高校后勤食堂集中采購核算的研究與實踐

何磬 上海交通大學(xué)

引言

隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，食堂采購所涉及的資金亦逐年增加，加大了采購核算的工作量與復(fù)雜性，深入到部分高校后勤食堂的采購工作中進(jìn)行調(diào)研，探索采購核算中存在的不足并提出優(yōu)化策略，有助于規(guī)范高校的食堂采購管理，提升核算效率，為高校的運作提供有力后勤保障。

一、高校后勤集中采購模式分析

所謂集中采購（Centralized Purchasing），是指成立專門的采購部門、建立專職的采購團(tuán)隊，對某單位的各類物資商品進(jìn)行統(tǒng)一招投標(biāo)，確立供應(yīng)商，通過統(tǒng)一議價、統(tǒng)一運輸、統(tǒng)一存儲、統(tǒng)一分配等，將采購的各環(huán)節(jié)統(tǒng)一起來，由專職人員統(tǒng)籌開展工作，其他部門起到配合的作用，從而提高采購效率，降低采購成本。

例如，隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大，內(nèi)部有多個食堂為師生提供餐飲服務(wù)，設(shè)立后勤獨立的食堂采購人員，實施統(tǒng)一集中采購、統(tǒng)一分配，由各食堂上報所需物品清單，后勤采購人員負(fù)責(zé)采購跟蹤服務(wù)，選擇供應(yīng)商統(tǒng)一采購、統(tǒng)一議價，從而既能夠保證食品安全，又能夠提高工作效率、服務(wù)質(zhì)量，為高校師生提供后勤保障，降低食堂運營成本。

二、高校后勤食堂實施集中采購核算的必要性

相對于分散采購而言，集中采購是將采購環(huán)節(jié)的一系列工作交由專業(yè)人員負(fù)責(zé)，動態(tài)掌握物資市場價格波動情況，與供應(yīng)商進(jìn)行議價，從而提高物資采購效率，降低成本。隨著高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，師生數(shù)量增加，對后勤食堂實施集中采購核算具有優(yōu)越性，具體表現(xiàn)于：

（一）集中采購有助于降低成本

高校后勤食堂實施集中采購核算，能夠在購買環(huán)節(jié)進(jìn)行批量式采購，選擇與價廉物美的供應(yīng)商建立長期供應(yīng)關(guān)系，在議價環(huán)節(jié)更具優(yōu)勢，從而發(fā)揮集中采購的經(jīng)濟(jì)效益，降低食堂用料的采購成本。在實施集中采購中，設(shè)置專業(yè)人員對采購工作負(fù)責(zé)，能夠在人員配置、車輛使用等方面節(jié)省開支，提高物資運輸、分配效率。

（二）集中采購有助于統(tǒng)籌計劃

高校后勤食堂實施集中采購管理，能夠動態(tài)了解各類食材的供應(yīng)情況、價格波動等，有效掌握食堂資金的開支情況，統(tǒng)籌安排各食堂的物資保障，避免物資的積壓。尤其是食堂的生鮮蔬果采購均有時限性，要保障食堂供應(yīng)及時，集中采購能夠提前統(tǒng)籌計劃采購食材的種類、數(shù)量等，保證供應(yīng)。

（三）集中采購有利于廉政建設(shè)

高校后勤食堂的采購量大，涉及的資金多，亦關(guān)系著廣大師生的生活水平，實施集中采購，能夠促使采購環(huán)節(jié)的公開化、透明化，從而避免以權(quán)謀私、錢權(quán)交易現(xiàn)象，促進(jìn)廉政建設(shè)。特別是近年來高校財務(wù)監(jiān)督受到社會廣為關(guān)注，實施集中采購能夠提高監(jiān)督的便利化，有效地遏制腐敗現(xiàn)象。

三、高校后勤食堂采購核算現(xiàn)狀及問題剖析

（一）成本管理觀念陳舊，會計設(shè)賬不規(guī)范

高校食堂的采購工作通常歸口于后勤管理部門，且由食堂的工作人員定期進(jìn)行采購品種、數(shù)量的匯總等。但部分管理人員、食堂員工對成本管理工作不重視，甚至提出高校食堂是向廣大師生提供，并不以營利為目的，亦就談不上成本控制。正是這種陳舊的觀念存在，導(dǎo)致成本管理工作停滯不前，在會計設(shè)賬中缺乏精細(xì)化，進(jìn)而給采購核算工作造成難度。例如，后勤部門在食材等采購中，往往設(shè)置了“材料”賬，未進(jìn)行細(xì)分，導(dǎo)致會計賬務(wù)處理繁雜，采購核算工作量大，且亦無法實現(xiàn)精細(xì)化管理。

（二）采購核算考核機(jī)制不健全，財務(wù)監(jiān)督執(zhí)行力不強(qiáng)

長期以來，受高校管理模式的限制，后勤人員的工資往往是定額發(fā)放，績效考核占比較少，正是采購核算考核機(jī)制不健全，難以調(diào)動采購人員的工作責(zé)任意識。特別是高校食堂，不以營利為目的，在采購核算的過程中對于成本控制認(rèn)識不足，未落實到具體的責(zé)任部門。例如，由于食堂的食材有保質(zhì)期，需要定期對庫存進(jìn)行盤點，確定最佳的庫存量，要求采購人員、食堂人員共同提高生鮮蔬果等耗用精確度，從而避免食材的浪費、毀損等，但由于部分高校后勤管理缺乏健全的考核機(jī)制，在采購核算、盤點等環(huán)節(jié)重視程度不足，導(dǎo)致了食材的浪費。同時，在財務(wù)監(jiān)督的過程中由于缺乏管理經(jīng)驗，導(dǎo)致采購核算過程中缺乏科學(xué)性與精確性，未發(fā)揮節(jié)省成本、提高管理效率的作用。例如，生鮮蔬果等物質(zhì)在運輸、搬運環(huán)節(jié)存在著正常的消耗、毀損等情況，未制定科學(xué)的消耗定額、計量標(biāo)準(zhǔn)等，導(dǎo)致在采購過程中存在著采購數(shù)量低于采購計劃、多報出庫量等情況，以抵消運輸環(huán)節(jié)出現(xiàn)的正常消耗，難以對食堂運營過程中的成本進(jìn)行準(zhǔn)確的監(jiān)督，影響了采購核算的真實性。

（三）專業(yè)人才缺乏集中采購的經(jīng)驗，核算不規(guī)范

高校的財務(wù)工作往往由財務(wù)部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，但在后勤食堂的集中采購核算中，往往會涉及會計、成本控制等方面的專業(yè)知識，由于缺乏專業(yè)的人才，在采購核算過程中存在粗放、不規(guī)范的情況。特別是部分高校的后勤采購人員文化水平不高，亦未接受過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏采購核算的能力。例如，采購核算中存在著基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不完整，導(dǎo)致成本核算不準(zhǔn)確，主要是由于采購環(huán)節(jié)管理不規(guī)范，存在著生鮮蔬果損耗，但因管理不科學(xué)未進(jìn)行核算，導(dǎo)致采購數(shù)量與導(dǎo)致入庫數(shù)量不一致。又如，出入庫登記不準(zhǔn)確，導(dǎo)致在核算的過程中，往往存在出入庫數(shù)據(jù)不一致，在進(jìn)一步查找原因時，由于會計設(shè)賬粗放，最終導(dǎo)致成本管理失控。

四、高校后勤食堂集中采購核算的優(yōu)化策略

（一）轉(zhuǎn)變成本控制理念，完善物資采購會計設(shè)賬

高校后勤食堂的集中采購核算要推進(jìn)精細(xì)化管理，管理層要轉(zhuǎn)變成本控制理念，在明確高校食堂公益性的前提下，不以營利為目的，但要強(qiáng)化成本控制，降低食材、能耗等損耗，通過統(tǒng)一采購、統(tǒng)一核算，提高管理效率與效益。結(jié)合食堂采購的頻繁性、時效性等特點，引入內(nèi)部計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，高校內(nèi)部各食堂提前上報所需要采購的物資，例如生鮮蔬果、佐料、食品油等。后勤部門在接收到采購清單后，及時與供應(yīng)商聯(lián)系，實行集中采購。且應(yīng)定期對供應(yīng)商的資質(zhì)、食材質(zhì)量、價格等進(jìn)行核實，摸清市場信息，從而降低采購成本。對于生鮮蔬果，由于有著極強(qiáng)的時效性，往往不會長時間保管，每日定量采購，而食鹽、糧油等會大量采購，各食堂要確定最佳的庫存數(shù)量。在采購核算上要對會計設(shè)賬進(jìn)行細(xì)化，例如，“材料-食材-大米”“材料-食材-食用油”等，同時做好防賊、防盜、防潮等工作，以便于定期盤點，避免積壓過期等。

（二）完善采購核算考核機(jī)制，構(gòu)建物資采購內(nèi)控制度

高校后勤部門在進(jìn)行食堂采購管理的過程中，必須要制定嚴(yán)格的采購制度，建立責(zé)任考核機(jī)制，從而提高采購人員的責(zé)任與擔(dān)當(dāng)。加強(qiáng)對市場調(diào)研，通過招投標(biāo)選擇口碑良好的原料供應(yīng)商，在供應(yīng)商的確定中，要上報財務(wù)部門、主管領(lǐng)導(dǎo)層層審批，引入集體決策機(jī)制，從而在源頭上遏制暗箱操作的行為。強(qiáng)化采購會計核算管理，構(gòu)建相互制衡的崗位體系，不同崗位間相互監(jiān)督，強(qiáng)化物資采購的內(nèi)控管理，從而從源頭上控制采購成本，優(yōu)化采購核算的流程。建立嚴(yán)格的驗收、清查、盤點制度，針對生鮮蔬果等食材，科學(xué)確定正常損耗，嚴(yán)格出入庫管理。根據(jù)食堂的需求，制定采購計劃，嚴(yán)格做好采購質(zhì)量驗收工作，針對食材“易損壞、變質(zhì)”的特點，定期進(jìn)行存貨盤點，避免食材過期變質(zhì)造成損失，定期監(jiān)督檢查食堂運作，加強(qiáng)對采購人員、倉儲人員、食堂員工的考核機(jī)制，對于出現(xiàn)大量食材變質(zhì)所造成的損失，嚴(yán)格責(zé)任追究，激發(fā)員工工作潛力與積極性。

（三）加強(qiáng)隊伍建設(shè)，構(gòu)建互動約束機(jī)制

隨著高校后勤管理精細(xì)化的不斷推進(jìn)，需要有相應(yīng)的專業(yè)人員相匹配，加強(qiáng)隊伍建設(shè)，提高采購人員的思想教育與專業(yè)水平，明確員工的責(zé)任意識，特別是在采購、會計、成本控制等領(lǐng)域，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高專業(yè)素養(yǎng)，從而推進(jìn)食堂集中采購核算的規(guī)范化、科學(xué)性，亦能夠提高集中采購核算的執(zhí)行力與效果，保障食堂的質(zhì)量。實施集中采購，重點在于在規(guī)范與效益間尋求平衡，構(gòu)建互動約束機(jī)制，能夠提高集中采購的管理效率，特別是通過設(shè)立舉報箱等，強(qiáng)化食堂采購的透明度，亦能夠廣泛收集教職工、學(xué)生的建議，推進(jìn)集中采購核算的規(guī)范化。

結(jié)語

高校后勤食堂的采購管理關(guān)系著食堂菜品質(zhì)量、價格等，旨在為廣大師生提供優(yōu)質(zhì)的餐飲服務(wù)。作為高校后勤保障工作，實施集中采購核算能夠有序提升成本管理效率，規(guī)范采購流程。深入到高校中對后勤食堂采購展開調(diào)研，提出通過完善物資采購會計設(shè)賬、完善采購核算考核機(jī)制、構(gòu)建互動約束機(jī)制，有助于提高采購效率，降低成本，為食堂運作提供有力支撐。