醫(yī)院人事檔案收集與利用研究

摘 要：本文分析了醫(yī)院人事檔案收集突出表現(xiàn)的“不完整”“不及時”“不準確”問題，有針對性地提出了解決之策，并進一步探究了醫(yī)院人事檔案利用策略，有利于做好人事檔案利用，發(fā)揮人事檔案價值，進一步規(guī)范醫(yī)院人事資源管理，提升醫(yī)院整體競爭力。

關(guān)鍵詞：人事檔案;檔案收集;檔案利用

概述

浙江臺州常住人口662.29萬人，擁有臺州市中心醫(yī)院、浙江省臺州醫(yī)院等二乙及以上醫(yī)院共31所公立醫(yī)院、4所民營醫(yī)院，醫(yī)務(wù)從業(yè)者6.6萬余名。做好不同類型醫(yī)院人事檔案管理意義重大。醫(yī)院人事檔案是人事部門根據(jù)干部人事管理政策和權(quán)限，在醫(yī)院培養(yǎng)、選拔及任用過程中形成的個人經(jīng)歷、醫(yī)德醫(yī)貌、業(yè)務(wù)能力等材料，是全面考察、了解、使用人員的重要現(xiàn)實依據(jù)。其中，人事檔案資料收集是醫(yī)院人事檔案工作的基礎(chǔ)，利用則是人事檔案管理工作的重要目的。把握醫(yī)院人事檔案收集現(xiàn)狀，及時糾正存在問題，做好人事檔案利用，發(fā)揮人事檔案價值，對規(guī)范醫(yī)院人事資源管理，提升醫(yī)院整體競爭力，具有極其重要的現(xiàn)實意義。

1 醫(yī)院人事檔案收集現(xiàn)狀

1.1 不完整

醫(yī)院人事檔案資料收集應(yīng)參照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》《干部人事檔案工作條例》的相關(guān)規(guī)定，嚴格按照人事檔案資料收集范圍、人事檔案主要內(nèi)容和分類，做好人事檔案資料收集工作。但從目前醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，由于醫(yī)院人事既有行政編，也有事業(yè)編，還有臨時聘用人員、合同工，不同類型人事檔案資料收集的范圍、要求有著一定的區(qū)別和不同，且一些重要人事檔案資料復(fù)印件未加蓋材料形成部門公章，缺少復(fù)印時間，等等。

1.2 不及時

參照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》《干部人事檔案工作條例》的相關(guān)規(guī)定，醫(yī)院人事檔案資料應(yīng)在形成之日起1個月內(nèi)移交人事檔案管理部門，并履行相應(yīng)的手續(xù)。但從醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)實來看，重要人事檔案資料移交、收集不及時的現(xiàn)象依然普遍存在。其中重要原因之一是醫(yī)院人事檔案資料分散形成于各個部門。例如，政工部門保存醫(yī)務(wù)人員入黨申請資料、工會組織保存的勞模評選資料、業(yè)務(wù)部門醫(yī)療技術(shù)專利證書;會計部門保管的工資憑證，等等。甚至還有少數(shù)檔案留存于個人手中。

1.3 不準確

醫(yī)院人事檔案收集不準確，主要體現(xiàn)為超范圍歸檔，以及歸檔內(nèi)容信息不準確。前者，主要是指醫(yī)院人事檔案資料收集，未嚴格參照參照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》《干部人事檔案工作條例》等相關(guān)規(guī)定，盲目貪大求全，將不應(yīng)歸檔的檔案資料收集起來，不僅浪費寶貴檔案管理資源，也增加后期管理成本。后者，主要是指人事檔案資料中的重要信息資料失真，尤其是“三齡兩歷一身份”的相關(guān)材料內(nèi)容信息不準確，影響后期檔案價值發(fā)揮。

2 醫(yī)院人事檔案收集策略

從上述干部人事檔案材料收集、鑒別、歸檔、整理工作流程可以看出，醫(yī)院干部人事檔案資料收集是后期的歸檔、整理、利用的前提和基礎(chǔ)，做好醫(yī)院人事檔案資料收集工作，意義重大。

2.1 把好入口，確保收集完整性

醫(yī)院人事檔案資料接收部門，如檔案室、醫(yī)務(wù)科等，在收到其他部門轉(zhuǎn)來的人事檔案資料時，應(yīng)從完整性方面嚴格把好入口關(guān)，根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》相關(guān)規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院不同類型人員的檔案管理特點，做好資料審核。如，新聘用應(yīng)屆醫(yī)學院畢業(yè)生，重點審核其學歷學位、黨團資料、派遣證、實習資料，等等;社會中聘用醫(yī)療特殊人才或業(yè)務(wù)骨干，還需要重點收集其職稱、職務(wù)、科研成果、履歷，以及任免考察、任免審批表等相關(guān)干部人事資料。

2.2 講究方法，確保收集及時性

醫(yī)院人事檔案資料分散、來源復(fù)雜、類型多樣，需要綜合運用多種收集方法，確保人事檔案資料及時收集，應(yīng)收盡收。結(jié)合醫(yī)院人事檔案資料部門分布及形成特點，制定醫(yī)院人事檔案資料移交、收集規(guī)章制度，明確檔案資料收集、歸檔的時間節(jié)點，并將其納入部門業(yè)績考核范圍，增強資料歸檔的思想自覺和行為自覺。此外，要結(jié)合人事檔案資料的形成時間規(guī)律，如，工資資料多在年底、考核資料考核公示結(jié)束等，檔案管理部門主動“上門”收集。此外，還要加強人事檔案收集工作宣傳，讓資料移交人員知曉歸檔范圍及要求。

2.3 嚴格審核，確保收集準確性

醫(yī)院人事檔案資料信息真實、準確，整理、排序等應(yīng)符合歸檔要求，因此，加強歸檔資料審核鑒定至關(guān)重要。一方面，積極開展業(yè)務(wù)知識培訓，重點要加強人事檔案資料收集人員的業(yè)務(wù)鑒定及審核專業(yè)知識培訓，如，選擇“老帶新”培養(yǎng)機制，讓人事檔案工作者盡快掌握人事檔案相關(guān)管理規(guī)定、標準和要求。另一方面，要區(qū)分對待，個人移交的人事檔案資料，應(yīng)重點審核其真?zhèn)?，部門移交的人事檔案資料則應(yīng)重點審核其完整性，加強“三齡兩歷一身份”審核。針對難以鑒別的，應(yīng)定期以書面形式報告上級主管部門，由組織人事部門負責認定，并根據(jù)認定結(jié)果決定人事檔案資料的去留。

3 醫(yī)院人事檔案利用對策

3.1 完善檔案利用機制

醫(yī)院人事檔案內(nèi)容涉及當事人的個人信息隱私，人事檔案資料利用方面要嚴格履行相關(guān)程序。結(jié)合醫(yī)院人事檔案管理特點和實際，修訂和完善《醫(yī)院人事檔案查（借）閱制度》《醫(yī)院人事檔案轉(zhuǎn)遞制度》《醫(yī)院人事檔案檢查核對統(tǒng)計制度》《醫(yī)院人事檔案保管、保密制度》，以及《醫(yī)院人事檔案管理人員職責》，從醫(yī)院人事檔案利用及歸還途徑、方式、要求等，逐步完善檔案利用機制，確保醫(yī)院人事檔案利用科學、規(guī)范、有序。

3.2 創(chuàng)新檔案利用方式

重點是要增強醫(yī)院人事檔案利用的主動性，深入醫(yī)療一線，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，根據(jù)醫(yī)務(wù)人員年齡、專業(yè)等信息統(tǒng)計分析，幫助醫(yī)院管理者引進醫(yī)院人員的類型、數(shù)量等提供決策參考。積極搭建醫(yī)院人事檔案利用信息化平臺，設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，方便不同組織、人事等人員查詢利用相關(guān)人事檔案信息。加快人事檔案數(shù)字化、信息化進程，注重醫(yī)院人事檔案信息資源的二次開發(fā)編研和利用，探索推進線上利用服務(wù)與線下利用服務(wù)相結(jié)合，拓展醫(yī)院人事檔案利用渠道，提升醫(yī)院人事檔案利用效率。

3.3 規(guī)范檔案利用范圍

醫(yī)院人事檔案利用可分為內(nèi)部利用服務(wù)與外部利用服務(wù)。如，對醫(yī)護人員提拔任免時，可查閱其過往經(jīng)歷表現(xiàn)，有無相關(guān)突出表彰獎勵或違紀處分情況。因此，切實規(guī)范醫(yī)院人事檔案利用范圍至關(guān)重要。應(yīng)秉持檔案利用服務(wù)范圍與人員管理范圍相統(tǒng)一原則，即，在醫(yī)院人事管理權(quán)未變動前，醫(yī)院人事檔案利用范圍保持不變，內(nèi)部服務(wù)利用權(quán)限較大，對利用手續(xù)齊全的，應(yīng)提供全方位的利用服務(wù);外部利用服務(wù)的，應(yīng)注意做好信息安全，非經(jīng)領(lǐng)導批準或同意，嚴禁外借，提供有限服務(wù)。

3.4 確保檔案利用安全

醫(yī)院人事檔案利用，應(yīng)始終繃緊安全思想防線，一方面，要嚴格遵守《檔案法》《保密法》，以及其他人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，在人事檔案利用過程中，應(yīng)嚴格保護個人重要信息，嚴禁任意擴大利用范圍。另一方面，要利用先進技術(shù)，做好人事檔案信息安全工作，如，采取加密、異地備份等形式，以應(yīng)對突發(fā)情形。此外，檔案人員要樹牢安全保密意識，始終把安全放在首位，確保檔案安全基礎(chǔ)上，做好人事檔案利用查詢工作。總之，通過物防、人防、技防等，織密醫(yī)院人事檔案利用安全“防護網(wǎng)”。

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作者簡介：鄭越文，大學學歷，臺州市中心醫(yī)院館員，主要從事檔案管理研究。