新醫(yī)改下醫(yī)院文書檔案管理的改進方法探討

楊靜靚

摘要：傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已無法適應新時代的發(fā)展，若醫(yī)院文書檔案管理方法較為落后不僅不利于自身檔案管理工作，也會阻礙醫(yī)院整體的可持續(xù)發(fā)展，因此醫(yī)院的管理工作者應對檔案管理工作給予高度重視，結合新醫(yī)改的要求，不斷改進與完善檔案管理工作。然而目前醫(yī)院的文書檔案管理工作仍有不足之處，本文從現階段醫(yī)院檔案管理工作的現狀入手，分析醫(yī)院文書檔案管理工作的重要性，并就如何改進當下醫(yī)院文書檔案管理工作進行探討。

關鍵詞：新醫(yī)改;醫(yī)院;文書檔案管理工作;問題;方法措施

醫(yī)院的文書檔案包含了院務、黨務、人事、財務、基建、業(yè)務、糾紛案卷等關于醫(yī)院發(fā)展的所有記錄。近些年，我國各大醫(yī)院的規(guī)模不斷擴大，醫(yī)院業(yè)務范圍的增大，檔案的管理工作任務量也呈直線上升的趨勢。只有確保醫(yī)院文書檔案準確的記錄、科學的管理才能實現其安全性與可靠性，才能讓醫(yī)院的檔案管理工作才能朝向信息化、規(guī)范化與高效化的方向發(fā)展。

一、醫(yī)院文書檔案管理工作的現狀

（一）醫(yī)院文書檔案管理制度尚不健全

大多數的醫(yī)院在文書檔案管理方面仍有欠缺之處，沒有專門的監(jiān)管人員來管理檔案，很容易造成文件、材料的缺失以及醫(yī)院內部管理信息的丟失和泄露。另外，很多文檔都會出現歸檔不及時或者檔案較為混亂的現象，部分檔案還會出現隨意涂改、內容遺漏、裝訂不規(guī)范以及歸還不及時造成丟失的情況[1]。部分醫(yī)院在文書檔案管理工作中存在崗位職責不明確的現象，檔案由幾個部門分別管理，一旦部門之間配合不好就會影響文書檔案管理工作的效率。

（二）管理人員重視度不夠

以往人們認為文書檔案管理就是儲存和保管文件，包括部分醫(yī)院的檔案管理者，他們沒有認識到文書檔案管理的重要性，重視臨床業(yè)務，輕視行政后勤，認為這不是醫(yī)院的主體工作，不能直接產生經濟效益，管理優(yōu)劣都不會對醫(yī)院的發(fā)展造成阻礙，這正是由于其缺乏對文書檔案管理這項工作的認知與重視度，缺乏對醫(yī)院文書檔案管理的使命感與責任心。此外，很多從事文書檔案管理的工作者缺乏文書檔案管理相關的專業(yè)知識，未經過專業(yè)的培訓，導致在管理文書檔案的工作中遇到很多困難使得文書檔案采集工作準確度不高。

（三）檔案管理投入的資金不足

要實現醫(yī)院檔案管理科學化、現代化就要增加一些資金投入，然而現階段很多醫(yī)院在檔案管理方面缺乏資金支持，這就阻礙了檔案管理工作的落實與發(fā)展。缺乏現代化的辦公設施就無法將檔案數據等實現信息化處理，降低了檔案管理工作的效率[2]。同時，檔案管理工作沒有良好的環(huán)境支持，若想保存紙質檔案就需要特定的空間進行儲存，而這個環(huán)境需要有適宜的溫度與濕度，還要具備防水的作用，這也看出來檔案管理的環(huán)境對完整保存檔案的重要性。此外，增加資金的投入有助于完善人才培養(yǎng)體系，人才是發(fā)展的保障，有利于醫(yī)院檔案管理工作更長遠的發(fā)展。

二、醫(yī)院文書檔案管理工作的重要性

醫(yī)院檔案管理工作對醫(yī)院的長久發(fā)展具有重要的意義，現代化的檔案管理能夠替代繁雜的手寫報告，應用計算機管理可便于檔案管理工作人員對資料的精確查找和妥善保管，也為借閱人員節(jié)省了時間，更好的服務于醫(yī)院各項工作的開展[3]。其次，完整真實的檔案能夠作為重要的憑證，職工能夠通過這些檔案資料能夠了解醫(yī)院的一步步發(fā)展、領導的決策、科室的壯大、業(yè)務的開展情況，提升職工的信任度、歸屬感和使命感?？梢哉f，醫(yī)院的文書檔案管理工作不僅能夠提高醫(yī)院的整體工作效率，還能夠為醫(yī)院的順利發(fā)展提供指導方向。

三、新醫(yī)改下醫(yī)院文書檔案管理的改進方向

在新醫(yī)改不斷深入的背景下，要遵守檔案文檔一體化的原則，加強控制內部檔案的管理，改進主系統(tǒng)檔案管理的思路，將之與附加檔案管理制度的改進思路相結合，建立檔案文檔一體化管理體系。此外，紙質檔案還要保留，堅持紙質檔案和電子檔案并存的原則，以往醫(yī)院檔案登記都依靠人工記錄，為了確保檔案的原始性，在檔案管理信息化的進程中仍然需要紙質檔案與數字檔案并存，這樣就能讓原始記錄保存下來并提高檔案的真實性和利用率。

四、新醫(yī)改下醫(yī)院文書檔案管理工作的完善思路

（一）完善檔案管理制度

要想提高檔案管理質量，就要完善檔案管理制度，完善數字化檔案信息管理平臺，通過計算機電子信息系統(tǒng)對龐大數據進行處理，降低人工處理數據時出現錯誤率，提高檔案管理者的工作效率。其次，明確檔案管理者的職責，對于檔案篡改或者文件丟失等問題制定責任追究制度，針對某個環(huán)節(jié)出現問題就追究相應的責任負責人。第三，各部門之間調用檔案時，需要去往檔案管理部門辦理正規(guī)手續(xù)后才可借用，不可私下借出或者隨意下載、復印檔案。各種類型的檔案無論是借出還是歸檔，都要確保檔案信息數據的安全性，加強密封工作的質量，檔案需要加蓋密封章，待各類審查單位結束審查工作之后在進行密封，這樣能夠有效保障醫(yī)院檔案的可靠性與安全性。

（二）加強檔案管理者的重視度

改進文書檔案管理工作的首要任務就是加強管理者的重視度，不斷提升管理者的文書檔案管理意識，確保工作落實到位，從根本上讓其認識到文書檔案管理工作的重要性。醫(yī)院工作較多，情況復雜，信息繁多，內容廣泛，需要管理者集中注意力，根據不同的類別進行信息分類。只有提高文書檔案管理工作的準確性才能提升其工作效率。

（三）利用大數據的思維模式

醫(yī)院文書檔案管理采用信息化管理模式來處理大量的信息數據，運用大數據技術將既能夠將檔案信息進行歸類，又可以實現檔案資源的信息存儲功能。檔案資源類型越多、信息越豐富，則參與檔案管理工作的人員就會越多，未建立檔案共同體打造了良好的基礎。同時，利用大數據技術可以記錄并分析共同體成員的特點與感興趣的信息，并對其檔案進行分析與總結，能夠提供更為有效的檔案服務。

結束語：

綜上所述，隨著時代的發(fā)展，社會的進步，經濟的迅速攀升，使得我國在各個領域中都出現了變革與優(yōu)化，尤其在醫(yī)院文書檔案的管理方面，優(yōu)質的醫(yī)院檔案管理工作，對醫(yī)院的長久可持續(xù)發(fā)展起著關鍵的作用，針對檔案管理工作中存在的問題，不僅要提出解決措施，還需要對檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，才能確保各項工作能順利開展。同時，加強檔案管理的科學化與規(guī)范化，提升醫(yī)院檔案管理的工作效率，才能更好的適應新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理工作的需求。

參考文獻：

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[3]徐東慧，張永寶.新醫(yī)改背景下醫(yī)院財務管理與會計核算研究[J].財會學習，2020（31）：92-93.

[4]苑海濤.探討新醫(yī)改政策下醫(yī)院財務管理和會計核算[J].經濟研究導刊，2020（31）：86-87.

（湖南省邵陽市中心醫(yī)院綜合檔案室?湖南邵陽?422000）