以需求為導向的高校檔案信息系統(tǒng)對接集成實踐

摘 要：隨著高校信息化的推進，檔案信息系統(tǒng)的對接成為一個重要課題。本文以高校檔案利用需求為導向，探討高校檔案信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接集成方案，以實現(xiàn)電子文件安全規(guī)范在線歸檔，高校檔案數(shù)據(jù)信息的網(wǎng)上平臺收集與共享。

關(guān)鍵詞：高校;檔案;對接;集成;信息系統(tǒng)

高校內(nèi)不同信息管理系統(tǒng)內(nèi)存儲著各種類型的電子檔案信息，涉及管理、教學、科研等方面，各職能部門應(yīng)能夠共享。高校檔案管理部門需主動出擊，把高校檔案管理系統(tǒng)建設(shè)成為面向全校的數(shù)字化信息提供中心，把信息資源轉(zhuǎn)化為校內(nèi)共享的檔案資源，讓檔案利用者享受到一站式檔案信息服務(wù)。

1 信息管理系統(tǒng)對接集成遇到的問題和困難

當前高校正在建設(shè)各種類型管理信息系統(tǒng)，由不同部門管理，是向不同公司采購的專業(yè)管理系統(tǒng)。各系統(tǒng)在數(shù)據(jù)庫設(shè)計上執(zhí)行各家軟件公司的不同標準，采用不同的數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)和接口技術(shù)，在不同的操作系統(tǒng)下運行，有著自己的用戶界面，各自獨立，互不關(guān)聯(lián)，形成了一個個信息孤島。

對接集成工作開展前，檔案管理部門、各職能管理部門、對接系統(tǒng)廠家等各方面臨很多問題，諸如專業(yè)知識領(lǐng)域不同、工作時間安排不同、相互溝通不暢等，給對接造成了障礙。

對接集成工作面臨兩個方面技術(shù)性困難。

1.1 無法實現(xiàn)自動智能歸檔整理

因其它系統(tǒng)設(shè)計或者業(yè)務(wù)流程原因，無法對數(shù)據(jù)進行自動歸檔或自動整理（按照年度、保管期限和分類等智能的整理）。

1.2 無法保證電子文件檔案“四性”要求

無法確保電子檔案的真實性、可靠性、完整性、可讀性。

對接集成工作完成后，因忽視前期需求分析，可能無法為檔案利用者提供需要的檔案信息與分析數(shù)據(jù)。如部分功能沒有被考慮，與實際需求相左;部分電子檔案數(shù)據(jù)被忽視，導致沒有被收集或者收集不完整;分析數(shù)據(jù)查考率低下。

2 信息管理系統(tǒng)對接集成解決方案設(shè)想

2.1 總體規(guī)劃，明確分工

各高校應(yīng)把檔案系統(tǒng)對接工作納入本校信息化建設(shè)規(guī)劃，統(tǒng)籌考慮全校各信息系統(tǒng)對接方案，理順檔案信息系統(tǒng)對接的思路和步驟，明確相關(guān)職能部門的職責與分工：各職能部門負責電子檔案的收集、整理、著錄、歸檔等工作;檔案部門負責制定電子檔案歸檔管理辦法及數(shù)據(jù)標準，建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)，指導各部門電子檔案歸檔工作，對相關(guān)人員進行業(yè)務(wù)培訓，監(jiān)督檢查各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子檔案“四性”，對歸檔電子檔案進行編目、備份、保存和開發(fā)利用;信息化管理部門負責按照國家及行業(yè)標準開展信息管理系統(tǒng)對接工作，對電子檔案順利歸檔做好技術(shù)保障;保密管理部門參與監(jiān)督電子檔案的保密管理。

2.2 對接集成溝通調(diào)研

電子檔案數(shù)據(jù)的最終流向是檔案信息管理系統(tǒng)，因此，檔案管理部門應(yīng)成為多方溝通的中心和橋梁。對接集成工作開展前，檔案部門應(yīng)先與相關(guān)職能部門進行溝通，了解業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)工作流程和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)積累情況，相關(guān)職能部門了解電子檔案歸檔要求，部門間要討論并確定整個對接集成工作的業(yè)務(wù)需求;再由檔案管理部門和相關(guān)職能部門一起與對接集成項目公司三方溝通，一起討論項目實施的具體方案和計劃。對接集成中檔案部門需與公司方定期溝通，并將溝通結(jié)果及時告知相關(guān)職能部門，做好協(xié)調(diào)溝通工作，及時處理突發(fā)問題，直致項目結(jié)束。

2.3 歸檔數(shù)據(jù)的需求分析

系統(tǒng)集成對接應(yīng)以檔案利用需求為導向。當前高校檔案利用者可分為三類群體：科研人員，主要為高校的專家和學者，以科研利用為目的;工作查考人員，主要為日常教學管理工作人員，以高校管理事務(wù)利用為目的;個人，主要為學生、教職工和校友等，以私人利用為主要目的。

在系統(tǒng)平臺對接中，參考經(jīng)濟學的顧客需求理論，按照高校電子檔案上述三類利用者的非對稱性特點，可將需求分為三個層次。

2.3.1 必備需求。指檔案利用者對高校檔案部門提供的檔案信息資源或咨詢服務(wù)的基本要求，是高校檔案部門為檔案利用者承諾的服務(wù)。這些需求未得到滿足，檔案利用者會非常不滿意;這些需求得到滿足，利用者并不一定產(chǎn)生更高的滿意度。

2.3.2 單向需求。指檔案利用者的滿意狀況與需求滿足成比例關(guān)系的需求，是高校檔案部門為檔案利用者提供的增值服務(wù)。檔案部門提供的數(shù)據(jù)分析資料或服務(wù)超出檔案利用者的期望越多，利用者越滿意，反之亦然。

2.3.3 吸引需求。指既不會被檔案利用者表達出來，也不會被利用者過分期望的需求，是高校檔案部門為檔案利用者提供的非承諾性服務(wù)。例如，將接收后的電子檔案以網(wǎng)頁形式進行的檔案展覽。一旦這類需求得到滿足，檔案利用者的滿意狀況會有極大的提升;當然，即使沒有滿足檔案利用者的這類需求，利用者的滿意狀況也不會明顯下降。

對高校檔案部門來說，通過對三類群體三個層次需求的調(diào)研所形成的需求分析報告，是檔案管理信息系統(tǒng)與各系統(tǒng)對接工作的重要參考。對接的重點首先應(yīng)放在必備需求上，在技術(shù)可行的情況下盡可能滿足單向需求，如條件允許選擇性地滿足吸引需求。

3 對接集成的主要操作方法

3.1 明確集成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)劃分

3.1.1 結(jié)構(gòu)化的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息。信息經(jīng)分析后可分解成多個互相關(guān)聯(lián)的組成部分，各組成部分間有明確的層次結(jié)構(gòu)，可通過數(shù)據(jù)庫進行管理。如高校OA辦公系統(tǒng)的審批流程記錄、各專業(yè)管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)記錄等。

3.1.2 非結(jié)構(gòu)化的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)。無法完全數(shù)字化、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不規(guī)則的信息，不能使用數(shù)據(jù)庫進行管理。例如數(shù)字公文、圖片、音頻、視頻等多種格式的數(shù)據(jù)。

3.2 明確集成平臺結(jié)構(gòu)的劃分

3.2.1 異構(gòu)的管理平臺。歸檔的檔案材料存儲在不同的管理系統(tǒng)中，這些系統(tǒng)沒有進行統(tǒng)一設(shè)計和管理;這些系統(tǒng)只有通過接口協(xié)調(diào)來交換數(shù)據(jù)，實現(xiàn)平臺間的數(shù)據(jù)收集。如各職能部門在不同時間內(nèi)，向不同公司采購成熟的專業(yè)管理系統(tǒng)，但是各系統(tǒng)在數(shù)據(jù)庫的設(shè)計上執(zhí)行各家軟件公司的不同標準。

3.2.2 同構(gòu)的管理平臺。是由高校內(nèi)部統(tǒng)一規(guī)劃，根據(jù)自身檔案管理需求，規(guī)范設(shè)計數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)和接口技術(shù)而開發(fā)的集成性檔案管理平臺。如在高校自定規(guī)范標準指導下定制開發(fā)的系統(tǒng)。

3.3 明確集成歸檔方式的選擇

3.3.1 全數(shù)據(jù)歸檔。整個業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)內(nèi)容全部歸檔，可完整保存檔案數(shù)據(jù)，但數(shù)據(jù)量巨大，無用數(shù)據(jù)多，投入大。

3.3.2 選擇性歸檔。結(jié)合檔案利用需求，有選擇接收部分數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)總量不大，可提前篩選數(shù)據(jù)，保存利用價值大的數(shù)據(jù)，投入可控。對比兩種方式，選擇性歸檔是一個性價比比較高的方案，更適合當前高校檔案管理需求。

3.4 保障“四性”

保證電子檔案的真實性、可靠性、完整性、可讀性。加強電子文檔前端管理控制，在電子文件形成時就介入，把數(shù)字摘要、數(shù)字簽名、電子印章、時間戳等相關(guān)信息技術(shù)運用到業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中，實現(xiàn)電子文件在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的“四性”。歸檔后，檢查相關(guān)元數(shù)據(jù)“四性”。

3.5 保證元數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)

在對接集成抓取元數(shù)據(jù)及電子文件時，應(yīng)提前考慮各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程及文件歸檔要求。應(yīng)抓取業(yè)務(wù)流程審批產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)和電子文件元數(shù)據(jù);歸檔到檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)自身數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)和形式，考慮未來的檢索、保存和利用，元數(shù)據(jù)應(yīng)側(cè)重于電子檔案描述。應(yīng)根據(jù)檔案管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)側(cè)重點不同，建立兩者映射關(guān)系表，做好系統(tǒng)間數(shù)據(jù)到電子檔案的元數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)展現(xiàn)，方便后期檢索利用。

3.6 做好電子檔案備份存儲

歸檔后的電子檔案并不絕對安全，高校檔案管理部門還需對電子檔案進行離線備份，降低電子檔案長期保存的各種不測風險。NAS（網(wǎng)絡(luò)附加存儲）屬于專用數(shù)據(jù)存儲并且自帶硬盤、操作系統(tǒng)，可實現(xiàn)跨平臺的網(wǎng)絡(luò)集中數(shù)據(jù)管理，存儲數(shù)據(jù)量大并且支持熱插拔技術(shù)，使用方便。其優(yōu)點使得該技術(shù)非常適合快速鏈接網(wǎng)絡(luò)，將檔案管理系統(tǒng)內(nèi)存儲的大量線上電子檔案進行備份，備份完成后與網(wǎng)絡(luò)斷離，確保電子檔案的長期安全保存。

3.7 應(yīng)注意的幾個事項

3.7.1 注重采用自動邏輯歸檔。業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)電子文件向檔案信息系統(tǒng)歸檔時，業(yè)務(wù)系統(tǒng)端需設(shè)置合理的歸檔節(jié)點位置，配置不同類型文件間邏輯關(guān)系及關(guān)聯(lián)對應(yīng)元數(shù)據(jù)，涉及隱私等不宜公開內(nèi)容時需考慮數(shù)據(jù)脫敏，有利用價值的數(shù)據(jù)分析可用頁面抓取技術(shù)提取歸檔。檔案信息管理系統(tǒng)端需設(shè)計相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計及跟蹤界面，設(shè)計好檔號自動分配規(guī)則，減少人工干預，采用自動邏輯歸檔。

3.7.2 減少線下移交時人為干擾。電子文件歸檔以線上自動觸發(fā)為主，線上手工觸發(fā)為輔，根據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及業(yè)務(wù)流程實際情況預留線下歸檔接口，將線下移交作為補充歸檔方式，提高系統(tǒng)對接集成的容錯率。線下移交需由相關(guān)管理規(guī)定進行約束，盡可能減少人為因素對檔案數(shù)據(jù)“四性”的干擾。

3.7.3 應(yīng)考慮對接成本。在系統(tǒng)對接集成時，新技術(shù)的運用需綜合考慮，評估新技術(shù)難點和風險時也要考慮成本和收益的性價比，可靠性低、難度大、投入過大、效果不明顯的新技術(shù)不宜采用。

高校檔案信息系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接集成的實現(xiàn)，以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，實現(xiàn)電子文檔前端管控，提高檔案管理規(guī)范化、數(shù)字化水平，消除信息孤島，促進信息共享。

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作者：趙陳剛（1979— ），浙江理工大學檔案館助理館員。