了對參編人員開展編纂業(yè)務(wù)培訓(xùn)和編輯部門收集初稿的工作環(huán)節(jié)。 編輯部門的工作職責(zé)是提供內(nèi)容全面、 格式規(guī)范的年鑒初稿，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的職責(zé)是對年鑒條目內(nèi)容把關(guān)，補充和核準(zhǔn)信息，雙方職責(zé)更加明確。

2.優(yōu)化工作流程，提高編纂效率

縮減了業(yè)務(wù)培訓(xùn)和初稿收集工作環(huán)節(jié)之后，高校年鑒編纂工作流程優(yōu)化為：召開年鑒編纂工作部署會——編輯部門擬定年鑒 “基礎(chǔ)版”——提交業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人核實補充信息——返稿至編輯部門校對——提交編委會審閱——定稿，這一流程顯然比傳統(tǒng)機制管理流程更簡明。 同時，年鑒內(nèi)容梳理、條目編寫這些決定編纂質(zhì)量、影響編纂周期的重點環(huán)節(jié)都集中在編輯部門，編輯部門掌握了決定年鑒質(zhì)量、控制工作節(jié)奏的主動權(quán)。 以前導(dǎo)致編纂周期延遲的因素，例如參編人員延遲交稿、編輯人員反復(fù)審稿等，也得以避免，有效提高了年鑒編纂工作效率。

（三）創(chuàng)新年鑒編纂機制需注意的事項

1.提高服務(wù)效果，強化年鑒編纂意識

編輯部門要樹立“編以致用”的理念，通過深入了解業(yè)務(wù)部門的工作需求， 精心設(shè)計年鑒體例框架，使這本“工具書”成為業(yè)務(wù)部門開展常規(guī)工作離不開的權(quán)威“參考書”。 例如有的高校年鑒設(shè)置校址變遷、機構(gòu)沿革、校慶活動、人物專題等特色欄目，使用戶能夠快捷獲取學(xué)校整體情況和特色工作的信息[7]。 年鑒的實用價值越強，越能夠激發(fā)業(yè)務(wù)部門配合落實工作的動力，進(jìn)而強化重視年鑒編纂工作的意識。

2.提升業(yè)務(wù)能力，提高年鑒編纂水平

年鑒編纂主體任務(wù)前移，編纂質(zhì)量和水平很大程度上由編輯部門來決定，對編輯人員的業(yè)務(wù)能力提出更高要求。 一是全局意識。 編輯人員要有從全局視野把握學(xué)校工作，不僅要熟悉學(xué)校年度工作重點， 更要廣泛研究高校教育改革的政策和制度，以國家和地方落實教育教學(xué)改革的政策為依據(jù)，梳理學(xué)校年度工作具體實踐，確定年度工作重點內(nèi)容和特色成果，避免因個人認(rèn)識能力局限造成年鑒展示內(nèi)容不全面的問題。 二是發(fā)展意識。 編輯人員要從發(fā)展的角度梳理業(yè)務(wù)部門的條目內(nèi)容，通過連續(xù)編纂的年鑒，展示出業(yè)務(wù)工作前后相續(xù)的連貫性和發(fā)展變化的脈絡(luò)。 例如校企合作是近年來職業(yè)教育改革的重點，編輯人員在擬定條目的時候要注意挖掘不同年度校企合作工作的變化情況，為使用者提供系統(tǒng)、全面的參考信息。三是專業(yè)意識。編輯人員還要不斷提高編纂業(yè)務(wù)能力， 使框架設(shè)計更科學(xué)，條目撰寫更規(guī)范，條目內(nèi)容更準(zhǔn)確，以優(yōu)秀的專業(yè)水準(zhǔn)帶動各業(yè)務(wù)部門高質(zhì)量完成編纂工作。

結(jié) 語

編纂高校年鑒的目的是通過匯集學(xué)校年度教學(xué)、科研、管理工作的重大事件、重要成果和各層面統(tǒng)計資料，客觀展示學(xué)校改革發(fā)展歷程，發(fā)揮資政、育人等作用。 提高編纂質(zhì)量是實現(xiàn)這一目的的核心要素，我們從創(chuàng)新高校年鑒編纂機制的角度進(jìn)行探索和實踐，積累了一些經(jīng)驗。 在創(chuàng)新驅(qū)動大背景下，高校年鑒編纂工作者仍需深入思考，從體例框架和呈現(xiàn)形式等方面繼續(xù)創(chuàng)新，高質(zhì)量完成年鑒編纂工作，為學(xué)校改革發(fā)展提供堅強助力。