淺談事業(yè)單位財務(wù)會計檔案如何融入檔案管理體系

摘 要：在現(xiàn)代化體系發(fā)展下，單位檔案工作正逐步向多元化方向發(fā)展。而財務(wù)會計檔案管理作為單位檔案工作的一部分內(nèi)容，往往因部分單位領(lǐng)導(dǎo)思想觀念、人員編制體制、職工個人素質(zhì)等方面因素影響，存在一些問題。財務(wù)會計檔案管理工作如何走向規(guī)范化、現(xiàn)代化，納入單位整體檔案管理體系中，是一門需要研究的新課題。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;會計檔案管理;問題;解決

事業(yè)單位作為政府重要的機(jī)構(gòu)組成，其檔案資源非常豐富，但由于歷史原因和傳統(tǒng)習(xí)慣，檔案工作多數(shù)是以單一公文通知的形式記錄單位歷史信息的維護(hù)，忽視現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)內(nèi)容的補(bǔ)充和更新。財務(wù)會計檔案方面，目前機(jī)關(guān)事業(yè)財務(wù)會計崗位專職人員少、會計核算工作任務(wù)繁雜、沒有獨(dú)立財務(wù)檔案管理經(jīng)費(fèi)，再加上對會計檔案工作的重要性認(rèn)識不足、重視不夠，造成一些財務(wù)檔案數(shù)據(jù)的散失、霉變等。

1 事業(yè)單位財務(wù)會計檔案的組成

財務(wù)會計檔案管理工作是單位對各時期形成的會計賬簿、會計憑證和財務(wù)報告等能記錄和分析單位財務(wù)活動的重要資料進(jìn)行歸類整理，是單位檔案管理中一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。財務(wù)會計檔案管理劃分為會計核算、收費(fèi)管理及財務(wù)資料等多個內(nèi)容，其中：“會計核算”分為憑證、賬簿、報表、合同、物資管理和預(yù)算;“收費(fèi)管理”分為收費(fèi)報表、收費(fèi)資料、租賃合同等;“財務(wù)資料”分為各部門下達(dá)的財務(wù)指導(dǎo)性業(yè)務(wù)文件。

2 目前各單位財務(wù)會計檔案管理方面存在矛盾

各單位目前多數(shù)僅僅重視財務(wù)會計檔案中最重要的組成內(nèi)容——“會計核算”內(nèi)容而涉及單位人員工資財務(wù)、財政部門批文、財務(wù)軟件培訓(xùn)軟件資料、現(xiàn)代化會計數(shù)據(jù)等檔案資料往往未能及時歸檔，重視程度不夠。

缺乏專業(yè)財務(wù)會計檔案人員，無法在財務(wù)憑證取得當(dāng)時進(jìn)行系統(tǒng)的保管歸類。多數(shù)財務(wù)文件沒有明確的文秘人員管理，多數(shù)應(yīng)歸檔的財務(wù)文件被多人保管，零散地堆放存放在單位財務(wù)室內(nèi)，易被隨意翻動。有時因財務(wù)人員調(diào)整，有的經(jīng)手人員甚至將一些資料據(jù)為己有。在工作調(diào)動、崗位調(diào)整、離退休時有些財務(wù)檔案不說明不移交不歸檔，甚至一并帶走，造成文件檔案歸檔工作的困難。

單位檔案管理機(jī)構(gòu)未單獨(dú)設(shè)立財務(wù)會計檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案管理人員有時也沒有專業(yè)會計人員，當(dāng)遇到財務(wù)大檢查時，檔案管理人員不是專業(yè)人員，不了解財務(wù)業(yè)務(wù);而會計人員調(diào)用單位財務(wù)會計檔案時還需要辦理借用手續(xù)，影響工作效率。對保管到期確無現(xiàn)用價值的財務(wù)會計檔案，往往因檔案管理機(jī)構(gòu)人員不固定又不愿意承擔(dān)責(zé)任，不去組織鑒定和銷毀工作;會計人員又不是單位檔案管理機(jī)構(gòu)人員，無法負(fù)責(zé)牽頭組織，造成存放的財務(wù)會計檔案越來越多。

隨著現(xiàn)代化技術(shù)的提升，好多事業(yè)單位都推行財務(wù)會計資料電子化工作，因缺少熟悉會計知識的計算機(jī)技術(shù)維護(hù)人才，單位財務(wù)部門又不專設(shè)電子會計檔案管理崗位，形成的電子檔案只能由其負(fù)責(zé)記賬的會計兼任，對涉及知識內(nèi)容多的工作，會計人員因不具備相關(guān)的計算機(jī)技術(shù)專業(yè)知識，往往還停滯在手工檢索匯總階段，極大地影響到單位電算化會計檔案的發(fā)展進(jìn)度，更不利于電子檔案的保管。

目前好多事業(yè)單位因辦公場所限制，對于財務(wù)會計檔案的存放并沒有設(shè)立專門庫房，財務(wù)會計檔案資料有時隨意擺放在財務(wù)室內(nèi)，存放無序的現(xiàn)象時有發(fā)生;用時不方便查找;財務(wù)室只是一般辦公場所，不具備專門的檔案管理庫房，無法達(dá)到檔案管理中要求的防丟、防壞、防亂、防水、防燃等相關(guān)技術(shù)規(guī)定。

3 如何解決財務(wù)會計檔案管理中的問題

財務(wù)會計檔案保管工作要做到防丟、防壞、防亂、防水、防燃。防丟，就是讓財務(wù)會計檔案不因在檢查提供、單位合并移交的過程中失丟或辦公場所未安裝防盜設(shè)施被竊。防壞，就是讓財務(wù)會計檔案在歸集過程中不缺項(xiàng)不缺角，附件齊備、完好無損，對已經(jīng)破損的會計檔案及時修整。防亂，就是財務(wù)會計檔案的保管專人專門負(fù)責(zé)，不因工作調(diào)動人員、調(diào)整會計人員分散，歸檔工作條理清晰。防水、防燃，就是財務(wù)會計檔案存放應(yīng)選用能防水防火鐵皮柜存放，專門庫房要配備消防設(shè)備，同時場所內(nèi)禁止存放引起火災(zāi)的攜帶易燃物。

一是積極爭取單位領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)會計檔案管理工作的重視。會計檔案資料明確記載著單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)各方面的內(nèi)容，對單位事業(yè)發(fā)展、項(xiàng)目工作進(jìn)度、年度績效考核等都能提供重要的參考數(shù)據(jù)，特別是近年來財政部門對會計基礎(chǔ)工作的考核量化，被列為年度單位考評評分項(xiàng)目之一，分值多達(dá)30分以上，甚至有的還有相關(guān)的加分項(xiàng)目，得分依據(jù)就是單位的各種會計檔案資料。財務(wù)人員要積極爭取單位負(fù)責(zé)人對財務(wù)會計檔案管理工作的支持，加大對財務(wù)會計檔案管理工作中人力、財力、物力和技術(shù)支持投入，保證財務(wù)會計檔案管理工作順利開展、按期完成，充分發(fā)揮重要作用。

二是加強(qiáng)財務(wù)會計檔案管理人員的現(xiàn)代化技術(shù)能力。財務(wù)會計檔案管理處于不斷加強(qiáng)、逐漸完善更新的階段，這就要求會計檔案人員掌握現(xiàn)代化技術(shù)工具的能力隨之提升。建設(shè)一支高素質(zhì)的財務(wù)會計檔案干部人才隊伍，目前是各單位開展財務(wù)會計檔案管理電算化的重要基礎(chǔ)條件之一。從根本上要解決現(xiàn)有財務(wù)人才隊伍只負(fù)責(zé)會計核算、人員隊伍組成單一的現(xiàn)狀，在每年的財務(wù)會計人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)中，加強(qiáng)對檔案管理業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，分重點(diǎn)、分項(xiàng)目和根據(jù)單位實(shí)際檔案業(yè)務(wù)歸檔需要，以加強(qiáng)財務(wù)會計檔案管理人員的會計電算化技術(shù)應(yīng)用培訓(xùn)為主導(dǎo)，提高掌握和運(yùn)用信息手段的技能，讓其了解財務(wù)會計電算化檔案管理的內(nèi)容，更好地滿足財務(wù)會計檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)要求。

三是健全制度財務(wù)會計檔案管理，正確處理會計檔案的保密與利用的關(guān)系。財務(wù)會計檔案材料內(nèi)容涉及單位重要事項(xiàng)，是需要保密的，但也有些是可以公開的，比如單位部門預(yù)決算批復(fù)、單位“三公”經(jīng)費(fèi)支出等等內(nèi)容，這就要求財務(wù)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局令第79號）的有關(guān)規(guī)定，并充分考慮單位財務(wù)會計檔案管理的實(shí)際情況，從思想上高度重視，在制定財務(wù)會計檔案管理相關(guān)規(guī)定時，要多與財政、審計、紀(jì)檢監(jiān)察部門匯報溝通，確保財務(wù)會計檔案管理制度的合規(guī)性。在財務(wù)工作中涉及會計檔案資料的內(nèi)容、歸檔、查詢等工作中要嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，提高財務(wù)會計檔案管理的質(zhì)量。

四是財務(wù)會計檔案管理要技術(shù)化、正規(guī)化，推行目標(biāo)管理責(zé)任制。在實(shí)際工作中，財務(wù)會計檔案管理工作要做到規(guī)范化，需逐步建立形成單位負(fù)責(zé)人主管、財務(wù)科室負(fù)責(zé)人分管、具體會計檔案人員負(fù)責(zé)的機(jī)制，財務(wù)會計檔案管理納入單位會計負(fù)責(zé)人任職內(nèi)目標(biāo)考核內(nèi)容之一。重視財務(wù)會計檔案管理，不斷改進(jìn)檔案管理方法，財務(wù)文件、會計資料在單位檔案管理系統(tǒng)中要及時歸類，分類存放，提高會計檔案管理的利用效率，為單位財務(wù)工作的可持續(xù)發(fā)展提供保證。

五是新形勢下隨著事業(yè)單位改革的推進(jìn)，積極做好單位財務(wù)會計檔案移交工作。財務(wù)會計檔案移交是事業(yè)改革按期完成的內(nèi)容之一，尤其是合并的單位因涉及多個單位，其移交的會計資料涉及憑證、賬本、資產(chǎn)清查等多項(xiàng)內(nèi)容，還需進(jìn)行財務(wù)審計。組織專業(yè)的財務(wù)會計檔案管理人員對會計檔案資料進(jìn)行清點(diǎn)核對，及時編制會計檔案資料移交明細(xì)單，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案項(xiàng)目名稱、憑證號數(shù)、裝訂冊數(shù)、歸檔年度、順序編號等內(nèi)容，對未形成年度的會計資料也要及時裝訂，電子記賬的會計檔案電子數(shù)據(jù)包括及其讀取平臺也要一并移交。在資料移交過程中，還要注意區(qū)分單位合并后原各單位是否仍存續(xù)，會計檔案具體應(yīng)由誰保管的問題，按財政部《會計檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，防止發(fā)生檔案保管主體責(zé)任不明確而無法順利移交的問題。

總之，單位財務(wù)會計檔案管理工作必須要有責(zé)任心、懂會計知識又懂檔案管理的專業(yè)管理人員擔(dān)任，對入賬的會計憑證附件審核都能做到手續(xù)齊全、內(nèi)容清楚，對歸檔的財務(wù)文件都能做到按序裝訂及時封冊，對需拷備的電子會計數(shù)據(jù)都能做到專門保存，從會計檔案收集開始的源頭一直保證相關(guān)資料的完整與安全，這是財務(wù)會計檔案保管工作的基本任務(wù)，也是財務(wù)會計檔案保管工作的重要目的，也是單位一項(xiàng)非常重要的會計基礎(chǔ)工作。要有始有終，每時每刻，確保財務(wù)會計檔案資料安全存放保管，為單位整體檔案工作提供財務(wù)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

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作者簡介：李玫，大學(xué)學(xué)歷，棗莊市殘疾人綜合康復(fù)中心館員，研究方向：財務(wù)管理學(xué)和檔案管理學(xué)。