基于扁平化管理理論的高職院校行政管理模式探析

宋嶸嶸 周春灃 周亞敏

摘? 要： 信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給高職院校行政管理工作帶來了機遇和挑戰(zhàn)。文章將企業(yè)扁平化管理的基本理念引入高職院校行政管理工作中，對扁平化管理與傳統(tǒng)管理模式的利弊進行深入剖析，同時結(jié)合高職院校行政管理模式現(xiàn)狀，分析探討了高職院校實行扁平化管理的內(nèi)外影響因素，為尋求學校行政管理的最優(yōu)化提供思路。

關(guān)鍵詞： 扁平化管理理論; 高職院校; 行政管理

中圖分類號： G710? ? ? ? ? 文獻標志碼： A? ? ? ? ? 文章編號： 1671-2153（2021）03-0104-05

一、何謂扁平化管理

扁平化管理最早興起于企業(yè)，是企業(yè)為解決層級結(jié)構(gòu)的組織形式在現(xiàn)代環(huán)境下面臨的難題而實施的一種管理模式，其理論是屬于現(xiàn)代企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的一種理論。扁平化管理是相對于傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)“金字塔”式管理模式而言的，其內(nèi)涵的實質(zhì)就是，企業(yè)在規(guī)模擴大時，摒棄了原有的增加管理層次的辦法，通過縮減組織層次、減少管理環(huán)節(jié)、增加管理幅度、下放管理權(quán)限，來提高管理效率和效能。扁平化管理旨在通過分權(quán)降低集權(quán)化程度，努力調(diào)動基層的創(chuàng)造性、積極性，該理論絕不是對傳統(tǒng)管理理論的否定，而是面對新的管理環(huán)境的一種管理理念的創(chuàng)新和發(fā)展。

二、扁平化管理模式與傳統(tǒng)管理模式的比較

正如“科技是把雙刃劍”，任何事物都有其兩面性。扁平化管理模式與傳統(tǒng)管理模式也是各有特點和優(yōu)缺點，詳見表1。作為一種管理的方式，無可否認，傳統(tǒng)管理模式有其自身的優(yōu)點，該模式組織結(jié)構(gòu)嚴謹，上下級間層級分明，各個崗位分工很明確，便于監(jiān)控工作進度;同時，該模式保持了組織的協(xié)調(diào)和統(tǒng)一，在企業(yè)規(guī)模較小且相對穩(wěn)定的環(huán)境中，是一種效率較高的組織形式。但在當前信息時代背景下，其弊端就凸現(xiàn)出來，因為其組織結(jié)構(gòu)層次太多，導致機構(gòu)臃腫、人員膨脹;信息在傳遞過程中效率低下且容易失真，不能適應(yīng)快速變化的外部環(huán)境;此外，因權(quán)力集中在上層，下層參與決策程度低，下層創(chuàng)造潛能難以釋放。

在一個單位發(fā)展初期，規(guī)模較小，人員較少，管理中產(chǎn)生的信息量少，對于信息傳遞的過程沒有更高要求，對員工的創(chuàng)新性要求也較低，此時傳統(tǒng)管理模式可以很好地發(fā)揮作用，足以應(yīng)對日常各項事務(wù)性工作。但是隨著一個單位發(fā)展壯大，信息量倍增，傳統(tǒng)管理模式弊端日益凸現(xiàn)，對扁平化管理訴求日益強烈。扁平化管理模式的誕生，可以說是在量積累到一定程度后的訴求，是發(fā)展進程中的一種趨勢所在，它消除了傳統(tǒng)的金字塔狀管理模式所產(chǎn)生的諸多難以解決的問題和矛盾。但是，該模式亦不是完美無缺的，雖然它較好地解決了傳統(tǒng)管理模式中的“層次重疊、冗員多、組織機構(gòu)運轉(zhuǎn)效率低下”等弊端，有效地精減了管理層次，控制幅度擴展，大大提高適應(yīng)外部環(huán)境變化的能力;且信息傳遞快捷，不易失真，加快了信息流的速率，提高決策效率;同時，相對少的管理層級，讓最下層單位擁有充分自主權(quán)。但由于少層次管理，高度分權(quán)，大量的數(shù)據(jù)和管理信息直面決策者，對決策者提出更多更高要求;同時對團隊素質(zhì)要求也隨之提升，如果團體素質(zhì)欠缺，反而易引起管理混亂。

三、高職院校行政管理模式現(xiàn)狀分析

我國的高職教育興起于上世紀90年代末，發(fā)展至今已有20余年的歷史。伴隨著我國高職教育的興起和發(fā)展，高職院校的行政管理工作經(jīng)過這些年來的積極探索，亦日趨成熟。高職院校行政管理工作是開展好各項工作的基礎(chǔ)和保障，事關(guān)學校發(fā)展的持久性和穩(wěn)定性。在建校初期，各高職院校行政管理模式呈現(xiàn)明顯的“金字塔”形狀，一種自上而下、層級分明的管理模式，但隨著學校的不斷擴張，在校師生數(shù)的迅速增加，在學校行政人員編制有限、管理隊伍擴充不易的情況下，高職院校行政管理模式在傳統(tǒng)的“金字塔”式的基礎(chǔ)上，出現(xiàn)趨扁平化態(tài)勢。

（一）高職院校內(nèi)部管理組織架構(gòu)的趨扁平化

高職院校在建校初期，尚是千人學校的概念，發(fā)展至今，動輒就是萬人大學。各高校內(nèi)部管理組織架構(gòu)在不斷調(diào)整、磨合中，形成了較固化的模式，詳見圖1。從圖中可以看出，目前各高校普遍采用的還是傳統(tǒng)的“金字塔”型的管理模式，校領(lǐng)導、黨委領(lǐng)導居于決策層，各黨政管理部門、教學單位、教輔機構(gòu)、群團組織為執(zhí)行層，學校教職工在操作層。對教師群體管理，主要是通過校院二級管理方式，將各職能處室的各級任務(wù)分解、下達至最基層。但深層分析后，可以發(fā)現(xiàn)近些年來，各高職院校管理人員數(shù)量雖在不斷增加中，但因編制數(shù)受限，與學校的發(fā)展并不成正比，目前的現(xiàn)狀是：承擔上傳下達任務(wù)的中間管理層的數(shù)量雖不斷在增加，但增量有限，管理人員所承接的工作內(nèi)容不斷增多，原本金字塔狀的組織形式正逐步被壓縮中，趨扁平化態(tài)勢明顯。以筆者所在學校為例，本校創(chuàng)建于2002年2月，由2003年12月統(tǒng)計數(shù)據(jù)來看，當時學校教職員工數(shù)是206人，行政管理崗的人員數(shù)是78人，截至2020年12月已有教職員工558人，行政管理崗人員145人，在校教職工數(shù)在短短的17年間迅速增長，但行政管理崗的人員數(shù)并不同比增長，其增長倍數(shù)明顯低于教職員工，身處行政管理崗的老師最直觀的感受就是：服務(wù)對象增多、管理內(nèi)容擴增、管理難度增大。

（二）高職院校行政辦公方式的趨扁平化

高職院校行政辦公方式的改變既有漸變過程又有突變過程，早期辦公完全是線下辦公、紙質(zhì)辦公，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公方式朝著無紙化辦公的方向開始發(fā)展，但總體看來，以2020年為界，之前的行政辦公方式還是現(xiàn)場辦公的模式，管理者與被管理者主要還是通過面對面來處理事情、解決問題，上中下三層間層級分明，政令上傳下達基本由中間管理層來實行。高職院校行政辦公方式的突變緣于2020年初新冠肺炎疫情的爆發(fā)。疫情給各行各業(yè)帶來了巨大的影響，對高職院校行政管理亦發(fā)起了挑戰(zhàn)，“居家辦公”、“線上辦公”、“視頻會議”一躍成為新的辦公狀態(tài)。高職院校行政辦公方式在脫離現(xiàn)場辦公的慣有模式后，大踏步走向虛擬辦公狀態(tài)，此階段管理層雖然仍在發(fā)揮其應(yīng)有的作用，但層級明顯開始弱化，借助網(wǎng)絡(luò)、借助各類平臺，信息的傳達以最快捷便捷的方式運行，決策者與基層間的聯(lián)系、溝通變得更為緊密，扁平化行政辦公方式在悄無聲息中占據(jù)了重要位置。在疫情逐步穩(wěn)定，教師陸續(xù)返校上班后，高職院校行政辦公方式仍處于現(xiàn)場辦公和虛擬辦公的雙重模式中。

（三）高職院校信息管理模式的趨扁平化

嚴格來說，高職院校內(nèi)部管理組織架構(gòu)的趨扁平化和行政辦公方式的趨扁平化，僅是扁平化管理外化于形的一種表現(xiàn)，深究內(nèi)因，還是高職院校信息管理模式的趨扁平化。縱觀高職院校信息化建設(shè)，在二十年間經(jīng)歷了三個階段：單機、簡單系統(tǒng)、系統(tǒng)集成，目前正走向信息集成。單機階段主要是利用計算機來進行一些文本處理，比如：通過Word、Excel等辦公軟件來處理大量的數(shù)據(jù)。簡單系統(tǒng)階段主要是借助校園網(wǎng)進行電子郵件的收發(fā)、各類信息的簡單傳輸。系統(tǒng)集成階段的主要表現(xiàn)形式是各類行政管理系統(tǒng)的普及應(yīng)用，比如：教務(wù)管理系統(tǒng)、學生管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等等。信息集成階段則表現(xiàn)在數(shù)字校園綜合服務(wù)平臺構(gòu)建，整合各類資源，形成全校統(tǒng)一的工作與服務(wù)“大平臺”，最終實現(xiàn)數(shù)字校園“一站式服務(wù)”。近年來，高職院校各行政職能部門相繼推出了各自的子系統(tǒng)，信息化管理手段的應(yīng)用使信息傳遞更為高效、便捷、快速，各類信息的傳遞方式已從“金字塔”型的層層傳遞轉(zhuǎn)向“扁平化”直達方式，中層管理層在信息傳遞過程中的作用逐漸弱化，各層級間的溝通渠道逐漸呈最小化趨勢。

四、高職院校實行扁平化管理的影響因素分析

綜上所述，扁平化管理并不是解決管理問題的萬能藥，但在當前的時代背景下，卻是適應(yīng)新形勢、破解行政管理難題的良策。各高職院校歷經(jīng)二十年左右的發(fā)展后，從總體來看，行政管理模式是呈現(xiàn)扁平化趨勢，但扁平化管理的廣度、深度卻各校不一。要想使扁平化管理在高職院校中發(fā)揮積極作用，需要諸多條件，影響其實施的內(nèi)外因素很多，主要可歸結(jié)為以下六方面：管理理念創(chuàng)新、行政管理基礎(chǔ)、數(shù)據(jù)資源積累、人員信息素質(zhì)、外圍環(huán)境影響、專業(yè)技術(shù)支撐，如圖2所示。前四項為內(nèi)因，后兩項為外因，各因素之間并不是孤立存在的，而是相互影響、相互制約的。

（一）管理理念創(chuàng)新

受到幾千年來的傳統(tǒng)管理理念和文化的影響，等級制、塔式管理模式深入人心，實施大幅削減中間管理層的扁平化管理，對居于上、中、下三層的學校全體教職工來說，都是一種理念上的打破和重建。對學校領(lǐng)導而言，在享受高效的同時，承擔的責任和風險也同步上升;對行政管理人員來說，扁平化管理打破了原有的中間管理層次，由此所帶來的管理要求和管理難度無疑會加大;對處于基層的教職工而言，從被動接受方轉(zhuǎn)為主動參與方，角色轉(zhuǎn)換對個體的諸多要求隨之提升。其中，最主要的還是領(lǐng)導層管理理念的創(chuàng)新，扁平化管理是一種突破常規(guī)定型模式和超越傳統(tǒng)理論框架的新理論，其興起的時間尚短，作為領(lǐng)導層很容易受到長期奉行的管理幅度理論的影響，自覺或不自覺地在思想上和行動上抵制扁平化管理，從而影響其縱深發(fā)展。

（二）行政管理基礎(chǔ)

在信息系統(tǒng)建設(shè)中有一句名言：“三分技術(shù)、七分管理、十二分的數(shù)據(jù)”，這句話同樣適用于扁平化管理理論中。扁平化管理實施的條件離不開相對成熟的行政管理基礎(chǔ)，在管理思路不清、管理流程混亂、管理制度不全的情況下，就談不上管理的優(yōu)化。以各類行政管理系統(tǒng)的應(yīng)用為例，截至目前，各校、各管理部門都在積極推進系統(tǒng)建設(shè)，經(jīng)過幾年來的努力，各高職院?；径家呀ǔ扇舾蓚€管理系統(tǒng)，但在實際應(yīng)用中卻常常問題百出、效果不佳，究其原因當然是多方面的，但與行政管理基礎(chǔ)的薄弱不無關(guān)系。行政管理基礎(chǔ)就如一張總設(shè)計圖、總譜，當高職院校各行政部門經(jīng)過較長時間的實踐和運作后，各項工作基本已形成一套相對較科學、規(guī)范、有序的操作程序后，作為制度固化體現(xiàn)的系統(tǒng)才能健康運行起來，并有相對持久的生命力，扁平化管理的優(yōu)勢也方能體現(xiàn)出來。

（三）數(shù)據(jù)資源積累

數(shù)據(jù)量的多寡直接影響著學校管理層對扁平化管理需求的緊迫程度。在建校初期及之后的相當長一段時間內(nèi)，學校行政部門積累的數(shù)據(jù)并不多、信息并不繁雜，普通的office辦公軟件已能很好地處理各項數(shù)據(jù)，在傳統(tǒng)的信息管理模式和信息交流模式尚能較好地發(fā)揮作用時，管理層對扁平化管理的需求感就會很弱。但隨著學校大踏步地向前發(fā)展，師生數(shù)量的迅速增加，行政管理人員所承接的行政管理內(nèi)容不斷增多、所面對的管理群體日漸龐大、所涉及的管理觸角不斷深入，行政管理的難度和壓力就會隨之而上升，在高校人員編制擴增不易的情形下，量的膨脹和積累就會引發(fā)對管理上質(zhì)的改變的追求。從某種意義上來說，扁平化管理的實施為行政管理實現(xiàn)從量變到質(zhì)變的飛躍提供了契機。

（四）人員信息素質(zhì)

扁平化管理中，對人員的信息素質(zhì)提出了更多更高的要求。所謂的信息素質(zhì)，主要涵蓋了以下一些基本素質(zhì)：信息意識、信息道德、信息需求、信息知識、信息能力。在扁平化管理中，選人用人特別重要，不論是管理者還是被管理者，當素質(zhì)達不到基本要求時，扁平化管理的效果將會大打折扣。扁平化管理要求有高素質(zhì)、高能力的人居于決策層和管理崗位，同時，要求所有被管理者有較強的信息意識、較好的信息能力，能樹立“終身學習”理念，當人的綜合素質(zhì)參差不齊時，所采集的基本信息無法做到全面、標準、規(guī)范、準確，那么扁平化管理的推進就會困難重重，即使勉強實施，后階段的成效也會不盡如人意。

（五）外圍環(huán)境影響

這里的外圍環(huán)境既包括了來自國家層面的宏觀導向，也包括來自社會、校外的各種大小環(huán)境氛圍，扁平化管理需要應(yīng)用現(xiàn)代信息處理手段才能達到其基本目的，因此，校外整體信息化建設(shè)氛圍直接影響著扁平化的趨勢。目前，從宏觀導向來看，教育現(xiàn)代化是國家積極倡導和推動的一項工作，在2019年2月中共中央、國務(wù)院印發(fā)的《中國教育現(xiàn)代化2035》文件中就專門提到：加快信息化時代教育變革。建設(shè)智能化校園，統(tǒng)籌建設(shè)一體化智能化教學、管理與服務(wù)平臺。此外，現(xiàn)代社會互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用、各級主管單位信息化建設(shè)的普及，其他高校尤其是兄弟院校信息化進程，使扁平化管理的實施成為切實可行且勢在必行的一件事。此外，特別值得一提的是2020年初新冠肺炎疫情的突然襲擊，給高職院校行政管理的變革帶來巨大影響，作為公共衛(wèi)生領(lǐng)域突發(fā)事件的新型肺炎疫情，有效檢驗了各高校行政管理治理能力，原有傳統(tǒng)管理模式在疫情影響下受到很大沖擊，扁平化管理在此過程中迅速成為一種新潮流。

（六）專業(yè)技術(shù)支撐

扁平化管理作為信息化時代的產(chǎn)物，離不開技術(shù)上的支持。高職院校因自身缺乏專業(yè)技術(shù)人才，因此在信息化建設(shè)過程中，尤其是各類行政管理系統(tǒng)建設(shè)時更多依賴于外部技術(shù)支撐，在此過程中，選優(yōu)選好尤為重要。目前國內(nèi)市場上已陸續(xù)出現(xiàn)了一些相對較成熟的行政管理系統(tǒng)，比如：OA管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)，作為高職院校，在引進適用系統(tǒng)的過程中，二次開發(fā)的重要性同樣不可忽視。每個學校在共性發(fā)展的同時，亦有很多個性化特色存在，只有在引進后通過后續(xù)實施不斷修改調(diào)整原有系統(tǒng)，方能滿足各校間的差異化需求?？梢哉f，強大的專業(yè)技術(shù)支撐是扁平化管理得以實現(xiàn)的技術(shù)保證。

扁平化管理作為趨勢所在，是高職院校行政管理變革一大方向，尤其是在后疫情時代的背景下，對各高校的行政管理體制機制建設(shè)提出了新目標與新要求，如何結(jié)合各校實際，靈活運用、揚長避短，以實現(xiàn)學校管理的最優(yōu)化，將是擺在各高校面前的一個嚴峻課題。

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On the Administrative Management Mode of Higher Vocational Colleges Based on Flat Management Theory

SONG Rongrong， ZHOU Chunfeng， ZHOU Yamin

（Zhejiang Pharmaceutical College， Ningbo 315503， China）

Abstract： With the rapid development of information technology， it brings the most direct opportunities and challenges to the administrative work of higher vocational colleges. This paper introduces the basic concept of enterprise flat management into the administrative management of higher vocational colleges， deeply analyzes the advantages and disadvantages of flat management and traditional management mode， considers the current situation of administrative management mode of higher vocational colleges， analyzes and discusses the internal and external influencing factors of implementing flat management in higher vocational colleges， so as to provide ideas for seeking the optimization of school administrative management.

Keywords： flat management theory; higher vocational colleges; administrative management

（責任編輯：程勇）