鐘美玲

智慧財(cái)務(wù)的出現(xiàn)助力于企業(yè)通過(guò)新技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)的核算、預(yù)測(cè)與分析、風(fēng)險(xiǎn)控制的智能化，為企業(yè)的內(nèi)部運(yùn)作以及效率提升帶來(lái)了極大的便利。本文從當(dāng)前智能化財(cái)務(wù)背景出發(fā)，闡述了財(cái)務(wù)人員當(dāng)前的工作挑戰(zhàn)及財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用意義，并提出了實(shí)施財(cái)務(wù)機(jī)器人工作的具體路徑。

一、引言

當(dāng)前財(cái)務(wù)人員主要從事重復(fù)簡(jiǎn)單的勞動(dòng)力，難以提升人力資源價(jià)值，面臨工作量激增但人員短缺，服務(wù)效率低下等問(wèn)題，財(cái)務(wù)機(jī)器人的出現(xiàn)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化，提升了業(yè)務(wù)處理的效率和速度，強(qiáng)化了風(fēng)險(xiǎn)的防控措施，將財(cái)務(wù)工作的質(zhì)量、效率、價(jià)值和滿意度得到了保障。

二、當(dāng)前財(cái)務(wù)人員面臨的挑戰(zhàn)

（一）簡(jiǎn)單重復(fù)勞動(dòng)難以提升人力資源價(jià)值

目前企業(yè)內(nèi)的財(cái)務(wù)流程存在部分高度重復(fù)的簡(jiǎn)單手工操作，盡管信息化的系統(tǒng)已經(jīng)幫助財(cái)務(wù)人員處理了絕大多數(shù)的工作，但仍無(wú)法完全實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)操作，需要在事務(wù)性的工作、前期數(shù)據(jù)收集、財(cái)務(wù)核算上耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間，只有小部分人員在從事和財(cái)務(wù)管理、業(yè)財(cái)融合、價(jià)值創(chuàng)造的工作，體現(xiàn)不出財(cái)務(wù)人員的工作為公司的增值服務(wù)。而現(xiàn)在公司要求人力資源價(jià)值向增值工作傾斜，即盡可能減少員工事務(wù)性的工作，增加其策略性的工作，為企業(yè)的價(jià)值創(chuàng)造做更多的貢獻(xiàn)。

（二）工作量激增但人員短缺

隨著企業(yè)的業(yè)務(wù)范疇擴(kuò)大，子公司逐漸的成立，財(cái)務(wù)人員處理單據(jù)量相比之前有較大的增長(zhǎng)，業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、市場(chǎng)需求和控制環(huán)境也越來(lái)也復(fù)雜，但是財(cái)務(wù)人員的增長(zhǎng)速度尚未與工作量增長(zhǎng)相匹配，面臨人力資源短缺而企業(yè)人力成本有限、培養(yǎng)成熟的財(cái)務(wù)人員需要時(shí)間等問(wèn)題?，F(xiàn)有財(cái)務(wù)流程中審核點(diǎn)較多，由于業(yè)務(wù)的復(fù)雜性每一類所對(duì)應(yīng)的審核點(diǎn)不同，內(nèi)部記錄的準(zhǔn)確性也開(kāi)始存疑，存在各種違規(guī)的風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)務(wù)重心由過(guò)去的記錄轉(zhuǎn)變?yōu)榭刂?，?dǎo)致流程審核時(shí)間較長(zhǎng)，依賴人工審核很難滿足業(yè)務(wù)前端效率提升的要求，只有通過(guò)智能化信息化手段的力量才能加快處理效率。

（三）財(cái)務(wù)服務(wù)滿意度不高

財(cái)務(wù)部門(mén)作為企業(yè)內(nèi)的服務(wù)部門(mén)，為業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行報(bào)賬，核算等多種工作，員工的工作量大，常常高負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)，尤其是在關(guān)賬或者年度決算時(shí)承擔(dān)著較多的工作及責(zé)任，但在與業(yè)務(wù)部門(mén)之間的溝通不暢，經(jīng)常會(huì)有一些財(cái)務(wù)方面的規(guī)則沒(méi)有理解清晰，激發(fā)了矛盾。而且財(cái)務(wù)人員的態(tài)度以及處理時(shí)效、處理速度也是影響著財(cái)務(wù)部門(mén)的聲譽(yù)，通過(guò)各種調(diào)研反饋業(yè)務(wù)前端的滿意度不高，不能達(dá)到較高的滿意度。所有的財(cái)務(wù)工作和系統(tǒng)不是單純?yōu)樨?cái)務(wù)而做，更主要的是為所有的員工和業(yè)務(wù)人員，只有將服務(wù)工作做好才真正受到業(yè)務(wù)部門(mén)的認(rèn)可，為兩者的融合做好準(zhǔn)備。

三、實(shí)施財(cái)務(wù)機(jī)器人的意義

（一）實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化

基于對(duì)企業(yè)內(nèi)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程、管理流程、財(cái)務(wù)流程進(jìn)行全面的梳理，對(duì)原有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，形成標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)流程，使得財(cái)務(wù)流程更加的清晰、透明和固定，提高數(shù)據(jù)的質(zhì)量和統(tǒng)一性。在前端數(shù)據(jù)獲取方面，建立統(tǒng)一規(guī)范的業(yè)務(wù)表單和工單模板，保證財(cái)務(wù)流程前端的數(shù)據(jù)源標(biāo)準(zhǔn)和一致，為財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化奠定基礎(chǔ)。在確定規(guī)范的流程后，集團(tuán)與子公司間，子公司與分公司間對(duì)同一業(yè)務(wù)流程操作一致，各財(cái)務(wù)科室也對(duì)同一業(yè)務(wù)流程操作一致。

（二）提升業(yè)務(wù)處理效率

通過(guò)部署財(cái)務(wù)機(jī)器人，使得高頻、重復(fù)、繁瑣的人工操作由機(jī)器人代替，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理的自動(dòng)化，提高業(yè)務(wù)處理的效率。財(cái)務(wù)機(jī)器人與人為操作不同，能夠嚴(yán)格按照相關(guān)的管理規(guī)定和既定的規(guī)則對(duì)工單進(jìn)行處理，避免因?yàn)槿藶槌鲥e(cuò)而造成的返工。其次，財(cái)務(wù)機(jī)器人可以連續(xù)不間斷的工作，及時(shí)的處理單據(jù)，避免財(cái)務(wù)工作的積壓和人員的加班，尤其是在月度末、季度末、年度末等財(cái)務(wù)工作量達(dá)到峰值的時(shí)段，可以保證質(zhì)量不受其工作量增加而懈怠和放松，保質(zhì)保量的完成任務(wù)，而業(yè)務(wù)報(bào)賬的人員也可以通過(guò)手機(jī)APP等方式進(jìn)行線上填報(bào)，移動(dòng)保報(bào)賬，領(lǐng)導(dǎo)線上審批，不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，達(dá)到提高了使用人的滿意度，在加強(qiáng)規(guī)范的同時(shí)也提升了對(duì)財(cái)務(wù)處理效率的滿意程度。

（三）提高業(yè)務(wù)處理的準(zhǔn)確率

財(cái)務(wù)機(jī)器人基于固定的、明確的業(yè)務(wù)規(guī)則，通過(guò)錄制的流程，最終實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的運(yùn)行，可以嚴(yán)格按照設(shè)計(jì)的規(guī)則和邏輯處理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，保證百分之百的按照要求執(zhí)行，減少人為的錯(cuò)誤、舞弊、失誤，也不會(huì)因其疲憊而造成疏漏。由于其自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用，可以提升業(yè)務(wù)處理的準(zhǔn)確率，保證處理的質(zhì)量，在某種程度上將風(fēng)險(xiǎn)防控從事后的監(jiān)控轉(zhuǎn)移到事前的風(fēng)險(xiǎn)防控和預(yù)警。財(cái)務(wù)人員也可以減少人工判定識(shí)別的工作，解放雙手雙眼，使其精力運(yùn)用在更加重要的戰(zhàn)略支持上。

（四）強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控措施

財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠嚴(yán)格按照設(shè)定的處理邏輯執(zhí)行任務(wù)，確保財(cái)務(wù)工作符合內(nèi)控要求，同時(shí)減少因人為錯(cuò)誤發(fā)生，降低業(yè)務(wù)處理的風(fēng)險(xiǎn)。在財(cái)務(wù)機(jī)器人處理的流程中，針對(duì)財(cái)務(wù)流程中容易出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)模型，增加校驗(yàn)、稽核環(huán)節(jié)，形成常態(tài)化的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，降低操作風(fēng)險(xiǎn)?？紤]到財(cái)務(wù)機(jī)器人與以往人為操作在技術(shù)手段、實(shí)現(xiàn)方式上的不同，完善財(cái)務(wù)機(jī)器人的風(fēng)險(xiǎn)防控措施，形成財(cái)務(wù)機(jī)器人全生命周期閉環(huán)管理。

四、財(cái)務(wù)機(jī)器人應(yīng)用的實(shí)施路徑

（一）推動(dòng)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)職責(zé)有序融合

缺乏業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)是無(wú)法滿足公司經(jīng)營(yíng)和管理的需求，所以基于業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)才是有意義的。在事前的業(yè)務(wù)流到事中的財(cái)務(wù)流時(shí)，將主辦經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)和報(bào)銷流程的經(jīng)辦人確定為第一責(zé)任人，其部門(mén)對(duì)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)負(fù)直接的管理責(zé)任，在報(bào)賬之前已經(jīng)確保經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)履行了第一道審批程序，經(jīng)辦人和部門(mén)共同對(duì)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)、報(bào)賬信息、支撐性材料的真實(shí)性、合規(guī)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。經(jīng)辦人提出申請(qǐng)后流轉(zhuǎn)到對(duì)應(yīng)的歸口管理部門(mén)，從專業(yè)的層面上對(duì)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)發(fā)生的合理性、合規(guī)性把關(guān)，確認(rèn)各項(xiàng)申請(qǐng)復(fù)核業(yè)務(wù)管理規(guī)范。之后由財(cái)務(wù)部的會(huì)計(jì)進(jìn)行初審和復(fù)核，全面審查經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)是否符合財(cái)經(jīng)規(guī)范和入賬要求。事后對(duì)該報(bào)賬事項(xiàng)進(jìn)行財(cái)務(wù)的抽查和業(yè)務(wù)的抽查，根據(jù)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)以及頻次進(jìn)行后向檢查，實(shí)現(xiàn)全面責(zé)任對(duì)等，分層分級(jí)別管理，注重實(shí)際效用的業(yè)財(cái)協(xié)作體系，將業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)有效的進(jìn)行融合。

（二）全責(zé)任覆蓋，風(fēng)險(xiǎn)防控智能化

為了在財(cái)務(wù)流程中嵌入風(fēng)險(xiǎn)防控措施，將其風(fēng)險(xiǎn)降至可接受的范圍內(nèi)，為費(fèi)用管理中的責(zé)任點(diǎn)制定系統(tǒng)管理的方案，將其進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)智能控制，主要從四個(gè)方面進(jìn)行落實(shí)。第一個(gè)是規(guī)范要求，即將原則性的要求明確提示，前置招待申請(qǐng)的界面，經(jīng)辦人對(duì)原則性的要求有所印象和感知。第二個(gè)是附件類的要求，明確附件的界面和標(biāo)準(zhǔn)附件的格式，前置在招待結(jié)算界面，明確告知經(jīng)辦人標(biāo)準(zhǔn)化的附件要求。第三個(gè)是剛性控制類，只要關(guān)于數(shù)據(jù)填報(bào)的或有數(shù)量關(guān)系的，后臺(tái)設(shè)置相應(yīng)的邏輯將其強(qiáng)制控制，嵌入招待申請(qǐng)、結(jié)算流程，管控要求與經(jīng)辦人實(shí)時(shí)交互。第四個(gè)是批注類的提示，經(jīng)辦人可以實(shí)時(shí)查看各類詞匯的定義，對(duì)于選擇類的操作，每一項(xiàng)都告知其選項(xiàng)定義，便于經(jīng)辦人理解和操作。

（三）順應(yīng)技術(shù)發(fā)展，支持自動(dòng)填報(bào)

伴隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等新興技術(shù)的崛起和拓展應(yīng)用，財(cái)務(wù)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，財(cái)務(wù)也變得更加簡(jiǎn)單和智能。運(yùn)用OCR技術(shù)，實(shí)現(xiàn)多張票據(jù)的自動(dòng)識(shí)別，火車票、定額票整齊的黏貼后，一次性識(shí)別多張票據(jù)信息，如在火車票上可以提取乘車的日期、出發(fā)到達(dá)城市、座位等次和票價(jià)等信息，增值稅專票識(shí)別出發(fā)票金額、不含稅價(jià)格、稅額、發(fā)票號(hào)碼、發(fā)票代碼和稅率。在標(biāo)準(zhǔn)信息識(shí)別后，自動(dòng)填寫(xiě)到電子臺(tái)賬的制定位置，并將發(fā)票信息與提前內(nèi)置系統(tǒng)的控制標(biāo)準(zhǔn)互相比較校驗(yàn)。經(jīng)過(guò)校驗(yàn)的數(shù)據(jù)多系統(tǒng)直連傳輸，如招待費(fèi)報(bào)銷，首先是招待費(fèi)申請(qǐng)，數(shù)據(jù)校驗(yàn)后如果符合業(yè)財(cái)?shù)囊?guī)范，那么將進(jìn)入招待費(fèi)結(jié)算，傳輸至招待費(fèi)入賬支付。

（四）推動(dòng)流程優(yōu)化，提升流轉(zhuǎn)效率

報(bào)賬單審核和審批的速度直接影響到業(yè)務(wù)部門(mén)工作推動(dòng)的進(jìn)程，所以在提升審核速度方面需要細(xì)化，從業(yè)務(wù)端到財(cái)務(wù)初審、復(fù)審最后到支付，實(shí)現(xiàn)端對(duì)端的管理，將業(yè)務(wù)處理的實(shí)現(xiàn)納入考核的依據(jù)，即不僅是在財(cái)務(wù)端提高單據(jù)流轉(zhuǎn)的效率，在前端的業(yè)務(wù)部門(mén)及審核質(zhì)效也納入到管控，實(shí)現(xiàn)全流程的提速。其次，將費(fèi)用審核劃分為多個(gè)種類，給予不同的優(yōu)先級(jí)順序，對(duì)于人工成本、員工費(fèi)用、農(nóng)民工工資、酬金等重點(diǎn)費(fèi)用優(yōu)先審核的權(quán)限，并逐一的明確每一環(huán)節(jié)的處理實(shí)現(xiàn)，平時(shí)和周末不超過(guò)多少個(gè)工作日為限度，分級(jí)限時(shí)辦理。對(duì)于財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)，以分層級(jí)報(bào)銷審核機(jī)制，采用單到即審的措施，面對(duì)金額較小的招待費(fèi)、會(huì)議費(fèi)直接由業(yè)務(wù)部門(mén)以及財(cái)務(wù)人員審批，減少實(shí)質(zhì)性的審批流程和環(huán)節(jié)，加快會(huì)計(jì)處理。

（五）做好檢查閉環(huán)，確保報(bào)銷質(zhì)量

盡管財(cái)務(wù)機(jī)器人已經(jīng)替代了一部分工作，但對(duì)于人為操作的地方還需要進(jìn)行特別的關(guān)注，作為對(duì)系統(tǒng)的補(bǔ)充控制，比如在差旅方面檢查出差地點(diǎn)是否正確，有無(wú)錯(cuò)選和漏選，否則直接影響補(bǔ)貼的精確性和住宿的上限標(biāo)準(zhǔn)，出差的天數(shù)是否符合邏輯，票據(jù)類型的選項(xiàng)是否正確。通過(guò)大數(shù)據(jù)的對(duì)比分析，可以發(fā)現(xiàn)一些隱形問(wèn)題，比如差旅費(fèi)是否重復(fù)報(bào)銷，重點(diǎn)注意同一人重疊時(shí)段報(bào)銷，節(jié)假日、周末差旅報(bào)銷的合規(guī)性，對(duì)于相同時(shí)間和地點(diǎn)的不同報(bào)銷因?yàn)橥患虑?，?duì)比補(bǔ)貼的情形，作為對(duì)單筆報(bào)銷檢查的補(bǔ)充。

五、結(jié)語(yǔ)

財(cái)務(wù)機(jī)器人對(duì)業(yè)務(wù)人員與財(cái)務(wù)工作者的支撐工作給予了很大的支持和幫助，從業(yè)務(wù)發(fā)起、領(lǐng)導(dǎo)審批、財(cái)務(wù)審批到支付環(huán)節(jié)，減少了不必要的程序和人力成本，提升了效能和質(zhì)量，做好了規(guī)范性的提示，為實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合和企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，推動(dòng)企業(yè)應(yīng)用更加成熟的技術(shù)和財(cái)務(wù)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員向高價(jià)值的服務(wù)轉(zhuǎn)型。

（作者單位： 江門(mén)市博通公路建設(shè)有限公司）