高校學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)狀及改革

鄭瑩

摘要：高校檔案系統(tǒng)中的主要組成部分就是學(xué)籍檔案，直接反應(yīng)學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活情況，給學(xué)生就業(yè)期間提供真實的備查資料。文中以高校學(xué)籍檔案管理為著手點，分析推進學(xué)籍檔案管理改革的措施，實現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案;信息資源;改革措施

高校學(xué)籍檔案，包括入校時間、在校表現(xiàn)及所獲榮譽等。企業(yè)招聘時會將學(xué)籍檔案作為參考，因此，需要提高對學(xué)籍檔案管理工作的重視度。切實反應(yīng)學(xué)生在校期間表現(xiàn)，對檔案管理模式進行優(yōu)化，切實發(fā)揮學(xué)生學(xué)籍檔案的積極作用。就當前情況來說，高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理存在以下問題。

1、高校學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.1學(xué)籍檔案管理重視度不足

隨著高校不斷擴招，在校學(xué)生數(shù)量持續(xù)增加，學(xué)籍檔案管理的數(shù)量也在增加。但部分高校不重視學(xué)籍檔案管理，無論是經(jīng)費還是人員方面投資不足。大學(xué)生來自祖國各地，每個人的情況都存在差異，檔案管理人員面對這些情況必然會出現(xiàn)力不從心的情況，有意無意忽視檔案管理的細致性。

此外，一些學(xué)生在校期間忽視上報與管理個人學(xué)籍檔案，造成管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，直接影響到學(xué)籍檔案管理質(zhì)量。

1.2學(xué)籍檔案信息化管理不足

近年來信息化技術(shù)高速發(fā)展，各行各業(yè)逐步推進信息化建設(shè)，學(xué)生學(xué)籍檔案管理也要主動融合信息技術(shù)。但大部分高校學(xué)籍檔案管理依舊停留在傳統(tǒng)層面，即通過人工方式完成審核、分類及管理等，檔案管理人員每天要處理海量數(shù)據(jù)，已經(jīng)無法滿足實際工作需求。

同時，學(xué)生學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)力度不足，直接影響到學(xué)籍檔案管理質(zhì)量與效率提升，直接限制高校綜合辦學(xué)實力的提升。

2、高校學(xué)籍檔案管理工作的基本原則

2.1差異化與統(tǒng)一化兼顧原則

優(yōu)化學(xué)籍檔案管理工作，要兼顧管理制度的差異化和統(tǒng)一化。具體來說，在制定基層學(xué)籍檔案管理制度時，一方面要考慮國家和上級部門的檔案管理法律法規(guī)及相關(guān)制度，作為核心的依據(jù)，這是檔案管理制度的統(tǒng)一化要求;

另一方面則需要考慮本單位的實際情況，將行業(yè)特點、單位特點與既有法規(guī)相結(jié)合，制定出適用單位內(nèi)部運行的檔案管理制度，這是檔案管理制度的差異化要求。

2.2制度與執(zhí)行并重原則

檔案管理工作使高校內(nèi)部的各個部門都密切關(guān)聯(lián)，對非專業(yè)人士來說具有一定的行業(yè)障礙，因此在制定中要考慮執(zhí)行階段的可行性。

在執(zhí)行過程中，專業(yè)管理人員要及時與各部門的檔案專管員進行溝通，履行對檔案收集、管理和維護的基本職責(zé)，并加強人員培訓(xùn)，不斷改善和優(yōu)化管理制度。

2.3權(quán)責(zé)統(tǒng)一的基本原則

檔案管理人員對工作的認知、重視程度以及工作的積極性將直接影響檔案管理的最終質(zhì)量。

要加強對檔案管理人員的管理，做到權(quán)責(zé)明確、統(tǒng)一，使其充分意識到自身工作的職責(zé)和所享受的權(quán)益，并在具體工作中予以保障，以此來激發(fā)他們的工作熱情和積極性，從而保障檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3、高校學(xué)籍檔案管理工作的改革措施分析

3.1做好頂層設(shè)計，推進管理平臺建設(shè)

當前科技設(shè)施較為方便，合理運用這些設(shè)施，可以將文本資料、圖片影像等轉(zhuǎn)為數(shù)字化內(nèi)容，形成電子檔案，以此為基礎(chǔ)搭建完善的數(shù)據(jù)資料庫，資料庫中存儲電子信息逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，也是高校檔案管理的未來走向。通過這種方式既可以有效利用人力資源，又能提高管理效率，簡化查詢步驟，進一步提升檔案利用效率。

因此在學(xué)籍檔案信息資源工作開展的過程中，需要積極建設(shè)完善的數(shù)據(jù)平臺，從而快速實現(xiàn)認證登錄實名、辦事流程清晰、進度透明可查、責(zé)任定位準確的目標。比如，可以將相關(guān)通知請示內(nèi)容的紙質(zhì)簽閱改為網(wǎng)上審批、信息統(tǒng)計可以由傳統(tǒng)的人工操作轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)填報，通過這種處理方式，既能提升工作效率，還能提升數(shù)據(jù)的準確性，實現(xiàn)對信息數(shù)據(jù)的實時監(jiān)管。

3.2梯次實踐深化，做好數(shù)據(jù)挖掘分析

針對高校檔案管理工作的開展制定一套完整且全面的責(zé)任監(jiān)管體系，將各項責(zé)任的分派落實到各工作細節(jié)中，確保高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系的有效開展和順利運行。同時，需要進一步加強對兼職檔案工作人員的管理，通過具體工作任務(wù)的分派和明確，在完善檔案匯報的基礎(chǔ)上，針對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題以及管理缺陷進行及時收集和整合，積極完善，體面提升高校檔案管理水平。

另外，加強資金建設(shè)投入，在日常工作中推為型自動化辦公理念，全面加強系統(tǒng)軟硬件設(shè)施建設(shè)，提升檔案管理信息化水平。為進一步發(fā)揮大數(shù)據(jù)在學(xué)籍檔案信息資源工作中的重要性，需要按照以下幾個層次開展工作：第一，在初期人員、技術(shù)力量相對薄弱的基礎(chǔ)上，可以利用大數(shù)據(jù)對進行重點篩查，從而開展針對性的教育工作，提升風(fēng)險的防控水平。在完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整合之后，可以根據(jù)發(fā)生的崗位、環(huán)節(jié)、時間等要素進行深入分析，加強與相關(guān)機構(gòu)的合作與共享，從而提升監(jiān)控水平。最后在工作方法成熟之后，可從個人有關(guān)事項的報告、領(lǐng)導(dǎo)廉政檔案入手，建立全域?qū)嵤┍O(jiān)督的模式。

3.3主動學(xué)習(xí)進步，創(chuàng)新檔案資源形式

目前，學(xué)籍檔案信息資源干部在日常工作中一定要堅持對黨和人民所提出并予以高度關(guān)注的反腐倡廉理念的貫徹和落實，不僅是在日常工作內(nèi)容以及決策方面給予堅持，還包括自身知識領(lǐng)域的發(fā)展建設(shè)。在整個反腐倡廉過程中，應(yīng)對其內(nèi)在發(fā)展方向進行合理把握和研究，提倡每一位干部、領(lǐng)導(dǎo)等對該政策的學(xué)習(xí)和研究，促進自身學(xué)習(xí)能力的提升，保證每一個學(xué)籍檔案信息資源干部都具備過硬的學(xué)習(xí)和處事本領(lǐng)。

檔案管理部門在日常工作中要樹立檔案管理系統(tǒng)和檔案文件系統(tǒng)共同發(fā)展建設(shè)的理念，通過對檔案管理資源以及不同時期信息內(nèi)容的共享，減少重復(fù)性工作的發(fā)生，保證信息錄入規(guī)范性;要求所有檔案管理人員按照嚴格要求，參考電子檔案作業(yè)流程規(guī)范紙質(zhì)檔案設(shè)計，推動檔案管理工作朝著數(shù)字化方向發(fā)展;如果一味將高校檔案信息存放在檔案室中不予應(yīng)用，是對資源的一種浪費。作為檔案管理人員，一定要充分意識到檔案工作開展的本質(zhì)就是服務(wù)于社會，所以需要針對檔案實際應(yīng)用模式展開創(chuàng)新。推動電子數(shù)據(jù)管理朝著標準化發(fā)展十分關(guān)鍵。

結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景下要想更好的整合與共享學(xué)籍檔案信息資源，既要利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還要充分發(fā)揮其優(yōu)勢實現(xiàn)共享。這就需要從業(yè)者要綜合考慮各方面因素，制定合適的學(xué)籍檔案信息資源管理方案，做好整理、分析及共享工作，提升國內(nèi)學(xué)籍檔案信息資源管理質(zhì)量。

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