淺談醫(yī)院辦公室工作人員四項(xiàng)素質(zhì)培養(yǎng)

伍茜

摘要：醫(yī)院辦公室是醫(yī)院工作運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐，發(fā)揮著溝通上下，聯(lián)系里外，協(xié)調(diào)左右，輔助參謀的重要作用。辦公室工作人員綜合素質(zhì)的高低，直接影響醫(yī)院各項(xiàng)行政管理事務(wù)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，對(duì)促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化管理和高效運(yùn)轉(zhuǎn)有著十分重要的意義。

關(guān)鍵詞：辦公室;人員;素質(zhì);培養(yǎng)

【中圖分類號(hào)】C93 ?【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ?【文章編號(hào)】1673-9026（2021）12--01

醫(yī)院辦公室是醫(yī)院行政工作的重要職能科室，承擔(dān)辦文、辦會(huì)、辦事等重要工作任務(wù)。辦公室工作人員只有具備過硬的政治素質(zhì)、扎實(shí)的文字功底、高效的人際溝通能力并時(shí)刻保持縝密的工作思路，才能在辦公室工作中得心應(yīng)手、應(yīng)付自如，切實(shí)當(dāng)好參謀助手。

一是“勤學(xué)習(xí)”，錘煉過硬的政治素質(zhì)。政治素質(zhì)是指人們從事社會(huì)政治活動(dòng)所必需的基本條件和基本品質(zhì)。黨的十九大把黨的政治建設(shè)擺在首位，作為一項(xiàng)重要任務(wù)予以部署。院長(zhǎng)辦公室是醫(yī)院管理的樞紐，是醫(yī)院運(yùn)營和發(fā)展的關(guān)鍵[3]。辦公室工作性質(zhì)要求工作人員必須要有過硬的政治素質(zhì)。要通過參加黨支部會(huì)議、主題黨日活動(dòng)、先進(jìn)事跡學(xué)習(xí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)、深入領(lǐng)會(huì)新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想精神實(shí)質(zhì)，始終把握正確政治方向，旗幟鮮明、理直氣壯地堅(jiān)定共產(chǎn)主義理想信念。堅(jiān)決抵制官僚主義、享樂主義等歪風(fēng)邪氣的入侵，不怕苦、不怕難，踏踏實(shí)實(shí)做好辦公室工作。

二是“善規(guī)劃”，修煉縝密的工作思路。辦公室工作點(diǎn)多面廣、雜而瑣碎、需要隨叫隨到，沒有冷靜的頭腦，每天就是一場(chǎng)“亂仗”。作為辦公室工作人員，首先要集中精神，時(shí)刻保持警惕的工作狀態(tài)，同一時(shí)間接到多項(xiàng)任務(wù)不忙于行動(dòng)、不急躁行事，要理清思路、考慮縝密、按章辦事，要確定輕重緩急、優(yōu)先解決重大、緊急事件?！昂糜浶圆蝗鐮€筆頭”，隨手準(zhǔn)備一本工作清單記錄本，接到任務(wù)后快速記錄關(guān)鍵詞，時(shí)間、地點(diǎn)、人員、完成時(shí)限等要素要準(zhǔn)確。按照工作輕重緩急，迅速分類，一一落實(shí)并逐一銷號(hào)，未完成的工作用醒目標(biāo)志標(biāo)記，特殊事項(xiàng)做好備注，做到急而不亂、亂而不忙、忙而不錯(cuò)。

修煉縝密的工作思路，要善于未雨綢繆，對(duì)規(guī)律性、階段性、確定性的工作，提前做好準(zhǔn)備，才能在階段性工作和日常工作發(fā)生時(shí)間碰撞時(shí)，做到應(yīng)對(duì)自如、張弛有度，避免手忙腳亂、一團(tuán)糟。修煉縝密的工作思路，要善于全盤考慮，統(tǒng)籌安排多科室協(xié)作工作要花精力“磨刀”，根據(jù)預(yù)設(shè)目標(biāo)、過程實(shí)施等因素制定全面、清晰、合理的要求。如要求各科室報(bào)送總結(jié)，要對(duì)總結(jié)內(nèi)容框架、字?jǐn)?shù)限制、報(bào)送時(shí)間和方式等進(jìn)行明確規(guī)定，具體事項(xiàng)不明確、要求模糊的，會(huì)產(chǎn)生大量不必要重復(fù)工作，大大降低了工作效率。修煉縝密的工作思路，要善于總結(jié)規(guī)律，化繁為簡(jiǎn)。如使用“釘釘”預(yù)定會(huì)議室，會(huì)議室使用情況一目了然，“撞車”事件不再發(fā)生;制作公文登記表，記錄文件傳閱軌跡，找文件不再是“大海撈針”。

三是“磨筆頭”，淬煉扎實(shí)的文字功底。院長(zhǎng)辦公室承擔(dān)著大量文字材料撰寫工作，撰寫材料是門“苦差事”，辦公室工作人員要有“啃骨頭”的決心，做到“眼勤、嘴勤、手勤、腿勤”，磨煉出扎實(shí)的文字功底，才能“出手快”地撰寫出出彩多的文字材料?！把矍凇奔炊嗫?，多看各級(jí)衛(wèi)生部門領(lǐng)導(dǎo)講話、多看綱領(lǐng)性文件、多看大型會(huì)議材料，搜集有效信息，把握衛(wèi)生系統(tǒng)最新動(dòng)向;多看院長(zhǎng)辦公會(huì)紀(jì)要、多看各科室撰寫的文件資料、多看醫(yī)院最新新聞稿件，摸清醫(yī)院近期重要工作以及各科室亮點(diǎn)特色工作。“嘴勤”即遇事不懂多請(qǐng)教，專業(yè)術(shù)語不懂弄明白、亮點(diǎn)工作深挖掘、重點(diǎn)工作要厘清?！笆智凇奔炊鄬?，從寫便條、活動(dòng)通知、會(huì)議紀(jì)要等短小文稿開始，到政務(wù)信息、請(qǐng)示報(bào)告等中篇文稿，再到工作總結(jié)、本單位及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話，最后執(zhí)筆或組織起草大型會(huì)議報(bào)告?！奥槿鸽m小，五臟俱全”，政務(wù)信息要素齊全，是綜合材料的縮版。以編寫政務(wù)信息為契機(jī)，認(rèn)真對(duì)待取材立意、布局謀篇、語言修煉這三個(gè)環(huán)節(jié)，反復(fù)寫，反復(fù)練，用心悟，不斷提高文字材料撰寫能力。“腿勤”即多跑，多參加大型活動(dòng)、多參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)、多去臨床科室轉(zhuǎn)一轉(zhuǎn)，身臨其境，開闊視野，提高材料信息量，使材料更豐滿、更接地氣、更有說服力，“閉門造車”稍有不慎就會(huì)出現(xiàn)“假、大、空”、“千篇一律”，方法措施都成了“萬金油”，寫出來的材料自然沒了靈魂。

四是“精語言”，鍛煉高效的溝通能力。“精語言”并不是“巧舌如簧”，而是內(nèi)在修養(yǎng)的外化表現(xiàn)，辦公室工作人員得在提高溝通能力上下大工夫。日常溝通對(duì)象主要為五大類：上級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)、院領(lǐng)導(dǎo)、科內(nèi)及其它科室同事、患者及家屬、新聞媒體等。

接待上級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)擺正位置，關(guān)注細(xì)節(jié)，大方得體，維護(hù)單位形象;接聽上級(jí)部門電話，語氣平緩，做好記錄，認(rèn)真落實(shí)通知事項(xiàng)，重要工作按時(shí)反饋。向院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作要提前總結(jié)，精煉組織語言，把事情說清楚即可，不要多說、反復(fù)說、搶著說，不僅“言多必失”，也浪費(fèi)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間;回答領(lǐng)導(dǎo)問題謙虛謹(jǐn)慎，仔細(xì)傾聽，必要時(shí)做好記錄，避免答非所問;通知會(huì)議、活動(dòng)言簡(jiǎn)意賅、時(shí)間地點(diǎn)等要素齊全。與醫(yī)院各科室同事溝通要真誠待人，也要因人而異、因事而異，對(duì)性格外向、善于溝通的同事，采用活潑的語言，可以拉近距離，提高溝通效果;大型活動(dòng)通知、大型會(huì)議接待等重要活動(dòng)需與科室對(duì)接，語言要嚴(yán)謹(jǐn)，溝通要素要準(zhǔn)確，營造出高度重視的氣氛。辦公室是醫(yī)院對(duì)外窗口，經(jīng)常接待來訪患者及家屬，辦公室工作人員要微笑相迎，主動(dòng)詢問來訪目的，耐心傾聽，把話聽完、聽全，不打斷、不隨意下定論，及時(shí)與相關(guān)部門反映，重要事項(xiàng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，處理意見按時(shí)反饋給患者及家屬，切切實(shí)實(shí)解決實(shí)際問題;電話接訪要仔細(xì)記錄來訪事項(xiàng)、聯(lián)系方式，及時(shí)向相關(guān)科室反映，事事有反饋。在媒體面前，維護(hù)醫(yī)院良好形象，不卑不亢，主動(dòng)做好正面宣傳，面對(duì)無端質(zhì)疑，保持冷靜，不動(dòng)怒、不瞎說，旗幟鮮明地保持立場(chǎng)，在充分調(diào)查后給予合理答復(fù)。

“辦公室工作無小事”，日常事務(wù)瑣碎繁雜，要?jiǎng)偃无k公室工作崗位，要眼觀六路、耳聽八方、統(tǒng)籌兼顧、合理安排，在扎扎實(shí)實(shí)的日常工作中充分挖掘自身潛能，才能把平凡的事做出亮點(diǎn)，瑣碎的事不出差錯(cuò)，事事游刃有余。

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