辦公室文書檔案管理對(duì)策探析

于翠翠

摘要：文書檔案管理是現(xiàn)代化管理體系的重要組成部分，對(duì)當(dāng)前的檔案數(shù)字化以及檔案挖掘、運(yùn)用都有巨大的作用，影響深遠(yuǎn)。對(duì)文書檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理，既是每一個(gè)檔案管理工作者的工作目標(biāo)和方向，也是每個(gè)單位需要積極推動(dòng)的事業(yè)。基于此，本文主要分析現(xiàn)代化背景下提升文書檔案管理工作質(zhì)量的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理現(xiàn)狀;改革與創(chuàng)新;信息化建設(shè);檔案管理

1 引言

文書檔案管理在企業(yè)日常工作管理中處于基礎(chǔ)性地位，隨著企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理體制、工作內(nèi)容不斷發(fā)展變化體現(xiàn)出企業(yè)發(fā)展軌跡和各項(xiàng)基本的信息，對(duì)于企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展有著積極的指導(dǎo)意義。因此，需要對(duì)文書檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，提出有針對(duì)性的解決措施，不斷改革完善管理體制與運(yùn)行機(jī)制，推動(dòng)企業(yè)文書檔案管理工作的深化。

2 文書檔案管理工作的重要意義

第一，作為重要的信息憑證，文書檔案的完整性直接關(guān)乎檔案管理工作質(zhì)量，為盡可能地提升檔案管理活動(dòng)水準(zhǔn)，企業(yè)單位的相關(guān)部門要盡可能地保障文書檔案的價(jià)值，為后續(xù)的查閱打下良好基礎(chǔ)，以便企業(yè)單位管理層圍繞文書檔案對(duì)歷史的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)和反思，規(guī)劃企業(yè)單位的發(fā)展路線。第二，提升管理水準(zhǔn)，國內(nèi)市場(chǎng)化改革的不斷深入使得企業(yè)單位涌現(xiàn)了大量的不穩(wěn)定因素;因此，企業(yè)單位管理層更應(yīng)充分重視檔案管理工作，保證檔案資料保存、分類、整理、收集等各項(xiàng)工作的質(zhì)量，進(jìn)而提升檔案管理工作質(zhì)量;借助文書檔案資料，充分反映企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)發(fā)展?fàn)顩r、企業(yè)面臨的困境、企業(yè)內(nèi)外環(huán)境等，使得各部門的檔案管理人員能夠圍繞企業(yè)單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，不斷加強(qiáng)各項(xiàng)工作的針對(duì)性，進(jìn)而全方位提升企業(yè)單位的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，推動(dòng)企業(yè)單位的穩(wěn)定、長(zhǎng)久發(fā)展。

3 辦公室文書檔案管理對(duì)策

3.1 對(duì)公文制發(fā)做好管控

公文是檔案的基礎(chǔ)，管控好公文的制發(fā)對(duì)推動(dòng)文書檔案工作的規(guī)范化具有非常重要的作用，只有先讓公文制發(fā)做到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，才能更好地推動(dòng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。與此同時(shí)，還要保證公文質(zhì)量，公文規(guī)格、排版、裝訂也要符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)規(guī)定。在制發(fā)公文之前，還要對(duì)審核查驗(yàn)其簽發(fā)手續(xù)、審批權(quán)限，保證公文標(biāo)題、單位、日期、落款、書寫等均達(dá)到字跡清晰、準(zhǔn)確無誤。當(dāng)然，公文書寫要使用國家標(biāo)準(zhǔn)文字并嚴(yán)格遵照相關(guān)格式與規(guī)范，書寫時(shí)不使用易褪色的筆墨，以便保存。

3.2 樹立系統(tǒng)管理理念

一是要牢固樹立系統(tǒng)管理理念。建立“大檔案”管理模式，制定統(tǒng)一的文書檔案管理模式、工作標(biāo)準(zhǔn)，使文書檔案編制及歸檔要求滿足辦公室日常管理的現(xiàn)實(shí)需要。二是要切實(shí)做好系統(tǒng)保障。既要做好辦公室日常行政管理過程中產(chǎn)生的文書檔案資料，還要及時(shí)將傳統(tǒng)文書資料制成電子文檔格式，并將重要電子文書檔案進(jìn)行備份，檢索式文書檔案則選擇機(jī)讀模式管理。三是要踐行系統(tǒng)管理模式。在人、財(cái)、物等方面，全面打牢信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案基礎(chǔ)，即，辦公室文書檔案管理應(yīng)堅(jiān)持“?！薄凹妗毕嘟Y(jié)合的理念，以其專職檔案員管理為主，各業(yè)務(wù)部門配備1名兼職人員，協(xié)助做好文書檔案收集移交;將信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理所需經(jīng)費(fèi)納入單位整體預(yù)算，給予必要保障和支持。注重信息設(shè)備的投入和使用。如，針對(duì)重要文書檔案的備份，既可選用U盤備份，也可選用磁帶光盤備份，并作為文書檔案存儲(chǔ)建檔介質(zhì)。

3.3 建設(shè)數(shù)字化文書檔案管理平臺(tái)

檔案管理部門要加強(qiáng)現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)管理，通過數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)自動(dòng)化建設(shè)，管理好目前的儀器和設(shè)備。現(xiàn)代文書檔案離不開高速自動(dòng)化的檔案管理工具，例如：打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)和掃描儀等等，而這些設(shè)備的應(yīng)用效率，直接決定了文件檔案工作管理的實(shí)際效率，所以文件檔案工作室要加強(qiáng)對(duì)所有設(shè)備的排查，及時(shí)更新設(shè)備的軟件類型，做好設(shè)備的日常數(shù)據(jù)維護(hù)工作。一旦發(fā)現(xiàn)設(shè)備的工作狀態(tài)不良，例如噪音、振動(dòng)、過熱或者是數(shù)據(jù)出錯(cuò)，就要及時(shí)對(duì)設(shè)備進(jìn)行維修和調(diào)整，同時(shí)應(yīng)對(duì)每一臺(tái)設(shè)備進(jìn)行編碼，以便查找數(shù)據(jù)和設(shè)備的維修管理。

3.4 提高員工的綜合素養(yǎng)

一些檔案管理人員將主要的時(shí)間、精力放在了文書檔案資料的保存方面，導(dǎo)致企業(yè)單位的檔案管理人員都依循相同的規(guī)范，整理文書檔案資料，并未結(jié)合新形勢(shì)下行業(yè)的實(shí)際特點(diǎn)，開展具有針對(duì)性的檔案管理工作。企業(yè)單位的檔案管理人員始終是檔案管理活動(dòng)的主體，因此，其綜合素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力、專業(yè)水準(zhǔn)直接關(guān)系企業(yè)單位檔案工作質(zhì)量。為進(jìn)一步適應(yīng)新形勢(shì)下文書檔案管理活動(dòng)的各項(xiàng)要求，企業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)持續(xù)提高自身的綜合素養(yǎng)，深入分析文書檔案管理活動(dòng)的落實(shí)情況;根據(jù)各項(xiàng)管理活動(dòng)細(xì)節(jié)，制定針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃，不斷提高自身的工作能力，優(yōu)化自身的工作狀態(tài)，確定自身存在的諸多不足，積極參與培訓(xùn)活動(dòng)。企業(yè)單位在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)著重提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)、專業(yè)技能以及理論知識(shí)水準(zhǔn)，全方位提高員工的檔案管理意識(shí)。此外，企業(yè)單位還應(yīng)不斷革新管理層的檔案管理理念，引入現(xiàn)代化的文書檔案管理觀念，圍繞計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)，制定更加合理、科學(xué)、專業(yè)的管理計(jì)劃，進(jìn)而提高文書檔案管理質(zhì)量，增強(qiáng)企業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

4 結(jié)束語

總之，提升文書檔案管理工作水平和地位，不僅要增強(qiáng)文書工作與檔案管理工作間的銜接，促進(jìn)各部門密切協(xié)作，建立健全檔案管理、保障機(jī)制，還要不斷完善相關(guān)工作程序，更好地促進(jìn)文書檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，積極開發(fā)檔案的潛在價(jià)值和良好作用，提高檔案資料利用率，只有這樣才能確保企業(yè)長(zhǎng)足、穩(wěn)定、健康發(fā)展。

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