智慧城市背景下的檔案信息化建設(shè)與檔案管理研究

裴世強(qiáng) 史曉輝

摘要：在我市大力加強(qiáng)新型智慧城市建設(shè)的時(shí)代背景之下，檔案管理部門要制定出符合時(shí)代發(fā)展需求的檔案信息化建設(shè)制度，改善傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在的不足，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為方便調(diào)取的電子檔案，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的科學(xué)管理。檔案信息化管理體系的建立健全，可以使各種信息資源以電子數(shù)據(jù)的方式呈現(xiàn)出來(lái)，并借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使人們能夠隨時(shí)隨地的查閱到自己所需要的數(shù)據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);建設(shè)研究

前言

唐山市是河北省唯一的新型智慧城市建設(shè)五星級(jí)試點(diǎn)城市，在智慧城市加速建設(shè)的大背景下，以及 “云服務(wù)”、“云存儲(chǔ)”技術(shù)的快速蓬勃發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式必須要逐步向數(shù)字化的方向靠攏。現(xiàn)代檔案管理模式主要是以數(shù)字信息化保存為中心，這種方式可以使檔案信息保存的時(shí)間延長(zhǎng)，還能使各類檔案資料實(shí)現(xiàn)同步共享，科學(xué)有效的數(shù)字化檔案管理更能夠符合智慧城市時(shí)代背景下的步伐，在實(shí)現(xiàn)信息資源共享的同時(shí)，為越來(lái)越多的人提供便捷。

一、檔案信息化建設(shè)的特點(diǎn)分析

1.1檔案信息化建設(shè)具有多重價(jià)值

檔案是一項(xiàng)極其重要的資源，因此，對(duì)檔案加強(qiáng)信息化建設(shè)具有十分重要的意義，檔案信息化建設(shè)具有多重價(jià)值。對(duì)其使用信息化的方式方法不僅能夠擴(kuò)展各類檔案的資源信息，并且還具有非常寶貴的政治價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，其文化價(jià)值與社會(huì)價(jià)值也會(huì)隨著檔案信息資源的不斷優(yōu)化與整合而升值。

1.2檔案信息化建設(shè)具有改革性

檔案的信息化建設(shè)其主要工作是對(duì)以往檔案工作的各個(gè)流程與環(huán)節(jié)及其管理機(jī)制進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整與改革。通過(guò)對(duì)檔案工作的改革，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理中存在的一些不足，采用新的理論與方法，對(duì)目前的檔案管理工作加以指導(dǎo)，完善檔案的收集、管理過(guò)程。檔案信息化建設(shè)具有改革性的明顯特征，改掉傳統(tǒng)檔案管理工作存在的一些缺陷，采用新的方式方法，豐富檔案管理過(guò)程，使檔案的管理可以高質(zhì)量進(jìn)行。

1.3檔案信息化建設(shè)具有時(shí)效性

檔案的信息化建設(shè)需要一套系統(tǒng)的組織方案，還要依靠先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)去支撐。要隨著時(shí)代的發(fā)展不斷創(chuàng)新，采用先進(jìn)的管理思維與科學(xué)性的方法，對(duì)各類軟件或硬件設(shè)施設(shè)備及時(shí)更換，加快檔案信息化管理的效率。若不能夠及時(shí)完成有關(guān)的檔案信息化，在一定條件下就會(huì)使我國(guó)的檔案事業(yè)錯(cuò)過(guò)相應(yīng)的發(fā)展契機(jī)。

二、目前檔案信息化建設(shè)存在的不足

2.1檔案信息目前較為分散

就目前來(lái)說(shuō)，檔案信息具有分散性的缺陷。這種問(wèn)題不僅造成了檔案信息的重復(fù)推送，加重了工作人員的工作量，還使得檔案信息過(guò)于分散，加大了檔案信息集中化管理的難度。因此，有關(guān)部門必須要對(duì)檔案信息較為分散的情況進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，將各類信息資源進(jìn)行合理配置，使檔案信息實(shí)現(xiàn)集中化、科學(xué)化管理，以優(yōu)化檔案信息化建設(shè)的過(guò)程。

2.2檔案信息管理沒(méi)有實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)

檔案管理一般都是每十年完成一次檔案移交工作，但是這樣的管理體制就現(xiàn)代數(shù)字化的快速發(fā)展來(lái)說(shuō)是明顯落后的。檔案移交和檔案整合的速度必須加快，只有這樣才能夠滿足公眾的需求。與此同時(shí)，檔案信息化管理對(duì)于社會(huì)發(fā)展速度的適應(yīng)能力必須也要逐步提升，使其能夠更好地為公眾服務(wù)。

2.3檔案信息管理中存在數(shù)據(jù)組織結(jié)構(gòu)的問(wèn)題

就目前來(lái)說(shuō)，電子檔案的移交工作不夠完善。不同部門之間移交的電子檔案，其組織結(jié)構(gòu)大有不同。組織結(jié)構(gòu)的不同不僅減慢了工作的效率，還會(huì)由于數(shù)據(jù)的多元化以及數(shù)據(jù)自身特有的屬性使檔案資料管理的難度大大增加，再加上有些數(shù)據(jù)內(nèi)部結(jié)構(gòu)本身就較為復(fù)雜，這也就會(huì)打亂檔案管理的有序性，不便于檔案信息化建設(shè)的快速推進(jìn)。

三、提升檔案信息化建設(shè)與檔案管理水平的有效途徑

我國(guó)檔案信息化建設(shè)最早可追溯到二十世紀(jì)八十年代，我國(guó)非常重視檔案資料的信息化轉(zhuǎn)變，國(guó)家檔案局制定并出臺(tái)了檔案信息化政策文件《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》。在加強(qiáng)檔案信息化的同時(shí)，我國(guó)山東省青島市、浙江省湖州市等地已提出建設(shè)“智慧檔案館”目標(biāo)，并取得了階段性成果，檔案信息化建設(shè)和管理的外延和內(nèi)涵有了很大拓展。

3.1重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

檔案管理部門需要明確各類檔案的操作程序，必須要完善必要的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。例如，信息系統(tǒng)和軟件建設(shè)必須要能夠和日常的工作相配合。對(duì)于各類硬件設(shè)施也要加大投資力度，使整個(gè)信息化系統(tǒng)能夠更好地運(yùn)用到日常的實(shí)際工作當(dāng)中。檔案信息化建設(shè)對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施有一定的要求，要傾注更多的人力，配備專業(yè)的人員對(duì)各個(gè)流程和環(huán)節(jié)加以指導(dǎo)，從而確保信息化建設(shè)的各個(gè)流程與環(huán)節(jié)可以開(kāi)展得更加順利。

3.2對(duì)檔案信息化工作體系進(jìn)行相應(yīng)的完善

首先，要對(duì)電子檔案的各種具體內(nèi)容進(jìn)行全面考慮，設(shè)計(jì)安排出最為合理的電子檔案管理制度。與此同時(shí)，根據(jù)國(guó)家和行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，不斷規(guī)范檔案管理信息化建設(shè)的各類行為。加強(qiáng)對(duì)電子文件和電子數(shù)據(jù)進(jìn)行遠(yuǎn)程的監(jiān)控與管理，以完善相關(guān)的信息化工作機(jī)制。建立健全績(jī)效考核制度，確保檔案信息化管理制度的各項(xiàng)內(nèi)容能夠被很好地落實(shí)。

3.3建立健全檔案信息化的遠(yuǎn)程系統(tǒng)

首先，針對(duì)檔案信息的特點(diǎn)建立一個(gè)遠(yuǎn)程查閱系統(tǒng)?？偟膩?lái)說(shuō)，就是將各種類型的檔案信息按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置許多個(gè)不同的級(jí)別，并將其進(jìn)行公開(kāi)，有的信息可以設(shè)置訪問(wèn)查詢權(quán)限，相關(guān)部門可以充分借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，采取一定的信息發(fā)布格式，將相應(yīng)的信息投放于各類網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，使檔案信息化建設(shè)與檔案管理能夠穩(wěn)步推進(jìn)。

結(jié)束語(yǔ)

簡(jiǎn)而言之，隨著信息化時(shí)代的步伐不斷向前邁進(jìn)，檔案管理部門也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷優(yōu)化檔案信息化建設(shè)的水平，并對(duì)檔案管理投入更大的人力和物力。要對(duì)目前檔案信息化建設(shè)存在的一些不足，提出可行性較高的有效途徑，以提升我國(guó)目前的檔案信息化建設(shè)水平，使檔案管理更加有序、高效進(jìn)行。檔案管理人員也要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，不斷優(yōu)化我國(guó)的檔案信息化建設(shè)，并以此推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的穩(wěn)步發(fā)展。

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