基層綜治信訪檔案管理創(chuàng)新策略淺析

楊杰

摘 ?要：信訪檔案是由信訪部門在處理人民群眾反饋的意見、接待群眾訪問工作過程中直接形成的，具有一定的參考利用價(jià)值，而且結(jié)合具體檔案制度統(tǒng)一整理保存的圖像文字、虛聲源、表格、電子信息等如實(shí)反映信訪工作中的歷史記錄，在所有社會管理過程中占有重大地位，它是社會信息系統(tǒng)的中堅(jiān)力量，對處理基層綜治信訪突出的問題發(fā)揮了不可忽略的作用。而信訪檔案管理是一項(xiàng)最基礎(chǔ)的工作，它跟其他檔案相同，都具有真憑實(shí)據(jù)，具備自身的特殊性，是進(jìn)行信訪工作的參考根據(jù)以及重要媒介，對信訪部門起到一個保護(hù)作用。所以，加強(qiáng)基層綜治信訪檔案管理，加快檔案管理的進(jìn)程以及信訪檔案管理創(chuàng)新，意義重大。

關(guān)鍵詞：基層綜治、信訪、檔案管理、創(chuàng)新策略

今年，筆者主要負(fù)責(zé)本局辦公室工作及文書檔案管理，重點(diǎn)是綜治信訪材料收集歸檔、局辦公室文書檔案的整理等工作。一段時間以來，本人通過對本地主要單位綜治信訪檔案管理情況進(jìn)行調(diào)研，發(fā)現(xiàn)大部分基層單位信訪檔案管理方面依然存在沒有完善性、沒有規(guī)范性、沒有科學(xué)性的問題，主要體現(xiàn)在：有些單位即使做了很多工作，也沒能認(rèn)真收集材料，資料殘缺，或在整理資料過程中出現(xiàn)分類錯誤，歸檔錯誤，案卷分類非?；靵y檔案沒有按照相關(guān)要求實(shí)施管理，標(biāo)簽、卷盒、卷冊、目錄等等都沒有融合，電子檔案以及實(shí)檔管理不符合要求，沒有更好地采用具有現(xiàn)代化、科學(xué)化的方式去管理檔案。而科學(xué)的管理檔案是提高工作質(zhì)量及效率的重要條件，是維護(hù)歷史面貌的重要工作。為此，本文基于個人調(diào)研情況，結(jié)合對信訪檔案的分類、特征及其重要性探討，進(jìn)一步分析了信訪檔案管理中所存在的問題，并對基層綜治信訪檔案管理提出創(chuàng)新策略及可行性路徑。

一、信訪檔案的分類和特征

信訪檔案和信訪工作有著密切的聯(lián)系，在檔案分類當(dāng)中具有獨(dú)立性，按照屬性進(jìn)行劃分，可把它歸類到民生檔案。信訪檔案是信訪活動的實(shí)際記錄，在檔案當(dāng)中具有很多特點(diǎn)，比如特殊性、記錄性、信息化、憑證性、價(jià)值化、公正性等等。

信訪檔案，它把信訪活動的整個過程給如實(shí)記錄下來了，是群眾信訪案件得到合理處理的有力證據(jù)，信訪檔案是信訪工作管理及處理事務(wù)中形成記錄性、信息性等特點(diǎn)的重要資源。一份健全的信訪檔案，如實(shí)記錄了信訪活動的時間、地點(diǎn)、事情經(jīng)過和有關(guān)聯(lián)的人和物，不但有信訪人及機(jī)關(guān)的圖章，而且還有機(jī)關(guān)調(diào)查處理的經(jīng)過以及結(jié)果，上級機(jī)關(guān)的審批以及當(dāng)事人對處理結(jié)果的反應(yīng)，具有真實(shí)性、正確性以及價(jià)值性。

二、基層綜治信訪檔案管理工作的重要性

基層綜治信訪檔案管理工作是信訪工作過程中的重要環(huán)節(jié)，它不但能夠如實(shí)反映出某個時期企業(yè)或組織的政策行為及結(jié)果，讓基層領(lǐng)導(dǎo)掌握相關(guān)資料，對信訪工作規(guī)律具有充分了解，對實(shí)際問題做出正確的判斷，而且還可以為執(zhí)行政策規(guī)定、工作指引提供重要根據(jù)及歷史案例。

基層綜治信訪信訪與機(jī)關(guān)團(tuán)體及企事業(yè)單位在某個時期、某個階段引導(dǎo)和展開信訪活動的具體情況，當(dāng)中記錄著成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)，對信訪檔案資料進(jìn)行充分借鑒及使用，結(jié)合歷史經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)揚(yáng)長避短，便于順利開展工作，為以后在工作室作出科學(xué)決策和社會經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)發(fā)展提供足夠條件。

除此之外，基層綜治信訪檔案可以開口說話，可以道出真相。信訪檔案里面記錄著信訪者提供的依據(jù)、看法、言論，還有一些調(diào)查、處理的過程及結(jié)論。所以，對實(shí)際同類問題具有一定的借鑒作用。隨著機(jī)構(gòu)的更換和人事的變遷，把完善的基層綜治信訪檔案作為有效依據(jù)，才可以避免隨意性造成不必要的失誤，從而從根本上讓問題得到妥善處理。

三、基層綜治信訪檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理沒有規(guī)范性。當(dāng)前，有不少基層綜治信訪管理機(jī)構(gòu)在檔案管理過程中，制定了檔案管理組織以及操作流程，但是事實(shí)上卻沒能建立專門的檔案管理制度，管理人員對分內(nèi)職責(zé)不夠明確，檔案管理沒有規(guī)范性，同時還經(jīng)常出現(xiàn)沒能按時歸檔、檔案管理比較分散的現(xiàn)象，對基層綜治信訪檔案管理工作的順利開展帶來很大影響。

（二）受到傳統(tǒng)觀念的影響。很多從事檔案管理的工作人員觀念還很落后，對現(xiàn)代信息技術(shù)及公共事務(wù)的服務(wù)性要求沒有深刻了解，未能認(rèn)識到檔案管理的價(jià)值性，甚至只是片面覺得把各種檔案資料進(jìn)行整理歸納即可。

（三）管理人員的綜合素質(zhì)很低。很多基層綜治信訪檔案管理工作人員的專業(yè)性不夠強(qiáng)，他們都是從其他工作崗位上面調(diào)配過來或者是一些將要退休的員工，對檔案開發(fā)及檔案信息化不能開展建設(shè)和管理。還有一些做兼職的檔案管理人員，即便他們的工作時間不短，不過其中還有一些工作人員存在調(diào)換的現(xiàn)象，對檔案管理的質(zhì)量帶來重大影響。

四、基層綜治信訪檔案管理策略創(chuàng)新提出幾點(diǎn)建議

（一）材料收集。信訪工作當(dāng)中把信訪案件處理以后，應(yīng)該要及時收集與之相關(guān)的文件。比如來信來訪的登記、筆錄和申訴、舉報(bào)等材料上級領(lǐng)導(dǎo)交代的重要事項(xiàng);案件處理過程中相關(guān)人員提供的有關(guān)合同、數(shù)據(jù)等材料;要及時整理有關(guān)會議記錄、調(diào)查報(bào)告以及國家有關(guān)法規(guī)性政策和文件等材料，以保證案件材料的完整性，案情詳情記錄。

（二）材料整理。要結(jié)合在信訪工作過程中的現(xiàn)實(shí)情況，對有關(guān)辦結(jié)的信訪案件堅(jiān)持“一案一卷”的原則去進(jìn)行歸納和整理。如：對于正在辦理的信訪案件，應(yīng)該由承辦人臨時保存，等待辦完之后再進(jìn)行歸檔處理;對其整理要結(jié)合檔案形成的特征及規(guī)律，確保檔案文件、資料、報(bào)告、處理態(tài)度等材料的完善性，并對具有參考價(jià)值的信訪材料進(jìn)行選擇性立卷，整理成冊;等等。

（三）歸檔工作。信訪部門在管理工作過程中形成的資料比較多，結(jié)合歷史參考價(jià)值分永久及定期，到年底一起進(jìn)行歸檔。不但要對整理完畢的檔案以及辦結(jié)的信訪案件進(jìn)行歸檔，而且還要對CD光盤、U盤等為媒介的信訪檔案做統(tǒng)一歸檔，并著力構(gòu)建和運(yùn)用數(shù)字信訪檔案，提升檔案利用效率和檔案服務(wù)質(zhì)量。

（四）檔案信息化建設(shè)

新時代的背景下，綜治信訪檔案要嚴(yán)格堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分層管理”的原則，確保檔案的完整性和安全性，以獲得社會各界的廣泛運(yùn)用。同時，要以電子文件作為主體，而以紙質(zhì)文件備份為輔，通過健全信訪日志，深入抓緊基層綜治信訪檔案管理，全方位落實(shí)“一案一檔”的動態(tài)管理，對各種信訪案件按照類別進(jìn)行整理存檔，全面提升綜治信訪檔案服務(wù)效能。

（五）構(gòu)建電子信息管理系統(tǒng)

有條件的區(qū)域可以根據(jù)當(dāng)?shù)貙?shí)際情況研發(fā)出一套電子信息管理軟件，方便相關(guān)工作人員對檔案進(jìn)行科學(xué)化電子管理，落實(shí)辦公自動化，從而提高檔案管理工作效率以及工作質(zhì)量。

結(jié)語

總而言之，我單位通過加強(qiáng)基層綜治信訪檔案管理工作，使其社會價(jià)值得到落實(shí)，有利于信訪工作趨于規(guī)范性以及科學(xué)性，提高基層綜治信訪檔案管理工作中的整體水平，維護(hù)社會穩(wěn)定和諧發(fā)展。

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